Bienvenue dans Plannings, l’application de planification et de suivi du temps des employés incluse dans Microsoft Teams. Avec Plannings et Teams, votre équipe et vous-même disposez d’un emplacement unique pour vos besoins en matière de planification, de communication et de collaboration afin d’accomplir votre travail, où que vous soyez et sur n’importe quel appareil.
Que vous soyez un responsable de première ligne cherchant à combler des quarts de travail ouverts ou un travailleur de première ligne souhaitant afficher ou demander des modifications à votre planning, nous avons ce qu’il vous faut.
Contenu de cet article
Comment faire obtenir l’application Shifts ?
Comment faire accéder aux Plannings ?
Comment faire pour commencer à utiliser Shifts ?
Que puis-je faire dans Shifts ?
Comment faire obtenir l’application Shifts ?
L’application Plannings est incluse dans Teams. Si vous avez Teams, vous avez Shifts !
Vous pouvez utiliser Shifts sur le bureau, le web et les appareils mobiles Teams.
- Shifts sur le bureau et le web est optimisé pour la création et la gestion de planifications. Les gestionnaires ont beaucoup de marge de manœuvre pour planifier le jour, la semaine ou le mois à venir et répondre aux besoins changeants au fur et à mesure qu’ils se présentent.
- Shifts sur mobile est conçu pour les travailleurs. Les membres de l’équipe peuvent voir leurs quarts de travail à venir d’un simple clic, définir la disponibilité et effectuer des demandes de shift et de congé, selon les besoins.
Comment faire accéder aux Plannings ?
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Sur le bureau et le web : dans la barre de l’application sur le côté gauche de Teams, sélectionnez Shifts. Si vous ne le voyez pas, sélectionnez Afficher plus d’applications
, puis recherchez Shifts dans la liste des applications. - Sur un appareil mobile : Dans Teams, appuyez sur Shifts dans la barre de l’application. Si vous ne la voyez pas, balayez vers le haut à partir de la barre de l’application.
Épingler l’application Shifts pour un accès rapide
Si vous disposez d’une licence Microsoft 365 F3 ou F1, Plannings est automatiquement épinglé à Teams pour un accès facile. Sinon, pour l’épingler :
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Sur le bureau et le web : dans la barre de l’application sur le côté gauche de Teams, sélectionnez Afficher d’autres applications , cliquez avec le bouton droit sur Shifts, puis choisissez Épingler.
- Sur un appareil mobile : balayez vers le haut sur la barre de l’application, appuyez sur Modifier, puis faites glisser Shifts de Plus d’applications vers la section supérieure.
Comment faire pour commencer à utiliser Shifts ?
Responsables de première ligne
Pour être opérationnel, voici une vue d’ensemble de la création et de la publication d’un planning d’équipe pour la première fois.
- Créer un planning d’équipe. Créez votre planification, ajoutez des groupes de planification et ajoutez des membres d’équipe à chaque groupe.
- Configurez les paramètres de planification pour votre équipe. Définissez les options de planification et les fonctionnalités Shifts que vous souhaitez mettre à la disposition de votre équipe.
- Ajoute des shifts à la planification. Attribuez des shifts aux membres de l’équipe et ajoutez des shifts ouverts aux groupes, selon vos besoins.
- Publier (partager) la planification. Une fois qu’il est partagé, les membres de l’équipe peuvent afficher leurs propres shifts et ceux de l’équipe sur la planification.
Conseil
Vous pouvez utiliser un classeur Excel pour importer votre planification dans Shifts. Une importation Excel peut vous aider
La configuration est plus rapide que celle du remplissage manuel de votre planning, en particulier si vous gérez une grande équipe.
Pour en savoir plus, voir Importer une planification d’Excel vers Shifts
Employés en contact direct avec la clientèle
Une fois que votre responsable a créé un planning d’équipe et l’a publié, vous pouvez voir tous vos horaires et ceux de votre équipe sur le planning.
En fonction des paramètres activés pour votre équipe, en fonction des paramètres activés pour votre équipe, vous pouvez effectuer des opérations telles que pointer l’arrivée à et à la sortie de vos équipes, demander des congés, échanger ou proposer une shift à un collègue, et demander à travailler une shifts ouverts.
Que puis-je faire dans Shifts ?
Voici un aperçu de ce que les responsables et les membres de l’équipe peuvent faire dans Shifts sur ordinateur de bureau, web et mobile.
Responsables de première ligne (propriétaires d’équipe)
| Capacité¹ | Bureau | Web | Mobile |
|---|---|---|---|
| Créer une planification et partagez-la avec l’équipe. |
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| Importer une planification d’Excel vers Shifts. |
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| Copier une planification. |
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| Ajouter, mettre à jour et supprimer des groupes de planification pour organiser les membres d'une équipe en fonction de caractéristiques communes. Par exemple, département ou type de travail. |
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| Ajoutez, mettez à jour et supprimez des créneaux. |
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| Ajoutez, mettez à jour et supprimez les créneaux ouverts que les travailleurs de leur propre équipe peuvent demander. |
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| Ajouter, mettre à jour et supprimer des shifts ouverts pour que les employés d'autres équipes (emplacements) puissent en faire la demande. |
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| Gérer les paramètres de planification de l’équipe. |
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| Gérer (approuver et refuser) les demandes de congé et de shift des employés. |
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| Exporter et affichez les rapports de feuille de temps. |
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| Exporter la planification vers Excel. |
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| Rappeler les shifts selon la planification. |
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| Imprimer la planification. |
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¹Ce tableau résume les fonctionnalités lors de l’utilisation de Shifts en tant qu'application autonome. Si votre organisation utilise Plannings avec un système de gestion des effectifs (WFM) pour synchroniser les données de planification via un connecteur, vous pouvez afficher et gérer vos plannings dans votre système WFM à partir de Plannings. En savoir plus sur les fonctionnalités disponibles pour les gestionnaires lorsqu’ils utilisent Shifts avec un système WFM .
Travailleurs de première ligne (membres de l’équipe)
| Capacité¹ | Bureau | Web | Mobile |
|---|---|---|---|
| Afficher vos propres shifts. |
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| Afficher le planning de l’équipe. |
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| Afficher les shifts ouverts disponibles dans vos groupes de planification. |
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| Demander à récupérer les shifts ouverts à votre emplacement. |
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| Demande de récupération des shifts ouverts à d’autres emplacements. |
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| Demande de congé. |
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| Échanger un shift avec un collègue de la même équipe. |
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| Proposer un shift à un collègue de la même équipe. |
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| Pointer l'arrivée à et à la sortie des shifts et des pauses. |
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| Modifier les entrées de la feuille de temps pour les pointages d'entrée et de sortie et les pauses. |
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| Définir la disponibilité. |
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| Définissez des rappels de changement de poste. |
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¹Ce tableau résume les fonctionnalités lors de l’utilisation de Shifts en tant qu'application autonome. Si votre organisation utilise Plannings avec un système de gestion des effectifs (WFM) pour synchroniser les données de planification via un connecteur, vous pouvez afficher et gérer vos plannings dans votre système WFM à partir de Plannings. En savoir plus sur les fonctionnalités disponibles pour les membres de l’équipe lors de l’utilisation de Shifts avec un système WFM .