Gérer les informations que vous partagez par le biais de votre site Mon Site et de votre profil

Cet article décrit les méthodes par lesquelles vous partagez des informations par le biais de votre site et de votre profil Mon site, et fournit certaines étapes pour vous aider à gérer la quantité d’informations que vous partagez.

Que voulez-vous faire ?

• Présentation
• Partage et gestion de l’accès au contenu de votre site Mon site
• Comprendre comment les gens ajoutent des collègues et suivent des activités
• Utilisation de balises, d’évaluations, de notes et de messages de status
• Comprendre les suggestions de collègues et de mots clés
• Gestion de l’accès à certaines informations de votre profil

Présentation

Partager des informations sur vous-même peut vous aider à communiquer avec d’autres personnes et à créer votre réseau professionnel. Il est important, cependant, de comprendre les types d’informations que vous partagez et dans quelle mesure vous les partagez. Par exemple, vous pouvez partager des informations personnelles telles que votre numéro de téléphone mobile uniquement avec votre groupe de travail ou votre responsable plutôt qu’avec tous les membres de l’organisation.

En outre, vous devez case activée si votre organization a des politiques relatives au partage d’informations. Par exemple, votre organisation peut avoir des stratégies sur les types d’informations à stocker ou non en ligne, ou exiger un processus d’approbation pour certains types de contenu.

Voici quelques façons clés de partager des informations via votre site Mon site :

• Contenu de votre site Mon site, y compris des documents, des listes et des blogs
• Balises et remarques que vous appliquez aux pages et aux documents
• Mots clés suggérés et collègues que vous avez approuvés, qui peuvent être utilisés pour mettre à jour rapidement votre site Mon site afin de pouvoir interagir avec d’autres personnes
• Informations personnelles, telles que les coordonnées, les intérêts, les responsabilités, les collègues et les adhésions à des listes de diffusion dans votre profil, et toute mise à jour que vous apportez aux détails de votre profil

N’oubliez pas que votre organisation peut personnaliser votre site Mon site, par exemple en contrôlant les types d’informations que vous pouvez ajouter ou personnaliser. Votre organisation peut également ajouter des informations à votre site Mon site à partir d’autres sources de données, comme une base de données de ressources humaines.

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Partage et gestion de l’accès au contenu de votre site Mon site

Votre site Mon site comprend trois options déjà en place pour le partage de documents :

• Documents partagés Utilisez cette bibliothèque pour stocker les documents que vous souhaitez partager avec plusieurs personnes. Selon la configuration de votre site Mon site, vous pouvez modifier les autorisations d’accès à la bibliothèque, ainsi qu’à des dossiers et éléments spécifiques.
• Documents privés Utilisez cette bibliothèque pour les documents que vous ne souhaitez pas partager avec d’autres personnes. Le stockage de documents dans cette bibliothèque peut être utile, par exemple, si vous avez souvent besoin d’accéder à un document à partir de différents ordinateurs, mais que vous n’avez pas l’intention de partager le document avec vos collègues.

Selon la configuration de votre site Mon site, vous pouvez également ajouter d’autres contenus, tels que d’autres bibliothèques, des listes et un site de blog pour partager vos idées.

Vous pouvez gérer les autorisations pour ces éléments, de la même façon que les utilisateurs gèrent les autorisations pour le contenu d’autres sites. Les autorisations peuvent être personnalisées au niveau du site, ainsi que pour les listes, les bibliothèques, les dossiers, les documents spécifiques et les éléments de liste.

Sous l’onglet Contenu de votre profil, les utilisateurs peuvent également afficher les documents publics que vous avez créés sur d’autres sites SharePoint dont vous êtes membre, s’ils sont autorisés à afficher ce contenu.

Votre organisation peut avoir des stratégies supplémentaires concernant les types de documents que vous pouvez stocker dans votre site Mon site.

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Comprendre comment les gens ajoutent des collègues et suivent des activités

Vous pouvez suivre les activités de vos collègues, afin de savoir quand ils marquent un article intéressant, publient une note sur le tableau d’affichage d’une personne ou modifient l’intitulé d’un poste. Leurs activités apparaissent dans l’ordre chronologique inverse dans votre fil d’actualité. À l’inverse, les membres de votre organisation peuvent vous ajouter comme collègue et suivre vos activités dans leur fil d’actualités.

Les People peuvent vous ajouter en tant que collègues et suivre vos activités, que vous les ajoutiez ou non comme collègues, et vice versa. Si les activités de cette personne vous intéressent, vous pouvez l’ajouter en tant que collègue afin de pouvoir également suivre ses activités. Certaines activités, telles que l’application d’un mot clé qu’une autre personne a répertorié comme un intérêt, peuvent apparaître dans le fil d’actualité de toute personne autorisée à afficher votre site Mon site.

Selon la façon dont votre administrateur a configuré votre site Mon site, vous pouvez modifier les activités que vous voyez dans votre flux d’actualités en modifiant la section Préférences de votre profil. Par exemple, vous pouvez choisir de recevoir ou non une notification dans votre flux d’actualités lorsqu’un collègue change d’équipe ou écrit une note sur la page de profil d’une personne. Les paramètres ne modifient pas vos activités que les gens peuvent voir dans leur flux d’actualités.

Selon la configuration de vos sites Mon site, vous pouvez recevoir une notification par courrier électronique lorsque quelqu’un vous ajoute comme collègue. Le message vous informe qu’une personne vous a ajouté en tant que collègue et qu’il suit vos activités, mais il ne vous donne pas la possibilité de refuser si cette personne peut ou non vous ajouter comme collègue.

Si vous ne souhaitez pas être averti lorsque quelqu’un vous ajoute comme collègue, suivez la procédure suivante :

1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous consultez déjà le profil d’une personne ou une page sur votre site Mon site, cliquez sur Mon profil.
   • Si vous affichez un autre type de page sur votre site SharePoint, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit , puis cliquez sur Mon profil.

2. Cliquez sur Modifier mon profil.

3. Dans la section Préférences, à côté des Notifications par Email, décochez la case M’avertir lorsque quelqu’un m’ajoute comme collègue, ma case activée.

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Utilisation de balises, d’évaluations, de notes et de messages de status

Les balises, les notes et les messages de status sont des moyens de découvrir des informations et de communiquer avec d’autres personnes de votre organisation.

Balises

Si le balisage social a été activé par votre administrateur, vous pouvez baliser le contenu, afin de pouvoir facilement vous en souvenir, le classer ou le partager avec d’autres personnes. Vous pouvez baliser des pages et des documents sur un site SharePoint, ainsi que d’autres pages intranet et Internet. Lorsque vous appliquez une balise, vous pouvez spécifier si elle est publique ou privée.

Pour aider les gens à découvrir le contenu qui les intéresse, il existe différentes façons de voir quand une personne a appliqué une balise publique au contenu, à condition que les utilisateurs aient l’autorisation de voir le contenu :

• Vous pouvez recevoir des mises à jour dans votre flux d’actualités lorsqu’un de vos collègues applique un tag à du contenu que vous avez l’autorisation de consulter. Vos collègues peuvent également voir lorsque vous appliquez des balises au contenu qu’ils sont autorisés à consulter.
• Si vous avez ajouté des mots clés à la section Centres d’intérêt de votre profil, vous pouvez voir quand les utilisateurs utilisent ce mot clé en tant que balise, à condition que vous soyez autorisé à afficher le contenu qu’ils balisent. Par exemple, si vous suivez « photographie » comme un intérêt et que quelqu’un utilise le terme « photographie » dans une balise publique, vous recevez une mise à jour dans votre flux d’actualités.
• À l’inverse, d’autres personnes peuvent voir lorsque vous utilisez un mot clé qu’elles ont ajouté comme intérêt. Lorsque les gens suivent un mot clé comme intérêt, ils n’ont pas besoin d’être collègues pour recevoir une mise à jour lorsque quelqu’un marque le contenu avec ce mot clé ou partage un intérêt commun.
• La section Activités récentes de votre profil indique quand vous avez récemment marqué du contenu, si la personne concernée est autorisée à le voir. Si les personnes sont autorisées à afficher votre profil, elles peuvent voir votre section Activités récentes , qu’elles vous suivent ou non en tant que collègue.

Vos tags apparaissent également dans une collection de tags, parfois appelé nuage de tags, que les utilisateurs peuvent voir sur votre profil. People peut également afficher plus d’informations sur une balise, ainsi que les activités récentes associées à une balise, par exemple, quand une personne a appliqué cette balise. Les balises que vous appliquez peuvent également interagir avec les mots clés d’entreprise qui sont gérés de manière centralisée par votre organisation. Pour plus d’informations, voir la personne qui gère les ensembles de termes et les mots clés d’entreprise pour votre organisation.

Vous pouvez marquer une balise comme publique ou privée. Si vous créez une balise en tant que balise publique, mais que vous la marquez comme privée ou que vous la supprimez ultérieurement, cela n’affectera pas la mise à jour que les utilisateurs reçoivent dans leur flux d’actualités lors de la création initiale de la balise. La mise à jour initiale concernant l’étiquette restera dans le fil d’actualité des gens. Lorsque vous marquez une balise comme privée, l’URL ou le document vers lequel la balise pointe n’est plus accessible aux utilisateurs. Toutefois, les utilisateurs pourront toujours voir le texte de la balise que vous marquez comme privée.

Évaluation

Si la fonction d’évaluation a été activée dans une bibliothèque, les personnes autorisées à accéder au contenu peuvent l’évaluer avec un système d’étoiles. Selon la configuration de la bibliothèque, l’auteur et les personnes autorisées à afficher le contenu verront le nombre total d’évaluations pour le document, mais pas les détails sur la personne qui a appliqué l’évaluation (par exemple, les noms d’utilisateur ne sont pas affichés à côté des évaluations). Toutefois, Microsoft SharePoint Server stocke les noms d’utilisateur, et les noms d’utilisateur sont accessibles par les programmes et solutions compatibles SharePoint.

Si des personnes vous ont ajouté comme collègue, elles recevront une mise à jour dans leur flux d’actualités lorsque vous évaluez le contenu, à condition qu’elles aient l’autorisation de le consulter. Ils peuvent voir un lien vers le contenu que vous avez évalué et l’évaluation que vous lui avez appliquée. Une mise à jour apparaît également dans la section Activités récentes de votre profil, qui peut être consultée par toute personne autorisée à consulter votre site Mon site et le contenu que vous avez évalué.

Notes

Vous pouvez écrire des notes sur des documents et pages, qui sont susceptibles d’être consultées par les utilisateurs lorsqu’ils consultent les documents et pages dans lesquels les notes ont été appliquées. Vous pouvez également écrire des notes sur le profil d’autres personnes, ainsi que sur votre propre profil.

People qui suivent vos activités en tant que collègue recevront une mise à jour dans leur flux d’actualités concernant les notes que vous rédigez. La section Activités récentes de votre profil affiche les notes que vous avez écrites récemment sur différents éléments de contenu, si la visionneuse a accès au contenu.

Les notes que vous publiez seront visibles par tout le monde. Vous pouvez modifier ou supprimer une note après l’avoir créée, mais cela n’affectera pas la mise à jour que les utilisateurs reçoivent dans leur flux d’actualités ou qui apparaît dans vos activités récentes lors de la création de la note.

Messages d’état

Vous pouvez partager vos idées via un court message de status, qui apparaît à côté de votre nom et de votre photo lorsque des personnes visitent votre profil.

People qui suivez vos activités en tant que collègue recevront une mise à jour dans leur flux d’actualités lorsque vous modifiez votre status message. Les mises à jour de votre message de status apparaissent également dans la section Activités récentes de votre profil. Vous pouvez modifier ou supprimer un message de status, mais cela n’affectera pas la mise à jour d’origine que les utilisateurs reçoivent dans leur flux d’actualités ou qui apparaît dans vos activités récentes.

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Comprendre les suggestions de collègues et de mots clés

Selon la configuration de votre site Mon site et les programmes installés, vous pouvez recevoir des suggestions de collègues et de mots clés pour vous aider à communiquer plus rapidement avec des personnes et des informations.

Ces suggestions peuvent être basées sur la façon dont vous utilisez des programmes compatibles SharePoint, tels que Microsoft Outlook 2010.

La fonctionnalité de complément Collègue SharePoint Server d’Outlook 2010, par exemple, analyse votre dossier de courrier envoyé à la recherche de noms et de mots clés spécifiques, ainsi que la fréquence de ces noms et mots clés. Cette liste est mise à jour régulièrement et stockée sur le disque dur de votre ordinateur.

Vous pouvez voir la liste des collègues possibles sur la page Ajouter des collègues de votre profil, où vous pouvez approuver ou rejeter les collègues.

Vous pouvez voir une liste de mots clés suggérés lorsque vous modifiez votre profil, et vous pouvez approuver ou rejeter les mots clés. Les mots clés approuvés sont ajoutés aux sections « Poser des questions » ou « Centres d’intérêt » de votre profil.

Déterminez si vos messages envoyés sont analysés pour des suggestions de collègues et de mots clés

Vous pouvez refuser que votre courrier électronique soit analysé en gérant les paramètres de certains programmes de courrier. Par exemple, vous pouvez utiliser la procédure suivante dans Outlook 2010 pour désactiver l’analyse du courrier électronique. Si vous utilisez un autre programme capable d’analyser les messages électroniques envoyés pour trouver des suggestions de collègues et de mots clés, consultez l’Aide de votre programme.

1. Dans Outlook 2010, cliquez sur le menu Fichier , puis sur Options.
2. Cliquez sur Avancé et faites défiler jusqu’à la section Autre .
3. Désactivez la case Autoriser l’analyse des e-mails envoyés pour identifier les personnes auxquelles vous envoyez fréquemment des e-mails et les sujets sur lesquels vous parlez fréquemment, puis chargez ces informations dans la zone de case activée SharePoint Server par défaut.
4. Cliquez sur OK.

Gérer si SharePoint Server envoie ou non des suggestions pour les collègues et les mots clés dans le courrier électronique

Selon la configuration de votre site Mon site, vous pouvez recevoir des suggestions par e-mail pour vos collègues et des mots-clés à ajouter. Pour refuser de recevoir ces messages, procédez comme suit dans SharePoint Server.

1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous consultez déjà le profil d’une personne ou une page sur votre site Mon site, cliquez sur Mon profil.
   • Si vous affichez un autre type de page sur votre site SharePoint, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit , puis cliquez sur Mon profil.

2. Cliquez sur Modifier mon profil.

3. Faites défiler jusqu’à la section Préférences et, en regard des notifications Email, désactivez la case à cocher M’envoyer des suggestions pour de nouveaux collègues et mots clés case activée zone.

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Gestion de l’accès à certaines informations de votre profil

Selon la configuration de votre profil, vous pouvez utiliser les catégories de confidentialité pour indiquer que seules certaines personnes peuvent afficher certains détails de votre profil, les adhésions à votre site et à votre liste de distribution, ainsi que votre liste de collègues. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que tous les utilisateurs ayant accès à votre profil aient accès à tous les sites web dont vous êtes membre.

Les détails de votre profil peuvent contenir certaines informations de votre administrateur, mais vous pouvez modifier qui a accès à certaines informations personnelles, comme votre numéro de téléphone personnel.

Votre page Adhésions de votre profil contient une liste de sites et de listes de distribution auxquels vous appartenez. En fonction de la configuration de votre site Mon site, vous pouvez appliquer la catégorie de confidentialité à chaque adhésion.

Vos collègues comprennent généralement des membres de votre équipe, ainsi que d’autres personnes dont vous souhaitez suivre les activités. Vous pouvez organiser vos collègues en groupes, mais vous pouvez uniquement gérer qui voit vos collègues en appliquant les catégories de confidentialité suivantes :

• Tout le monde
• Mes collègues
• Mon équipe
• Mon responsable
• Moi seul

Appliquer des catégories de confidentialité à vos détails de profil, à vos adhésions et à votre liste de collègues

Vous pouvez modifier les catégories de confidentialité pour les détails de votre profil, les adhésions et la liste des collègues dans votre profil.

1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous consultez déjà le profil d’une personne ou une page sur votre site Mon site, cliquez sur Mon profil.
   • Si vous affichez un autre type de page sur votre site SharePoint, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit , puis cliquez sur Mon profil.

2. Pour modifier certains de vos détails de profil, sous notre image, cliquez sur Modifier mon profil.

3. Pour modifier les adhésions, cliquez sur Adhésions. Cochez la case en case activée à côté des adhésions que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier les adhésions.

4. Pour modifier la liste de collègues, cliquez sur Collègues, activez les case activée cases en regard des collègues dont vous souhaitez modifier les paramètres, puis cliquez sur Modifier les collègues.

5. Modifiez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK.

Ajouter un collègue à votre équipe

Vous pouvez appliquer le paramètre de confidentialité de Mon équipe à certains détails de votre profil, de vos appartenances ou de la liste de vos collègues, si vous souhaitez gérer les personnes autorisées à les consulter. Par exemple, vous pouvez partager un élément avec votre équipe uniquement, au lieu de tous vos collègues ou de toutes les personnes ayant accès à votre profil.

Vous pouvez ajouter une personne à votre équipe, à condition qu’elle dispose des autorisations nécessaires pour afficher votre site Mon site, qu’il s’agisse d’une personne directement dans votre service ou d’une personne avec laquelle vous travaillez en étroite collaboration dans un autre service.

1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous consultez déjà le profil d’une personne ou une page sur votre site Mon site, cliquez sur Mon profil.
   • Si vous affichez un autre type de page sur votre site SharePoint, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit , puis cliquez sur Mon profil.

2. Cliquez sur Collègues, sélectionnez le collègue que vous souhaitez ajouter à votre équipe, puis cliquez sur Modifier les collègues. Vous pouvez sélectionner plusieurs collègues si vous le souhaitez.

3. Dans la section Ajouter au groupe , sous Ajouter à Mon équipe, cliquez sur Oui.

4. Cliquez sur OK.

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