Objectif de gestion de projet : communiquer des informations sur le projet

Communiquer avec votre équipe

Il est souvent difficile de communiquer des informations de projet, qu’il s’agit de recevoir des informations de statut de votre équipe ou de communiquer l’état du projet à des cadres.

Découvrez quand et comment communiquer et signaler des informations de projet. Sinon, la collaboration efficace est en péril de la réussite de votre projet.

Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet.

Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .

Lister les parties prenantes Avant le début d’un projet, découvrez qui sont vos parties prenantes. Une façon sûre de mettre un projet en blocage consiste à oublier une partie prenante critique qui a ou non un impact sur celui-ci.
Obtenir un plan de communication dès le plus tôt Concevoir des stratégies et processus de communication pour votre projet avant le début du projet. Mieux encore, faire en sorte que les processus de communication apparaissent comme une tâche sur les premières lignes de votre projet, de sorte que cet élément essentiel de la collaboration devient l’engagement de tout le monde.
Communiquer souvent La collecte d’informations sur l’état des tâches une fois par semaine est l’objectif de bien résoudre les problèmes avant qu’ils ne se multiplient. Si vous communiquez plus souvent, les membres de l’équipe peuvent arrêter d’envoyer des mises à jour en raison du temps supplémentaire de préparation.
Rechercher des problèmes Si tout semble se passer bien parce que vous n’avez rien de négatif à entendre, vous êtes probablement sur la bonne voie. Même les projets les plus exécuter présenter des problèmes. Votre travail consiste à les trouver avant qu’ils ne se transforment en problèmes plus importants.
Utiliser la technologie appropriée Comprendre les besoins en communication des membres de votre équipe et des parties prenantes. Par exemple, les membres d’une équipe qui reporting on task status peuvent utiliser la messagerie électronique ou les Project Online, tandis qu’un cadre peut préférer un graphique bien présenté ou un tableau croisé dynamique. Voici une liste des programmes que vous pouvez utiliser pour vous aider dans la communication.

Application	Avantages	Inconvénients
Project	Vous avez des outils de présentation intégrés pour tous les niveaux d’parties prenantes. A facilement compris les affichages de chronologie et de planificateur d’équipe. Exporte les données vers des Excel et Visio communication de données complexes.	Votre société n’utilise peut-être pas Project. Les projets sur le développement de votre entreprise peuvent être trop petits pour tirer parti de puissants logiciels de planification.
Project Online	Offre la meilleure fonctionnalité pour la communication avancée et la rapports d’informations sur les projets au sein d’une organisation. Peut comparer l’état de plusieurs projets ou d’un portefeuille de projets.	Les petites entreprises peuvent avoir besoin de l’aide de consultants pour installer et utiliser Project Online.
Excel	Project exporter des données vers des Excel’analyse avancée, telle que la analyse ANOVA et la valeur acquise. Idéal pour la planification précoce des projets ou pour des livrables de haut niveau qui peuvent être ajoutés ultérieurement aux Project.	Excel’absence de fonctionnalités de planification automatisées pour les projets plus complexes.
Word	Idéal lors de la phase d’initiation lorsque vous devez partager des documents de planification tels que des budgets et des livrables.	Pas idéal pour les présentations visuelles pour les cadres concernés. Utilisez Excel, Visio, PowerPoint ou Project fonctionnalités de rapport.
SharePoint	Propose des fonctionnalités de synchronisation sans Project Server. Une modification dans une liste de tâches est reflétée dans l’autre.	Coûteux à déployer dans toute l’entreprise. Si vous ne disposez pas des ressources de l’entreprise pour installer SharePoint, vous pouvez utiliser Microsoft 365avec SharePoint online.
PowerPoint	Idéal pour les présentations impactants aux cadres concernés.	Les analystes et ingénieurs peuvent avoir besoin de graphiques plus détaillés pour une analyse budgétaire complexe.
Visio	Idéal lors des phases initiales d’un projet où vous devez communiquer les processus d’entreprise et de fabrication avec des diagrammes de flux ou d’autres diagrammes.	Peut présenter trop d’informations à un public de cadres. Utilisez Project à la place des fonctionnalités de rapport de l’entreprise.
Microsoft Teams	Idéal pour les équipes en différents emplacements. Vous pouvez partager des informations de projet par messagerie instantanée, voix, vidéo ou lors de réunions en ligne.	Un service informatique peut avoir besoin d’un déploiement.

Communiquer des informations sur le projet

Vérifier les mises à jour d’état Project Online	Si votre équipe utilise l’Project Online, téléchargez les mises à jour de l’état des tâches à partir du serveur avant de communiquer avec votre équipe sur l’avancement du projet.
Suivre l’avancement de vos prévisions, de débutant à expert	Il existe des méthodes simples pour suivre l’avancement, et il existe des méthodes plus complexes. Trouvez la solution la plus efficace pour votre projet et votre équipe.
Communiquer des informations sur la valeur acquise	La capture d’informations de valeur acquise est un pas plus avancé, mais très puissant, vers la découverte du bien et du mal des performances du projet. Les faits de haut niveau obtenus à partir de là sont les éléments que les parties prenantes souhaitent voir.
Créer un rapport de projet	Avec Project, vous pouvez créer et personnaliser des rapports graphiques saisissants sur les données de projet de votre souhaitez, sans l’aide d’aucun autre logiciel. Pendant que vous travaillez sur le projet, les rapports changent pour refléter les informations les plus récentes ; aucune mise à jour manuelle n’est requise !
Synchroniser avec une liste de tâches SharePoint	Les membres de l’équipe peuvent afficher le planning et mettre à SharePoint jour leur travail, et vous verrez les modifications dans Project. Et vice versa.
Utiliser Microsoft 365	Communiquez les informations sur le projet à l' Microsoft 365. Tant que vous travaillez sur un PC disposant d’une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents à l’aide des versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande et depuis n’importe où.
Publier les modifications des tâches sur le serveur	Lorsque vous a modifiez des tâches, publiez ces modifications sur Project Online de sorte que tout le monde dispose des informations pertinentes pour continuer son travail.
Communiquer avec des Microsoft Teams	Si les personnes ne peuvent pas se rendre à une réunion, utilisez Teams pour partager les informations du projet. Partagez PowerPoint, des feuilles Excel feuilles ou un bloc-notes OneNote pour partager des plans de projet. Les participants peuvent participer à des réunions en ligne à leur bureau, à leur domicile ou à l’aide de leur appareil mobile.

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