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Il est préférable de commencer la planification avant d’ouvrir Microsoft Project. Pour capturer vos idées initiales concernant les objectifs de votre projet, utilisez une application telle que Word, Excel, OneNote ou Outlook. Une fois que vous avez convaincu tout le monde que vos idées valaient la peine d’être mises en pratique, vos pouvez commencer à établir votre planning avec Project. Revenir à la Feuille de route de projet pour afficher d’autres articles sur la gestion de projet. |
Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .
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Vérifier que vous avez un projet Assurez-vous que ce à quoi vous pensez est réellement un projet. Un projet présente trois caractéristiques :
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Il est temporaire et unique La conception d’une usine de fabrication de voitures est un projet car il s’agit d’une activité ponctuelle. La fabrication de voitures dans l’usine est une série répétée d’activités ; il ne s’agit donc pas d’un projet.
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Il a des livrables clairement définis Un projet s’articule autour de livrables. Si les livrables ne sont pas clairement définis, les parties prenantes estimeront que votre projet ne répond pas aux attentes imposées par leur investissement.
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Il a un début et une fin Sans date de fin de projet, les parties prenantes et investisseurs ne pourront tirer tous les bénéfices de l’achèvement du projet et des avantages rendus possibles par leur investissement.
Voici quelques exemples pour vous aider à décider si vous avez un projet.
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Activités qui ne sont pas des projets |
Projets clairement définis |
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Fabrication de véhicules |
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Réduire les risques liés à la concurrence. |
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Identifier les contraintes du projet Les contraintes sont des facteurs qui limitent les options du responsable de projet en matière de conception et de gestion de projet. La plupart des projets ont trois contraintes :
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Durée de vie limitée Les dates de fin des principaux livrables fixent généralement la durée totale du projet.
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Limitations en ressources humaines et autres Les responsables de projet disposent généralement d’un nombre limité de personnes pour effectuer le travail sur un projet, ou d’un budget limité.
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Faible portée Un projet est généralement limité par la quantité de travail pouvant être accomplie par l’équipe. Si le projet comporte trop de livrables ou de caractéristiques, le planning risque d’être trop court pour pouvoir remplir tous les objectifs.
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La modification d’une contrainte affecte en général les deux autres et peut affecter la qualité globale. Par exemple, la réduction de la durée du projet force le responsable de projet a prendre des décisions concernant le nombre de travailleurs nécessaires pour accomplir les livrables du projet. S’il n’y a pas assez de travailleurs, la réduction de la durée du projet peut avoir d’autres conséquences, telles que la diminution de sa portée.
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Identifier le plus rapidement possible les parties prenantes L’un des principaux dangers consiste à oublier d’identifier les parties prenantes critiques et comment communiquer avec eux de manière efficace. Si vous n’identifiez pas une partie prenante critique après le démarrage du projet, celui-ci risque de s’enliser ou de dépasser le budget suite à la proposition de nouvelles méthodes et de nouveaux objectifs.
Étape 1 : capturer les idées initiales
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Prenez des notes avec OneNote pendant que vous réfléchissez à votre projet et à ce que vous souhaitez accomplir. Vos notes peuvent contenir des messages électroniques, des liens vers des sites web, des vidéos ou des ébauches de caractéristiques. |
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Les projets débutent parfois sous forme de simples listes Excel. Lorsque leur ampleur l’impose, importez-les dans Project, où vous pourrez organiser et planifier les tâches plus efficacement. |
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Utiliser Microsoft 365 sur n’importe quel PC pour capturer des notes de projet n’importe où |
Utilisez les premières spécifications de projet à l’aide de Microsoft 365. Tant que vous travaillez sur un PC disposant d’une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents à l’aide des versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande et depuis n’importe où. |
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Utilisez Office pour le web sans Microsoft 365. Tant que vous possédez un compte Microsoft, vous pouvez utiliser les versions web de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote pour capturer vos idées de projet initiales. |
Étape 2 : prendre contact avec les parties prenantes
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Quelle que soit la phase actuelle de planification de projet, un rapport à la présentation correcte aide à obtenir l’accord des parties prenantes quant aux livrables du projet. |
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Si les parties prenantes ne peuvent pas être présentes, organisez des réunions en ligne pour communiquer avec elles. Partagez des diapositives PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou des notes OneNote pour discuter des plans de projet préliminaires. Personnes pouvez participer à des réunions en ligne Microsoft Teams dans leur bureau, sur la route ou sur leur appareil mobile. |
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Lorsque vous avez des questions lorsque vous travaillez sur une planification de projet, discutez avec eux en ligne à l’aide de Teams. |
Étape 3 : démarrer un projet
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Copier et coller à partir de Word, Outlook ou PowerPoint dans Project |
Copiez une liste de tâches dans Word, Outlook ou PowerPoint et collez-la dans Project pour démarrer rapidement une planification. Project conserve la structure hiérarchique et la mise en forme (uniquement dans Project 2013 et versions ultérieures). |
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Vous pouvez créer un projet basé sur un modèle prérempli avec des tâches de projets semblables au vôtre. Une grande partie de ces projets ont été créés par des experts dans le but de vous aider à vous mettre rapidement sur de bons rails. |
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Déplacez une liste de tâches démarrée dans Excel vers Project. Celui-ci conservera la mise en forme et la structure du plan. |
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Importer une liste de tâches SharePoint comme ébauche de projet |
Les projets commencent parfois sous forme de listes de tâches dans SharePoint pour le partage avec des personnes sans Project. Une fois que la liste de tâches a dépassé une certaine taille, déplacez-la vers Project pour continuer à travailler dessus. |
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Une fois que vous avez démarré votre projet dans Project, vous pouvez commencer à ajouter des tâches, à les organiser, à les lier, à ajouter des personnes, etc. |
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