Principales questions sur l’extraction, l’archivage et les versions

Principales questions sur l’extraction, l’archivage et les versions

Découvrez comment extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque.

Non, l’extraction d’un fichier modifie uniquement l’état du fichier pour vous permettre de modifier ce fichier.

Si vous retirez un fichier et que vous ne l’enregistrez pas, vos modifications ne seront pas enregistrées. Si vous souhaitez conserver les modifications, enregistrez toujours le fichier.

Le mode d’enregistrement du fichier dépend de l’éditeur ou de l’outil que vous utilisez. Si vous modifiez un fichier texte en ligne, vous devez cliquer sur Enregistrer. Toutefois, si vous effectuez des modifications dans une application Microsoft 365, telle que Word ou Excel, vous pouvez fermer le document et il sera automatiquement enregistré.

Si vous extrayez un fichier, enregistrez-le et annulez l’extraction, vos modifications ne seront pas enregistrées dans la bibliothèque.

Par défaut, toute personne disposant de l’autorisation de modification dans une bibliothèque de documents peut modifier un fichier. Toutefois, vous pouvez définir la bibliothèque de telle sorte qu’une personne puisse archiver le fichier avant de le modifier.

Vous devez être le propriétaire de la bibliothèque de documents ou de l’administrateur du site ou disposer des autorisations similaires pour effectuer ce paramètre.

  1. Ouvrez la bibliothèque que vous voulez exiger de l’extraction.

  2. Dans SharePoint, cliquez sur paramètres Bouton paramètres en forme d’engrenage puis sur paramètresde la bibliothèque.

    Menu paramètres avec l’option paramètres de la bibliothèque sélectionnée

    Dans SharePoint 2013 et SharePoint 2016, sélectionnez page, puis paramètres de la bibliothèque.

    Boutons paramètres de la bibliothèque SharePoint sur le ruban
  3. Dans la page Paramètres, sélectionnez paramètresde contrôle de version.

    Boîte de dialogue Paramètres de la bibliothèque avec le contrôle de version sélectionné.
  4. Dans la page Paramètres de contrôle de version , faites défiler vers le bas, puis cliquez sur Oui pour exiger l' extraction des documents avant de pouvoir les modifier.

    Boîte de dialogue Paramètres avec l’état désactivé en surbrillance sur exiger la modification des documents

Par défaut, une bibliothèque de documents permet aux membres possédant une autorisation de modification de modifier et de modifier des fichiers sans les extraire. Pour éviter cela, activez l’extraction obligatoire dans la bibliothèque. Vous devez être le propriétaire de la bibliothèque de documents ou de l’administrateur du site ou disposer des autorisations similaires pour effectuer ce paramètre.

  1. Ouvrez la bibliothèque que vous voulez exiger de l’extraction.

  2. Dans SharePoint, cliquez sur paramètres Bouton paramètres en forme d’engrenage puis sur paramètresde la bibliothèque.

    Menu paramètres avec l’option paramètres de la bibliothèque sélectionnée

    Dans SharePoint 2013 et SharePoint 2016, sélectionnez page, puis paramètres de la bibliothèque.

    Boutons paramètres de la bibliothèque SharePoint sur le ruban
  3. Dans la page Paramètres, sélectionnez paramètresde contrôle de version.

    Boîte de dialogue Paramètres de la bibliothèque avec le contrôle de version sélectionné.
  4. Dans la page Paramètres de contrôle de version , faites défiler vers le bas, puis cliquez sur Oui pour exiger l' extraction des documents avant de pouvoir les modifier.

    Boîte de dialogue Paramètres avec l’état désactivé en surbrillance sur exiger la modification des documents

Pour afficher rapidement les personnes disposant d’une colonne, placez le pointeur sur l’icône d’extraction icon image pour afficher une info-bulle qui vous indique qui a extrait le fichier.

Vous pouvez également ajouter la colonne extrait par par défaut à la vue par défaut de la bibliothèque. De cette façon, tout le monde peut facilement voir qui a extrait un document. Pour plus d’informations sur l’ajout d’une colonne extraite par dans SharePoint, voir créer une colonne dans une liste ou une bibliothèque.

Informations supplémentaires

Le contrôle de version permet de créer un historique des modifications apportées à un document nécessitant un cycle de publication contrôlé des versions principales, ou des versions principales et secondaires.

Historique des versions avec version secondaire supprimée

Activer le contrôle de version

Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

Cliquer sur Ajouter pour faire glisser des fichiers vers une bibliothèque

Effectuer un glisser-déplacer   

Le plus simple pour télécharger des fichiers est de faire glisser ceux-ci à partir d’un dossier d’ordinateur ou réseau vers la bibliothèque de documents. Commencez par ouvrir la bibliothèque sur votre site. Ensuite, sur votre ordinateur, recherchez les documents à télécharger, sélectionnez-les et faites-les glisser vers la zone de la bibliothèque qui contient le texte Faites glisser les fichiers ici.

Si l’option permettant de glisser-déplacer des fichiers n’apparaît pas, installez la dernière version de votre logiciel de navigation ou Microsoft Office. Cette fonctionnalité nécessite un minimum d’Office 2013, ou la dernière version de Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox ou chrome.

Ouvrir une fenêtre de l’Explorateur

Utiliser la commande Ouvrir avec l’Explorateur   

Cette commande ouvre l’Explorateur Windows sur votre ordinateur, mais affiche la structure de dossiers sur le serveur à la base du site. De temps à autre, vous devrez peut-être copier ou déplacer plusieurs documents d’une bibliothèque vers une autre.

Remarque : Ouvrez l’Explorateur dans SharePoint 2013 et SharePoint 2016, ou consultez-le dans l’Explorateur de fichiers avec SharePoint ne fonctionne que dans Internet Explorer 10 ou 11. Il n’est pas pris en charge par Microsoft Edge, Google Chrome ou Mozilla FireFox.

Par exemple, vous pouvez déplacer tous les documents créés sur une période d’un an dans une bibliothèque vers une autre bibliothèque pour archiver les informations. Vous pouvez également copier des documents d’une de vos bibliothèques dans un site vers une autre bibliothèque dans un sous-site lorsque vous changez de groupe de travail.

Vous pouvez également manipuler les fichiers dans le dossier (copie, attribution d’un nouveau nom, suppression, etc.).

Faire glisser des fichiers vers une bibliothèque

Utiliser la commande Nouveau document   

Dans la légende Créer un fichier, cliquez sur TÉLÉCHARGER UN FICHIER EXISTANT. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Parcourir pour télécharger des fichiers un par un.

Cette approche a l’avantage de fonctionner quel que soit le navigateur ou la version de navigateur utilisé.

Autres conseils sur l’extraction, l’archivage et les versions   

Quelle que soit la méthode de téléchargement que vous utilisez, rappelez-vous des points suivants sur l’extraction, l’archivage et les versions lorsque ces fonctionnalités sont activées :

  • Si vous téléchargez un fichier dans une bibliothèque qui exige l’extraction des fichiers, cette opération est initialement automatisée. Vous devrez tout de même archiver le fichier avant que d’autres utilisateurs puissent le consulter et le modifier.

  • Si la bibliothèque est configurée pour effectuer le suivi des versions de fichiers, vous ajoutez généralement le fichier téléchargé à une nouvelle version ; celle-ci fait alors partie de l’historique des versions du fichier.

  • Si la bibliothèque nécessite que vous ajoutiez des valeurs à une ou plusieurs de ses colonnes (nom de service, numéro de projet, etc.), vous devez tout de même modifier les valeurs et archiver le document pour terminer l’opération de téléchargement.

Informations supplémentaires

Vous pouvez obtenir un nouveau document à ajouter en tant que nouvelle version consiste à consulter la sortie d’un nouveau document et à remplacer tout le contenu par la nouvelle version. Lorsque la version extraite est modifiée, archivez-la. SharePoint créera une nouvelle copie, en conservant les versions antérieures (en vous fournissant une nouvelle version). Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque.

Non, malheureusement, à partir de l’environnement SharePoint, il n’est pas possible de définir un rappel ou de récupérer la date de l’extraction d’un document. Il existe des interfaces de programmation d’application (API) qui l’autorisent, mais requièrent l’écriture d’un programme personnalisé. Contactez votre administrateur ou le concepteur de site.

Pour vous servir de visuel, observez l’icône d’extraction icon image ou ajoutez une colonne extraite par dans la bibliothèque. Pour plus d’informations sur l’ajout d’une colonne extraite par dans SharePoint voir créer une colonne dans une liste ou une bibliothèque.

Si vous avez téléchargé des fichiers dans une bibliothèque qui exige l’extraction des fichiers, cette opération est initialement automatisée. Vous pouvez voir les fichiers, contrairement aux autres utilisateurs, ce qu’il est facile d’oublier. Pour que les autres utilisateurs puissent afficher ou modifier les fichiers, veillez à renseigner les propriétés requises, puis à archiver les fichiers à nouveau.

Informations supplémentaires

Si vous recevez un lien vers un fichier SharePoint et cliquez dessus, veillez toujours à consulter la barre de titre pour voir si elle affiche la mention Lecture seule avant de commencer la modification. Si cette mention apparaît et que l’extraction est activée pour la bibliothèque, vous devez extraire le fichier. Vous pouvez toujours accéder à la bibliothèque en examinant l’URL pour localiser la bibliothèque.

Cependant, si le fichier est un document Office (Word, Excel ou PowerPoint), c’est plus facile. Commencez par définir le mode Édition pour le document, cliquez sur l’onglet Fichier, puis localisez le bouton Gérer les versions, qui vous permet d’extraire le fichier.

Il est également possible qu’un utilisateur ait déjà extrait le fichier. Dans ce cas, la commande Extraire n’est pas disponible.

Avez-vous souvent vu cette boîte de dialogue ?

Boîte de message permettant de maintenir l’extraction d’un fichier dans le dossiers Brouillons local

Le dossier Brouillons local est déjà disponible depuis plusieurs versions. L’option Utiliser mon dossier Brouillons local vous permet de mettre les fichiers hors connexion et simplifie la recherche des fichiers sur votre ordinateur, si vous avez besoin d’ouvrir ceux-ci ultérieurement alors que vous n’êtes connecté à aucun réseau. Par défaut, le dossier est appelé Brouillons SharePoint et est situé dans votre dossier Documents ou Mes documents. Cette boîte de dialogue ne s’affiche pas si vous sélectionnez plusieurs fichiers pour les extraire.

Mais les heures ont changé. Si vous souhaitez utiliser des fichiers en mode hors connexion, nous vous conseillons d’utiliser OneDrive professionnel ou scolaire, ce qui signifie qu’il est possible d’utiliser une bibliothèque de documents hors connexion et de synchroniser automatiquement les modifications. OneDrive professionnel ou scolaire est fourni avec Office 2013 et il existe également une version autonome.

Informations supplémentaires

Une bibliothèque organisée en dossiers inclut souvent un affichage par défaut qui montre tous les dossiers. Si vous voulez archiver une grande quantité de fichiers dans divers dossiers, créez une vue qui « aplanit » la bibliothèque afin d’avoir tous les fichiers dans un seul affichage sans les dossiers. Pour ce faire, sélectionnez Afficher tous les éléments sans dossiers sous Dossiers dans la page Modifier l’affichage. Vous pouvez également définir un nombre maximal de fichiers plus élevé afin de tous les voir en une fois en augmentant le nombre d’éléments à afficher sous Limitation des éléments. Ceci permet de sélectionner aisément en une fois tous les fichiers que vous voulez archiver.

Informations supplémentaires

Si vous avez synchronisé une bibliothèque avec OneDrive professionnel ou scolaire, vous pouvez toujours extraire des fichiers dans le navigateur. Vous pouvez voir l’icône extraits icon image dans le navigateur pour indiquer que le fichier est extrait. Néanmoins, il n’y a pas d’icône d' extraction sur le fichier dans le dossier local de votre appareil, car le dossier local ne connaît aucune connaissance de l’état d’extraction/d’archivage du fichier sur SharePoint.

Vous pouvez toutefois effectuer les opérations suivantes dans votre dossier local :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le nom du fichier.

  2. Sélectionnez afficher en ligne ou sélectionnez OneDrive professionnel ou scolaire, puis cliquez sur accéder au navigateur.

Vous pouvez à présent voir rapidement la bibliothèque SharePoint et l’état archivé/extrait des fichiers dans la bibliothèque.

Vous n’avez pas besoin d’attendre son retour.

Un administrateur de site ou de bibliothèque peut utiliser l’autorisation Remplacer l’extraction qui permet d’archiver un document ou d’annuler l’extraction d’un document par un autre utilisateur. Cette opération a toutefois des conséquences. Si votre collègue absent souhaite ajouter la copie locale de ses modifications au document dans la bibliothèque, les deux versions doivent être rapprochées manuellement ou à l’aide d’outils de comparaison, tels que ceux fournis par Word et Excel.

Informations supplémentaires

Pour faire simple, l’extraction et l’archivage des fichiers permettent de verrouiller un fichier pour sa modification exclusive, puis de le déverrouiller pour que d’autres personnes puissent l’utiliser. Vous devez déterminer quel style de collaboration vous convient dans le cadre de la création de bibliothèques et de l’organisation de vos fichiers, et décider comment optimiser le travail en équipe. Vous pouvez collaborer avec des tiers sur des documents de plusieurs façons. Le tableau suivant vous permet de déterminer ce qui vous convient le mieux.

Style de collaboration

Utilisations typiques

Meilleure pratique

Informel

Documents utilisés quotidiennement par une équipe, modifications rares et minimes, conflits de modification occasionnels

Désactiver lֹ’exigence d’extraction (paramètre par défaut de la bibliothèque), tout en permettant l’extraction des fichiers individuels au besoin

Co-création

Collaboration simple et en temps réel sur des documents avec les produits Office via des ordinateurs clients et Office pour le web

Désactiver l’exigence d’extraction et éviter l’extraction des fichiers (incompatible avec la co-création)

Formelle

Commentaires et vérifications séquentielles, et approbation des documents

Activer l’extraction requise

Voici quelques astuces supplémentaires si vous activez l’extraction dans une bibliothèque :

  • Évitez de garder les fichiers extraits de façon prolongée. 

  • Ajoutez la colonne Extrait par dans l’affichage par défaut de la bibliothèque. Ceci permet aux autres utilisateurs d’identifier les personnes ayant des documents en cours d’extraction. Si cette colonne ne se trouve pas dans un affichage, vous pouvez toujours pointer sur l’icône d’extraction icon image pour afficher une info-bulle qui vous indique qui a extrait le fichier.

  • Demander avant de remplacer le chèque d’une autre personne.

  • Évitez de modifier les fichiers déjà extraits.

  • Notez que les modifications ne sont pas visibles par les autres utilisateurs tant que vous ne les avez pas archivés.

Informations supplémentaires

Si vous n’arrivez pas à résoudre un problème ou si vous rencontrez un comportement inattendu, vous pouvez remplir une demande de service.

Contacter le support technique des produits pour les entreprises-aide de l’administrateur

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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