Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

Le type d’une colonne détermine la manière dont les données sont stockées et affichées dans une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque, vous choisissez un type de colonne qui indique le type de données que vous voulez y stocker, par exemple des nombres uniquement, du texte mis en forme ou un nombre calculé automatiquement.

Cet article traite des types de colonnes par défaut que vous pouvez créer et du moment où utiliser chaque type de colonne. Les colonnes sont ajoutées à un ou plusieurs affichages de la liste ou bibliothèque pour vous aider à afficher les données de manière significative. Selon votre organisation, d’autres types de colonne peuvent être disponibles. 

Remarque : Vous pouvez ajouter,modifier,afficher/masquerou supprimer des colonnes dans une liste ou bibliothèque, ainsi que créer ou supprimer une liste d’une page ou d’un site SharePoint. Pour plus d’informations sur la gestion des listes ou des bibliothèques avec de nombreux éléments, voir Gérer les listes et bibliothèques de grande taille dans SharePoint.

Sélectionnez votre affichage de SharePoint dans l’un des onglets suivants :

Les colonnes vous permettent de créer des affichages significatifs des éléments d’une liste ou bibliothèque. L’utilisation de colonnes vous permet de trier, de grouper et de filtrer des éléments, ainsi que de calculer automatiquement les données relatives aux éléments et d’afficher les résultats de ces calculs. Les colonnes vous permettent également de spécifier les informations à entrer sur un élément lorsqu’une personne ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque. Lorsqu’un élément est ajouté, un formulaire s’affiche et fournit des champs et des options pour la saisie d’informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que Titre ou Modifié par,sont créées automatiquement. Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires en fonction de vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et options qui apparaissent dans ce formulaire, ainsi que les colonnes qui peuvent être ajoutées aux affichages de la liste ou bibliothèque.

Vous spécifiez le type de colonne que vous souhaitez lorsque vous créez une colonne. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un type de colonne différent pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données actuellement stockées dans la colonne. La modification du type de colonne d’une colonne existante peut corruption des données déjà stockées dans la colonne. Pour ces raisons, il est important de décider du type de données que vous voulez stocker avant de créer une colonne. Au moment de choisir le type de colonne de votre choix, prenons en compte les considérations suivantes :

  • Quel type de données voulez-vous stocker ? Des lettres uniquement ? Des chiffres uniquement ? Texte formaté ? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker des lettres dans une colonne Nombre. Le choix du type de colonne le plus approprié consiste à connaître le type de colonne que vous voulez stocker.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs financiers ? Si c’est le cas, le type de colonne Devise est la meilleure option.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques ? Ces calculs doivent-ils être précis ? Vous pouvez calculer des données dans des colonnes numériquesou monétaires, mais pas dans des colonnes de texte. En outre, les calculs dans une colonne Devise sont plus précis.

  • Comment voulez-vous trier les données dans la colonne ? Dans une colonne de texte, les nombres sont triés sous la direction de chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 200, etc.) et non en tant que valeurs numériques. Pour trier des nombres en tant que valeurs numériques, utilisez une colonne Nombre ou Devise. Par ailleurs, un grand nombre de formats de date ne sont pas triés correctement s’ils sont stockés dans une colonne texte. Pour un tri correct des dates, utilisez une colonne Date et heure.

  • Voulez-vous vous assurer que les personnes entrent des informations dans la colonne ? Si c’est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est requise et que les personnes ne peuvent pas ajouter un élément sans entrer les informations.

Utilisé pour collecter et afficher de petites quantités de texte nonformé en une seule ligne, notamment :

  • Texte uniquement, tel que les prénoms, les noms ou les noms de service

  • Combinaisons de texte et de chiffres, comme des adresses postales ou des numéros de compte

  • Nombres non utilisés dans les calculs, comme les numéros d’ID d’employé, les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros de pièce

Une seule ligne de colonne de texte peut afficher jusqu’à 255 caractères dans une seule ligne. Si vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque et que vous voulez afficher du texte mise en forme ou plusieurs lignes de texte à la fois, créez une colonne de plusieurs lignes de texte. Vous pouvez modifier une seule ligne de colonne de texte existante en plusieurs lignes de colonne de texte sans perdre les données stockées dans la colonne déjà.

Vous pouvez personnaliser une seule ligne de colonne de texte de ces façons :

  • Affecter une limite de caractères    Limitez le nombre de caractères en fixant le nombre maximal de caractères voulu. Par exemple, si la colonne stocke des numéros d’ID d’employé à cinq chiffres, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les personnes n’entrent que cinq caractères.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un texte spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer un texte différent s’ils le souhaitent. Lorsque vous définissez la valeur par défaut,les personnes peuvent entrer des informations plus rapidement en acceptant la valeur par défaut, sauf si elles ont besoin de les modifier. Par exemple, si la colonne stocke le nom d’une société affectée à un projet et que votre organisation travaille avec une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le nom.

    Une valeur par défaut peut être soit du texte que vous spécifiez, soit le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher automatiquement un texte spécifique, mais le texte peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, de la manière dont l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction d’informations d’autres colonnes ou d’autres fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date du jour, ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

Utilisé dans une liste ou une bibliothèque pour collecter et afficher du texte formaté ou du texte long et des nombres sur plusieurs lignes, par exemple une description d’élément. Une colonne de texte de plusieurs lignes peut stocker jusqu’à 63 999 caractères et vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte à afficher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque celle-ci est affichée dans une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez personnaliser une colonne de plusieurs lignes de texte de ces façons :

  • Affecter une limite d’affichage    Limitez le nombre de lignes qui s’affichent lorsque les personnes entrent des informations sur un élément avec le nombre de lignes pour le paramètre de modification. Par exemple, si la colonne stocke des notes longues sur un événement de calendrier, vous pouvez choisir d’afficher dix lignes de texte. Cela permet aux personnes de saisir plus facilement des informations, car elles peuvent facilement voir tout le texte qu’elles ont entré. À l’inverse, si la colonne ne stocke qu’une ou deux phrases concernant un événement, vous pouvez choisir d’afficher seulement deux ou trois lignes de texte.

    Si vous attribuez une limite d’affichage, celle-ci ne limite pas la quantité de texte qui s’affiche lorsque la colonne apparaît dans une liste. Tout le texte entré pour un élément s’affiche dans la colonne.

  • Activer ou désactiver lamise en forme du texte (disponible uniquement dans les listes) Utilisez le texte enrichi amélioré (texte enrichi avec images, tableaux et liens hypertexte) pour déterminer si les utilisateurs peuvent appliquer une mise en forme telle que le gras, l’italique ou des couleurs à du texte. Si elle est désactivée, la liste ne prendra en charge aucune option de mise en forme. Si elle est activée, la liste prendra en charge une mise en forme de base telle que le gras, l’italique, les listes à puces ou numéroter, le texte coloré et les couleurs d’arrière-plan, ainsi que les liens hypertexte, les images et les tableaux.

  • Ajouter des modifications (uniquement   disponibles dans les listes)Si contrôle des versions a été activé pour la liste, Ajouter les modifications au texte existant spécifie si les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau texte sur un élément sans remplacer le texte existant concernant cet élément. Si vous choisissez de ne pas y apporter de modifications, le nouveau texte concernant un élément remplace tout texte existant concernant cet élément dans la colonne. Si vous choisissez d’ajouter les modifications, les personnes peuvent entrer des informations supplémentaires sur un élément, tout en regardant le texte qui a été précédemment entré ainsi que la date et l’heure de saisie du texte. Lorsqu’elle est affichée dans une liste (et non en tant que champ dans un formulaire d’élément), la colonne affiche le lien hypertexte Afficher les entrées àla place du texte et les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien hypertexte pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne pour cet élément.

    Important : Si vous dés éteindre cette option après avoir créé la colonne, toutes les informations, à l’exception de l’entrée la plus récente, sont supprimées.

Ajoutez des données de localisation enrichies à partir de Bing Maps ou de l’annuaire de votre organisation. La colonne Emplacement fournit des colonnes supplémentaires pour filtrer, trier et rechercher des informations connexes, notamment l’adresse, la ville, le département, le pays ou la région, le code postal, les coordonnées ou le nom.

Utilisé pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.

Conseils pour choisir une colonne Nombreou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Devise pour stocker des données numériques dans le but de faire des calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas que des nombres arrondis ne s’utilisent pas dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre, une colonne Devise est exacte de 15 chiffres à gauche de la virgule et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnesNombre et Devise fournissent des formats prédéfinés qui déterminent la façon dont les données apparaissent.

Vous pouvez personnaliser une colonne Nombre de ces façons :

  • Spécifier des valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de nombres que les personnes peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke la quantité de travail effectué pour une tâche sous la mesure d’un pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimale et une cent comme valeur maximale. De même, si la colonne stocke le nombre de participants pour un événement et que vous voulez limiter les participants à un nombre spécifique, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.

  • Inclure les décimales    Spécifiez si les nombres contiennent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Si la colonne doit stocker les nombres qui comportent plus de cinq décimales, vous pouvez choisir Automatique lorsque vous sélectionnez le nombre de décimales à inclure. Automatique est également un bon choix si la colonne stocke les résultats des calculs et que vous souhaitez que le résultat soit aussi précis que possible. Toutefois, si vous voulez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne ont le même nombre de décimales, il est important de limiter le nombre de décimales à zéro, pour les nombres entiers uniquement ou un autre nombre de décimales à cinq.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un nombre spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer d’autres nombres s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux personnes d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d’ordinateurs dont dispose chaque membre de l’équipe et que chaque membre de l’équipe a au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le numéro.

    Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher un nombre spécifique automatiquement, mais ce nombre peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, de la manière dont l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre sur la base d’informations d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Formater le nombre sous forme de pourcentage    Le paramètre Afficher sous forme de pourcentage vous permet d’afficher et de stocker le nombre sous forme de pourcentage et de le traiter comme un pourcentage lorsqu’il est utilisé pour calculer d’autres valeurs.

Utilisé pour stocker des informations vraies/fausses ou oui/non, telles que le fait que quelqu’un participe à un événement. Une colonne Oui/Non s’affiche sous la mesure d’une case à cocher lorsque les personnes entrent des informations sur un élément. Pour indiquer Oui,les membres de l’équipe cochent la case. Pour indiquerNon, les membres de l’équipe ont cocher la case.

Les données d’une colonne Oui/Non peuvent être utilisées dans des calculs pour d’autres colonnes. Dans ce cas, Oui est converti en valeur numérique de un (1) et Non en valeur numérique de zéro (0).

Vous pouvez personnaliser une colonne Oui/Non en choisissant une valeur par défaut pour elle. Une valeur par défaut est la sélection qui s’affiche automatiquement lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément. Les personnes peuvent sélectionner une autre valeur s’ils doivent le faire. Pour une colonne Oui/Non, vous pouvez spécifier si la case à cocher est sélectionnée automatiquement, en indiquant une valeur Oui ou non, en indiquant une valeur Non.

Permet de fournir une liste de personnes et de groupes dans laquelle les personnes peuvent choisir quand elles ajoutent ou modifient un élément. Par exemple, dans une liste de tâches, une colonne Personne ou Groupe nommée Affecté à peut fournir une liste de personnes à qui une tâche peut être attribuée. Le contenu de la liste dépend de la façon dont les services d’annuaire et SharePoint groupes d’annuaires ont été configurés pour le site. Pour personnaliser le contenu de la liste, vous devrez peut-être contacter votre administrateur.

Vous pouvez personnaliser une colonne Personne ou Groupe de ces façons :

  • Autoriser plusieurs sélections    Autorisez les utilisateurs à sélectionner autant d’options que vous le souhaitez ou limitez le nombre de sélections à une seule option.

  • Inclure ou exclure des groupes de personnes    Indiquez si la liste contient uniquement des personnes individuelles ou si elle inclut en outre les listes de distribution de courrier et SharePoint groupes de distribution. Par exemple, dans une liste de tâches, vous pouvez inclure uniquement des personnes individuelles pour s’assurer qu’une personne en particulier est responsable de chaque tâche. Dans une liste projets, vous souhaitez peut-être inclure des listes de distribution de courrier électronique et des groupes de SharePoint pour garantir qu’une équipe soit associée à chaque projet.

Remarque : Le statut de présence, auparavant disponible avec le nom (avec présence),n’est pas disponible dans les navigateurs modernes. Votre organisation peut choisir de rendre la présence disponible en suivant les étapes de l’affichage d’un site SharePoint classique en mode document Internet Explorer 10.

Utilisé pour stocker les dates du calendrier, ou les deux dates et heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux du site. Si le format que vous voulez n’est pas disponible, demandez à votre administrateur d’ajouter la prise en charge de la région appropriée au site.

Vous pouvez personnaliser une colonne de date et d’heure de ces façons :

  • Inclure uniquement la date ou les deux    Indiquez si vous souhaitez inclure uniquement la date du calendrier ou les deux date et heure du jour.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement une date ou une heure spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une autre valeur s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux personnes d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke la date à laquelle une dépense est occasionnée et que la plupart des dépenses sont liées au premier jour de l’année fiscale, vous pouvez spécifier le premier jour de l’exercice comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer la date.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date à laquelle un élément est ajouté à une liste ou bibliothèque, ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher une date ou une heure spécifique automatiquement, mais la date ou l’heure peut varier en fonction de l’élément. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur sur la base d’informations d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date du jour. Par exemple, si vous souhaitez que la colonne affiche une date se s’affichant 30 jours après la date actuelle, tapez l’équation =[AUJOURD’HUI]+30 dans la zone Valeur calculée.

Permet aux personnes de faire leur choix dans une liste d’options que vous fournissez. Ce type de colonne est idéal pour vous assurer de la cohérence de toutes les données de la colonne, car vous pouvez limiter les valeurs stockées dans une colonne.

Vous pouvez personnaliser une colonne choix de ces façons :

  • Définir la liste de choix    Fournissez une liste exacte des valeurs que les personnes peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez le texte d’exemple de la zone Choix par les valeurs de votre choix. Tapez chaque valeur sur une ligne distincte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.

  • Activer des choix personnalisés supplémentaires    Pour permettre aux utilisateurs d’entrer une valeur qui n’est pas incluse dans la liste de choix, vous pouvez activer l’instruction Peut ajouter des valeurs manuellement. Il peut être bon de le faire si vous ne connaissez peut-être pas toutes les valeurs que les personnes doivent entrer à propos d’éléments. Si vous préférez que les utilisateurs utilisent uniquement les valeurs que vous spécifiez, désactiver Peut ajouter des valeurs manuellement.

  • Afficher une valeur par défaut    Sélectionnez automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de choisir une autre valeur s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux personnes d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les noms des sociétés affectées à un projet et que votre organisation travaille avec une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à choisir le nom.

    Une valeur par défaut peut être soit une valeur que vous spécifiez, soit le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher automatiquement un texte spécifique dans la colonne, mais le texte peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, de la façon dont l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction d’informations d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date du jour, ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

    Dans le menu déroulant, sélectionnez le choix par défaut que vous voulez afficher ou sélectionnez Aucune pour laisser le choix par défaut vide.

  • Choisir un format d’affichage    Afficher les choix via un menu déroulant ou des boutons radio. Tout d’abord, sélectionnez Autres options,puis sous Afficher les choix à l’aidede , sélectionnez votre format préféré.

Options des colonnes Choix dans l’expérience moderne

Permet de stocker un lien hypertexte vers une page web, un graphique ou une autre ressource.

Une colonne Lien hypertexte stocke l’URL (Uniform Resource Locator) d’une page web, d’un graphique ou d’une autre ressource. Selon le format d’affichage que vous choisissez, il affiche un lien hypertexte qui permet d’accéder à la ressource, ou un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique.

Lorsqu’un utilisateur ajoute un lien hypertexte à un élément de liste, il doit entrer l’URL et le texte descriptif qui s’affiche dans la colonne. Si l’URL est un fichier graphique, tel que http://www.example.com/image.gif, ils peuvent éventuellement entrer un texte de remplacement descriptif pour le graphisme, qui s’affiche pour les personnes qui désactiver les graphiques dans leur navigateur ou qui utilisent un logiciel de lecture d’écran pour convertir les graphiques à l’écran en mots prononcés.

Utilisé pour stocker des valeurs monétaires.

Conseils pour choisir une colonne Nombreou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Devise pour stocker des données numériques dans le but de faire des calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas que des nombres arrondis ne s’utilisent pas dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre, une colonne Devise est exacte de 15 chiffres à gauche de la virgule et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnesNombre et Devise fournissent des formats prédéfinés qui déterminent la façon dont les données apparaissent.

Vous pouvez personnaliser une colonne Devise de ces façons :

  • Spécifier les valeurs minimales et maximales autorisées    Limitez la plage de valeurs monétaires que les personnes peuvent entrer. Par exemple, si les magasins de colonnes ont signalé des dépenses pour un événement et que votre organisation limite les montants dans une plage spécifique, vous pouvez spécifier ces limites comme valeurs minimales et maximales.

  • Inclure les décimales    Spécifiez si les valeurs incluent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs monétaires, vous pouvez choisir deux décimales ou, si vous préférez stocker uniquement les valeurs arrondies, vous pouvez choisir zéro. Pour les valeurs non monétaires utilisées dans des calculs qui nécessitent un haut degré de précision, vous pouvez choisir de limiter le nombre de décimales à zéro à cinq ou, pour des valeurs plus précises, choisir Automatique d’utiliser automatiquement le nombre de décimales approprié pour le résultat du calcul.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une autre valeur s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux personnes d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses liées à la configuration de nouveaux comptes et que ces dépenses sont généralement identiques pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier ce montant comme valeur par défaut. Par conséquent, cette valeur s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le numéro.

    Une valeur par défaut peut être soit une valeur que vous spécifiez, soit le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher une valeur spécifique automatiquement, mais la valeur peut varier en fonction de l’élément, de l’ajout de l’élément, de la manière dont l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur sur la base d’informations d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Choisir un format monétaire    Assurez-vous que toutes les valeurs dans la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format monétaire spécifique pour la colonne. La zone de détail propose plus de 100 pays/région de sorte que vous pouvez spécifier des devises dans la plupart des formats locaux.

Permet d’ajouter un seul fichier image à partir de votre appareil à un élément d’une liste ou d’une bibliothèque.

Une fois que vous avez ajouté une colonne Image à une liste ou bibliothèque, vous pouvez :

  • Ajoutez une image à l’aide du formulaire de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans la capture d’écran sous Photo de l’appareil se trouve la colonne Image.

    Image Column New Item
  • Affichez, remplacez ou supprimez une image lorsque vous affichez les propriétés de l’élément ou du fichier dans le formulaire en sélectionnant l’icône Modifier (crayon) ou Supprimer (poubelle).

    Image Column view, replace, or delete

Pour en savoir plus sur les listes et les bibliothèques, voir Types de colonnes et options des listes et bibliothèques.

Utilisez ce type de colonne pour permettre aux utilisateurs du site de sélectionner des valeurs à partir d’un ensemble de termes gérés spécifique et d’appliquer ces valeurs à leur contenu. Les utilisateurs peuvent créer et configurer une colonne de métadonnées gérées afin de les maser sur un ensemble de termes ou un terme existant, ou créer un ensemble de termes spécifiquement pour une colonne de métadonnées gérées.

Les colonnes de métadonnées gérées ont plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui aident les utilisateurs à sélectionner et à appliquer des termes au contenu, telles que la prise en charge de la « avance à l’avance », ainsi qu’à la prise en charge de l’ambiguïté entre termes, descriptions, synonymes et valeurs multilingues.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l’utilisation cohérente des métadonnées sur tous les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste de termes qu’ils peuvent appliquer à leur contenu.

Ces termes proviennent d’un ensemble de termes géré de manière centralisée dans l’outil de gestion du magasin de termes par un administrateur de magasin de termes ou d’autres personnes autorisées à gérer les termes. Chaque fois qu’un ensemble de termes lié à une colonne de métadonnées gérées spécifiques est mis à jour, les termes mis à jour deviennent automatiquement disponibles aux utilisateurs où la colonne Métadonnées gérées est disponible.

Vous pouvez personnaliser la colonne Métadonnées gérées des façons suivantes :

créer colonne1

Sélection d’un ensemble ou d’un terme : spécifier l’ensemble de termes qui contient les valeurs à associer à cette colonne.  

Lorsqu’un ensemble de termes est trouvé, cliquez dessus pour sélectionner le premier niveau de la hiérarchie à afficher dans la colonne. Les niveaux sous le terme que vous avez sélectionné s’affichent uniquement lorsque l’utilisateur sélectionne une valeur. 

Afficher une valeur par défaut : une valeur spécifique est sélectionnée automatiquement lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de sélectionner d’autres termes s’ils le doivent.  

Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si l’ensemble de termes associé à la colonne représente les différentes régions géographiques de votre organisation et qu’il existe un terme d’emplacement principal qui est pertinent pour le contenu de cette liste ou bibliothèque, vous pouvez sélectionner ce terme comme valeur par défaut. Par conséquent, ce terme d’emplacement est sélectionné automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste ou à la bibliothèque et les utilisateurs n’ont pas besoin de sélectionner un emplacement sauf s’il est différent. 

Choisir un format d’affichage : la valeur sélectionnée de l’ensemble de termes peut être affichée sous la forme d’une seule valeur avec uniquement l’étiquette du terme (par exemple: Sydney) ou avec le chemin d’accès hiérarchique complet du terme & ses parents (exemple : Géolocalisations : Australie : Sydney) 

Autoriser les utilisateurs à taper de nouvelles valeurs . L’activation de cette option permettra aux utilisateurs d’ajouter de nouveaux termes à l’ensemble de termes. Veuillez noter que cette option est disponible uniquement si l’ensemble de termes est spécifié pour être ouvert aux contributions des utilisateurs. 

Autoriser plusieurs valeurs : la sélection de cette option permet à la colonne de contenir plusieurs valeurs. Notez que l’activation de cette fonctionnalité empêchera le tri des données dans les affichages de liste.  

Pour plus d’informations sur les métadonnées gérées et leur utilisation, voir Introduction aux métadonnées gérées. 

Remarque : L’option Métadonnées gérées est actuellement déployée pour les clients du programme de publication ciblée et peut ne pas être disponible pour certains utilisateurs.

Les colonnes vous permettent de créer des affichages significatifs des éléments d’une liste ou bibliothèque. L’utilisation de colonnes vous permet de trier, de grouper et de filtrer des éléments, ainsi que de calculer automatiquement les données relatives aux éléments et d’afficher les résultats de ces calculs. Les colonnes vous permettent également de spécifier les informations à entrer sur un élément lorsqu’une personne ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque. Lorsqu’un élément est ajouté, un formulaire s’affiche et fournit des champs et des options pour la saisie d’informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que Titre et Modifié par,sont créées automatiquement. Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires en fonction de vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et options qui apparaissent dans ce formulaire, ainsi que les colonnes qui peuvent être ajoutées aux affichages de la liste ou bibliothèque.

Vous spécifiez le type de colonne que vous souhaitez lorsque vous créez une colonne. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un type de colonne différent pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données actuellement stockées dans la colonne. La modification du type de colonne d’une colonne existante peut corruption des données déjà stockées dans la colonne. Pour ces raisons, il est important de décider du type de données que vous voulez stocker avant de créer une colonne. Au moment de choisir le type de colonne de votre choix, prenons en compte les considérations suivantes :

  • Quel type de données voulez-vous stocker ? Des lettres uniquement ? Des chiffres uniquement ? Texte formaté ? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker des lettres dans une colonne Nombre. Le choix du type de colonne le plus approprié consiste à connaître le type de colonne que vous voulez stocker.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs financiers ? Si c’est le cas, le type de colonne Devise est la meilleure option.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques ? Ces calculs doivent-ils être précis ? Vous pouvez calculer des données dans des colonnes numériquesou monétaires, mais pas dans des colonnes de texte. En outre, les calculs dans une colonne Devise sont plus précis.

  • Comment voulez-vous trier les données dans la colonne ? Dans une colonne de texte, les nombres sont triés sous la direction de chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 200, etc.) et non en tant que valeurs numériques. Pour trier des nombres en tant que valeurs numériques, utilisez une colonne Nombre ou Devise. Par ailleurs, un grand nombre de formats de date ne sont pas triés correctement s’ils sont stockés dans une colonne texte. Pour un tri correct des dates, utilisez une colonne Date et heure.

  • Voulez-vous vous assurer que les personnes entrent des informations dans la colonne ? Si c’est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est requise et que les personnes ne peuvent pas ajouter un élément sans entrer les informations.

Utilisez ce type de champ de colonne pour collecter et afficher de petites quantités de texte nonformé en une seule ligne, notamment :

  • Texte uniquement, tel que les prénoms, les noms ou les noms de service

  • Combinaisons de texte et de chiffres, comme des adresses postales ou des numéros de compte

  • Nombres non utilisés dans les calculs, comme les numéros d’ID d’employé, les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros de pièce

Une seule ligne de colonne de texte affiche 255 caractères en une seule ligne. Si vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque et que vous voulez afficher du texte mise en forme ou plusieurs lignes de texte à la fois, créez une colonne de plusieurs lignes de texte. Vous pouvez modifier une seule ligne de colonne de texte existante en plusieurs lignes de colonne de texte sans perdre les données stockées dans la colonne déjà.

Vous pouvez personnaliser une seule ligne de colonne de texte de ces façons :

  • Affecter une limite de caractères    Limitez le nombre de caractères en fixant le nombre maximal de caractères voulu. Par exemple, si la colonne stocke des numéros d’ID d’employé à cinq chiffres, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les personnes n’entrent que cinq caractères.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un texte spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer un texte différent s’ils le souhaitent. Lorsque vous définissez la valeur par défaut,les personnes peuvent entrer des informations plus rapidement en acceptant la valeur par défaut, sauf si elles ont besoin de les modifier. Par exemple, si la colonne stocke le nom d’une société affectée à un projet et que votre organisation travaille avec une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le nom.

    Une valeur par défaut peut être soit du texte que vous spécifiez, soit le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher automatiquement un texte spécifique, mais le texte peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, de la manière dont l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction d’informations d’autres colonnes ou d’autres fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date du jour, ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

    Choix pour une seule ligne de colonne de texte

Utilisez ce type de champ de colonne dans une liste ou bibliothèque pour collecter et afficher du texte formaté ou du texte long et des nombres sur plusieurs lignes, comme une description d’élément. Une colonne de texte de plusieurs lignes peut stocker jusqu’à 63 999 caractères et vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte à afficher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque celle-ci est affichée dans une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez personnaliser une colonne de plusieurs lignes de texte de ces façons :

  • Affecter une limite d’affichage    Limitez le nombre de lignes qui s’affichent lorsque les personnes entrent des informations sur un élément avec le nombre de lignes pour le paramètre de modification. Par exemple, si la colonne stocke des notes longues sur un événement de calendrier, vous pouvez choisir d’afficher dix lignes de texte. Cela permet aux personnes de saisir plus facilement des informations, car elles peuvent facilement voir tout le texte qu’elles ont entré. À l’inverse, si la colonne ne stocke qu’une ou deux phrases concernant un événement, vous pouvez choisir d’afficher seulement deux ou trois lignes de texte.

    Si vous attribuez une limite d’affichage, celle-ci ne limite pas la quantité de texte qui s’affiche lorsque la colonne apparaît dans une liste. tout le texte entré pour un élément s’affiche dans la colonne.

  • Autoriser une longueur illimitée    (disponible uniquement dans les bibliothèques de documents) Lorsque vous utilisez plusieurs lignes de texte dans une bibliothèque de documents, vous pouvez spécifier que le champ n’est pas limité.

  • Activer ou désactiver la mise en forme du texte (disponible   uniquement dans les listes) Spécifier le type de texte pour permettre aux utilisateurs d’appliquer ou non une mise en forme telle que le gras, l’italique ou des couleurs au texte. Il existe deux options : texte simple, qui ne prend pas en charge les options de mise en forme ; ou le texte enrichiamélioré, qui prend en charge la mise en forme de base telle que le gras, l’italique, les listes à puces ou numéroter, le texte coloré et les couleurs d’arrière-plan. Il offre également des options supplémentaires pour les liens hypertexte, les images et les tableaux.

  • Ajouter des modifications (uniquement   disponibles dans les listes) Si contrôle des versions a été activé pour la liste, Ajouter les modifications au texte existant spécifie si les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau texte sur un élément sans remplacer le texte existant concernant cet élément. Si vous choisissez de ne pas y apporter de modifications, le nouveau texte concernant un élément remplace tout texte existant concernant cet élément dans la colonne. Si vous choisissez d’ajouter les modifications, les personnes peuvent entrer des informations supplémentaires sur un élément, tout en regardant le texte qui a été précédemment entré ainsi que la date et l’heure de saisie du texte. Lorsqu’elle est affichée dans une liste (et non en tant que champ dans un formulaire d’élément), la colonne affiche le lien hypertexte Afficher les entrées àla place du texte et les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien hypertexte pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne pour cet élément.

    Important : Si vous dés éteindre cette option après avoir créé la colonne, toutes les informations, à l’exception de l’entrée la plus récente, sont supprimées.

Choix pour plusieurs lux de colonne de texte

Paramètres des listes

Texte de colonne multiligne pour les bibliothèques de documents

Paramètres des bibliothèques

Utilisez ce type de champ de colonne pour faire un choix parmi une liste d’options que vous fournissez. Ce type de colonne est idéal pour vous assurer de la cohérence de toutes les données de la colonne, car vous pouvez limiter les valeurs stockées dans une colonne.

Conseil : Pour limiter les valeurs d’une colonne aux seules valeurs stockées dans le site, utilisez une colonne de recherche au lieu d’une colonne de choix. Vous pourrez en savoir plus sur les colonnes de recherche plus loin dans cet article.

Vous pouvez personnaliser une colonne choix de ces façons :

  • Définir la liste de choix    Fournissez une liste exacte des valeurs que les personnes peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez le texte d’exemple dans le Type de chaque choix dans une zone de ligne distincte par les valeurs de votre choix. Tapez chaque valeur sur une ligne distincte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.

  • Choisir un format d’affichage    Autoriser plusieurs sélections avec des case à cocher ou une seule sélection sans. Notez que SharePoint seules les radios s’affichent dans les SharePoint classiques.

  • Activer des choix personnalisés supplémentaires    Pour permettre aux utilisateurs d’entrer une valeur qui n’est pas incluse dans la liste de choix, activer les choix de remplissage. Il peut être bon de le faire si vous ne connaissez peut-être pas toutes les valeurs que les personnes doivent entrer à propos d’éléments. Si vous préférez que les personnes utilisent uniquement les valeurs que vous spécifiez, désactiver les choix de remplissage.

  • Afficher une valeur par défaut    Sélectionnez automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de choisir une autre valeur s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux personnes d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les noms des sociétés affectées à un projet et que votre organisation travaille avec une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à choisir le nom.

    Une valeur par défaut peut être soit une valeur que vous spécifiez, soit le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher automatiquement un texte spécifique dans la colonne, mais le texte peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, de la façon dont l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction d’informations d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date du jour, ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

Options pour les colonnes de choix

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.

Conseils pour choisir une colonne Nombreou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Devise pour stocker des données numériques dans le but de faire des calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas que des nombres arrondis ne s’utilisent pas dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre, une colonne Devise est exacte de 15 chiffres à gauche de la virgule et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnesNombre et Devise fournissent des formats prédéfinés qui déterminent la façon dont les données apparaissent.

Vous pouvez personnaliser une colonne Nombre de ces façons :

  • Spécifier des valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de nombres que les personnes peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke la quantité de travail effectué pour une tâche sous la mesure d’un pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimale et une cent comme valeur maximale. De même, si la colonne stocke le nombre de participants pour un événement et que vous voulez limiter les participants à un nombre spécifique, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.

  • Inclure les décimales    Spécifiez si les nombres contiennent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Si la colonne doit stocker les nombres qui comportent plus de cinq décimales, vous pouvez choisir Automatique lorsque vous sélectionnez le nombre de décimales à inclure. Automatique est également un bon choix si la colonne stocke les résultats des calculs et que vous souhaitez que le résultat soit aussi précis que possible. Toutefois, si vous voulez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne ont le même nombre de décimales, il est important de limiter le nombre de décimales à zéro, pour les nombres entiers uniquement ou un autre nombre de décimales à cinq.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un nombre spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer d’autres nombres s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux personnes d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d’ordinateurs dont dispose chaque membre de l’équipe et que chaque membre de l’équipe a au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le numéro.

    Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher un nombre spécifique automatiquement, mais ce nombre peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, de la manière dont l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre sur la base d’informations d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Formater le nombre sous forme de pourcentage    Le paramètre Afficher sous forme de pourcentage vous permet d’afficher et de stocker le nombre sous forme de pourcentage et de le traiter comme un pourcentage lorsqu’il est utilisé pour calculer d’autres valeurs.

Choix pour la colonne numérique

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs monétaires.

Conseils pour choisir une colonne Nombreou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Devise pour stocker des données numériques dans le but de faire des calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas que des nombres arrondis ne s’utilisent pas dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre, une colonne Devise est exacte de 15 chiffres à gauche de la virgule et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnesNombre et Devise fournissent des formats prédéfinés qui déterminent la façon dont les données apparaissent.

Choix des colonnes monétaires

Vous pouvez personnaliser une colonne Devise de ces façons :

  • Spécifier des valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de valeurs monétaires que les personnes peuvent entrer. Par exemple, si les magasins de colonnes ont signalé des dépenses pour un événement et que votre organisation limite les montants dans une plage spécifique, vous pouvez spécifier ces limites comme valeurs minimales et maximales.

  • Inclure les décimales    Spécifiez si les valeurs incluent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs monétaires, vous pouvez choisir deux décimales ou, si vous préférez stocker uniquement les valeurs arrondies, vous pouvez choisir zéro. Pour les valeurs non monétaires utilisées dans des calculs qui nécessitent un haut degré de précision, vous pouvez choisir de limiter le nombre de décimales à zéro à cinq ou, pour des valeurs plus précises, choisir Automatique d’utiliser automatiquement le nombre de décimales approprié pour le résultat du calcul.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une autre valeur s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux personnes d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses liées à la configuration de nouveaux comptes et que ces dépenses sont généralement identiques pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier ce montant comme valeur par défaut. Par conséquent, cette valeur s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le numéro.

    Une valeur par défaut peut être soit une valeur que vous spécifiez, soit le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher une valeur spécifique automatiquement, mais la valeur peut varier en fonction de l’élément, de l’ajout de l’élément, de la manière dont l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur sur la base d’informations d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Choisir un format monétaire    Assurez-vous que toutes les valeurs dans la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format monétaire spécifique pour la colonne. La zone de détail propose plus de 100 pays/région de sorte que vous pouvez spécifier des devises dans la plupart des formats locaux.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des dates de calendrier, ou les deux dates et heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux du site. Si le format que vous voulez n’est pas disponible, demandez à votre administrateur d’ajouter la prise en charge de la région appropriée au site.

Vous pouvez personnaliser une colonne Date et heure de ces façons :

  • Inclure uniquement la date ou les deux    Indiquez si vous souhaitez inclure uniquement la date du calendrier ou les deux date et heure du jour.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement une date ou une heure spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une autre valeur s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux personnes d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke la date à laquelle une dépense est occasionnée et que la plupart des dépenses sont liées au premier jour de l’année fiscale, vous pouvez spécifier le premier jour de l’exercice comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer la date.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date à laquelle un élément est ajouté à une liste ou bibliothèque, ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous voulez afficher une date ou une heure spécifique automatiquement, mais la date ou l’heure peut varier en fonction de l’élément. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur sur la base d’informations d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date du jour. Par exemple, si vous souhaitez que la colonne affiche une date se s’affichant 30 jours après la date actuelle, tapez l’équation =[AUJOURD’HUI]+30 dans la zone Valeur calculée.

Choix pour la colonne date/heure

Utilisez ce type de champ de colonne pour laisser les personnes choisir des valeurs en fonction d’informations qui sont déjà stockées dans le site. Par exemple, si vous souhaitez qu’une colonne stocke les noms des comptes client attribués aux employés et que la liste des comptes doit être limitée à une liste Comptes client sur le site, vous pouvez créer une colonne liste de choix qui affiche les noms dans la liste Comptes client. La liste de choix dans une colonne de recherche apparaît dans une zone de développement, appelée menu déroulant ou zone de liste, selon que vous autorisez ou non les utilisateurs à sélectionner plusieurs valeurs.

Vous pouvez personnaliser une colonne de recherche de ces façons :

  • Choisir la source des valeurs de recherche    Spécifiez la liste, la bibliothèque ou le forum de discussion de votre site qui contient les valeurs que vous voulez stocker dans la colonne. La source ne peut pas être un sous-site, site d’espace de travail de réunion, un wiki ou un blog. Après avoir spécifié la liste, la bibliothèque ou le forum de discussion de votre choix, vous pouvez spécifier la colonne de cette liste, bibliothèque ou forum de discussion qui contient les valeurs de votre choix.

  • Autoriser plusieurs sélections    Autorisez les utilisateurs à choisir autant de valeurs que vous le souhaitez ou limitez le nombre de valeurs qu’ils peuvent choisir à une seule valeur. Si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs, toutes les valeurs apparaissent dans la colonne, séparées par un point-virgule (;).

  • Choisir les colonnes à afficher    Vous pouvez ajouter une ou plusieurs colonnes pour afficher des valeurs de champ spécifiques pour ce type de colonne.

Boîte de dialogue Choix d’une colonne de recherche

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des informations vrai/faux ou oui/non, par exemple si quelqu’un participera à un événement. Une colonne Oui/Non s’affiche sous la mesure d’une case à cocher lorsque les personnes entrent des informations sur un élément. Pour indiquer Oui,les membres de l’équipe cochent la case. Pour indiquerNon, les membres de l’équipe ont cocher la case.

Les données d’une colonne Oui/Non peuvent être utilisées dans des calculs pour d’autres colonnes. Dans ce cas, Oui est converti en valeur numérique de un (1) et Non en valeur numérique de zéro (0).

Vous pouvez personnaliser une colonne Oui/Non en choisissant une valeur par défaut pour elle. Une valeur par défaut est la sélection qui s’affiche automatiquement lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément. Les personnes peuvent sélectionner une autre valeur s’ils doivent le faire. Pour une colonne Oui/Non, vous pouvez spécifier si la case à cocher est sélectionnée automatiquement, en indiquant une valeur Oui ou non, en indiquant une valeur Non.

Choix pour la colonne Oui/Non

Utilisez ce type de champ de colonne pour fournir une liste de personnes et de groupes dans laquelle les personnes peuvent choisir quand elles ajoutent ou modifient un élément. Par exemple, dans une liste de tâches, une colonne Personne ou Groupe nommée Affecté à peut fournir une liste de personnes à qui une tâche peut être attribuée. Le contenu de la liste dépend de la façon dont les services d’annuaire et SharePoint groupes d’annuaires ont été configurés pour le site. Pour personnaliser le contenu de la liste, vous devrez peut-être contacter votre administrateur.

Vous pouvez personnaliser une colonne Personne ou Groupe de ces façons :

  • Autoriser plusieurs sélections    Autorisez les utilisateurs à sélectionner autant d’options que vous le souhaitez ou limitez le nombre de sélections à une seule option.

  • Inclure ou exclure des groupes de personnes    Indiquez si la liste contient uniquement des personnes individuelles ou si elle inclut en outre les listes de distribution de courrier et SharePoint groupes de distribution. Par exemple, dans une liste de tâches, vous pouvez inclure uniquement des personnes individuelles pour s’assurer qu’une personne en particulier est responsable de chaque tâche. Dans une liste projets, vous souhaitez peut-être inclure des listes de distribution de courrier électronique et des groupes de SharePoint pour garantir qu’une équipe soit associée à chaque projet.

  • Limiter la liste aux utilisateurs du site uniquement    Indiquez si la liste inclut l’ensemble des personnes et des groupes du service d’annuaire ou uniquement les personnes et groupes qui ont accès au site en tant que membres d' SharePoint groupe.

  • Spécifier les informations à afficher    Choisissez les informations à afficher sur les personnes ou les groupes. Par exemple, dans une liste de contacts pour une grande organisation, vous pouvez choisir d’afficher le nom, l’image et les détails d’une personne, tels que ses compétences et sa expertise. Dans la liste des contacts d’une petite équipe, vous pouvez choisir d’afficher uniquement le nom ou l’adresse de messagerie d’une personne.

Remarque : Le statut de présence, auparavant disponible avec le nom (avec présence),n’est pas disponible dans les navigateurs modernes. Votre organisation peut choisir de rendre la présence disponible en suivant les étapes de l’affichage d’un site SharePoint classique en mode document Internet Explorer 10.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker un lien hypertexte vers une page web ou pour afficher un graphique sur un intranet ou sur Internet.

Un lien hypertexte ou une colonne Image stocke l’URL (Uniform Resource Locator) d’une page web, d’un graphique ou d’une autre ressource. Selon le format d’affichage que vous choisissez, il affiche un lien hypertexte qui permet d’accéder à la ressource, ou un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique.

Pour afficher l’URL sous forme de lien hypertexte, sélectionnez le format du lien hypertexte. Lorsque les personnes entrent des informations sur un élément, elles peuvent entrer l’URL et le texte descriptif qui s’affiche dans la colonne, au lieu de l’URL. Pour afficher un graphique, au lieu de l’URL du fichier graphique, sélectionnez le format d’image. Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils doivent entrer l’URL complète du fichier graphique, comme http://www.example.com/image.gif, et ils peuvent éventuellement entrer un texte de remplacement descriptif pour le graphisme, qui s’affiche pour les personnes qui désactiveraient les graphiques dans leur navigateur ou qui utilisent un logiciel de lecture d’écran pour convertir les graphiques à l’écran en mots prononcés.

Choix de colonnes Images/Liens hypertexte

Utilisez ce type de champ de colonne pour afficher des informations basées uniquement sur les résultats d’un calcul d’autres colonnes dans une liste ou une bibliothèque. Par exemple en utilisant =[quantité] * [prix de l’article] pour calculer le prix total.

Lorsque vous ajoutez une colonne calculée à une liste ou une bibliothèque, vous créez une formule qui contient des opérateurs, tels que la soustraction (-) et l’addition (+), des fonctions, des valeurs spécifiques et des références à d’autres colonnes. Les formules peuvent calculer des dates et des heures, exécuter des équations mathématiques ou manipuler du texte. Par exemple, dans une liste de tâches, vous pouvez utiliser ce type de colonne pour calculer le nombre de jours de calendrier requis pour terminer chaque tâche sur la base des colonnes Date de début et Date de fin(=[Date de fin]-[Datede début] ). Dans une liste de contacts, vous pouvez utiliser une colonne calculée pour combiner les prénoms et les noms des contacts et les séparer par un espace, basé sur les colonnes Prénom et Nom (=[Prénom]& » « &[Nom]). Notez que la formule dans une colonne calculée peut uniquement faire référence à d’autres colonnes de la même liste ou bibliothèque.

Outre la saisie de la formule de calcul, vous spécifiez le type de données que vous souhaitez que le calcul retourne et comment stocker et afficher ces données. Pour en savoir plus sur chaque type de données, consultez la section appropriée de cet article.

Pour plus d’informations sur les formules et fonctions à utiliser avec le champ calculé, voir Exemples de formules courantes dans les listes SharePoint. Cet article contient de nombreuses formules courantes, ainsi que des liens vers des descriptions de toutes les fonctions qui peuvent être utilisées dans SharePoint.

Options de colonne calculée

Utilisez cette colonne pour créer des choix supplémentaires pour les approbations lors de l’utilisation des flux de travail de tâche.

En règle générale, un flux de travail de tâche fournit uniquement les résultats d’approbation ou de rejet, ce qui limite le traitement d’un élément ou d’un document. Vous devrez peut-être affecter la tâche à une autre personne ou la renvoyer à l’auteur pour plus d’informations. Avec la colonne Issue de la tâche, vous pouvez proposer un champ de colonne de choix qui vous permet de sélectionner différentes options de critères d’achèvement. Par exemple, vous pouvez demander une clarification sur un élément ou l’affecter à une personne pour donner plus de flexibilité à l’émetteur du flux de travail.

Choix des colonnes de résultat de tâche

La colonne Issue de la tâche est semblable au champ de choix lorsque vous tapez des options dans le champ de choix. Vous pouvez définir un choix individuel comme choix par défaut ou utiliser une valeur calculée. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre sur la base d’informations d’autres colonnes ou fonctions système. Vous pouvez également choisir si la valeur de colonne est requise et rendre la valeur unique entre toutes les entrées.

Pour un didacticiel de retrait sur l’utilisation des tâches et des résultats de tâches dans SharePoint, voir Utilisation des tâches dans les flux de travail SharePoint 2013 à l’aide d Visual Studio 2012

Utilisez cette colonne pour afficher des données de sources externes telles que des applications CRM, des bases de données ou des feuilles de calcul.

La colonne de données externes vous permet de vous connecter à des sources de données externes pour fournir des bases de données, des feuilles de calcul et des applications CRM. Par exemple, la connexion à une application métier telle que SAP ou Microsoft CRM peut fournir des informations client à jour provenant de la source de données externe qui peut être affichée et utilisée dans la liste. À l’aide d’une base de données de stock externe, votre liste peut présenter les prix, descriptions ou poids d’expédition actuels qui peuvent être utilisés pour le calcul ou la recherche dans d’autres colonnes.

Choix des colonnes de données externes

Pour pouvoir accéder à des données externes, certaines conditions préalables doivent être remplies pour que vous ne soyez pas en mesure d’accéder à ces données. Ces tâches sont généralement réalisées par votre administrateur et impliquent la création de comptes et d’autorisations pour l’accès aux données, l’activation de Business Data Connectivity et des services Banque d’informations sécurisés.

Pour plus d’informations sur la création, la mise à jour et l’actualisation des colonnes de données externes, voir Créer et mettre à jour une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque, ou Travailler avec des données externes dans Excel Services (SharePoint Server).

Utilisez ce type de colonne pour permettre aux utilisateurs du site de sélectionner des valeurs à partir d’un ensemble de termes gérés spécifique et d’appliquer ces valeurs à leur contenu. Les utilisateurs peuvent créer et configurer une colonne de métadonnées gérées afin de les maser sur un ensemble de termes ou un terme existant, ou créer un ensemble de termes spécifiquement pour une colonne de métadonnées gérées. Les colonnes de métadonnées gérées ont plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui aident les utilisateurs à sélectionner et à appliquer des termes au contenu, telles que la prise en charge de la « avance à l’avance », ainsi qu’à la prise en charge de l’ambiguïté entre termes, descriptions, synonymes et valeurs multilingues.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l’utilisation cohérente des métadonnées sur tous les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste de termes qu’ils peuvent appliquer à leur contenu. Ces termes proviennent d’un ensemble de termes géré de manière centralisée dans l’outil de gestion du magasin de termes par un administrateur de magasin de termes ou d’autres personnes autorisées à gérer les termes. Chaque fois qu’un ensemble de termes lié à une colonne de métadonnées gérées spécifiques est mis à jour, les termes mis à jour deviennent automatiquement disponibles aux utilisateurs où la colonne Métadonnées gérées est disponible. Vous pouvez personnaliser la colonne Métadonnées gérées des manières suivantes.

Choix pour la colonne Métadonnées gérées

Champ à valeurs multiples    Si vous activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs, la colonne peut contenir plusieurs valeurs. Notez que l’activation de cette fonctionnalité empêchera le tri des données dans les affichages de liste.

Format d’affichage    La valeur sélectionnée dans l’ensemble de termes peut être affichée soit sous la mesure d’une valeur unique, soit avec le chemin d’accès hiérarchique complet.

  • Sélectionnez l’étiquette de terme à afficher dans la case à cocher du champ pour afficher la valeur des termes ensembles en tant que valeur unique. Par exemple : Ville.

  • Sélectionnez la case à cocher Afficher l’intégralité du chemin d’accès du terme dans le champ pour afficher la valeur des termes ensembles en tant que chemin hiérarchique complet. Par exemple : Emplacement, Continent, Pays/Région, Ville.

Paramètres de l’ensemble de termes    Affichez des termes d’un ensemble de termes gérés dans l’entreprise ou créez un ensemble de termes personnalisés à partager avec d’autres personnes dans une collection de sites.

  • Utiliser un ensemble de termes gérés    Entrez un ou plusieurs termes, séparés par des points-virgules, puis sélectionnez Rechercher pour filtrer les options afin d’inclure uniquement celles qui contiennent les termes souhaités. Après avoir trouvé l’ensemble de termes qui contient la liste des valeurs à afficher dans cette colonne, cliquez sur un terme pour sélectionner le premier niveau de la hiérarchie à afficher dans la colonne. Tous les niveaux sous le terme que vous sélectionnez seront vus lorsque les utilisateurs choisiront une valeur.

Créer un ensemble de termes personnalisé    Entrez une description pour votre ensemble de termes personnalisé, puis entrez votre hiérarchie d’ensembles de termes directement dans la zone fournie, ou cliquez sur Modifier à l’aide du Gestionnaire d’ensembles de termes pour ouvrir et utiliser l’outil de gestion des termes.

Pour plus d’informations sur les métadonnées gérées, voir Introduction aux métadonnées gérées. Cet article décrit ce qu’est les métadonnées gérées et comment les utiliser.

Remarque : Bien qu’un terme personnalisé soit disponible pour tous les utilisateurs d’une collection de sites, les termes de l’ensemble ne sont pas disponibles en tant que mots clés d’entreprise.

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