Objectif de gestion de projet : communiquer des informations sur le projet

Communiquer avec votre équipe

La communication des informations sur le projet est souvent difficile, qu’il soit nécessaire d’avoir accès aux informations d’état de votre équipe ou de communiquer l’état de vos projets aux dirigeants.

Découvrez quand et comment communiquer et signaler des informations de projet. Dans le cas contraire, une collaboration efficace est menacée et le succès de votre projet peut être menacé.

Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet.

Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .

  • Répertorier vos parties prenantes    Avant le début d’un projet, déterminez qui est votre intervenant. L’un des processus de blocage d’un projet est d’oublier une partie prenante critique qui a un impact sur le projet.

  • Faire passer un plan de communication en avance    Concevez les stratégies et processus de communication dans votre projet avant le début du projet. Encore mieux, des processus de communication apparaissent en tant que tâche sur les premières lignes de votre projet, de sorte que cette partie essentielle de la collaboration devienne l’engagement de tout le monde.

  • Communiquez fréquemment    La collecte des informations d’état de la tâche une fois par semaine consiste à se connecter pour résoudre les problèmes. Si vous communiquez plus souvent que ce qui est le cas, les membres d’une équipe peuvent arrêter d’envoyer des mises à jour en raison du temps supplémentaire nécessaire pour les préparer.

  • Rechercher des problèmes    Si tout se passe bien parce que vous n’avez pas entendu de tout le temps, vous avez probablement des problèmes. Même les meilleurs projets d’exécution rencontrent des problèmes. Votre travail consiste à les retrouver avant qu’ils ne deviennent plus importants.

  • Utiliser la technologie appropriée    Comprenez les besoins en matière de communication avec les membres de votre équipe et les parties prenantes. Par exemple, les membres d’une équipe ayant signalé sur l’état des tâches peuvent utiliser la messagerie électronique ou Project Online, tandis qu’un cadre peut préférer un graphique ou un tableau croisé dynamique bien présenté. Voici une liste des programmes que vous pouvez utiliser pour faciliter la communication.

Application

Avantages

Inconvénients

Project

  • Possèdent des outils de présentation intégrés pour tous les niveaux de parties prenantes.

  • A facilement connaissance des affichages de chronologie et de planificateur d’équipe.

  • Exporte les données vers Excel et Visio en vue de la communication de données complexes.

  • Votre entreprise n’utilise peut-être pas Project.

  • Les projets sur lesquels travaille votre entreprise peuvent être trop petits pour tirer parti de logiciels de planification puissants.

Project Online

  • Idéale pour communiquer et créer des rapports sur les informations d’un projet au sein de l’organisation.

  • Peut comparer l’état de plusieurs projets ou d’un portefeuille de projets.

  • Les entreprises de petite taille peuvent avoir besoin de l’aide de consultants pour installer et utiliser Project online.

Excel

  • Project peut exporter des données vers Excel pour une analyse avancée, telle que l’analyse de variance et l’analyse de la valeur acquise.

  • Idéal pour la planification initiale de projets ou pour les livrables de haut niveau pouvant être ajoutés ultérieurement à Project.

  • Excel ne dispose pas des fonctionnalités de planification automatisées pour les projets plus complexes.

Word

  • Idéal pendant la phase de démarrage lorsque vous avez besoin de partager des documents de planification tels que les budgets et les livrables.

  • La solution idéale pour les présentations visuelles pour les parties prenantes. Utilisez à la place la fonctionnalité de rapport Excel, Visio, PowerPoint ou Project.

SharePoint

  • Propose des fonctionnalités de synchronisation sans Project Server. Une modification dans une liste de tâches sera répercutée dans l’autre.

  • Déploiement coûteux dans toute l’entreprise. Si vous ne disposez pas des ressources de l’entreprise pour installer SharePoint, vous pouvez utiliser Microsoft 365 avec SharePoint Online.

PowerPoint

  • Idéal pour des présentations percutantes pour les parties prenantes d’encadrement.

  • Les analystes et les ingénieurs peuvent avoir besoin de graphiques plus détaillés pour une analyse budgétaire complexe.

Visio

  • Est susceptible de présenter trop d’informations pour un public d’encadrement. Utiliser à la place des fonctionnalités de création de rapports de Project.

Microsoft Teams

  • Idéal pour les équipes dans différents emplacements. Vous pouvez partager des informations de projet avec la messagerie instantanée, la voix, la vidéo ou pendant les réunions en ligne.

  • Nécessite le déploiement d’un service informatique.

Communiquer des informations sur le projet

Vérifier les mises à jour d’état de Project Online

Si votre équipe utilise Project Online, téléchargez les mises à jour d’état des tâches sur le serveur avant de communiquer avec votre équipe sur l’avancement du projet.

Suivre l’avancement de vos prévisions, de débutant à expert

Il existe des méthodes simples pour suivre la progression, et il existe des méthodes plus complexes. Trouvez le mode de fonctionnement le plus approprié pour votre projet et votre équipe.

Communiquer des informations sur la valeur acquise

La capture des informations de valeur acquise est une étape plus avancée, mais très puissante, qui permet de découvrir les performances du projet. Les faits de niveau supérieur que vous obtenez sont ce que les parties prenantes souhaitent voir.

Créer un rapport de projet

Project vous permet de créer et de personnaliser des rapports graphiques de toutes les données de projet que vous souhaitez, sans utiliser d’autres logiciels. Lorsque vous travaillez sur le projet, les rapports changent pour refléter les informations les plus récentes, sans aucune mise à jour manuelle.

Synchroniser avec une liste de tâches SharePoint

Les membres d’une équipe peuvent afficher le planning et mettre à jour leur travail dans SharePoint et vous verrez les modifications dans Project. Et vice versa.

Utiliser Microsoft 365

Communiquer des informations sur le projet à l’aide d' Microsoft 365. Tant que vous travaillez sur un PC disposant d’une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents à l’aide des versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande et depuis n’importe où.

Publier les modifications des tâches sur le serveur

Lorsque vous apportez des modifications à des tâches, publiez ces modifications sur Project Online de sorte que tout le monde dispose des informations appropriées pour poursuivre son fonctionnement.

Communiquer avec Microsoft teams

Si les utilisateurs ne parviennent pas à une réunion, utilisez teams pour partager des informations sur le projet. Partager des diapositives PowerPoint, des feuilles Excel ou un bloc-notes OneNote pour partager des plans de projet. Les personnes peuvent participer à des réunions en ligne au bureau, à la maison ou en utilisant leur appareil mobile.

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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