Une liste est une collection de données que vous pouvez partager avec les membres de votre équipe et les personnes avec qui vous avez donné accès. Plusieurs modèles de liste prêts à l'emploi vous permettent de commencer par organiser les éléments de liste. En savoir plus sur les modèles de liste dans Microsoft 365.

Cet article décrit les concepts de création et d'utilisation de listes. Vous pouvez créer des listes dans Microsoft SharePoint, l'application Listes dans Microsoft 365 ou Teams. Découvrez comment commencer à travailler avec des listes dans Microsoft Teams.

Consultez les articles suivants pour plus d'informations sur les listes :

Remarque : Notez que les informations disponibles ici et les types de listes disponibles dépendent de la version deSharePoint que vous utilisez. Si vous ne connaissez pas la version, contactez votre administrateur, le service d'aide ou votre responsable, ou consultez la version de SharePoint que j'utilise ?

Sélectionnez un titre ci-dessous pour l'ouvrir et voir les informations détaillées.

Les organisations utilisent généralement de nombreux types de listes, notamment des liens, des annonces, des contacts, le suivi des problèmes et des enquêtes.

Les listes peuvent également inclure des tâches que vous pouvez utiliser comme point central de la collaboration d'équipe ou d'une solution métier. Dans de nombreux cas, les listes peuvent offrir des solutions efficaces et rapides avec quelques modifications, voire aucune.

Par exemple, vous pouvez utiliser :

  • Tâches Incluez un suivi de la propriété et de l'avancement, ainsi qu'une chronologie dans la page pour une présentation visuelle attractive, le contenu de la liste.

  • Suivi des problèmes Inclut le stockage des versions et de l'historique des versions, pour une analyse plus approfondie des projets de groupe de travail et des tâches de travail courantes.

Les listes sont enrichies et flexibles, et offrent de nombreuses fonctionnalités intégrées qui fournissent un moyen fiable pour stocker, partager et travailler avec des données.

Par exemple, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Créez une liste comprenant un large éventail de colonnes, notamment Texte, Nombre, Choix, Devise, Date et heure, Recherche, Oui/Non et Calculé. Vous pouvez également joindre un ou plusieurs fichiers à un élément de liste pour fournir des détails supplémentaires, comme une feuille de calcul contenant des numéros de prise en charge ou un document contenant des informations d'arrière-plan.

  • créer des affichages de liste pour organiser, trier et filtrer les données de différentes manières spécifiques ; modifier les métadonnées, telles que l'ajout et la suppression de colonnes, et la modification des règles de validation ; et utiliser des listes de manière cohérente sur tous les sites avec des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les événements en cours à partir d'un calendrier sur une page d'accueil et créer un affichage visuel (similaire à un calendrier mural) sur une autre page.

  • Créez des relations entre les listes à l'aide d'une combinaison de colonnes uniques, de colonnes de recherche et d'application de relations (suppression en cascade et suppression en cascade), ce qui vous permet de créer des solutions métiers plus sophistiquées et de préserver l'intégrité de vos données.

  • Créer des listes personnalisées, afficher les données dans des composants WebPart et des pages de composants WebPart, importer, exporter et établir une liaison aux données d’autres programmes comme Excel et Access.

  • Effectuer le suivi des versions et de l’historique détaillé, demander l’approbation pour modifier les données, utiliser la sécurité au niveau de l’élément et du dossier, archiver et extraire, et se tenir informé automatiquement des modifications à l’aide d’alertes et de flux RSS.

  • Organiser le contenu dans une liste unique au sein de dossiers pour une commodité accrue et de meilleures performances, et améliorer les performances en général grâce à l’indexation dans des grandes listes.

Voici quelques méthodes qui vous permettent d'utiliser des listes pour gérer les informations de votre groupe.

Suivre les versions et l'historique détaillé    Suivez les versions des éléments deliste, afin de pouvoir voir les éléments qui ont changé de version à version, ainsi que les personnes qui ont modifié les éléments de liste. Si des erreurs sont commises dans une version plus récente, vous pouvez restaurer une version précédente d'un élément. Le suivi de l'historique d'une liste est particulièrement important si votre organisation doit en contrôler l'évolution à mesure qu'elle évolue.

Exiger l'approbation    Spécifiez que l'approbation d'un élément de liste doit être requise pour que tout le monde puisse le consulter. Les éléments restent dans un état en attente jusqu'à ce qu'ils soient approuvés ou rejetés par une personne autorisée à les approuver. Vous pouvez contrôler les groupes d'utilisateurs qui peuvent afficher un élément de liste avant son approbation.

Personnaliser les autorisations    Indiquez si les participants à votre liste peuvent lire et modifier uniquement les éléments qu'ils ont créés ou tous les éléments qu'elle int. Les personnes autorisées à gérer les listes peuvent lire et modifier tous les éléments de liste. Vous pouvez également appliquer des niveaux d'autorisation spécifiques à un seul élément de liste, par exemple, si l'élément contient des informations confidentielles.

Créer et gérer des affichages    Créer différents affichagesd'une même liste. Le contenu de la liste réelle ne change pas, mais les éléments sont organisés ou filtrés pour que les personnes puisse trouver les informations les plus importantes ou intéressantes, selon leurs besoins.

Mettre à jour des listes    Quel que soit le type de liste que vous mettez à jour, le processus est semblable à l'ajout, la modification et la suppression d'éléments de liste.

Il existe deux façons d'ajouter ou de modifier des éléments de liste :

  • À l'aide d'un formulaire, qui est la méthode par défaut.

  • Inline, ce qui signifie que vous ajoutez l'élément directement dans la page de liste.

Si la liste est définie pour suivre les versions, une nouvelle version de l'élément de liste est créée chaque fois que vous modifiez un élément de liste. Vous pouvez afficher l'historique des changements de l'élément de liste et restaurer une version précédente en cas d'erreur dans une version plus récente.

Utiliser des formules et des valeurs calculées    Utilisez des formules et des valeurs calculées pour générer dynamiquement des informations dans les colonnes d'une liste. Les opérations peuvent inclure des informations dans d'autres colonnes d'une liste, ainsi que des fonctions système telles que [aujourd'hui] pour indiquer la date du jour. Par exemple, vous pouvez spécifier une date d'échéance par défaut à sept jours de la date actuelle.

Rester informé des modifications    Les listes et affichages peuvent utiliser RSS, afin que les membres de votre groupe de travail peuvent recevoir automatiquement des mises à jour. RSS est une technologie qui permet aux utilisateurs de recevoir et d'afficher des mises à jour ou des flux RSS d'actualités et d'informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez également créer des alertes par courrier électronique pour vous avertir lorsque les listes sont modifiées ou lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés. Les alertes sont un moyen pratique de suivre les modifications qui vous semblent importantes.

Créer des relations de liste    Créez une relation entre deux listes. Dans la liste source, vous créez une colonne de recherche qui récupère (ou « recherche ») une ou plusieurs valeurs d'une liste cible si ces valeurs correspondent à la valeur de la colonne de recherche dans la liste source. Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer à ajouter des colonnes supplémentaires de la liste cible à la liste source. Lorsque vous créez une colonne de recherche, vous pouvez également décider d'appliquer le comportement des relations en définition d'une option de suppression en cascade ou de suppression limitante qui permet de préserver la validité de vos données et d'éviter les incohérences qui peuvent entraîner des problèmes par la route.

Partager des informations de liste avec un programme de base de données    Si vous avez un programme de base de données installé, tel qu'Access, vous pouvez exporter et importer des données vers et depuis votre site, ainsi qu'établir un lien entre une table de la base de données et une liste. Lorsque vous travaillez avec des données de liste dans une base de données Access, vous pouvez également créer des requêtes, des formulaires et des états. Voir Importer des données dans une base de données Access.

Utiliser des listes de manière cohérente sur tous les sites    Si votre groupe travaille avec plusieurs types de listes, vous pouvez apporter de la cohérence à plusieurs listes avec les types de contenu, les colonnes de site et les modèles. Ces fonctionnalités vous permettent de réutiliser efficacement les paramètres et la structure des listes. Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu pour un problème de service clientèle qui spécifie certaines colonnes (telles que le contact client) et les processus d'entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple est la création d'une colonne de site pour les noms des services qui contient une liste de départements. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes pour vous assurer que les noms s'affichent toujours de la même façon dans chaque liste.

Travailler sur des éléments de liste d'un programme de messagerie    Si vous utilisez un programme de messagerie compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez prendre avec vous les informations importantes de la liste. Par exemple, avec Outlook, vous pouvez afficher et mettre à jour des tâches, des contacts et des forums de discussion sur votre site à partir d Outlook. Consultez Connecter liste externe à Outlook.

Définir le ciblage de contenu Activer    le ciblage d'audience pour filtrer les éléments par groupe.

Le type de liste que vous utilisez dépend du type d'informations que vous partagez.

Annonces    Partagez les actualités et le statut, et fournissez des rappels. Les annonces prisent en charge une mise en forme améliorée avec des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.

Contacts    Stockez des informations sur les personnes ou les groupes avec qui vous travaillez. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des contacts compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour vos contacts à partir de votre site dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour une liste de tous les fournisseurs de votre organisation à partir d'un programme de messagerie compatible avec les technologies Microsoft, comme Outlook. Une liste de contacts ne gère pas réellement les membres de votre site, mais elle peut être utilisée pour stocker et partager des contacts pour votre organisation, comme une liste de fournisseurs externes.

Forums de discussion    Offrez un endroit central pour enregistrer et stocker les discussions d'équipe de façon similaire au format des groupes de discussion. Si votre administrateur a activé les listes sur votre site pour recevoir des messages électroniques, les forums de discussion peuvent stocker des discussions par courrier électronique à partir de la plupart des programmes de messagerie courants. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion pour la nouvelle version de produit de votre organisation.

Liens    Fournissez un emplacement central pour les liens vers Internet, l'intranet de votre entreprise et d'autres ressources. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites web de vos clients.

Liens promus    Afficher un ensemble d'actions de lien dans une disposition visuelle.

Calendrier    Stockez les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, telles que les jours fériés de votre entreprise. Un calendrier fournit des affichages visuels, similaires à un calendrier de bureau ou mur, de vos événements d'équipe, notamment les réunions, les événements sociaux et les événements d'une journée. Vous pouvez également suivre les jalons d'une équipe, tels que les délais ou les dates de sortie des produits, qui ne sont pas liés à un intervalle de temps spécifique. Voir Créer un affichage Calendrier à partir d'une liste.

Tâches    Suivez les informations sur les projets et autres événements de votre groupe. Vous pouvez attribuer des tâches à des personnes, ainsi que suivre l'état et le pourcentage d'achèvement de la tâche à mesure que la tâche est terminée. Si vous utilisez un programme de messagerie électronique ou de gestion des tâches compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches à partir de votre site dans votre autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour le processus budgétaire de votre organisation, puis l'afficher et la mettre à jour dans Outlook avec vos autres tâches. Voir Créer une liste.

Project tâches    Stockez les informations sur les tâches avec un affichage de Gantt et des barres de progression. Vous pouvez suivre l'état et le pourcentage d'achèvement de la tâche. Si vous utilisez un programme de messagerie électronique ou de gestion des tâches compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches de projet à partir de votre site dans votre autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches de projet sur votre site pour identifier et affecter le travail de création d'un manuel de formation, puis suivre l'avancement de votre organisation depuis Project. Voir Créer une liste.

Suivi des problèmes    Stockez des informations sur des problèmes spécifiques, tels que les problèmes de support, et suivez leur progression. Vous pouvez attribuer des problèmes, les classer et les relier. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes pour gérer les problèmes et les solutions liés au service clientèle. Vous pouvez également commenter des problèmes chaque fois que vous les modifiez, en créant un historique des commentaires sans modifier la description d'origine du problème. Par exemple, un représentant du service clientèle peut enregistrer chaque étape prise pour résoudre un problème et les résultats. Vous pouvez également utiliser une liste de suivi des problèmes avec un flux de travail à trois états pour aider votre organisation à gérer le suivi de problèmes ou de projets. Voir Créer une liste.

Enquête    Recueillez et compilez des commentaires, tels qu'un sondage de satisfaction des employés ou un questionnaire. Vous pouvez créer vos questions et réponses de différentes manières et obtenir une vue d'ensemble de vos commentaires. Si vous avez installé une feuille de calcul ou un programme de base de données compatible avec les technologies Microsoft, vous pouvez exporter vos résultats pour les analyser plus en détail. Voir Créer une enquête.

Personnaliser    Commencez une liste à partir de zéro. Vous pouvez également créer une liste personnalisée basée sur une feuille de calcul, si vous avez un tableur compatible avec les technologies Microsoft. Par exemple, vous pouvez importer une liste à partir Excel que vous avez créée pour stocker et gérer des contrats avec des fournisseurs. Voir Créer une liste basée sur une feuille de calcul.

Listes externes    Travaillez avec des données stockées en dehors d'une liste, mais que vous pouvez lire et écrire dans Microsoft 365. La source de données pour une liste externe est appelée type de contenu externe. Contrairement à une liste Microsoft 365 native, une liste externe utilise Business Connectivity Services pour accéder directement aux données à partir d'un système externe (tel que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server), qu'il s'agit d'une base de données, d'un service web ou d'un système métier.

Liste personnalisée en mode Feuille    de données Créer une liste vide semblable à une liste personnalisée mais pour afficher la liste par défaut en mode Feuille de données. Le vue Feuille de données fournit une grille de données qui permet d'afficher et de modifier des données en tant que lignes et colonnes. Vous pouvez ajouter ou modifier des lignes et des colonnes, appliquer des filtres et des ordres de tri, afficher des valeurs calculées et des totaux, et modifier facilement les données dans les cellules de la grille. Le vue Feuille de données Office installée sur un ordinateur client 32 bits et un navigateur qui prend en charge ActiveX contrôles.

Liste de statuts    Affichez et suivez les objectifs de votre projet. La liste inclut un jeu d'icônes colorées pour communiquer le degré d'atteindre les objectifs.

Circulations    Envoyez des informations, y compris des tampons de confirmation, aux membres de votre équipe.

Liste de dictionnaires Microsoft IME    Utilisez des données dans la liste en tant que dictionnaire IME Microsoft. Vous pouvez convertir les éléments de colonne lecture en affichage à l'aide de l'IME Microsoft et afficher le contenu dans le commentaire dans la fenêtre Commentaire IME. Les données peuvent être liées à une URL spécifique.

Liste de contenu PerformancePoint    Stockez des éléments de tableau de bord, tels que des cartes de performance, des rapports, des filtres, des pages de tableau de bord et d'autres éléments de tableau de bord que vous créez à l'aide de PerformancePoint Dashboard Designer.

Langues et traducteurs    À utiliser avec un flux de travail de gestion des traductions dans une bibliothèque de gestion des traductions. Le flux de travail utilise la liste pour affecter des tâches de traduction au traducteur spécifié dans la liste pour chaque langue. Vous pouvez créer cette liste manuellement ou choisir de la créer automatiquement lorsque vous ajoutez un flux de travail de gestion des traductions à une bibliothèque de gestion des traductions.

Liste d'KPI    Suivez les indicateurs de performances clés qui vous permettent d'évaluer rapidement l'avancement par rapport aux objectifs mesurables. Vous pouvez configurer des listes d'indicateurs de performance clés pour suivre les performances à l'aide d'une des quatre sources de données : données entrées manuellement, données d'une liste Microsoft 365, données dans des Excel ou données provenant d'Analysis Services, un composant de Microsoft SQL Server. Une fois la liste d'indicateurs de performance clés créée, vous pouvez l'utiliser pour afficher l'état de l'indicateur sur une page de tableau de bord.

Importer une feuille de calcul     Utilisez des colonnes et des données d'une feuille de calcul existante. L'importation d'une feuille de Microsoft Excel ou d'un autre programme compatible.

Pour ajouter une liste à une page SharePoint moderne :

  1. Si la page n'est pas déjà en mode Édition, cliquez sur Modifier dans la partie supérieure droite de la page. 

  2. Placez le curseur de la souris au-dessus ou en dessous d’un composant WebPart existant et vous verrez apparaître une ligne accompagnée du signe + encerclé, comme ceci :

    Signe plus pour l'ajout de parties du site à une page

  3. Cliquez sur + pour faire votre choix parmi une liste de composants Web Parts. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Documents, Bibliothèques et Listes.

  4. Sélectionnez Liste.

    Les noms de toutes les listes disponibles sont affichés.

  5. Sélectionnez la liste que vous voulez insérer dans votre page. 

  6. Si le résultat vous satisfait, sélectionnez Enregistrer comme brouillon en haut à gauche. Ensuite, pour que la page mise à jour soit accessible à d'autres personnes, sélectionnez Publier en haut à droite. 

Pour ajouter une liste à une page SharePoint classique :

  1. Dans Sites, cliquez Paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud, puis sur Contenu du site.

  2. Cliquez sur l'icône Ajouter une application.

    Icône Ajouter une application dans la boîte de dialogue Contenu du site.
  3. Faites défiler et cliquez sur l'application que vous voulez utiliser. Il peut y avoir plusieurs pages.

  4. Donnez un nom unique à l'application afin de pouvoir la rappeler ultérieurement pour une page, puis cliquez sur Créer.

  5. Lorsque vous revenir à l'écran Contenu du site, vous pouvez :

    • Fermez la fenêtre et revenir à la page. Ajoutez la nouvelle application sur votre page à l'aide de la fonctionnalité Composants WebPart.

    • Cliquez sur l'application et commencez à entrer des données.

    • Cliquez sur les ellipses, puis sur Paramètres. Vous pouvez ajouter des colonnes, modifier des noms et effectuer d'autres tâches ici.

Bien que vous pouvez utiliser les fonctionnalités des listes de différentes manières, leur utilisation dépend de la taille et du nombre de listes dont vous disposez et des besoins de votre organisation.

Stockage de nombreux éléments dans une liste

Vous souhaitez peut-être qu'une grande liste s'inscrit en répondre à divers besoins. Par exemple, vous pouvez avoir un grand nombre de problèmes techniques à suivre au sein de votre organisation, et ces problèmes peuvent s'appliquer à plusieurs projets et groupes.

Utilisez une seule liste dans les cas ci-dessous :

  • Votre groupe doit voir des informations de synthèse sur les éléments de liste ou les différents affichages du même ensemble d'éléments. Par exemple, un responsable peut consulter l'avancement de tous les problèmes techniques d'une organisation ou consulter tous les problèmes classés au cours de la même période.

  • Les utilisateurs souhaitent parcourir ou rechercher les problèmes au même emplacement sur un site.

  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux éléments de liste, tels que le suivi des versions ou la demande d'approbation.

  • Les groupes qui travaillent sur la liste partagent des caractéristiques similaires, telles que les mêmes niveaux d'autorisations. Des autorisations uniques peuvent être appliquées à des éléments de liste spécifiques, mais si les niveaux d'autorisation varient considérablement, envisagez l'utilisation de plusieurs listes.

  • Vous voulez analyser des informations sur la liste ou recevoir des mises à jour consolidées pour la liste. Vous pouvez recevoir des alertes lorsque les éléments de la liste sont modifiés ou voir les modifications apportées à une liste à l'aide de la technologie RSS. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée d'informations modifiées.

Vous pouvez avoir besoin de plusieurs listes lorsqu'il existe des différences distinctes entre les éléments que vous voulez gérer ou entre les groupes de personnes qui les travaillent.

Utilisez plusieurs listes lorsque :

  • Vous n'attendez pas des personnes qu'elles ont besoin de synthèses sur les éléments ensemble.

  • Les groupes de personnes qui travaillent sur les informations sont différents et ont des niveaux d'autorisation différents.

  • Vous devez appliquer différents paramètres, tels que le processus de version ou d'approbation, à plusieurs ensembles d'éléments.

  • Vous n'avez pas besoin d'analyser ensemble les éléments ou de recevoir des mises à jour consolidées sur la liste.

Voici quelques-unes des façons d'organiser les listes et les éléments de liste :

Ajouter des colonnes    Aidez votre groupe à épingler les éléments les plus importants, vous pouvez ajouter des colonnes à votre liste. Par exemple, vous pouvez ajouter la colonne Project à une liste pour aider les personnes travaillant sur des projets spécifiques à consulter et à travailler plus facilement sur leurs éléments. Vous pouvez également ajouter d'autres colonnes si vous souhaitez collecter des informations supplémentaires pour chaque élément de liste, telles que le nom du service ou le nom d'un employé.

Si une liste compte plusieurs éléments, vous pouvez envisager d'indexer certaines colonnes pour améliorer les performances lorsque vous affichez plusieurs éléments ou changez d'affichage. Cette fonctionnalité ne modifie pas la façon dont les éléments sont organisés, mais elle peut permettre aux organisations de stocker plus facilement un grand nombre d'éléments dans une liste. Toutefois, l'indexation peut prendre davantage d'espace dans la base de données. Voir Créer, modifier ou supprimer un affichage d'une liste ou bibliothèque.

Créer des vues    À utiliser si les membres de votre groupe ont souvent besoin de voir les données d'une certaine façon. Les affichages utilisent des colonnes pour trier, grouper, filtrer et afficher les données. Vous pouvez également sélectionner le nombre d'éléments affichés en même temps dans chaque affichage. Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir une liste par page en fonction de leurs préférences et de la vitesse de connexion.

Les affichages vous offrent la possibilité de stocker un grand nombre d'éléments dans une liste, mais pour voir uniquement les sous-ensembles de votre choix à un moment donné, par exemple uniquement les problèmes publiés cette année ou uniquement les événements en cours dans un calendrier. Vous pouvez créer des affichages personnels à votre disposition, et si vous êtes autorisé à modifier une liste, vous pouvez créer des affichages publics accessibles à tous. Voir Créer, modifier ou supprimer un affichage d'une liste ou bibliothèque.

Créer des dossiers    Ajoutez des dossiers à la plupart des types de listes, si votre propriétaire de liste a autorisé la création de dossiers. Ceci est particulièrement utile si vous pouvez diviser les éléments de votre liste d'une manière particulière, par exemple par projet ou par groupe. Les dossiers permettent aux utilisateurs d'analyser et de gérer plus facilement les éléments de liste. Les technologies Microsoft offrent une arborescence qui permet aux utilisateurs de naviguer dans leurs sites et dossiers de la même façon que sur leur disque dur. Par exemple, chaque service peut avoir son propre dossier. Voir Créer un dossier dans une liste.

Voir aussi

Ajouter, modifier ou supprimer des éléments de liste

Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

Créer un dossier dans une liste

Supprimer un dossier dans une liste

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