Procédure guidée : configuration des actualités pour votre organisation à l’aide d’un site concentrateur

Procédure guidée : configuration des actualités pour votre organisation à l’aide d’un site concentrateur

Avec SharePoint, vous pouvez partager le contenu des actualités au sein de votre organisation de manière significative et détectable. Par défaut, SharePoint Actualités est affichée sur la page de démarrage de SharePoint, sur les sites d’équipe, les sites de communication, les sites concentrateurs et sur l’application mobile en fonction de la pertinence de ces informations pour l’utilisateur. Par exemple, si un article d’actualité important est publié par une personne de votre proche sphère de tâches ou publiée sur un site sur lequel vous êtes actif, l’utilisateur s’affichera.

Les organisations disposent de nombreuses options sur le type d’actualités affiché, qui a la possibilité de créer des billets, etc.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment mettre en œuvre une stratégie complète de configuration des actualités à tous les niveaux de votre organisation.

La stratégie

Dans le cadre de cette procédure pas à pas, il est préférable de configurer les composants WebPart Actualités sur différents sites : nous allons vous montrer une stratégie complète qui inclut la configuration d’un site de News « officiel » pour les actualités qui se distinguent visuellement en tant qu’actualité de l’organisation. configuration de catégories pour différents types d’actualités ; et même définir un processus d’approbation pour les publications d’actualités. Nous allons afficher les actualités sur un site concentrateur intranet qui provient d’un site de communicationd’entreprise, d’un site de communication de service et d’un site d' équipede service.

La page d’accueil du site concentrateur affiche tous les articles d’actualité approuvés pour n’importe quel site associé au Hub. Cela signifie que les utilisateurs peuvent voir tous les billets d’actualité créés sur le site d’actualités d’entreprise, tous les billets d’actualité créés dans les sites de communication départemental et les articles d’actualité pour le site d’équipe de leur service.

Exemple d’actualités sur un site concentrateur intranet
  1. Actualités d’un site de communication d’entreprise « officiel » qui fait partie du site concentrateur

  2. Actualités d’un site de communication de service faisant partie du site concentrateur

  3. Actualités d’un site d’équipe de service faisant partie du site concentrateur

Le contenu s’affiche de la façon suivante sur les sites du Hub :

  • Chaque site de communication départemental affiche des billets d’actualité pour ce département uniquement.

  • Chaque site d’équipe départemental affiche des publications créées sur ce site d’équipe ainsi que des publications créées dans le site d’actualités d’entreprise.

Voici comment fonctionne le flux d’actualités :

  • Tous les employés ont l’autorisation de créer des actualités sur leurs sites d’équipe. Les billets peuvent être marqués comme un « jalon » ou simplement « départemental ».

  • Un ou plusieurs employés ont affecté la tâche de création de billets d’actualité sur le site de communication de leur service.

  • Toutes les histoires d’actualité créées dans les sites de communication départementales passent par un flux d’approbation de page dans lequel une personne désignée du service des communications de l’entreprise approuve les billets.

  • Les billets d’actualité officiels du service des communications d’entreprise sont créés dans un site spécial appelé Actualités d’entreprise, qui n’est pas associé au site concentrateur. Ce site est désigné sous le titre d’actualités « officielles ».

  • Sur une base mensuelle, un bulletin contenant des articles d’actualité sélectionnés des communications d’entreprise est envoyé par courrier électronique à tous les employés.

Structure du site concentrateur

Tous les sites d’équipe et de communication, à l’exception du site de communication d’entreprise, sont associés à un seul site concentrateur.

Chaque département dispose d’un site de communication permettant de partager des informations avec le reste de l’organisation ainsi qu’un site d’équipe pour la communication interne entre les employés du service.

Exemple de structure d’un site concentrateur.

Mise en œuvre de la stratégie

Dans cette section, vous allez découvrir le processus de configuration de votre environnement SharePoint pour répondre aux exigences de cette stratégie d’actualités. Il s’agit de la configuration du composant WebPart Actualités et de la création d’un processus d’approbation de page dans une bibliothèque de pages, de la création de catégories pour les actualités et de la désignation d’un site comme « Actualités officielles ».

Dans cet exemple, l’hypothèse est que chaque site de communication et d’équipe est déjà associé à un site concentrateur (à l’exception des communications de l’entreprise) et qu’il y a déjà plusieurs billets d’actualité dans le site de communication de l’entreprise. Pour savoir comment configurer ces types de sites, voir configurer votre site concentrateur SharePoint, créer un site de communication dans SharePoint Onlineet créer un site d’équipe dans SharePoint.

Configurer votre site de communication d’entreprise pour les actualités d’organisations « officielles »

La configuration de votre site de communication d’entreprise pour des actualités d’organisations « officielles » permet aux informations d’actualité de l’entreprise de s’afficher en insistant de telle sorte que les utilisateurs sachent immédiatement qu’il s’agit d’actualités d’entreprise officielles, comme dans cet exemple :

Exemple d’actualités d’entreprise sur un site

Pour activer cette fonctionnalité et spécifier le site pour les actualités de l’organisation, un administrateur SharePoint doit utiliser les commandes PowerShell de SharePoint Online:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Configurer des actualités sur un site d’équipe de service

Sur votre site d’équipe de service, vous allez ajouter le composant WebPart Actualités à la page trois fois. Chaque composant WebPart affiche des informations d’actualité différentes en fonction de la source d’actualités et des catégories. Pour créer des catégories, ajoutez une colonne dans la bibliothèque de pages pour permettre aux auteurs de marquer leurs pages avec la catégorie appropriée.

Créer des colonnes pour les catégories

  1. Sur le site d’équipe de votre service, cliquez sur le lien pages dans la navigation du site pour accéder à la bibliothèque de pages.

  2. Sélectionnez + Ajouter une colonne ou + à droite du nom de la dernière colonne en haut de la page.

    Exemple de configuration d’une colonne pour les catégories d’actualités

  3. Dans le champ nom , entrez le nom du type de publication.

  4. Dans le menu déroulant, choisissez choix en tant que type de colonne.

  5. Fournissez deux choix : « service d’actualité » et « jalon ».

  6. Cliquez sur Enregistrer.

    Nous allons ensuite ajouter les composants WebPart Actualités à la page d’accueil du site d’équipe de service pour afficher les actualités du service, les informations sur les jalons et les informations du site Web de l’entreprise.

Ajouter des actualités de département

  1. Ajoutez une section de la troisième droite à la page d’accueil.

  2. Dans la première colonne, ajoutez le composant WebPart Actualités et titre « informations sur le service ».

  3. Cliquez sur modifier les Bouton édition du composant WebPart dans la barre d’outils du composant WebPart.

  4. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :

    • Source d’actualité: ce site

    • Afficher le titre et les commandes: activé

    • Mise en page: histoire supérieure

    • Filtre: propriétés de page

    • Nomde la propriété : type de publication égal à Actualités du service

  5. Cliquez sur appliquer pour enregistrer vos modifications.

Ajouter des informations sur le jalon

  1. Dans la même colonne, sous le composant WebPart que vous venez d’ajouter, ajoutez à nouveau le composant WebPart Actualités et Titrez-le « jalons ».

  2. Cliquez sur modifier les Bouton édition du composant WebPart dans la barre d’outils du composant WebPart.

  3. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :

    • Source d’actualité: ce site

    • Afficher le titre et les commandes: activé

    • Mise en page: côte à côte

    • Filtre: propriétés de page

    • Nomde la propriété : le type de publication est égal à jalons

  4. Cliquez sur appliquer pour enregistrer vos modifications.

Ajouter des actualités d’entreprise

  1. Dans la deuxième colonne (droite), ajoutez le composant WebPart Actualités , puis titre « Actualités d’entreprise ».

  2. Cliquez sur modifier les Bouton édition du composant WebPart dans la barre d’outils du composant WebPart.

  3. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :

    • Source d’actualités: choisissez Sélectionner des sites, puis sélectionnez votre site d’actualités.

    • Afficher le titre et les commandes: activé

    • Mise en page: côte à côte

    • Filtre: propriétés de page

    • Nomde la propriété : le type de publication est égal à jalons

  4. Cliquez sur appliquer pour enregistrer vos modifications.

Pour tester votre travail, créez plusieurs billets d’actualité sur le site du service. Définissez les propriétés de page sur les pages de votre article d’actualité de telle sorte que dans certains types de publications soit défini sur Actualités du service, et dans d’autres, définissez le type de publication sur jalon. Pour un rappel sur la définition des propriétés de pages, voir afficher, modifier et ajouter les détailsde la page.

Voici à quoi ressemble la page d’accueil du service une fois qu’elle est terminée :

Exemple d’actualités sur un site Web de service

Configurer votre site de communication de service

Dans cet exemple, les publications d’actualités créées sur le site de communication doivent être approuvées. Vous pouvez configurer l’approbation de la page avec le flux Microsoft. Donnez à votre flux un nom incluant le nom du site tel que « approbation de la page ressources humaines » et attribuez à l’approbateur un employé dans le service communications de l’entreprise.

Volet d’options approbation de page

Ensuite, configurez la page d’accueil du site pour afficher les actualités de ce site.

  1. Sur la page d’accueil de votre site de communication de service, ajoutez un composant WebPart Actualités .

  2. Sélectionnez modifier le Bouton édition du composant WebPart dans la barre d’outils du composant WebPart.

  3. Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :

    • Source d’actualité: ce site

    • Mise en page: histoire supérieure

  4. Créez un billet d’actualités que vous voulez afficher sur votre page d’accueil. Lorsque vous avez terminé, soumettez la page pour approbation en sélectionnant l’option soumission pour approbation dans le coin supérieur droit de la page.

Les employés désignés comme approbateurs lorsque vous configurez le flux recevront un message indiquant que la page est en attente d’approbation. Une fois qu’elles sont approuvées, elles s’affichent dans le composant WebPart Actualités sur le site de communication de votre service.

Créez plusieurs billets d’actualité sur ce site. Assurez-vous que chaque page est soumise pour approbation, puis approuvée.

Dans cet exemple, vous pouvez voir le type d’actualités affiché sur le site de communication départemental du service de ressources humaines :

Exemple d’un site de communication de service

Configurer la page d’accueil du site du Hub intranet

  • Ajoutez une section deux colonnes à la page d’accueil de votre site concentrateur.

  • Dans la colonne de gauche, ajoutez le composant WebPart Actualités .

    Sélectionnez modifier le Bouton édition du composant WebPart dans la barre d’outils du composant WebPart.

  • Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :

    • Source d’actualités: choisissez Sélectionner des sites, puis sélectionnez site de communications d’entreprise.

    • Mise en page: histoire supérieure

  • Dans la colonne de droite, ajoutez à nouveau le composant WebPart Actualités .

  • Définissez les options suivantes dans le volet de propriétés du composant WebPart :

    • Source d’actualité: tous les sites du Hub

    • Mise en page: Actualités du Hub

Lorsque vous avez terminé, vous devriez voir uniquement les billets d’actualité des communications de l’entreprise sur le côté gauche de la page, ainsi que les billets d’actualité de chaque site associé au hub dans le composant WebPart à droite.

Exemple d’actualités sur un site concentrateur

Développement de votre propre stratégie d’actualité

À présent que vous avez vu comment mettre en place une stratégie spécifique, vous pouvez réfléchir à votre propre stratégie. Voici quelques questions que vous devez vous poser, et votre organisation, pour vous aider à préparer les éléments suivants :

  • Comment les informations sont-elles actuellement communiquées ? Comment utiliser les mêmes personnes ou processus que vous avez déjà en place lors de l’utilisation de la nouvelle approche ?

  • Quel est le type de contenu d’actualités que vous voulez partager ?

  • Qui créera-t-il du contenu ?

  • Des informations doivent-elles être approuvées ? Le cas échéant, quel est le rôle du processus d’approbation ?

  • Comment les informations sont-elles actuellement communiquées ?

Communications à l’échelle de l’organisation et du service

Dans de nombreuses organisations, il existe déjà un moyen formel de transmettre des informations à l’échelle de l’organisation. De plus, dans de nombreux cas, les employés au sein d’un service communiquent entre eux de façon moins formelle. Il est important de réfléchir aux processus suivants, car dans certains cas, vous pouvez continuer à utiliser les mêmes personnes ou processus au sein de SharePoint.

Lorsque vous envisagez de communiquer à l’échelle de l’organisation, posez-vous les questions suivantes :

  • Une personne de votre organisation peut-elle créer et envoyer des bulletins d’informations ?

  • Sont-ils envoyés par courrier électronique ? Si tel est le cas, quel est le processus actuel permettant à cette personne de savoir quelle information doit être incluse ? Quelle est la fréquence d’envoi des bulletins d’informations ?

  • Quel est le processus permettant de déterminer quelle information est incluse et ce qui ne l’est pas ? Qui prend cette décision ?

  • Processus de modification du contenu

  • Quelle est la procédure à utiliser pour choisir les images à inclure dans les histoires ?

Au niveau du service, posez-vous les questions suivantes :

  • Est-il possible de partager des informations avec le reste du service auprès d’un autre utilisateur ?

  • Les employés peuvent-ils partager des informations de manière informée les uns avec les autres à l’aide d’outils tels que la messagerie électronique ou la messagerie électronique ?

  • Quel contenu est partagé ?

Types de contenu et pertinence

Lors de la création de votre stratégie d’actualités, l’étape suivante consiste à évaluer le type de contenu d’actualités généré par votre organisation. Les types d’articles d’actualité peuvent être :

  • « Dans les actualités », qui indiquent aux employés que votre entreprise ou organisation a reçu une presse publique, par exemple dans une composition commerciale ou sur un programme d’actualités

  • Annonces ou jalons d’entreprise, par exemple, la publication d’un nouveau produit ou la création d’une nouvelle initiative ;

  • Les jalons des employés, par exemple lorsqu’un employé s’est mariés, a un enfant ou un réversion

  • Des informations qui nécessitent une action de la part des employés, par exemple pour s’inscrire aux prestations ou participer à une formation

Au fur et à mesure que vous pensez à ce contenu, il est important de réfléchir à la pertinence et à l’importance des différents groupes au sein de votre organisation. Par exemple :

  • Tous les membres de votre organisation doivent savoir quand ils peuvent s’inscrire aux avantages. C’est important et approprié pour tout le monde.

  • Les membres du service Finances doivent connaître les nouvelles lois relatives aux pratiques comptables. Cette opération est pertinente et importante. Néanmoins, il n’est pas pertinent ou important pour les autres membres de l’organisation.

  • Le service commercial est confronté à une compétition de cuisson dans la salle de pause de vendredi. Cela peut s’avérer pertinent pour les membres du service commercial, mais n’est pas considéré comme important et personne d’autre ne le considère comme intéressant ou important.

Le but de réfléchir à votre contenu est de savoir quel contenu doit être exposé d’une manière plus dominante, d’une manière secondaire ou pas du tout. La réponse à cette question dépend de facteurs tels que la taille de votre entreprise. S’il s’agit d’une petite entreprise, vous pouvez choisir d’afficher les jalons des employés à l’échelle de l’entreprise, tandis qu’une grande société peut uniquement la présenter aux employés d’un service spécifique.

Qui effectue

Qui est en création d’actualités ?

Dans certaines organisations, le contenu des actualités est créé et géré par une personne ou un groupe de personnes, comme le service des communications de l’entreprise. Cette approche centralisée crée une approche simple pour la création et la gestion de contenu d’actualité, ce qui garantit que le contenu important et approprié est uniquement publié pour les employés à l’échelle de l’entreprise. Toutefois, cette approche permet de réduire la quantité de contenus d’actualités généralement générés, car cela nécessite un temps intensif pour une personne ou un groupe de personnes. En ouvrant le processus de composition à d’autres personnes dans votre organisation, vous permettez à d’autres personnes de créer du contenu d’actualités. Le contenu des actualités créé par des utilisateurs dans leurs propres départements sera plus récent et sera plus axé sur les activités de ses services, ce qui augmente la pertinence du contenu.

Qui approuve le contenu des actualités ?

Une fois que vous permettez à d’autres personnes de créer du contenu d’actualités, il est possible que le contenu soit créé et ne réponde pas aux critères du contenu de qualité. Il peut s’agir d’un contenu comportant des erreurs d’orthographe et de grammaire, qui utilise un langage inapproprié ou qui n’est pas sans pertinence. Vous pouvez décider de mettre en place un processus d’approbation pour vous assurer que le contenu répond aux critères nécessaires à la publication.

Comment les utilisateurs vont-ils utiliser les nouvelles sur SharePoint  ?

Traditionnellement, les sites intranet étaient développés en partant du principe que les utilisateurs naviguaient vers la page d’accueil de l’intranet et utiliseront les actualités. Dans ce scénario, les informations importantes de l’entreprise seront présentées sur la page d’accueil, avec un fil d’actualité supplémentaire relatif aux articles qui ont été agrégés à partir de sites départementaux. Il s’agit d’un scénario de « rassemblement », où le contenu « officiel » (généralement important et pertinent pour tous les employés) est affiché et le contenu agrégé est « tiré » à partir d’autres sites de services. Dans de nombreux cas, toutefois, les utilisateurs ne naviguent plus vers la page d’accueil de l’intranet. Il suffit aux utilisateurs d’accéder directement à la page d’accueil du site du service, dans la mesure où ce site contient la plupart des informations dont ils ont besoin. Dans certains cas, il est possible que les organisations choisissent de mettre en place un scénario « push », où les informations officielles sont « transmises » vers le site de leur service et s’affichent en même temps que les actualités qui ont été créées au sein de leur service.

Si votre organisation utilise des sites concentrateurs, vous pouvez regrouper le contenu des actualités au niveau du Hub. Si votre organisation a implémenté plusieurs hubs, il est important de réfléchir à la façon dont elles sont prises en compte dans votre stratégie globale d’actualité. Il est courant de créer un site de services interne et externe. Il s’agit généralement d’un site d’équipe connecté à un groupe SharePoint. Ce site est destiné uniquement aux membres de ce service. Néanmoins, il existe également un site public SharePoint de communication, qui est utilisé pour communiquer des informations de ce service à l’ensemble de l’organisation.

Ce modèle permet à tous les utilisateurs de voir toutes les publications d’actualités créées dans les sites de communication départementales, mais les utilisateurs verront uniquement les billets d’actualité créés dans les sites d’équipe auxquels ils appartiennent.

Il est également important de réfléchir aux autres emplacements dans lesquels les utilisateurs peuvent obtenir du contenu d’actualité en particulier. Les utilisateurs peuvent lire des articles d’actualité en utilisant l’application SharePoint sur leur appareil mobile et sur la page de SharePoint dans Office 365. Par ailleurs, il est possible de créer un bulletin d’informations récentes qui peut être envoyé aux utilisateurs, ou pour permettre à des utilisateurs de publier des histoires d’actualité à partir d’un site SharePoint connecté à un groupe vers un canal Microsoft Teams.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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