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Les ordinateurs permettent aux entreprises de créer facilement de nombreux types de contenu différents. Les gens sont friands d’informations et ils créent de nombreux moyens pour capturer ces informations : des documents, des messages électroniques, des feuilles de calcul, des diagrammes, des présentations, des vidéos et des pages web, entre autres.
Si ce contenu n’est pas géré, il peut être difficile de trouver ce dont vous avez besoin ou de suivre l’actualité. La Gestion de contenu d’entreprise (ECM) avec les produits SharePoint offre des outils pour organiser et gérer le contenu pendant toute sa durée de vie, de la création à l’archivage. SharePoint ECM s’intègre avec les outils bien connus de Microsoft Office System et les fonctionnalités de gestion centrale et de collaboration des produits et technologies SharePoint.
Contenu de cet article
Gestion de documents
La Gestion de contenu d’entreprise dans les produits et technologies SharePoint améliore la productivité et fournit les fonctionnalités suivantes pour vous aider à gérer un ensemble de documents :
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Gestion centralisée de contenu Contenu du Store dans un référentiel central pour aider les personnes rechercher, partager et utiliser les informations.
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Utilisation aisée des propriétés de document Le panneau Informations sur le document vous permet de parcourir et de modifier les propriétés des documents (métadonnées) directement dans le document.
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Gestion globale des métadonnées Créez des ensembles de termes et des groupes qui facilitent l’organisation et la recherche de contenu
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Rendre chaque document unique Les ID de document fournissent un identificateur unique pour chaque élément de la collection de contenu.
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Gagner du temps et réutilisation des paramètres Types de contenu permettent d’affecter des paramètres partagés à un type de contenu, par exemple un manuel ou une spécification spécifique.
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Contrôler l’accès aux informations . Autorisations définies de façon unique vous offrent un large éventail d’outils pour contrôler l’accès aux informations à tout niveau, à partir d’un seul document jusqu’au site lui-même
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Rationaliser le traitement collaboratif de documents Des flux de travail de document intégrés vous permettent de créer, suivre et collaborer sur des processus orientés document, directement à partir des programmes bureautiques Office.
Gestion de médias numériques
Les produits et les technologies SharePoint offrent des fonctionnalités intégrées pour lire et gérer le contenu multimédia numérique, tel que des vidéos ou des sons. Voici quelques fonctionnalités intéressantes :
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Lecture directe du contenu multimédia Les lecteurs vidéo et audio sont intégrés aux produits SharePoint. Vous pouvez lire des vidéos et des sons directement à partir du portail, d’un site d’équipe ou d’un site de publication, à partir d’un site communautaire ou de sites de formation gérés.
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Utilisation de bibliothèques multimédias optimisées Les bibliothèques de fichiers multimédias dans SharePoint Server sont optimisées pour du contenu multimédia. Toutes les fonctionnalités de gestion d’une bibliothèque de documents sont disponibles, telles que les métadonnées, les types de contenu et les ID uniques. De plus, les bibliothèques de fichiers multimédias offrent des miniatures des images et des vidéos, et la possibilité de lire un aperçu d’une vidéo.
Gestion d’enregistrements
Les fonctionnalités intégrées de gestion d’enregistrements des produits SharePoint permettent aux sociétés de stocker et de protéger des enregistrements dans leur état final. Les sociétés peuvent appliquer des stratégies de gestion de l’information aux enregistrements professionnels. Cela permet de réduire les risques de litige en s’assurant que les informations répondent bien à la législation ou aux stratégies d’entreprise.
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Améliorer la conformité aux lois et aux régulations Implémentez des stratégies de conservation, de protection et d’audit aux enregistrements pour vous assurer qu’ils sont conservés correctement. Les journaux d’audit servent de preuve aux auditeurs internes et externes qui peuvent vérifier les délais de conservation des enregistrements.
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Sécuriser professionnels et enregistrements importantes Un référentiel sécurisé garantit que les enregistrements sont stockés dans un état final verrouillé.
Vérifiez qu’en cas de litige facile Vérifiez que vous pouvez récupérer des informations qui exigeant requises pour la découverte juridique rentable. Placez une suspension spéciale sur des enregistrements spécifiques pour empêcher destruction.
Gestion de contenu web
Les fonctionnalités de gestion de contenu web permettent les opérations suivantes :
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Créer et publier rapidement et facilement du contenu Utilisez des outils connus pour créer et publier du contenu web rapidement.
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Maintenir une apparence homogène dans vos sites web Créez des pages maîtres et des mises en page qui permettent la personnalisation et la navigation sur le site et qui peuvent être définies une fois, puis réutilisées par les créateurs de contenu.
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Réduire les coûts de déploiement et de gestion des sites Implémentez une infrastructure à plusieurs couches pour la publication du contenu sur l’intranet, l’extranet et les sites Internet.
