Partager un calendrier et y accéder avec des autorisations de modification ou de délégation dans Outlook

Dans le nouvel Outlook, vous pouvez accorder à n’importe qui au sein de votre éditeur d’organisation ou déléguer l’accès à votre calendrier.

Quelle est la différence entre les autorisations de modification et les autorisations de délégué ?

• Les éditeurs peuvent être affectés à votre calendrier principal (appelé « Calendrier ») ou à tous les autres calendriers que vous avez créés.
• Les délégués ne peuvent être affectés qu’à votre calendrier principal. Les délégués peuvent planifier des réunions et y répondre en votre nom.

Attribuer des autorisations de modification uniquement

1. Dans le nouvel Outlook, dans le volet de navigation, sélectionnez Calendrier.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Partager le Calendrier.

3. Sur la page Partage et autorisations, entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez ajouter qu’une seule personne à la fois.

4. Après avoir ajouté la personne à gérer votre calendrier, sélectionnez la liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès souhaité.

5. Sélectionnez Peut modifier pour l’autoriser à apporter des modifications à votre calendrier.

   • Les options Peut afficher mes informations de disponibilité, Peut afficher les titres et les emplacements et Peut afficher tous les détails permettent aux autres personnes de consulter votre calendrier mais pas d’y apporter des modifications. L’accès des personnes extérieures à votre organisation est limité à ces options.

Attribuer des autorisations de délégué

Les délégués peuvent non seulement modifier votre calendrier, mais aussi planifier des réunions et y répondre en votre nom.

1. Dans le nouveau volet de navigation d’Outlook, cliquez sur Calendrier.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Partager le Calendrier.

3. Dans la page Partage et autorisations , tapez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier et attribuez l’accès délégué. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez ajouter qu’une seule personne à la fois à partir d’Outlook sur le web.

4. Après avoir ajouté la personne à gérer votre calendrier, sélectionnez la liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès souhaité.

   • Sélectionnez Délégué pour lui donner la même autorisation qu’à un éditeur. Il recevra également les demandes de réunion et leurs réponses en votre nom. Pour autoriser le délégué à voir les événements sur votre calendrier que vous avez marqué comme privé, cochez la case Laisser le délégué afficher les événements privés. Pour autoriser le délégué à gérer vos catégories, cochez la case Laisser le délégué gérer les catégories.
     

     Remarque

     Les éléments du calendrier marqués comme Privés sont protégés. La plupart des personnes avec lesquelles vous partagez votre calendrier voient uniquement l’heure de ces éléments Privés, sans l’objet, le lieu ou d’autres informations. La seule exception est la case à cocher Autoriser les délégués à afficher les événements privés.

5. Lorsque vous avez terminé d’ajouter la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier et que vous avez choisi l’autorisation que vous souhaitez lui accorder, sélectionnez Partager. Si vous décidez de ne pas partager votre calendrier maintenant, sélectionnez Supprimer.
   La personne avec laquelle vous avez partagé votre calendrier reçoit un e-mail l’en informant. Lorsqu’elle sélectionne le bouton Accepter dans l’invitation, votre calendrier s’ajoute à sa liste de calendriers.

6. Une fois que vous avez délégué l’accès à votre calendrier, une option supplémentaire s’affiche dans Partage et autorisations qui vous permet de contrôler le traitement des demandes de réunion et des réponses. Si vous avez plusieurs délégués, vous devez le faire pour chacun de vos délégués.

7. Sous Délégués, en regard d’Envoyer les invitations et les réponses à, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Délégué uniquement Les demandes et réponses de réunion sont uniquement envoyées à vos délégués.
   • Déléguer et m’envoyer une copie Les demandes de réunion et les réponses vous sont envoyées, ainsi qu’à vos délégués. Seuls vos délégués voient la possibilité d’accepter ou de refuser une demande de réunion, et la notification qui vous est envoyée apparaîtra comme un message électronique normal. Vous pouvez toujours répondre à la réunion en ouvrant l’élément de calendrier et en répondant.
   • Mon délégué et moi-même Les demandes de réunion et les réponses sont envoyées à vous et à vos délégués. Vous et vos délégués pouvez répondre à l’invitation à la réunion.

8. Si vous décidez de ne pas partager votre calendrier avec une personne, sous Délégués, sélectionnez pour la personne que vous ne voulez plus déléguer.

Arrêter de partager un calendrier

Si vous souhaitez arrêter de partager votre calendrier avec une personne, utilisez Outlook sur le web pour supprimer ses autorisations.

1. Dans le nouvel Outlook, dans le volet de navigation, sélectionnez Calendrier.
2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Partager le Calendrier.
   Par défaut, votre calendrier principal est appelé « Calendrier ». Si vous avez créé d’autres calendriers, vous pouvez sélectionner l’un d’entre eux à la place du calendrier principal. Vous ne pouvez pas supprimer les autorisations de partage de calendriers appartenant à d’autres personnes.
3. Sélectionnez Supprimer en regard de la personne avec laquelle vous voulez arrêter de partager votre calendrier.
   Cette personne est alors supprimée de la liste des utilisateurs ayant accès à votre calendrier. Si la personne est à l’intérieur de votre organization, votre calendrier est supprimé de sa liste de calendriers. Si cette personne est externe à votre organisation, sa copie de votre calendrier n’est pas supprimée, mais elle ne sera plus synchronisée avec votre calendrier ni ne pourra plus recevoir de mises à jour.

Faire d’une personne mon délégué dans Outlook classique

Un délégué reçoit automatiquement les autorisations Envoi par procuration. Par défaut, le délégué peut lire uniquement vos demandes de réunion et les réponses. Le délégué n’est pas autorisé à lire d’autres messages dans votre boîte de réception.

2. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Ajouter.
   Si Ajouter n’apparaît pas, il se peut qu’il n’existe pas de connexion active entre Outlook et Exchange. La barre de status Outlook affiche le status de connexion.

3. Tapez le nom de la personne que vous souhaitez désigner comme délégué, ou recherchez, puis sélectionnez le nom dans la liste des résultats de la recherche.

   Remarque

   Le délégué doit être une personne qui figure dans la liste d’adresses globale Exchange de votre organisation.

4. Sélectionnez Ajouter, puis OK.

5. Dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, acceptez les paramètres d’autorisations par défaut ou sélectionnez des niveaux d’accès personnalisés pour les dossiers Exchange.
   Si un délégué a besoin d’une autorisation pour traiter uniquement les demandes de réunion et les réponses, les paramètres d’autorisations par défaut, telles que Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions, sont suffisants. Vous pouvez conserver l’option Aucune pour le paramètre d’autorisation Boîte de réception. Les demandes de réunion et les réponses iront directement dans la boîte de réception du délégué.

   Remarque

   Par défaut, le délégué se voit accorder l’autorisation Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments) sur votre dossier Calendrier. Lorsqu’il répond à une demande de réunion en votre nom, celle-ci est ajoutée automatiquement à votre dossier Calendrier.

6. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.

7. Si vous le souhaitez, vous pouvez activer la case à cocher Le délégué peut voir mes éléments privés.

   Important

   Ce paramètre affecte tous les dossiers Exchange. Cela inclut tous les dossiers Courrier, Contacts, Calendrier, Tâches, Notes et Journal. Il n’est pas possible d’octroyer un accès à des éléments privés figurant uniquement dans des dossiers spécifiques.

8. Sélectionnez OK.

   Remarque

   • Les messages envoyés avec les autorisations Envoi par procuration contiennent votre nom et celui du délégué en regard de la zone De. Lorsqu’un message est envoyé avec des autorisations Envoyer en tant que, seul votre nom apparaît.
   • Une fois que vous avez ajouté une personne en tant que délégué, elle peut ajouter votre boîte aux lettres Exchange à son profil Outlook. Pour obtenir des instructions, voir Gérer les éléments de courrier et de calendrier d’une autre personne.

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Modifier les autorisations d’un délégué

2. Sélectionnez le nom du délégué pour lequel vous souhaitez modifier les autorisations, puis cliquez sur Autorisations.

   Remarque

   Si vous souhaitez supprimer toutes les autorisations d’accès délégué, ne sélectionnez pas Autorisations , mais sélectionnez Supprimer et ignorez le reste de ces étapes.

3. Modifiez les autorisations de tout dossier Outlook auquel le délégué a accès.

4. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.

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Modifier l’accès délégué aux éléments privés

Si vous avez attribué des autorisations à un délégué afin qu’il puisse accéder à vos dossiers Outlook, vous pouvez masquer des informations personnelles dans des rendez-vous, des réunions, des tâches et des contacts. Ouvrez chaque élément personnel et, dans le groupe Balises , sélectionnez Privé.

Pour octroyer l’accès à vos éléments privés, procédez comme suit :

2. Sélectionnez le nom du délégué pour lequel vous souhaitez modifier l’accès à vos rendez-vous privés, puis sélectionnez Autorisations.
3. Activez la case à cocher Le délégué peut voir mes éléments privés.

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Vous pouvez octroyer un accès en modification ou délégué à votre calendrier à toute personne de votre organisation. Les éditeurs peuvent être affectés à votre calendrier principal (appelé « Calendrier ») ou à tous les autres calendriers que vous avez créés. Les délégués ne peuvent être affectés qu’à votre calendrier principal. En revanche, vous ne pouvez pas octroyer l’accès en modification ou délégué à des personnes extérieures à votre organisation.

Affecter un éditeur sans autorisation de délégation

1. Dans Outlook sur le web, sélectionnez Calendrier dans le volet de navigation.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Partager le Calendrier.

3. Sur la page Partage et autorisations, entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez ajouter qu’une seule personne à la fois.

4. Après avoir ajouté la personne à gérer votre calendrier, sélectionnez la liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès souhaité.

5. Sélectionnez Peut modifier pour l’autoriser à apporter des modifications à votre calendrier.

   • Les options Peut afficher mes informations de disponibilité, Peut afficher les titres et les emplacements et Peut afficher tous les détails permettent aux autres personnes de consulter votre calendrier mais pas d’y apporter des modifications. L’accès des personnes extérieures à votre organisation est limité à ces options.

Attribuer un délégué

Le délégué peut non seulement modifier votre calendrier, mais aussi planifier des réunions et y répondre en votre nom.

1. Dans Outlook sur le web, dans le volet de navigation, sélectionnez Calendrier.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Partager le Calendrier.

3. Dans la page Partage et autorisations , tapez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier et attribuez l’accès délégué. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez ajouter qu’une seule personne à la fois à partir d’Outlook sur le web.

4. Après avoir ajouté la personne à gérer votre calendrier, sélectionnez la liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès souhaité.

   • Sélectionnez Délégué pour lui donner la même autorisation qu’à un éditeur. Il recevra également les demandes de réunion et leurs réponses en votre nom. Pour autoriser le délégué à voir les événements sur votre calendrier que vous avez marqué comme privé, cochez la case case activée Autoriser le délégué à afficher les événements privés.
     

     Remarque

     Les éléments du calendrier marqués comme Privés sont protégés. La plupart des personnes avec lesquelles vous partagez votre calendrier voient uniquement l’heure de ces éléments Privés, sans l’objet, le lieu ou d’autres informations. La seule exception est la case à cocher Autoriser les délégués à afficher les événements privés.

5. Lorsque vous avez terminé d’ajouter la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier et que vous avez choisi l’autorisation que vous souhaitez lui accorder, sélectionnez Partager. Si vous décidez de ne pas partager votre calendrier maintenant, sélectionnez Supprimer.
   La personne avec laquelle vous avez partagé votre calendrier reçoit un e-mail l’en informant. Lorsqu’elle sélectionne le bouton Accepter dans l’invitation, votre calendrier s’ajoute à sa liste de calendriers.

6. Une fois que vous avez délégué l’accès à votre calendrier, une option supplémentaire s’affiche dans Partage et autorisations qui vous permet de contrôler le traitement des demandes de réunion et des réponses. Si vous avez plusieurs délégués, vous devez le faire pour chacun de vos délégués.

7. Sous Délégués, en regard d’Envoyer les invitations et les réponses à, sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Délégué uniquement Les demandes et réponses de réunion sont uniquement envoyées à vos délégués.
   • Déléguer et m’envoyer une copie Les demandes de réunion et les réponses vous sont envoyées, ainsi qu’à vos délégués. Seuls vos délégués voient la possibilité d’accepter ou de refuser une demande de réunion, et la notification qui vous est envoyée apparaîtra comme un message électronique normal. Vous pouvez toujours répondre à la réunion en ouvrant l’élément de calendrier et en répondant.
   • Mon délégué et moi-même Les demandes de réunion et les réponses sont envoyées à vous et à vos délégués. Vous et vos délégués pouvez répondre à l’invitation à la réunion.

8. Si vous décidez de ne pas partager votre calendrier avec une personne, sous Délégués, sélectionnez pour la personne que vous ne voulez plus déléguer.

Arrêter de partager un calendrier

Si vous souhaitez arrêter de partager votre calendrier avec une personne et supprimer son autorisation, procédez comme suit :

1. Dans Outlook sur le web, dans le volet de navigation, sélectionnez Calendrier.
2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Partager le Calendrier.
   Par défaut, votre calendrier principal est appelé « Calendrier ». Si vous avez créé d’autres calendriers, vous pouvez sélectionner l’un d’entre eux à la place du calendrier principal. Vous ne pouvez pas supprimer les autorisations de partage de calendriers appartenant à d’autres personnes.
3. Sélectionnez Supprimer en regard de la personne avec laquelle vous voulez arrêter de partager votre calendrier.
   Cette personne est alors supprimée de la liste des utilisateurs ayant accès à votre calendrier. Si la personne est à l’intérieur de votre organization, votre calendrier est supprimé de sa liste de calendriers. Si cette personne est externe à votre organisation, sa copie de votre calendrier n’est pas supprimée, mais elle ne sera plus synchronisée avec votre calendrier ni ne pourra plus recevoir de mises à jour.

Outlook.com est destiné aux comptes personnels, tels qu’un compte Outlook.com ou Hotmail.com. Lorsque vous partagez un calendrier dans Outlook.com, votre seule option consiste à attribuer une autorisation d’affichage ou de modification à la personne avec laquelle vous voulez partager le calendrier.

Attribuer des autorisations de modification

1. Dans Outlook.com, sélectionnez Calendar dans le volet de navigation.
2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Partager le Calendrier.
3. Sur la page Partage et autorisations, entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez ajouter qu’une seule personne à la fois.
4. Après avoir ajouté la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier, sélectionnez la liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès souhaité.
5. Sélectionnez Peut modifier pour donner à cette personne l’autorisation d’apporter des modifications à votre calendrier. Sélectionnez ensuite Partager. La personne avec laquelle vous partagez recevra une invitation par e-mail pour accepter et afficher le calendrier.