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Recevoir des rappels par courrier électronique à propos de votre travail dans Project Web App

Recevoir des rappels par courrier électronique à propos de votre travail dans Project Web App

Les notifications par courrier électronique dans Project Web App peuvent vous permettre de rester au fait de ce qui se passe et de votre plaque. Certaines notifications sont configurées par votre responsable et d’autres notifications peuvent être configurées pour vous-même :

Configurer vos notifications personnelles

Avec Project Web App, vous pouvez choisir les notifications dont vous avez vraiment besoin. Pour choisir les notifications souhaitées, cliquez sur paramètres Settings (Gear icon) > paramètres de project Web App > gérer mes alertes et rappels.

Remarque : Cette option n’est pas visible ? Votre administrateur doit activer les notifications dans Project Web App pour que vous puissiez gérer celles que Project Web App envoie.

C’est l’affaire...

Choisissez cela !

Calendrier

Je souhaite simplement savoir si je manque une échéance.   

Je souhaite savoir quand :

  • Une tâche à laquelle je suis affecté est en retard. Sous tâches, sélectionnez m’envoyer un rappel lorsque mes tâches sont en retard.

  • Un rapport d’État est en retard. Sous rapports d’État, sélectionnez m’envoyer un rappel lorsque mes rapports d’État sont en retard.

À l’aide des deux rappels, vous pouvez choisir d’patienter quelques instants avant que Project Web App vous envoie un message électronique et vous pouvez également choisir de continuer à recevoir des rappels à intervalles réguliers tant que la tâche n’est pas effectuée ou le rapport d’État est soumis.

Calendrier

J’ai besoin d’être à l’tête pour une date prochaine.   

Je souhaite savoir quand :

  • Une tâche à laquelle je suis affecté commence bientôt. Sous tâches, sélectionnez m’envoyer un rappel avant le début de mes tâches.

  • Une tâche est bientôt prévue. Sous tâches, sélectionnez m’envoyer un rappel avant la date d’échéance de mes tâches.

  • Un rapport d’État est bientôt échu. Sous rapports d’État, sélectionnez m’envoyer un rappel avant que mes rapports d’État soient échus.

Avec chacun de ces rappels, vous pouvez choisir la durée de réception du message électronique de notification en avance.

Calendrier

J’ai besoin de rappels constants pour garder le contact.   

Je souhaite savoir quand :

  • Une tâche à laquelle je suis affecté n’est pas encore terminée. Sous tâches, sélectionnez m’envoyer un rappel sur mes tâches incomplètes.

  • Aucun rapport d’État n’est soumis pour le moment. Sous rapports d’État, sélectionnez m’envoyer un rappel jusqu’à ce que mes rapports d’État aient été soumis ou qu’ils soient en retard.

Pour obtenir ce type de détails, il est préférable de planifier la fréquence de vos messages.

Par exemple, vous souhaiterez peut-être :

  • Une semaine d’une semaine sur les dates de début des tâches.

  • Date d’échéance de la tâche, à partir de la date d’échéance de la tâche, à compter d’une semaine.

  • Avis d’échéance tous les jours, au début 3 jours à compter de la date d’échéance de la tâche.

  • Rappels chaque semaine de toutes les tâches incomplètes.

Project Web App tente de combiner les notifications dans un seul message électronique, votre boîte de réception ne sera donc pas saturée par les rappels, mais vous pouvez obtenir un message de chaque jour, en fonction du nombre de tâches que vous avez sur votre plaque. En particulier le fait que votre responsable de projet ou gestionnaire de ressources a également besoin de quelques rappels qu’il a demandé à Project Web App envoyer. Consacrez du temps à réfléchir à ce que vous auriez le plus utile et si vous estimez que vous obtenez simplement trop de messages de Project Web App, vous pouvez le peaufiner plus tard.

Calendrier

Vous pouvez utiliser d’autres rappels.   

Je souhaite savoir quand :

  • Je suis affecté à une tâche. Sous tâches, sélectionnez je reçois une nouvelle affectation de tâche dans mes projets.

  • Une tâche à laquelle je suis affecté a changé. Sous tâches, sélectionnez Mes tâches de projet sont modifiées.

  • Le responsable de projet demande un rapport d’État. Sous rapports d’État, sélectionnez je reçois une nouvelle demande de rapport d’État.

  • Un message que j’ai demandé à Project Online de faire échoue. Sous échecs de travail en file d’attente, sélectionnez l’une de mes tâches de files d’attente échoue.

Remarque : À propos des feuilles de temps Les rappels sur les feuilles de temps sont configurés par votre responsable pour un groupe de ressources ou pour votre équipe de projet.

Responsables : définir des notifications pour votre équipe

Les responsables de projet, responsables de ressources et responsables de portefeuilles ont un ensemble supplémentaire de notifications personnelles disponibles pour les garder au-dessus de ce qui se passe au sein de leurs équipes. Si vous êtes un responsable, vous pouvez choisir les notifications que vous souhaitez recevoir en cliquant sur paramètres Settings (Gear icon) > paramètres de project Web App > gérer les alertes de mes ressources et les rappels.

Remarque : Cette option n’est pas visible ? Votre administrateur doit activer les notifications dans Project Web App pour que vous puissiez gérer celles que Project Web App envoie.

Je souhaite savoir quand :

  • Un utilisateur ajoute une nouvelle tâche ou une nouvelle affectation. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez l’option de soumission de nouvelles tâches et affectations.

  • Quelqu’un attribue une tâche à une autre personne ou en a une. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez réaffecter les tâches.

  • Une personne modifie une tâche. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez mettre à jour les tâches.

  • Une personne envoie un rapport d’État. Sous rapports d’état de mes ressources, sélectionnez Envoyer un rapport d’État.

Responsables : définir des rappels pour votre équipe

En tant que responsable de projet, responsable des ressources ou gestionnaire de portefeuilles, vous pouvez choisir les notifications requises par votre équipe. Pour choisir les notifications que vous souhaitez Project Web App envoyer aux membres de votre équipe, cliquez sur paramètres Settings (Gear icon) > paramètres de project Web App > gérer les alertes de mes ressources et les rappels.

Remarque : Cette option n’est pas visible ? Votre administrateur doit activer les notifications dans Project Web App pour que vous puissiez gérer celles que Project Web App envoie.

C’est l’affaire...

Choisissez cela !

Calendrier

Je souhaite simplement rappeler mon équipe s’il manque une échéance.   

Je souhaite rappeler moi et/ou mon équipe dans les cas suivants :

  • Une tâche est en retard. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Envoyer un rappel lorsque les tâches des membres de mon équipe sont en retard.

  • Un rapport d’État est en retard. Sous rapports d’état de mes ressources, sélectionnez Envoyer un rappel lorsque les rapports d’état de mes ressources sont en retard.

À l’aide des deux rappels, vous pouvez choisir d’patienter quelques instants avant que Project Web App n’envoie le message électronique, et vous pouvez également choisir de ne pas envoyer les rappels à intervalles réguliers tant que la tâche n’est pas effectuée ou le rapport d’État est soumis.

Calendrier

Je souhaite faire en sorte que mon équipe se trouve au haut pour une date prochaine.   

Je souhaite rappeler moi et/ou mon équipe dans les cas suivants :

  • Une tâche est bientôt prévue. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Envoyer un rappel avant la date d’échéance des tâches des membres de mon équipe.

  • Un rapport d’État est bientôt échu. Sous rapports d’état de mes ressources, sélectionnez Envoyer un rappel avant que les rapports d’état des ressources soient échus.

Avec chacun de ces rappels, vous pouvez choisir la durée de réception du message électronique de notification en avance.

Calendrier

J’ai besoin de faire savoir aux membres de mon équipe qu’il n’est pas nécessaire de remplir les feuilles de temps.   

Je souhaite rappeler moi et/ou mon équipe dans les cas suivants :

  • Personne n’a signalé le travail sur une tâche en cours. Sous tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Envoyer un rappel lorsque la tâche des membres de mon équipe est en cours, mais qu’il n’y a pas de travail réel.

Avec ce rappel, vous pouvez choisir d’patienter quelques instants avant que Project Web App envoie le message électronique de notification.

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