Introduction à InfoPath Forms Services

Vue d’ensemble des InfoPath Forms Services

Les utilisateurs ne doivent disposer d’InfoPath sur leur ordinateur pour remplir un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs, ni si elles sont nécessaires pour télécharger des éléments supplémentaires à partir du Web. Tout ce dont elles ont besoin est l’accès à un navigateur, tels que Windows Internet Explorer, Apple Safari ou Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services vous permet également de stocker et gérer des formulaires et des modèles de formulaire dans un emplacement centralisé. InfoPath Forms Services repose sur et nécessite Windows SharePoint Services 3.0, qui vous permet de publier des modèles de formulaire que vous concevez dans un emplacement commun dans une organisation. En outre, les utilisateurs peuvent envoyer des formulaires dans des bibliothèques SharePoint, qui sont des dossiers où se trouve une collection de fichiers et l’endroit où les fichiers utilisent souvent le même modèle. Il est également possible d’intégrer des formulaires dans la gestion des documents et des tâches du cycle de vie telles que la gestion des flux de travail et de droits.

La technologie InfoPath Forms Services est disponible dans la licence d’accès client entreprise Microsoft Office SharePoint Server 2007 et également, séparément, dans Microsoft Office Forms Server 2007.

Communiquer aux clients, partenaires et fournisseurs avec des formulaires conviviales

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services, vous pouvez le distribuer non seulement sur l’intranet de votre entreprise, mais également sur des sites Web externes, tels que des sites d’extranet ou des sites Web d’entreprise. Cela vous permet collecter les données des clients, partenaires, fournisseurs et d’autres personnes qui sont essentielles pour le succès de votre entreprise. Par exemple, une grande entreprise d’assurance peut utiliser un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs pour collecter et traiter les demandes d’assurance. Un client d’assurance peut utiliser un navigateur pour remplir le formulaire de demande sur le site Web de la société. Par ailleurs, si le client appelle la compagnie d’assurance pour signaler son sinistre, un agent d’assurance pouvez utiliser InfoPath pour remplir le formulaire de demande même sur un site intranet. De même, une agence pour le gouvernement recueille des données auprès des citoyens en publiant des modèles de formulaires activés pour le navigateur sur son site Web.

Lorsque les utilisateurs accèdent au formulaire, en accédant à une bibliothèque ou en entrant une URL pour le formulaire dans leur navigateur, une des deux actions suivantes peut se produire :

• Le formulaire s’ouvre dans un navigateur    Si les utilisateurs ne disposent d’InfoPath sur leur ordinateur, le formulaire s’ouvre dans un navigateur, où ils peuvent complétez-le comme elles le feriez pour toute autre forme sur le Web.

• Le formulaire s’ouvre dans InfoPath    Si les utilisateurs disposent d’InfoPath sur leur ordinateur, le formulaire s’ouvre dans InfoPath, où ils peuvent complétez-le comme elles le feriez pour tout autre formulaire InfoPath. Car ils sont remplissez le formulaire dans InfoPath, ces utilisateurs a l’avantage d’être en mesure d’utiliser les fonctionnalités de la plage complète de InfoPath pour remplir les formulaires, certaines d'entre elles ne sont pas disponibles dans les formulaires de navigateur.

  Remarque : Il que vous préférez, vous pouvez personnaliser les paramètres pour votre modèle de formulaire pour qu’il s’ouvre toujours dans un navigateur, même si les utilisateurs disposent d’InfoPath sur leur ordinateur. Cela peut être utile lorsque vous souhaitez que l’expérience de remplissage d’un formulaire à être identique pour tout le monde, ou lorsque vous ne voulez pas le formulaire à ouvrir dans InfoPath, étant donné que vous souhaitez empêcher les utilisateurs à ouvrir ou modifier le modèle de formulaire sous-jacent en mode Création.

Si les utilisateurs rempliront formulaires sur un appareil mobile, tel qu’un assistant numérique personnel (ADP) ou un smartphone, vous pouvez concevoir votre modèle de formulaire compatible avec les navigateurs afin que peut être ouvert et rempli à l’aide du navigateur d’un appareil mobile. Lorsque les utilisateurs utilisent un appareil mobile pour accéder à l’écran, il s’ouvre sur leur écran dans un format simplifié.

Rationaliser les processus métiers pilotés par des formulaires

Les formulaires sont au centre de nombreux processus métiers. En hébergeant les modèles de formulaires activés pour le navigateur sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services, vous pouvez intégrer des données de formulaire avec les processus métier existants ou des applications. Par exemple, vous pouvez :

• Envoyer les données à des systèmes d’entreprise existants    Lorsque vous concevez un modèle de formulaire compatible avec le navigateur, vous pouvez créer des connexions de données aux services Web ou d’autres sources de données externes. Cela vous permet d’envoyer des données pour les systèmes d’entreprise existants, les applications d’entreprise ou bases de données d’entreprise. Par exemple, un service commercial peut concevoir un formulaire qui peut envoyer des informations de vente client et prospects à un système de gestion de relation client (CRM) existant.

• Interroger les données depuis les systèmes d’entreprise existants    Il est également possible pour interroger des données dans des systèmes d’entreprise existants, les applications d’entreprise ou bases de données d’entreprise. Par exemple, lorsque les utilisateurs ouvrent un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, vous souhaiterez données d’une source de données externes à s’affichent dans les champs nom et l’adresse du formulaire. Cela vous permet de profiter des données d’organisation existantes et simplifie le processus de remplissage d’un formulaire.

• Ajouter des flux de travail aux formulaires    Vous pouvez ajouter un flux de travail au modèle de formulaire qui est stocké dans une bibliothèque. Cela vous permet de gérer les processus d’entreprise communs de façon cohérente. Par exemple, en tant que responsable, vous pouvez utiliser un flux de travail approbation pour router un formulaire de note de frais dans une liste d’approbateurs. Approbateurs peuvent approuver ou refuser le formulaire note de frais, réaffecter la tâche d’approbation ou demander des modifications au formulaire. Dans InfoPath, les utilisateurs cliquent sur les commandes dans le menu fichier à participer au flux de travail. Sur le serveur, ils peuvent pointez sur le nom du formulaire dans la bibliothèque, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur flux de travail pour participer au flux de travail.

  

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Gérer les formulaires et modèles de formulaire dans un emplacement centralisé

Vous pouvez stocker vos modèles de formulaire et leurs formulaires associés dans un référentiel centralisé sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Cela facilite la trouver, partager et gérer les formulaires et modèles de formulaires.

Principaux avantages incluent la possibilité de :

• Formulaires Store et modèles de formulaire dans un emplacement centralisé    Vous pouvez associer un modèle de formulaire à une bibliothèque, ce qui correspond à un emplacement sur un site SharePoint où vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec d’autres personnes de votre organisation. Lorsque les utilisateurs remplissent des formulaires basés sur le modèle de formulaire dans la bibliothèque, les formulaires remplis apparaissent dans la bibliothèque avec les informations essentielles des formulaires eux-mêmes. Selon la conception de la bibliothèque SharePoint, les utilisateurs peuvent remplir des formulaires basés sur votre modèle de formulaire, exporter les données de formulaires complétés dans Microsoft Office Excel ou fusionner les données de plusieurs formulaires dans un formulaire. L’exemple suivant montre les notes de frais stockées dans une bibliothèque.

  

• Types de contenu utiliser pour gérer les modèles de formulaires    Vous pouvez utiliser l’Assistant de publication InfoPath pour publier un modèle de formulaire sous forme d’un site type de contenu. Un type de contenu définit un modèle de formulaire, un ensemble de colonnes et des paramètres de gestion des documents sur le serveur, tels que les paramètres du flux de travail ou cette stratégie.

  En créant des types de contenu, vous pouvez réutiliser les modèles de formulaires et les paramètres sur un collection de sites. Dans le passé, si vous souhaitez utiliser un modèle de formulaire dans plusieurs bibliothèques SharePoint, vous deviez publier deux copies différentes du modèle de formulaire, une pour chaque bibliothèque. Si vous souhaitez mettre à jour le modèle de formulaire, que vous deviez modifier le modèle de formulaire aux deux endroits. Cependant, maintenant que vous pouvez publier un modèle de formulaire comme type de contenu de site. Lorsque vous mettez à jour le type de contenu, votre modification est appliquée automatiquement à l’endroit où ce type de contenu est utilisé.

  Vous pouvez affecter un seul type de contenu à plusieurs bibliothèques au sein d’une collection de sites ou affecter plusieurs types de contenu à une seule bibliothèque. Par exemple, vous pouvez ajouter un type de contenu pour les formulaires de rapport d’état à toutes les bibliothèques qui sont utilisées par le service commercial de votre société, afin que chaque équipe commerciale est collecte et rapport le même type d’informations à l’encadrement. Par ailleurs, supposons que votre service utilise différents modèles de formulaires pour demande de déplacement, compte-rendu de voyage et les formulaires de rapport de note de frais. Vous pouvez publier les modèles de trois formulaire comme des types de contenu de site et les ajouter à une seule bibliothèque utilisée pour stocker les informations relatives aux déplacements d’équipe. Lorsqu’une personne crée un nouveau formulaire à partir de la bibliothèque, elle peut sélectionner lequel de ces modèles de formulaires qu’ils souhaitent utiliser.

• Gérer les formulaires et modèles de formulaires    Administrateurs de batterie de serveurs peuvent contrôler comment les modèles de formulaires accessibles par les utilisateurs et déployés dans toute l’organisation. Par exemple, ils peuvent contrôler qui peut publier des modèles de formulaire dans l’ensemble du site ou décider comment mettre à niveau des modèles de formulaires sur le serveur avec un impact minimal pour les utilisateurs du formulaire.

• Gérer les connexions de données dans un emplacement central    Si plusieurs modèles de formulaire utilisent les mêmes connexions de données, vous pouvez stocker les paramètres de cette connexion de données dans un fichier de connexion de données dans un bibliothèque de connexions de données. Lorsqu’un utilisateur ouvre un formulaire qui se connecte à un fichier de connexion de données, InfoPath utilise les paramètres de ce fichier pour vous connecter à la source de données externe. De cette façon, plusieurs modèles de formulaire peuvent utiliser le même fichier de connexion de données, il est inutile pour créer manuellement la même connexion de données pour chaque modèle de formulaire. Par ailleurs, si les paramètres de connexion ou emplacement pour une source de données externes sont modifiés, vous n’avez pas besoin de mettre à jour chaque modèle de formulaire qui utilise la connexion de données. À la place, vous simplement à jour le fichier de connexion de données une seule fois, et tous les modèles de formulaires continuent à fonctionner comme prévu.

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