Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook

Ajouter une boîte aux lettres partagée au nouvel Outlook

Une fois que votre administrateur vous a ajouté en tant que membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez un nouvel Outlook. La boîte aux lettres partagée doit s’afficher automatiquement dans votre volet Dossiers.

Que faire si cela n’a pas fonctionné ?

Si votre administrateur vous ajouté récemment à une boîte aux lettres partagée, cela peut prendre un certain temps avant que la boîte aux lettres partagée n’apparaisse. Patientez un peu, puis fermez et redémarrez le nouvel Outlook. Vous pouvez également ajouter la boîte partagée manuellement.

1. Sélectionnez Courrier dans le volet de navigation du nouvel Outlook.

2. Dans le volet Dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre compte, puis sélectionnez Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagés.
   

3. Dans la fenêtre Ajouter un dossier partagé ou une boîte aux lettres, tapez le nom de la boîte aux lettres à laquelle accéder, par exemple. info@contoso.com

   Remarque

   Vous pouvez ajouter la boîte aux lettres partagée à tout moment, mais avant de commencer à l’utiliser, votre administrateur informatique doit vous ajouter en tant que membre.

Rechercher la boîte aux lettres partagée dans le volet des dossiers

Dans le volet des dossiers à gauche, recherchez le dossier Partagés avec moi . Sélectionnez le dossier pour le développer. Votre boîte aux lettres partagée est un sous-dossier sous Partagé avec moi. Lorsque vous sélectionnez le nom de la boîte aux lettres partagée, celle-ci se développe pour afficher les dossiers de courrier standard, tels que Boîte de réception, Brouillons et Éléments envoyés.

Envoyer un courrier électronique à partir de la boîte aux lettres partagée

1. Sélectionnez Courrier dans le volet de navigation du nouvel Outlook pour Windows.
2. Sous l’onglet Accueil , sélectionnez Nouveau>courrier.
3. Si vous ne voyez pas le champ De en haut de votre message (à côté d’Envoyer), dans l’onglet Options , sélectionnez Afficher de.
4. Sélectionnez De dans le message et modifiez l’adresse e-mail partagée. Si vous ne voyez pas votre adresse de courrier, sélectionnez autre adresse de messagerie, puis entrez l’adresse de courrier partagé.
5. Terminez de taper votre message, puis choisissez Envoyer.
   Désormais, lorsque vous souhaitez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse sera disponible dans votre liste déroulante De .
   Chaque fois que vous envoyez un message à partir d’une boîte aux lettres partagée, vos destinataires voient uniquement l’adresse de messagerie partagée dans le message.

Répondre aux messages envoyés à la boîte aux lettres partagée

1. Ouvrez le nouvel Outlook pour Windows.
2. Ouvrez le courrier électronique auquel vous voulez répondre.
3. Dans le champ De en haut de votre message, le nom de votre boîte aux lettres partagée doit s’afficher. Si ce n’est pas le cas, choisissez la zone de liste déroulante À partir de et choisissez votre boîte aux lettres partagée.
4. Terminez de taper votre message, puis choisissez Envoyer.
   Lorsque vous souhaitez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse est disponible dans votre liste déroulante De .
   Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Rechercher sur la boîte aux lettres partagée

Une fois qu’une boîte aux lettres partagée est ajoutée au nouvel Outlook, la recherche dans celle-ci est similaire à la recherche sur une boîte aux lettres principale.

1. Ouvrez le nouvel Outlook pour Windows.
2. Sélectionnez un dossier dans la boîte aux lettres partagée dans le volet des dossiers.
3. Dans la zone de recherche située en haut de la fenêtre Outlook, tapez la requête à utiliser pour la recherche, puis appuyez sur Entrée.
   La liste des messages affiche les résultats en fonction de la recherche effectuée dans le dossier sélectionné dans la boîte aux lettres partagée.

Utiliser le calendrier partagé à partir de la boîte aux lettres partagée

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. Le calendrier partagé associé à la boîte aux lettres partagée est ajouté automatiquement à votre liste Mes calendriers.

1. Dans le nouvel Outlook, accédez à l’affichage Calendrier, puis choisissez la boîte aux lettres partagée.
   Lorsque vous entrez des rendez-vous, chaque membre de la boîte aux lettres partagée peut les voir.
2. N’importe quel membre de la boîte aux lettres partagée peut créer, afficher et gérer des rendez-vous dans le calendrier, tout comme ils le feraient leurs rendez-vous personnels. Tous les membres de la boîte aux lettres partagée peuvent voir les modifications apportées au calendrier partagé.

Utiliser la liste de contacts partagée dans la boîte aux lettres

Les contacts pour les boîtes aux lettres partagées et les boîtes aux lettres d’autres utilisateurs sont actuellement indisponibles dans le nouvel Outlook. L’organisation Outlook de Microsoft travaille activement à la mise à jour de cet élément.

Disponibilité des compléments dans les boîtes aux lettres partagées

Dans le nouvel Outlook sur Windows, la prise en charge des compléments dans les boîtes aux lettres partagées varie selon le scénario particulier et selon que la boîte aux lettres partagée a été promue en compte complet. Pour en savoir plus sur ces scénarios, voir Utiliser des compléments dans Outlook.

Que dois-je savoir d’autre sur les boîtes aux lettres partagées dans le nouvel Outlook ?

Pour en savoir plus sur l’ajout d’une boîte aux lettres partagée en tant que compte, cliquez ici. L’ajout d’une boîte aux lettres partagée en tant que compte prend en charge les fonctionnalités suivantes :

Autres fonctionnalités qui ne sont pas disponibles aujourd’hui pour les boîtes aux lettres partagées, mais qui seront ajoutées dans une prochaine mise à jour :

• Octroi d’un nouvel accès délégué à une boîte aux lettres

Voici quelques conseils pour aider les assistants de direction et les délégués à mieux naviguer dans la gestion de la boîte aux lettres dans le nouvel Outlook.

Conseils de courrier

Filtres de messagerie et règles pour les administrateurs exécutifs

Dans le nouvel Outlook, les administrateurs exécutifs peuvent utiliser le filtre d’e-mail Contient des invitations au calendrier pour trouver facilement les invitations aux réunions.

Vous pouvez également configurer une règle Email reçu pour d’autres personnes pour le compte de votre cadre, puis la déplacer automatiquement vers un dossier distinct et le classer comme vous le souhaitez.

Glisser-déplacer des e-mails pour créer des tâches

Restez à jour sans effort en faisant glisser les e-mails vers Ma journée pour les transformer en tâches.

Épingler des e-mails pour y accéder rapidement

Vous pouvez désormais épingler un e-mail pour qu’il apparaisse en haut de votre boîte de réception, ce qui vous évite d’avoir à revenir en arrière et à le rechercher. Pointez ou cliquez avec le bouton droit sur l’e-mail et sélectionnez Épingler pour l’épingler.

Planifier l’envoi d’un e-mail

Dans le monde du travail hybride d’aujourd’hui, votre jour peut être la nuit de quelqu’un d’autre, donc vous ne voulez pas envoyer un e-mail à quelqu’un au milieu de la nuit. Avec le nouvel Outlook, il est simple d’envoyer un e-mail quand vous le souhaitez. Sélectionnez simplement la flèche déroulante à côté d’Envoyer , puis choisissez Planifier l’envoi.

Répéter l’e-mail

Parfois, l’e-mail est très important, mais pas encore. Avec la fonctionnalité Répéter, vous pouvez planifier une heure pour la remise de l’e-mail dans votre boîte de réception, qui s’affiche à l’heure que vous souhaitez, afin de pouvoir le gérer quand c’est le bon moment pour vous. Cliquez avec le bouton droit sur un message et choisissez Répéter ou sélectionnez Répéter dans le ruban. Choisissez ensuite l’heure à laquelle vous souhaitez qu’il soit livré.

Ajouter une boîte aux lettres partagée à Outlook classique

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. La boîte aux lettres partagée doit apparaître automatiquement dans votre volet Dossiers dans Outlook classique.

Que faire si cela n’a pas fonctionné ?

• Si votre administrateur vous ajouté récemment à une boîte aux lettres partagée, cela peut prendre un certain temps avant que la boîte aux lettres partagée n’apparaisse. Patientez un peu, puis fermez et redémarrez Outlook.

• Si cela ne fonctionne pas, ajouter manuellement la boîte aux lettres partagée dans Outlook :

  1. Ouvrez Outlook classique.
  2. Cliquez sur l’onglet Fichier du ruban, puis sélectionnez Paramètres> du compteParamètres du compte.
  3. Sélectionnez l’onglet courrier.
  4. Vérifiez que le bon compte est indiqué, puis sélectionnez modification.
  5. ChoisissezAjoutavancé>de paramètres> supplémentaires.
  6. Tapez l’adresse de messagerie partagée, telle que info@contoso.com.
  7. Cliquez sur OK>et OK.
  8. Choisissez Suivant,>Terminer>, Fermer.

Envoyer un courrier électronique à partir de la boîte aux lettres partagée

1. Ouvrez Outlook classique.
2. Cliquez sur Nouveau message.
3. Si vous ne voyez pas le champ De en haut de votre message, choisissez Options>à partir de.
4. Sélectionnez De dans le message et modifiez l’adresse e-mail partagée. Si vous ne voyez pas votre adresse de courrier, sélectionnez autre adresse de messagerie, puis entrez l’adresse de courrier partagé.
5. Sélectionnez OK.
6. Terminez votre message, puis sélectionnez Envoyer.
   Désormais, lorsque vous souhaitez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse sera disponible dans votre liste déroulante De .
   Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Répondre aux messages envoyés à la boîte aux lettres partagée

1. Ouvrez Outlook classique.
2. Ouvrez le courrier électronique auquel vous voulez répondre.
3. Dans le champ De en haut de votre message, le nom de votre boîte aux lettres partagée doit s’afficher. Si cela n’est pas le cas, ouvrez la liste déroulante et choisissez votre boîte aux lettres partagée.
4. Terminez votre message, puis sélectionnez Envoyer.
   Lorsque vous souhaitez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse est disponible dans votre liste déroulante De .
   Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Rechercher sur la boîte aux lettres partagée

Une fois qu’une boîte aux lettres partagée est ajoutée à Outlook, la recherche dans celle-ci est similaire à la recherche sur une boîte aux lettres principale.

1. Ouvrez Outlook classique.
2. Sélectionnez un dossier dans la boîte aux lettres partagée dans le volet Dossiers à gauche.
3. Tapez la requête dans la zone de recherche située en haut du ruban (barre d’outils).
4. Commencez la recherche en appuyant sur Entrée ou en sélectionnant le bouton Loupe à droite de la zone de recherche.
   La liste de messages renvoie les résultats basés sur la recherche effectuée dans le dossier sélectionné sur la boîte aux lettres partagée.

Utiliser le calendrier partagé

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. Le calendrier partagé associé à la boîte aux lettres partagée est ajouté automatiquement à votre liste Mes calendriers.

1. Dans Outlook classique, accédez à l’affichage Calendrier et choisissez la boîte aux lettres partagée.
   
2. Lorsque vous entrez des rendez-vous, chaque membre de la boîte aux lettres partagée peut les voir.
3. N’importe quel membre de la boîte aux lettres partagée peut créer, afficher et gérer des rendez-vous dans le calendrier, tout comme ils le feraient leurs rendez-vous personnels. Tous les membres de la boîte aux lettres partagée peuvent voir les modifications apportées au calendrier partagé.

Utiliser la liste de contacts partagée

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. La liste de contacts partagée associée à la boîte aux lettres partagée est ajoutée automatiquement à votre liste Mes contacts.

1. Dans Outlook classique, choisissez People.
2. Sous Mes contacts, sélectionnez le dossier des contacts de la liste de contacts partagée.
   

Disponibilité des compléments dans les boîtes aux lettres partagées

Dans Outlook classique sur Windows, la prise en charge des compléments dans les boîtes aux lettres partagées varie selon le scénario. Pour en savoir plus sur ces scénarios, voir Utiliser des compléments dans Outlook.

Ajouter la boîte aux lettres partagée pour qu’elle s’affiche sous votre boîte aux lettres principale

Cette méthode est recommandée si vous voulez surveiller le courrier de votre boîte aux lettres principale et de la boîte aux lettres partagée simultanément. Une fois cette tâche terminée, la boîte aux lettres partagée et ses dossiers s’affichent dans le volet de navigation gauche chaque fois que vous ouvrez Outlook sur le web.

1. Connectez-vous à votre compte dans Outlook sur le web.
2. Pour les boîtes aux lettres Exchange Online, cliquez avec le bouton droit sur Dossiers dans le volet de navigation gauche, puis sélectionnez Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagés. Pour les boîtes aux lettres Exchange locales, cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre boîte aux lettres principale (par exemple, Molly Dempsey) dans le volet de navigation gauche, puis sélectionnez Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagés.
   
3. Dans la boîte de dialogue Ajouter un dossier partagé , tapez le nom de la boîte aux lettres partagée dont vous êtes membre, par info@contoso.comexemple.

La boîte aux lettres partagée s’affiche dans votre liste de dossiers dans Outlook sur le web. Vous pouvez développer ou réduire les dossiers de la boîte aux lettres partagée comme vous pouvez le faire dans votre boîte aux lettres principale. Vous pouvez également supprimer la boîte aux lettres partagée de la liste des dossiers. Pour la supprimer, cliquez avec le bouton droit sur la boîte aux lettres partagée, puis cliquez sur Supprimer le dossier partagé.

Recevoir des notifications de nouveaux messages dans une boîte aux lettres partagée

Pour recevoir les notifications de nouveaux messages dans la boîte de réception d’une boîte aux lettres partagée, vous devez ouvrir cette dernière dans une fenêtre de navigateur distincte.

Ouvrir la boîte aux lettres partagée dans une fenêtre distincte du navigateur

Utilisez cette méthode si vous souhaitez afficher et gérer le courrier électronique de la boîte aux lettres partagée dans sa propre fenêtre de navigateur. Cette méthode vous permet également de recevoir des notifications relatives à de nouveaux éléments dans la boîte de réception de la boîte aux lettres partagée.

1. Connectez-vous à votre compte dans Outlook sur le web.

2. Dans la barre de navigation d’Outlook sur le web, sélectionnez votre nom. Une liste apparaît.

3. Cliquez sur Ouvrir une autre boîte aux lettres.

4. Tapez l’adresse de messagerie de l’autre boîte aux lettres que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir. Une autre session Outlook sur le web s’ouvre dans une fenêtre séparée, autorisant l’accès à l’autre boîte aux lettres.

   Conseil

   Si vous ne saisissez pas l'adresse de messagerie de la boîte aux lettres correctement, vous obtiendrez le résultat « Aucune correspondance n’a été trouvée ». Réessayez de saisir l’adresse de messagerie.

Envoyer un courrier électronique à partir de la boîte aux lettres partagée

1. Choisissez Nouveau courrier au-dessus de la liste des dossiers. Un nouveau formulaire de message s’ouvre dans le volet de lecture.

2. En haut du message, sélectionnez >Afficher à partir de.
   
   Cette option vous indique que les personnes qui reçoivent ce courrier électronique verront qu’il provient de la boîte aux lettres partagée et non de votre propre compte de courrier.

3. La première fois que vous utilisez la boîte aux lettres partagée, vous devez ajouter l’adresse aux options disponibles dans la liste déroulante De :

   1. Cliquez avec le bouton droit sur l’adresse De et choisissez Supprimer.
      
   2. Tapez l’adresse partagée. La prochaine fois que vous répondrez à partir de la boîte aux lettres partagée, son adresse apparaîtra en tant qu’option dans la liste déroulante De .

4. Pour ajouter des destinataires, tapez le nom de toute personne se trouvant dans votre dossier Contacts ou dans la liste d’adresses de votre organisation, ou tapez l’adresse e-mail dans la zone À ou Cc. La première fois que vous entrez le nom d’une personne, Outlook sur le web recherche l’adresse de cette personne. Son nom sera alors mis en cache pour être trouvé rapidement à l’avenir.

5. Tapez un objet.

6. Tapez le message que vous souhaitez envoyer.

7. Lorsque votre message est prêt à partir, sélectionnez Envoyer.

Répondre aux messages envoyés à la boîte aux lettres partagée

La première fois que vous répondez à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, vous devez ajouter l’adresse partagée à la zone de liste déroulante De . Voici comment procéder :

1. Ouvrez Outlook sur le web et accédez à votre boîte aux lettres partagée.
2. Ouvrez un message qui a été envoyé à l’adresse partagée.
3. Sélectionnez Répondre.
4. En haut du message, sélectionnez >Afficher à partir de.
   
5. Cliquez avec le bouton droit sur l’adresse De et choisissez Supprimer.
   
6. Tapez l’adresse partagée et envoyez le message. La prochaine fois que vous répondrez à partir de la boîte aux lettres partagée, son adresse apparaîtra en tant qu’option dans la liste déroulante De .

Envoyer des réponses automatiques à partir d’une boîte aux lettres partagée

Seul votre administrateur Microsoft 365 est autorisé à configurer la possibilité d’envoyer des réponses automatiques à partir d’une boîte aux lettres partagée. Pour obtenir des instructions, demandez à votre administrateur de consulter Créer une boîte aux lettres partagée.

Disponibilité des compléments dans les boîtes aux lettres partagées

Dans Outlook sur le web, la prise en charge des compléments dans les boîtes aux lettres partagées varie en fonction du scénario particulier et du mode d’accès à la boîte aux lettres partagée. Pour en savoir plus sur ces scénarios, voir Utiliser des compléments dans Outlook.