Configurer les paramètres de planning de votre équipe dans Plannings

Cet article s’applique aux responsables de première ligne.

Vous configurez et gérez les paramètres de l’emploi du temps de votre équipe sur Shifts web et desktop.

Dans Plannings, accédez à l’onglet Paramètres . À partir de là, vous pouvez définir vos paramètres de planification et choisir les fonctionnalités Shifts que vous souhaitez activer pour votre équipe. 

Contenu de cet article

• Définir le fuseau horaire
• Définir le début de la semaine
• Copie des plannings
• Shifts ouverts
• Demandes d’échange de shift
• Proposer des demandes de shift
• Demandes de congé
• Ajouter ou modifier des motifs de congé
• Pointeuse
• Définir des contrôles de confidentialité pour la visibilité des shifts

Définir le fuseau horaire

Définissez le fuseau horaire pour vous assurer que les shifts de votre équipe sont affichés dans le fuseau horaire approprié en fonction de l’emplacement de votre équipe. Sous Fuseau horaire de l’équipe, sélectionnez le fuseau horaire de l’emplacement de votre équipe, puis sous Ville la plus proche, choisissez la ville la plus proche de l’emplacement de votre équipe.  

Définir le début de la semaine

Selon les particularités de votre organisation, vous souhaiterez peut-être ajuster le début de la semaine de travail à un autre jour. Sous Début de la semaine, choisissez le jour de la semaine où vous souhaitez que vos planifications commencent.

Copie des plannings

Lors de la configuration de vos plannings, vous pouvez copier et coller des shifts (y compris les shifts ouverts) d’un jour à l’autre.  

Choisissez d’inclure ou non des activités lorsque vous copiez des shifts. Lorsqu’elles sont réglées sur Activé, les activités que vous avez ajoutées aux shifts d’origine sont automatiquement incluses et copiées dans les nouveaux shifts.

Shifts ouverts

Indiquez si vous souhaitez publier les shifts ouverts sur la planification que les travailleurs peuvent demander.

Shifts ouverts pour les travailleurs de votre emplacement

Lorsque les shifts ouverts sont activés :

• Vous pouvez :

  • Ajoutez et partagez des shifts ouverts avec votre équipe. 
  • Afficher et approuver ou rejeter les demandes de shifts ouverts de votre équipe. Vous recevez également des notifications lorsque des employés effectuent des demandes. 

• Vos collaborateurs peuvent :

  • Afficher et demander les shifts ouverts partagés avec l’équipe.
  • Suivez leurs propres demandes de shifts ouverts, y compris celles en cours et en attente d’approbation par le responsable. Les travailleurs sont également avertis lorsque des quarts de travail ouverts leur sont attribués. 

Si les shifts ouverts sont désactivés :

• Vous ne pouvez pas créer de shifts ouverts pour votre équipe. Vous pouvez toujours afficher et gérer les demandes de shifts ouverts effectuées avant de désactiver ce paramètre.
• Vos employés ne peuvent pas afficher ou demander des shifts ouverts à prendre. Ils peuvent toujours suivre toutes les demandes de shifts ouverts qu’ils ont effectuées avant la désactivation de ce paramètre.

Shifts ouverts dans différents emplacements

Lorsque l’option Ouvert se déplace entre les emplacements est également activée :

• Vous pouvez :

  • Ajoutez et partagez des shifts ouverts pour les employés d’autres équipes (emplacements) de votre région qui utilisent également cette fonctionnalité pour demander une requête.
  • Affichez et approuvez ou rejetez les demandes de shifts ouverts provenant des travailleurs d’autres équipes de votre région qui utilisent également cette fonctionnalité. Vous recevez également des notifications lorsque des employés effectuent des demandes.

• Les employés d’autres équipes de votre région peuvent :

  • Affichez et demandez les shifts ouverts que vous avez partagés.
  • Suivez leurs propres demandes de shifts ouverts, y compris celles en cours et en attente d’approbation par le responsable. Les travailleurs sont également informés lorsque leur demande de quart de travail ouvert est approuvée ou refusée.

Si les shifts ouverts dans différents emplacements sont désactivés :

• Les shifts ouverts que vous partagez ne sont pas disponibles pour les employés d’autres équipes de votre région. Vous pouvez toujours afficher et gérer les demandes de shift en cours d’exécution provenant de travailleurs d’autres équipes qui ont été effectuées avant que vous ne désactiviez ce paramètre.
• Les employés d’autres équipes de votre région ne peuvent pas afficher ou demander des shifts ouverts à votre emplacement. Ils peuvent toujours suivre les demandes de shifts ouverts qu’ils ont effectuées à votre emplacement avant la désactivation de ce paramètre.

Demandes d’échange de shift

Indiquez si les travailleurs peuvent créer des demandes d’échange de shifts avec des collègues. 

Lorsque l’option Permuter les quarts de travail est activée :

• Vous pouvez afficher et approuver ou rejeter toutes les demandes d’échange de shift de votre équipe. Vous recevez également des notifications lorsque des employés effectuent des demandes. 

• Vos collaborateurs peuvent :

  • Créez des demandes pour échanger des horaires avec un collègue de l’équipe.
  • Gérer et recevoir des notifications pour les demandes de changement de shift qui leur sont envoyées par un collègue.
  • Suivre leurs propres demandes d’échange de shift, y compris celles en cours et en attente d’approbation par le responsable.

Si l’option Permuter les shifts est désactivée :

• Vous pouvez gérer toutes les demandes de changement de shift effectuées avant de désactiver ce paramètre.
• Vos employés ne peuvent pas créer de demandes pour échanger des équipes. Ils peuvent toujours suivre les demandes de changement de shift qu’ils ont faites et gérer celles qui leur ont été envoyées par d’autres collègues avant la désactivation de ce paramètre.   

Proposer des demandes de shift

Indiquez si les travailleurs peuvent créer des demandes pour offrir leurs shifts à des collègues.

Lorsque l’offre de shifts est activée :

• Vous pouvez afficher et approuver ou rejeter les demandes de shift d’offre de votre équipe. Vous recevez également des notifications lorsque des employés effectuent des demandes. 

• Vos collaborateurs peuvent :

  • Créer des demandes pour offrir leurs shifts à un collègue de l’équipe.
  • Gérer et recevoir des notifications pour les demandes de shift d’offre qui leur sont envoyées par un autre collègue.
  • Suivre leurs propres demandes de changement d’offre, y compris celles en cours et en attente d’approbation par le responsable.

Si l’offre de shifts est désactivée :

• Vous pouvez gérer toutes les demandes de shift d’offre effectuées avant de désactiver ce paramètre.
• Vos employés ne peuvent pas créer de demandes pour offrir des shifts. Ils peuvent toujours suivre les demandes de shift d’offre qu’ils ont faites et gérer celles qui leur ont été envoyées par des collègues avant la désactivation de ce paramètre.

Demandes de congé

Indiquez si les travailleurs peuvent créer des demandes de congé.

Lorsque les demandes de congé sont activées :

• Vous pouvez :

  • Attribuez et partagez des congés aux membres de votre équipe.
  • Afficher et approuver ou rejeter les demandes de congé de votre équipe. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque des employés effectuent des demandes.

Vos collaborateurs peuvent :

• Afficher et recevoir des notifications pour les congés qui leur sont attribués.
• Créer des demandes de congé.
• Suivre leurs propres demandes de congé, y compris celles en cours et en attente d’approbation par le responsable.

Si les demandes de congé sont désactivées :

• Vous pouvez toujours attribuer et partager des congés avec n’importe quel travailleur de votre équipe et gérer les demandes de congé effectuées avant de désactiver ce paramètre.
• Vos employés ne peuvent pas créer de demandes de congé. Ils reçoivent toujours des notifications lorsque des congés leur sont attribués. Ils peuvent également continuer à suivre toutes les demandes de congé qu’ils ont effectuées avant la désactivation de ce paramètre. 

Ajouter ou modifier des motifs de congé

Ajoutez ou modifiez les motifs de congé que vous et votre équipe voyez dans Plannings.

Vous utilisez ces options lorsque vous attribuez des congés aux employés de votre équipe, et les employés choisissent parmi ces options lorsqu’ils demandent des congés.  

Plannings comprend les motifs de congé par défaut suivants : vacances, jours de maladie, congés, congés parentaux et congés non payés. Vous pouvez les renommer, modifier leur icône ou les supprimer, et vous pouvez créer vos propres motifs de congé.

Pointeuse

Avec la pointeuse, votre équipe peut pointer à l’entrée et à la sortie des équipes, enregistrer les pauses pendant les quarts et, lorsqu’elle est sur Shifts mobile, modifier et confirmer ses relevés de feuilles de temps. Pour en savoir plus, voir Pointer à l’arrivée et à la sortie avec Plannings. 

Vous pouvez exporter et afficher le rapport de temps de votre équipe pour une période donnée. 

Lorsque vous configurez la pointeuse, vous pouvez inclure la détection d’emplacement (facultative) pour enregistrer si les travailleurs pointent à l’arrivée et à la sortie de l’emplacement que vous avez défini. 

Pour activer la pointeuse :

1. Sélectionnez Activer la pointeuse.  

2. Si vous souhaitez inclure la détection d’emplacement, sélectionnez Inclure la détection d’emplacement pour l’application mobile et renseignez les coordonnées de l’emplacement d’où vous prévoyez que les travailleurs entrent et partent.  
   Pour obtenir les coordonnées, vous aurez besoin d’un système de carte comme Bing Cartes ou Google Maps. 

   • Accédez à Bing Cartes et entrez l’adresse dont vous souhaitez obtenir les coordonnées. Lorsque le résultat s’affiche, accédez au volet d’informations à gauche. Sous À proximité, vous verrez des informations telles que le pays ou la région de l’adresse. Les coordonnées sont situées juste en dessous. 
   • Allez sur Google Maps et entrez l’adresse dont vous souhaitez obtenir les coordonnées. Lorsque le résultat s’affiche, cliquez avec le bouton droit sur l’épingle rouge sur la carte pour afficher les coordonnées.

3. Après avoir activé la pointeuse, vous pouvez sélectionner Exporter pour exporter et afficher le rapport de feuille de temps de votre équipe.

   

Définir des contrôles de confidentialité pour la visibilité des shifts

Contrôlez la distance dans le passé sur laquelle les travailleurs peuvent voir les shifts des autres et le niveau de détail qu’ils voient.  

Utilisez les paramètres suivants pour contrôler le niveau de visibilité :

• Autoriser les employés à voir tous les shifts passés : activez cette option pour permettre aux employés de voir tous les shifts de leurs collègues dans le passé. Pour limiter la visibilité des shifts passés, désactivez ce paramètre, puis sélectionnez une durée (en mois).
• Autorisez les employés à voir les raisons pour lesquelles d’autres employés ont demandé des congés et les notes qu’ils ont incluses dans leur demande de congé : Désactivez cette option si vous souhaitez que les employés voient les congés de leurs collègues de manière générique, sans accéder aux notes ou à des raisons spécifiques. 
• Autoriser les employés à voir les notes de shift, les activités et les pauses incluses dans les shifts d’autres employés : Désactivez pour limiter le niveau de détail que les travailleurs peuvent voir dans les shifts des autres.

Pour les administrateurs informatiques

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