Dans l’espace de travail hybride, il peut être nécessaire d’évaluer le rythme d’activité de votre équipe et de votre organisation, comme dans comment et quand vous travaillez ensemble de manière stratégique pour garantir la productivité globale de l’équipe. Il peut s’agir de choisir les jours les plus adaptés aux réunions en personne et le type de travail qui peut être effectué à distance. En outre, il est important de réfléchir à la façon dont votre organization doit planifier le travail autour des objectifs mensuels, trimestriels ou semi-annuels.
Pour préparer votre équipe à réussir, envisagez de prendre du recul pour examiner la vue d’ensemble et répondre aux questions suivantes :
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Comment concevoir des calendriers de réunion autour d’objectifs et/ou de points de contrôle spécifiques ?
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Quand des réunions (en personne ou à distance) seront-elles nécessaires ? Et quand sont-ils facultatifs ?
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Comment saurons-nous quand nous avons planifié trop de réunions ?
Ensuite, passez en revue les exemples de scénarios d’équipe fictifs pour vous inspirer de l’utilisation des outils Microsoft 365 pour planifier et concevoir l’horaire de réunion de votre équipe et les canaux de collaboration officiels.
Comment une équipe marketing est configurée pour réussir
Dans cet exemple fictif, une équipe marketing conçoit le calendrier des réunions d’équipe autour des versions de produits planifiées tout au long de l’année. L’équipe décide du type d’outils et de canaux de collaboration qui s’alignera le mieux sur les objectifs de l’organisation.
Tout d’abord, l’équipe documente les besoins et les objectifs connus
Facteurs qui ont un impact sur la façon dont l’équipe planifie les réunions d’équipe :
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Les produits sont publiés tous les trimestres
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Les versions de produits sont dans le monde entier, et les planifications internationales sont prises en compte
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Les objectifs de l’équipe marketing sont signalés deux fois par an
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L’équipe préfère travailler 2 jours par semaine au bureau et 3 jours à partir d’un emplacement distant
Facteurs qui ont un impact sur les outils et canaux de communication utilisés :
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L’équipe travaille avec plusieurs partenaires externes de différentes organisations
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Les ressources marketing sont accessibles à partir d’applications de bureau et mobiles
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L’équipe est responsable de la communication des status projets et des actualités marketing
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L’équipe a besoin d’aide pour stocker et partager des fichiers en toute sécurité dans l’organization
Ensuite, l’équipe configure les sites SharePoint et les canaux Microsoft Teams
L’équipe hiérarchise trois scénarios de collaboration et crée une combinaison de sites d’équipe et de collaboration SharePoint qui prennent en charge les différentes fonctions marketing décrites ci-dessus.
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Collaboration d’équipe |
Collaboration organisationnelle |
Collaboration externe |
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Ensuite, l’équipe planifie et planifie des réunions
L’équipe a décidé que les réunions d’équipe récurrentes sont les plus précieuses en personne et devraient avoir lieu toutes les deux semaines. Les autres réunions d’équipe sont spécifiques aux produits et n’ont lieu que avant le lancement du produit.
Exemple de planification de réunions d’équipe trimestrielles :
Mois 1
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Lundi |
Mardi |
Wednesday |
Jeudi |
Vendredi |
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Réunion d’équipe |
Réunion produit A |
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Réunion produit A |
Réunion produit A |
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Réunion d’équipe |
Réunion produit A |
Lancement du produit A |
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Mois 2
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Lundi |
Mardi |
Wednesday |
Jeudi |
Vendredi |
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Réunion sur le produit B |
Réunion sur le produit B |
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Réunion d’équipe |
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Réunion sur le produit B |
Réunion sur le produit B |
Lancement du produit B |
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Réunion d’équipe |
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Mois 3
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Lundi |
Mardi |
Wednesday |
Jeudi |
Vendredi |
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Réunion d’équipe |
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Réunion produit C |
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Réunion d’équipe |
Réunion produit C |
Réunion produit C |
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Réunion produit C |
Lancement du produit C |
