Procédure pas à pas : configuration des actualités pour votre organisation à l'aide d'un site hub

Avec SharePoint, vous pouvez partager du contenu d’actualités au sein de votre organisation de manière explicite et détectable. Par défaut, les actualités SharePoint sont affichées sur la page de démarrage de SharePoint, sur les sites d’équipe, les sites de communication, les sites hub et sur l’application mobile en fonction de la pertinence des actualités pour l’utilisateur. Par exemple, si un article important est publié par une personne dans votre domaine de travail proche ou publié sur un site où vous êtes actif, il est présenté à l’utilisateur.

Les organisations ont de nombreuses options quant au type d’actualités affichées, à l’endroit où elles sont affichées, aux personnes autorisées à créer des billets, etc.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment implémenter une stratégie complète pour configurer des actualités à tous les niveaux de votre organisation.

La stratégie

Dans cette procédure pas à pas, nous allons faire plus que simplement configurer des composants WebPart Actualités sur différents sites. Nous allons vous présenter une stratégie complète qui inclut la configuration d’un site d’actualités « officiel » pour les actualités qui se distinguent visuellement en tant qu’actualités de l’organisation ; la configuration de catégories pour différents types d’actualités ; et même la configuration d’un processus d’approbation pour les billets d’actualités. Nous afficherons les actualités sur un site hub intranet provenant d’un site de communication d’entreprise, d’un site de communication de service et d’un service site d’équipe.

La page d’accueil du site hub affiche tous les articles d’actualités approuvés pour n’importe quel site associé au hub. Cela signifie que les utilisateurs voient toutes les actualités créées sur le site d’Actualités de l’entreprise, toutes les actualités créées sur les sites de communication de service les actualités uniquement pour le site de l'équipe de leur service.

Image d'un site hub affichant les actualités d'un site de communication d'entreprise, d'un site de communication de service et d'un site d'équipe de service

  1. Actualités d’un site de communication d’entreprise officiel faisant partie du site hub
  2. Actualités d'un site de communication de service faisant partie du site hub
  3. Actualités d'un site d'équipe de service qui fait partie du site hub

Le contenu s’affiche de la façon suivante sur les sites du hub :

  • Chaque site de communication de service affiche des billets d’actualités pour ce service uniquement.
  • Chaque site d’équipe de service affiche les billets d’actualités créés dans ce site d’équipe et les billets créés dans le site d’Actualités d’entreprise.

Voici comment fonctionne le flux d’actualités :

  • Tous les employés sont autorisés à créer des d’actualités sur leurs sites d’équipe. Les publications peuvent être étiquetées comme étant une « informations importantes » ou simplement « de service ».
  • Chaque service a un ou plusieurs employés qui se voient attribuer la tâche de créer des billets d’actualités sur le site de communication de leur service.
  • Tous les articles d’actualités créés dans les sites de communication du service passent par un flux d’approbation de page dans lequel une personne désignée du service Communications de l’entreprise approuve les publications.
  • Les publications d’actualités officielles du service Communications de l’entreprise sont créées dans un site spécial appelé Actualités de l’entreprise, qui n’est pas associé au site hub. Ce site est désigné en tant qu’actualités « officielles ».
  • Sur une base mensuelle, un bulletin d’informations contenant les articles d’actualité sélectionnés des Communications de l’entreprise est envoyé par e-mail à tous les employés.

La structure du site hub

Tous les sites d’équipe et de communication, à l’exception du site de Communication de l’entreprise, sont associés à un seul site hub.

Chaque service dispose d’un site de communication pour partager des informations avec le reste de l’organisation et d’un site d’équipe pour la communication interne entre les employés du service.

Image de la structure des sites. Les sites d’équipes de communications RH, finances et ventes, sont imbriqués sous le site de communication Intranet Hub, tandis que le site de Communications de l’entreprise désigné est sur le côté.

Implémentation de la stratégie

Dans cette section, vous allez parcourir le processus de configuration de votre environnement SharePoint pour répondre aux exigences de cette stratégie d’actualités. Ce processus implique la configuration du composant WebPart Actualités et la création d’un processus d’approbation de page dans une bibliothèque de pages, la création de catégories pour les actualités et la désignation d’un site comme « actualités officielles ».

Dans cet exemple, l’hypothèse est que chacun des sites de communication et d’équipe est déjà associé à un site hub (à l’exception des Communications de l’entreprise) et qu’il existe déjà plusieurs billets d’actualités dans le site Communications de l’entreprise. Si vous avez besoin de savoir comment configurer ces types de sites, consultez Configurer votre site hub SharePoint, Créer un site de communication dans SharePoint Onlineet Créer un site d’équipe dans SharePoint.

Configurer votre site de communication d’entreprise pour les actualités officielles de l’organisation

La configuration de votre site de communication d’entreprise pour les actualités d’organisation « officielles » permet aux actualités des Communications de l’entreprise d’apparaître avec l’accent afin que vos utilisateurs sachent immédiatement qu’il s’agit d’actualités officielles de l’entreprise, comme dans cet exemple :

Image d’un composant WebPart Actualités affichant des articles d’actualités intitulés « Communications de l’entreprise »

Pour activer cette fonctionnalité et spécifier le site pour les actualités de l’organisation, un administrateur SharePoint doit utiliser les commandes SharePoint Online PowerShell :

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Configurer des actualités sur un site d’équipe de service

Dans votre site d’équipe de service, vous allez ajouter le composant WebPart Actualités à la page trois fois. Chaque composant WebPart affiche des informations d’actualités différentes en fonction de la source d’actualités et des catégories. Pour créer les catégories, ajoutez une colonne à la bibliothèque Pages pour permettre aux auteurs d’étiqueter leurs pages avec la catégorie appropriée.

Créer des colonnes pour les catégories

  1. Sur votre site d’équipe de service, sélectionnez le lien Pages dans la navigation du site pour accéder à la bibliothèque de pages.

  2. Sélectionnez + Ajouter une colonne ou le + à droite du nom de la dernière colonne en haut des pages.

    Image du volet Créer une colonne

  3. Dans le champ Nom, entrez le nom Type de publication.

  4. Dans le menu déroulant, choisissez Choix comme type de colonne.

  5. Spécifiez deux choix : « Actualités du service» et « Informations importantes ».

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Ensuite, nous allons ajouter des composants WebPart Actualités à la page d’accueil du site d’équipe du service pour afficher les actualités du service, les nouvelles informations importantes et les actualités du site web de votre organisation.

Ajouter des actualités du service

  1. Ajouter une troisième section droite à la page d’accueil.
  2. Dans la première colonne, ajoutez le composant WebPart Actualités et titrez-le « Actualités du service ».
  3. Sélectionnez Modifierl’image de l’icône modifier le crayon dans la barre d’outils du composant WebPart.
  4. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :
    • Source d’actualités : Ce site
    • Afficher le titre et les commandes : Activé
    • Disposition : À la une
    • Filtrer : Propriétés de la page
    • Nom de la propriété : type de publication Est égal à Actualités du service
  5. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer vos modifications.

Ajouter de nouvelles Informations importantes

  1. Dans la même colonne, sous le composant WebPart que vous venez d’ajouter, ajoutez à nouveau le composant WebPart Actualités et titrez-le « Informations importantes ».
  2. Sélectionnez Modifierl’image de l’icône modifier le crayon dans la barre d’outils du composant WebPart.
  3. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :
    • Source d’actualités : Ce site
    • Afficher le titre et les commandes : Activé
    • Disposition: Côte à côte
    • Filtrer : Propriétés de la page
    • Nom de la propriété : type de publication Est égal à Informations importantes
  4. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer vos modifications.

Ajouter une Actualité de l’entreprise

  1. Dans la deuxième colonne (à droite), ajoutez à nouveau le composant WebPart Actualités et donnez lui le titre « Actualités d’entreprise ».
  2. Sélectionnez Modifierl’image de l’icône modifier le crayon dans la barre d’outils du composant WebPart.
  3. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :
    • Source des actualités: choisissez Sélectionnez les sites, puis sélectionnez votre site d’actualités d’entreprise.
    • Afficher le titre et les commandes : Activé
    • Disposition: Côte à côte
    • Filtrer : Propriétés de la page
    • Nom de la propriété : type de publication Est égal à Informations importantes
  4. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer vos modifications.

Pour tester ce que vous avez fait jusqu’à présent, créez plusieurs billets d’actualités sur le site du service. Définissez les propriétés de la page sur vos pages d’actualités afin que, dans certains cas, le type de publication soit défini sur Actualités du service, et dans d’autres, définissez le type de publication sur Informations importantes. Pour un rappel sur la définition des propriétés des pages, voir Afficher, modifier et ajouter des détails de page.

Voici à quoi ressemble la page d’accueil du service une fois l’opération terminée :

Image d’une page d’accueil du service montrant Actualités de service en haut à gauche, Actualités d’entreprise en haut à droite et étapes importantes en bas

Configurer votre site de communication de service

Dans cet exemple, les billets d’actualités créés dans le site de communication doivent être approuvés. Vous pouvez configurerla page d’approbation en utilisant Power Automate. Donnez au flux un nom qui inclut le nom du site, tel que « Approbation de la page Ressources humaines », et définissez l’approbateur sur un employé du service Communications d’entreprise.

Image du volet Créer un flux d’approbation de page

Ensuite, configurez la page d’accueil du site pour afficher les actualités de ce site.

  1. Sur la page d’accueil de votre site de communication de service, ajoutez un composant WebPart Actualités .
  2. Sélectionnez Modifierl’image de l’icône modifier le crayon dans la barre d’outils du composant WebPart.
  3. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :
    • Source d’actualités : Ce site
    • Disposition À la une
  4. Créez un billet d’actualités que vous souhaitez afficher sur votre page d’accueil. Lorsque vous avez terminé, envoyez la page pour approbation en sélectionnant Envoyer pour approbation en haut à droite de la page.

L’employé désigné comme approbateur lorsque vous configurez le flux recevra un e-mail indiquant que la page attend une approbation. Une fois la page approuvée, elle s’affiche dans le composant WebPart Actualités de votre site de communication de service.

Continuez et créez plusieurs billets d’actualités sur ce site. Assurez-vous que chaque page est soumise pour approbation, puis approuvée.

Dans cet exemple, vous pouvez voir le type d’actualités affichées sur le site de communication du service des ressources humaines :

Image d’un composant WebPart Actualités montrant des articles de presse, y compris une annonce de salon de la santé, un appel pour vous inscrire aux prestations de santé et une annonce sur une séance de formation

Configurer la page d’accueil du site hub Intranet

  1. Ajoutez une section à deux colonnes à la page d’accueil de votre site hub.
  2. Dans la colonne de gauche, ajoutez le composant Actualités WebPart.
  3. Sélectionnez Modifierl’image de l’icône modifier le crayon dans la barre d’outils du composant WebPart.
  4. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :
    • Source d’actualités: choisissez Sélectionner les sites, puis choisissez Site de communication d’entreprise.
    • Disposition : À la une
  5. Dans la colonne de gauche, ajoutez à nouveau le composant Actualités WebPart.
  6. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :
    • Source d’actualités: tous les sites du hub
    • Disposition: actualités du hub

Lorsque vous avez terminé, vous devez voir uniquement les publications d’actualités des communications d’entreprise sur le côté gauche de la page et les billets d’actualités de chaque site associé au hub dans le composant WebPart de droite.

Image d’un composant WebPart affichant des articles d’actualités d’entreprise à gauche et tous les articles d’actualités à droite

Développement de votre propre stratégie d’actualités

Maintenant que vous avez vu comment mettre en place une stratégie spécifique, vous pouvez réfléchir à votre propre stratégie. Voici quelques questions à vous poser, ainsi qu’à votre organisation, pour vous aider à vous préparer :

  • Comment les actualités sont communiquées actuellement? Comment pouvez-vous utiliser les mêmes personnes ou processus que vous avez déjà en place lors de l’utilisation de la nouvelle approche ?
  • Quel est le type de contenu que vous voulez partager ?
  • Qui va créer du contenu ?
  • Les actualités doivent-ils être approuvées ? Dans ce cas, quel doit être le processus d’approbation ?
  • Comment les actualités sont communiquées actuellement?

Communications à l’échelle de l’organisation et du service

Dans de nombreuses organisations, il existe déjà un moyen formel de communiquer des informations aux employés à l’échelle de l’organisation. En outre, dans de nombreux cas, les employés d’un service communiquent entre eux de manière moins formelle. Il est important de réfléchir à ces processus, car, dans certains cas, vous pouvez continuer à utiliser les mêmes personnes ou processus dans SharePoint.

Lorsque vous envisagez de communiquer à l’échelle de l’organisation, posez-vous les questions suivantes :

  • Une personne de votre organisation crée-t-elle et envoie-t-elle des bulletins d’informations ?
  • Sont-ils envoyés par e-mail ? Si c’est le cas, quel est le processus actuel pour informer cette personne des actualités à inclure ? À quelle fréquence les bulletins d’informations sont-ils envoyés ?
  • Quel est le processus permettant de déterminer les actualités incluses et celles qui ne le sont pas ? Qui prend cette décision ?
  • Quel est le processus de modification du contenu ?
  • Quel est le processus permettant de décider quelles images sont incluses dans les récits ?

Au niveau du service, posez-vous les questions suivantes :

  • Y a-t-il une personne dont la responsabilité professionnelle inclut le partage d’informations avec le reste du service ?
  • Les employés partagent-ils des informations de manière informelle les uns avec les autres à l’aide d’outils tels que la messagerie électronique ou la messagerie ?
  • Quel contenu est partagé ?

Types de contenu et pertinence

L’étape suivante de la création de votre stratégie d’actualités consiste à évaluer le type de contenu d’actualités produit par votre organisation. Les types de récits d’actualités peuvent être les suivants :

  • L’article « Dans les actualités » qui informent les employés que votre entreprise ou organisation a fait l’objet d’une presse publique, par exemple dans une publication commerciale ou dans un programme d’actualités
  • Annonces ou étapes importantes de l’entreprise, tels que la publication d’un nouveau produit ou le démarrage d’une nouvelle initiative
  • Informations importantes de l’employé, par exemple lorsqu’un employé est en couple, qu’il a un enfant ou qu’il se retire
  • Informations qui obligent les employés à prendre des mesures, telles que l’inscription à des avantages ou la participation à une formation

Lorsque vous réfléchissez à ce contenu, il est important de réfléchir à la pertinence et à l’importance des différents groupes au sein de votre organisation. Par exemple :

  • Tous les membres de votre organisation doivent savoir quand ils peuvent souscrire aux avantages sociaux. C’est important et pertinent pour tout le monde.
  • Les membres du service Financier doivent connaître les nouvelles lois relatives à leurs pratiques en matière de comptabilité. Cela est pertinent et important pour eux. Cependant, ce n’est pas pertinente ou importante pour les autres membres de l’organisation.
  • Le service des Ventes organise un concours de cuisine dans la salle de pause vendredi. Cela peut être pertinent pour les membres du service Ventes, mais ce n’est pas considéré comme important, et personne d’autre dans l’organisation ne le considère comme pertinent ou important.

L’objectif de la réflexion sur votre contenu est de prendre note du contenu qui doit être exposé de manière plus prioritaire, secondaire ou pas du tout. La façon dont vous répondez à cette question peut dépendre de facteurs tels que la taille de votre entreprise. Si vous êtes une petite entreprise, vous pouvez décider que les Informations importantes des employés doivent être affichés à l’échelle de l’entreprise, tandis qu’une grande entreprise peut uniquement l’afficher aux employés d’un service particulier.

Qui fait quoi ?

Qui crée du contenu d’actualités ?

Dans certaines organisations, le contenu des actualités est créé et géré par une personne centrale ou un groupe de personnes, tel que le service Communications d’entreprise. Cette approche centralisée crée une approche simple de création et de gestion de contenu d’actualités, garantissant que seul le contenu important et pertinent est publié pour les employés à l’échelle de l’entreprise. Toutefois, cette approche réduit la quantité de contenu d’actualités généralement générée, car elle nécessite le temps intensif d’un individu ou d’un groupe de personnes. En ouvrant le processus de publication à d’autres membres de votre organisation, vous permettez à d’autres personnes de créer du contenu d’actualités. Le contenu des actualités créé par les utilisateurs de leurs propres services sera plus à jour et plus axé sur leurs activités de service, ce qui augmente la pertinence du contenu.

Qui approuve le contenu des actualités ?

Une fois que vous autorisez d’autres personnes à créer du contenu d’actualités, il est possible que du contenu ne corresponde pas à vos critères de qualité. Cela peut inclure du contenu qui comporte des fautes d’orthographe et de grammaire, qui utilise un langage inapproprié ou qui n’est pas pertinent. Vous pouvez décider d’implémenter un processus d’approbation pour vous assurer que le contenu répond aux critères nécessaires à la publication.

Comment les utilisateurs consommeront-ils des actualités à l’aide de SharePoint ?

Traditionnellement, les sites intranet étaient créés avec l’hypothèse que les utilisateurs accédaient à la page d’accueil intranet et y consommeraient des actualités. Dans ce scénario, les actualités importantes de l’entreprise sont présentées sur la page d’accueil, avec un flux d’actualités supplémentaire de récits qui ont été agrégés à partir de sites de service. Il s’agit d’un scénario d’« extraction », où le contenu « officiel » (souvent important et pertinent pour tous les employés) s’affiche et le contenu agrégé est « extrait » à partir d’autres sites de services. Toutefois, dans de nombreux cas, les utilisateurs n’accèdent plus à la page d’accueil intranet. Les utilisateurs peuvent simplement accéder directement à la page d’accueil de leur site de service, car ce site contient la plupart des informations qu’ils trouvent pertinentes. Dans certains cas, les organisations peuvent choisir d’implémenter un scénario d’« insertion», où les informations officielles sont « insérées » jusqu’à leur site de service et s’affiche avec les articles d’actualités qui ont été créés juste dans leur service.

Si votre organisation utilise des sites hub, vous pouvez agréger le contenu des actualités au niveau du hub. Si votre organisation a implémenté plusieurs hubs, il est important de réfléchir à la façon dont ces hubs jouent dans votre stratégie d’actualités globale. Il est courant de créer un site de service interne et externe. Le site de service interne est généralement un site d’équipe SharePoint connecté à un groupe. Ce site est destiné uniquement aux membres de ce service. Toutefois, il existe également un site de communication SharePoint public, qui est utilisé pour communiquer des informations de ce service à l’ensemble de l’organisation.

À l’aide de ce modèle, tous les utilisateurs verront tous les billets d’actualités créés dans les sites de communication du service, mais les utilisateurs verront uniquement les billets d’actualités créés dans les sites d’équipe auxquels ils appartiennent.

Il est également important de réfléchir aux autres emplacements où les utilisateurs peuvent consommer du contenu d’actualités. Les utilisateurs peuvent lire des articles d’actualités à l’aide de l’application SharePoint sur leur appareil mobile et sur la page SharePoint dans Office 365. De plus, un propriétaire de site peut créer un bulletin d’informations des actualités récentes, qui peut être envoyé aux utilisateurs. Aussi, les utilisateurs peuvent publier des articles d’actualités à partir d’un site SharePoint connecté à un groupe sur un canal Microsoft Teams.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Vous pouvez vous laisser inspirer avec quelques exemples dans le Lookbook SharePoint.

Consultez d’autres procédures pas à pas guidées pour créer des sites pour votre organisation.