Rechercher des enregistrements dans une base de données Access

À mesure que votre base de données Access de bureau s’agrandit, la localisation d’enregistrements implique plus d’un simple coup d’œil sur une feuille de données. Cet article décrit plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour localiser des enregistrements.

Remarque : Cet article ne s’applique pas aux applications Access Web App (type de base de données que vous créez dans Access et publiez en ligne). Pour plus d’informations, voir Créer une application Access

Que voulez-vous faire ?

Parcourir tous les enregistrements

Vous pouvez parcourir les enregistrements à partir du mode Feuille de données à l’aide des boutons de navigation dans les enregistrements situés en bas de la table ou du formulaire.

Boutons de navigation

1. Aller au premier enregistrement

2. Revenir à l’enregistrement précédent

3. Zone Enregistrement actuel

4. Passer à l’enregistrement suivant

5. Aller au dernier enregistrement

6. Ouvrir un nouvel enregistrement (vide)

7. Indicateur de filtre

8. Zone de recherche

Vous pouvez également utiliser la touche TAB pour vous déplacer dans un enregistrement à la fois.

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Accéder à un enregistrement spécifique

Lorsque vous connaissez l’enregistrement que vous recherchez, utilisez la zone Aller à pour choisir un enregistrement particulier dans une liste drop-down. La zone Aller à est généralement utilisée dans les formulaires.

Zone Atteindre

  • Pour accéder à un enregistrement, cliquez sur la flèche à droite de la zone Accéder à, puis sélectionnez un enregistrement dans la liste de liste bas.

    Remarque : Si vous connaissez les premiers caractères de l’enregistrement vers lequel vous souhaitez naviguer, vous pouvez taper ces caractères dans la zone Accéder.

La zone Aller à affiche uniquement suffisamment de données pour identifier chaque enregistrement de manière unique. Lorsque vous sélectionnez un enregistrement dans la liste, Access affiche le reste des données de cet enregistrement dans la zone principale du formulaire.

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Rechercher un enregistrement

Lorsque vous entrez du texte dans la zone de recherche, la première valeur correspondante est mise en évidence en temps réel à mesure que vous entrez chaque caractère. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour rechercher rapidement un enregistrement avec une valeur correspondante.

Vous pouvez également rechercher un enregistrement spécifique dans une table ou un formulaire à l’aide de l’option Rechercher.

Image du ruban Access

Il s’agit d’un choix efficace pour trouver un enregistrement spécifique lorsque l’enregistrement que vous voulez localiser répond à des critères spécifiques, tels que des termes de recherche et des opérateurs de comparaison, tels que « est égal » ou « contient ».

Remarque : Vous ne pouvez utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer que si la table ou le formulaire affiche actuellement des données. C’est vrai même s’il n’y a pas d’enregistrements visibles, car un filtre a été appliqué.

  1. Ouvrez la table ou le formulaire, puis cliquez sur le champ dans le champ dans le champ à rechercher.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher.

    La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s’affiche, avec l’onglet Rechercher sélectionné.

    Boîte de dialogue Rechercher et remplacer

  3. Dans la zone Rechercher, tapez la valeur pour laquelle vous souhaitez effectuer une recherche.

  4. Pour modifier le champ dans la recherche ou dans l’intégralité de la table sous-jacente, cliquez sur l’option appropriée dans la liste Regarder dans.

    Conseil : La liste Correspondance représente votre opérateur de comparaison (par exemple, « égal » ou « contient »). Pour élargir votre recherche, dans la liste Correspondance, cliquez sur N’importe où dans le champ.

  5. Dans la liste Rechercher, sélectionnez Tout, puis cliquez sur Trouver suivant.

  6. Lorsque l’élément pour lequel vous recherchez est mis en évidence, cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour fermer la boîte de dialogue. Les enregistrements qui correspondent à vos conditions sont mis en évidence

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Filtrer pour afficher des enregistrements spécifiques

Vous pouvez filtrer pour voir un nombre limité d’enregistrements si vous souhaitez voir uniquement les enregistrements qui répondent à des critères spécifiques et à des opérateurs de comparaison. Par exemple, pour affiner rapidement les enregistrements affichés, cliquez avec le bouton droit sur un champ dont vous souhaitez faire correspondre la valeur, puis sélectionnez Égal à,Ne paségal à,Contient ou Ne contient pas en bas du menu raccourci. Un filtre peut être allumé ou désactivé, ce qui permet de basculer facilement entre les affichages filtrés et non filtrés des mêmes données. Contrairement à la recherche, un filtre limite uniquement les enregistrements affichés.

  1. Pour appliquer un filtre basé sur une sélection, ouvrez une table ou un formulaire.

  2. Pour vous assurer que le tableau ou le formulaire n’est pas déjà filtré, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier & filtre, cliquez sur Avancé,puis sur Effacer tous les filtres, si cette commande est disponible.

  3. Accédez à l’enregistrement contenant la valeur que vous voulez utiliser dans le filtre, puis cliquez dans la colonne (en mode Feuille de données) ou le contrôle (en mode Formulaire, État ou Page). Pour filtrer sur la base d’une sélection partielle, sélectionnez uniquement les caractères de votre choix.

  4. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier & filtre, cliquez sur Sélection, puis sur le filtre à appliquer.

  5. Pour filtrer d’autres champs sur la base d’une sélection, répétez les étapes 3 et 4.

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