Maîtriser vos réunions dans Microsoft Teams (gratuit)

Avant la réunion

• Définissez un ordre du jour. Cela permet à tous les invités de savoir exactement de quoi porte la réunion et ce qui sera partagé.

• Donnez beaucoup de préavis lors de la planification de votre réunion. Les réunions se déroulent plus facilement lorsque tout le monde a eu suffisamment de temps pour se préparer.

• Vérifiez que tout le monde a été invité. Double-case activée que vous avez inclus tous ceux qui doivent être à la réunion. Si vous avez invité des invités, vérifiez que vous avez utilisé l’adresse e-mail correcte pour qu’ils puissent participer via l’application Teams ou directement à partir de leur navigateur.

• Si vous travaillez avec des personnes sur plusieurs fuseaux horaires, case activée de vous assurer que la réunion a lieu pendant leurs heures de travail normales. Personne n’aime se réveiller au milieu de la nuit...

Pendant la réunion

• Vous avez l’occasion juste avant le début de la réunion de case activée que tout est en ordre. Ouvrez paramètres de l’appareil et vérifiez que vous disposez de la webcam et du microphone appropriés. Pendant que vous y êtes, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité intégrée de suppression du bruit, qui est utile pour filtrer les sons distrayants tels que les appuis au clavier ou les animaux domestiques bruyants.

• Vous avez besoin d’amener quelqu’un à l’appel ? Sélectionnez Personnes et invitez des personnes directement ou partagez le lien de réunion en sélectionnant Partager l’invitation.

• La conversation de réunion est toujours disponible si vous avez besoin de supprimer une URL ou de partager un fichier avec les personnes de la réunion. Les messages et fichiers partagés dans la conversation pendant les appels restent visibles par tout le monde, même une fois la réunion terminée.

• Tout n’a pas besoin de mots, utilisez Réactions pour être plus expressif et faire passer votre point lorsque vous êtes en mode muet ou que votre vidéo est désactivée.

• Si vous avez des difficultés à entendre des personnes dans la réunion ou si vous souhaitez simplement une lecture par lecture de l’action, vous pouvez activer les sous-titres en direct sous Plus pour obtenir des sous-titres en temps réel au fur et à mesure que les gens parlent.

• Partagez l’intégralité de votre écran ou une seule fenêtre dans la réunion.  De cette façon, vous pouvez guider tout le monde à travers les documents, présenter une présentation PowerPoint ou simplement faire en sorte que les gens suivent. Si vous envisagez de partager quelque chose contenant de l’audio, par exemple un clip vidéo, assurez-vous que l’option Inclure le son de l’ordinateur est activée pour que les participants puissent entendre l’audio de leur côté.

Après la réunion

• Envoyer des éléments d’action aux personnes du groupe. Il peut s’agir de notes que vous avez pris pendant la réunion ou de choses à suivre. Pour vous aider à rester organisé, essayez d’utiliser une liste de tâches pour affecter des actions à des personnes individuelles afin que tout le monde reste sur la bonne voie.

• Et si une réunion ne suffit pas, essayez de planifier une réunion périodique à l’aide du calendrier.

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