Introduction aux bibliothèques

La bibliothèque Documents partagés est créée pour vous lorsque Microsoft Windows SharePoint Services crée un nouveau site. Vous pouvez commencer à l'utiliser immédiatement, la personnaliser, ou créer d'autres bibliothèques.

Voici quelques façons de travailler avec des bibliothèques et de les rendre plus utiles pour votre groupe :

• Créer et gérer des affichages     Vous pouvez utiliser un vue pour voir dans une bibliothèque les éléments les plus importants pour vous, ou qui correspondent le mieux à un objectif. Le contenu de la véritable bibliothèque ne change pas, mais les fichiers sont organisés ou filtrés pour être plus faciles à trouver et pour une navigation plus logique.

• Demander l'approbation d'un document     Vous pouvez spécifier que l'approbation d'un document est demandée. Les documents conservent l'état En attente tant qu'ils n'ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d'utilisateurs sont autorisés à afficher un document avant son approbation.

• Suivre les versions     Si vous souhaitez conserver les versions précédentes de fichiers, bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer les fichiers. Vous pouvez choisir effectuer le suivi de toutes les versions de la même façon. Ou vous pouvez choisir de désigner certaines versions comme majeures, par exemple en ajoutant un nouveau chapitre à un manuel et d’autres versions comme mineures, telles que la correction d’une faute d’orthographe. Pour aider à gérer l’espace de stockage, vous pouvez choisir le nombre de chaque type de version que vous voulez stocker.

  Supposons qu'une agence de voyage utilise une bibliothèque de documents pour gérer ses fichiers. Lorsque les membres de l'équipe développent une nouvelle proposition commerciale, ils conservent les versions mineures de leur fichier de proposition. S'ils font une erreur dans une version, ils peuvent restaurer la version précédente. Lorsqu'ils terminent leur proposition, ils peuvent en créer une version majeure, puis la publier pour approbation de leur département juridique et de leur directeur. Une fois le fichier approuvé, il peut être affiché par les autres employés de l'agence.

• Exiger l’extraction des fichiers     Lorsque vous avez besoin d’extraction d’un fichier, vous êtes sûr de que ce qu’une seule personne peut modifier le fichier jusqu'à ce qu’il soit archivé. Demander des documents extraction d’empêcher plusieurs personnes d’apporter des modifications en même temps, qui peut créer des conflits de modification et prêter à confusion. Demande d’extraction peut également aider à Rappelez aux membres de l’équipe pour ajouter un commentaire lors de l’archivage du fichier, afin que vous pouvez suivre plus facilement ce qui a changé dans chaque version.

• Rester informé des changements     Dans Windows SharePoint Services 3.0, les bibliothèques prennent en charge la technologie RSS, et les membres de votre groupe de travail peuvent ainsi recevoir automatiquement les mises à jour. RSS permet aux gens de recevoir et d'afficher des mises à jour, ou flux, de nouvelles et d'informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez également créer des alertes par messagerie, pour être prévenu lorsque des fichiers changent.

• Modifier des fichiers hors connexion     Si vous préférez travailler sur vos fichiers sur votre disque dur, vous pouvez les extraire et travailler hors connexion, si vous utilisez une application compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, telle que Microsoft Office System 2007.

• Travailler avec une bibliothèque à partir d'un programme de messagerie     En utilisant un programme de messagerie compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, par exemple Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez emporter avec vous vos informations importantes. Vous pouvez lire, modifier et interroger vos fichiers hors connexion, dans votre programme de messagerie.

• Copier facilement des documents vers un autre emplacement     Vous pouvez aisément envoyer un fichier vers un autre emplacement sur un site Windows SharePoint Services 3.0. Lorsque vous actualisez le document d'origine, vous pouvez demander à être invité à mettre ce fichier à jour dans les autres emplacements.

• Définir les types de contenu     Si votre groupe travaille sur plusieurs types de fichiers, tels que les feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre la fonctionnalité de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu. Types de contenus apportent flexibilité et cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle et flux de travail des processus.

  Un département commercial peut par exemple avoir des modèles pour des rapports de ventes, des documents standard, des budgets et des présentations. Chaque modèle contient le logo de la société et la définition de la mission. Lorsque des utilisateurs créent un nouveau fichier à partir de la bibliothèque de documents, ils peuvent sélectionner le modèle qu'ils veulent utiliser.

• Spécifier une autorisation unique     Vous pouvez spécifier une autorisation unique pour une bibliothèque, ou même pour un fichier d'une bibliothèque.

• Créer des flux de travail     Une bibliothèque de documents ou un type de contenu peut utiliser les flux de travail que votre organisation a définis pour ses processus d'entreprise, par exemple la gestion de l'approbation ou de la révision des documents.

Le type de bibliothèque que vous utilisez dépend des types de fichiers que vous partagez :

• Bibliothèque de documents     Pour de nombreux types de fichier, notamment des documents et des feuilles de calcul, utilisez une bibliothèque de documents. Vous pouvez stocker d’autres types de fichiers dans une bibliothèque de documents, bien que certains types de fichiers bloqués pour des raisons de sécurité. Lorsque vous travaillez avec les programmes compatibles avec Windows SharePoint Services, vous pouvez créer ces fichiers à partir de la bibliothèque. Par exemple, votre équipe marketing peut avoir son propre bibliothèque afin de planifier les supports de cours, de presse et des compositions.

• Bibliothèque d’images     Pour partager un ensemble de graphiques ou d’images numériques, utilisez une bibliothèque d’images. Bien que les images peuvent être stockées dans d’autres types de bibliothèques SharePoint, bibliothèques d’images présentent plusieurs avantages. Par exemple, à partir d’une bibliothèque d’images permet d’afficher des images dans un diaporama, télécharger des images sur votre ordinateur et modifier des images avec les programmes graphiques qui sont compatibles avec Windows SharePoint Services. Envisager de créer une bibliothèque d’images si votre équipe réutilise un nombre important de graphiques, tels que logos et images d’entreprise, ou si vous voulez stocker des images d’événements d’équipe ou produit lance.

• Bibliothèque de pages Wiki     Pour créer une collection de pages wiki connectées, utilisez une bibliothèque de pages wiki. Un wiki permet à plusieurs personnes à des informations de routine dans un format facile à créer et modifier. Vous pouvez ajouter à votre bibliothèque des pages wiki contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et des liens internes. Par exemple, si votre équipe crée un site wiki pour un projet, le site peut stocker trucs et astuces dans une série de pages qui se connectent à l’autre.

• Bibliothèque de formulaires     Si vous avez besoin gérer un groupe de formulaires commerciaux XML, utilisez une bibliothèque de formulaires. Par exemple, votre organisation peut à utiliser une bibliothèque de formulaires pour des notes de frais. La configuration d’une bibliothèque de formulaires nécessite un éditeur XML ou un programme de conception XML compatible avec Windows SharePoint Services, tels que Microsoft Office InfoPath.

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