Rechercher les enregistrements contenant les premières ou dernières valeurs dans un groupe ou un champ

Choix entre une requête de valeurs principales et un filtre

Pour déterminer si vous devez créer une requête de valeurs principales ou appliquer un filtre, tenez compte des points suivants :

• Si vous souhaitez retourner les enregistrements qui contiennent les valeurs les plus élevées ou les plus basses d’un champ et que vous ne connaissez pas exactement les valeurs de champ supérieure ou inférieure (ou si elles n’ont pas d’importance), vous créez une requête de valeurs supérieures.

• Si vous souhaitez retourner tous les enregistrements où la valeur d’un champ correspond ou est inférieure ou supérieure à une valeur qui vous intéresse, vous appliquez un filtre. Par exemple, pour voir les produits dont les prix sont compris entre 50 $ et 100 $, vous appliquez un filtre. Cette figure illustre un exemple de filtre en mode Création de requête et les résultats qu’un tel filtre peut produire :

  

  Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de filtres, consultez l’article Appliquer un filtre pour afficher les enregistrements sélectionnés dans une base de données Access.

Règles de création et d’utilisation des requêtes de valeurs principales

Au fur et à mesure, n’oubliez pas que, quel que soit le type de requête (une requête sélection ou une requête de totaux), vous devez utiliser des champs qui contiennent des données descriptives, telles que des noms d’employés ou de produits, et un champ qui contient les valeurs supérieures ou inférieures que vous souhaitez rechercher, telles qu’un champ de prix ou de date. Vous pouvez utiliser plusieurs champs de données et, si vous utilisez une requête de totaux, vos champs de données doivent généralement inclure des informations de catégorie, telles qu’un champ ville ou pays/région. Vous ne pouvez omettre les données de catégorie que lorsque vous créez une requête de totaux qui s’exécute sur tous les enregistrements, par exemple « Afficher les cinq pour cent premiers des commandes les plus coûteuses ». En outre, vous pouvez utiliser une requête sélection ou total pour rechercher les valeurs supérieures et inférieures dans un groupe d’enregistrements ou d’enregistrements qui appartiennent à des catégories. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez la section Rechercher les valeurs supérieures ou inférieures des enregistrements dans des catégories ou des groupes, plus loin dans cet article.

Créer une requête de valeurs principales de base

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser dans la requête, cliquez sur Ajouter pour placer la table dans la grille de conception, puis cliquez sur Fermer.
   -ou-Double-cliquez
   sur la table.
   Si vous utilisez les exemples de données, ajoutez la table Employees à la requête.

3. Ajoutez les champs que vous souhaitez utiliser dans votre requête à la grille de conception. Vous pouvez double-cliquer sur chaque champ ou glisser-déplacer chaque champ sur une cellule vide de la ligne Champ .
   Si vous utilisez l’exemple de table, ajoutez les champs Prénom, Nom et Date de naissance.

4. Dans le champ qui contient vos valeurs supérieures ou inférieures (champ Date de naissance, si vous utilisez l’exemple de table), cliquez sur la ligne Trier et sélectionnez Croissant ou Décroissant.
   Si votre champ valeurs contient des nombres, tels que des prix ou des chiffres de vente, l’ordre de tri croissant renvoie les valeurs les plus basses et l’ordre de tri décroissant renvoie les valeurs les plus élevées. Si votre champ valeurs contient des dates, l’ordre de tri décroissant renvoie la date la plus récente, tandis que l’ordre croissant renvoie la date la plus ancienne.
   

   Important : Vous devez définir la ligne de tri sur Croissant ou Décroissant uniquement pour les champs qui contiennent vos valeurs supérieures ou inférieures. Si vous spécifiez un ordre de tri pour un champ autre que le champ contenant vos valeurs supérieures ou inférieures ( par exemple, ProductName au lieu de Price), la requête ne retourne pas les résultats souhaités.

5. Sous l’onglet Création , dans le groupe Configuration de la requête , cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Retour (liste Valeurs principales ), puis entrez le nombre ou le pourcentage d’enregistrements que vous souhaitez afficher, ou sélectionnez une option dans la liste.

6. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode Feuille de données.

7. Enregistrez la requête et laissez-la ouverte pour l’utiliser dans les étapes suivantes.

Vous pouvez voir que ce type de requête de valeurs principales peut répondre à des questions de base, telles que la personne la plus âgée ou la plus jeune de l’entreprise. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser des expressions et d’autres critères pour ajouter de la puissance et de la flexibilité à la requête. Les critères indiqués à l’étape suivante retournent les trois prochains anniversaires des employés.

Ajouter des critères à la requête

1. Ouvrez, en mode Création, la requête que vous avez créée aux étapes précédentes.

2. Dans la grille de conception de requête, dans la colonne à droite de la colonne Date de naissance, copiez et collez ou tapez l’expression Expr1 : DatePart(« m »,[Date de naissance]). La fonction DatePart extrait la partie mois de la valeur dans le champ Date de naissance.

3. À droite de la colonne qui contient votre expression, copiez et collez ou tapez l’expression Expr2 : DatePart(« d »,[Birth Date]). Dans ce cas, la fonction DatePart extrait la partie jour de la valeur dans le champ Date de naissance.

4. Désactivez les zones case activée dans la ligne Afficher pour chaque expression, puis cliquez sur la cellule Trier pour chaque expression et sélectionnez Croissant.

5. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier un critère pour limiter l’étendue de la requête. Lorsque vous spécifiez des critères, la requête trie uniquement les enregistrements qui répondent aux critères et identifie les valeurs de champ supérieur ou inférieur à partir de la liste triée.
   Pour continuer avec les exemples de données, dans la ligne Critères du champ Date de naissance, tapez ou copiez-collez cette expression :

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Cette expression effectue les opérations suivantes : la partie Month([BirthDate]) > Month(Date()) vérifie la date de naissance de chaque employé pour voir si elle tombe dans un mois futur et, si la valeur est true, inclut ces enregistrements dans la requête. La partie Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) de l’expression vérifie les dates de naissance qui se produisent dans le mois en cours pour voir si la date de naissance tombe à ou après la date actuelle. Si cette condition est vraie, la fonction inclut ces enregistrements dans les résultats de la requête. Pour résumer, cette expression ignore tous les enregistrements dont la date de naissance se situe entre le 1er janvier et la date à laquelle vous exécutez votre requête.

   Pour plus d’exemples d’expressions de critères de requête, consultez l’article Exemples de critères de requête.

6. Sous l’onglet Création , dans le groupe Configuration de la requête , cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Retour (liste Valeurs principales ), puis entrez le nombre ou le pourcentage d’enregistrements que vous souhaitez afficher, ou sélectionnez une option dans la liste.

7. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode Feuille de données.

Créer la requête des totaux

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Sélectionnez les tables que vous souhaitez utiliser, cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Fermer une fois que vous avez terminé d’ajouter les tables.
   -ou-Double-cliquez
   sur les tables que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Fermer. Chaque table apparaît dans la grille de conception. Si vous utilisez les exemples de tables listés ci-dessus, vous ajoutez les tables Categories et Products.

3. Double-cliquez sur les champs de table que vous souhaitez utiliser dans votre requête.
   À ce stade, veillez à ajouter uniquement les champs de groupe et le champ de valeur à la requête. Si vous utilisez les exemples de données répertoriés dans le tableau précédent, vous ajoutez le champ Nom de la catégorie à partir de la table Categories et le champ Price de la table Products.

4. Si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier un critère pour limiter l’étendue de la requête.
   Seuls les enregistrements qui répondent aux critères sont triés, et les valeurs de champ supérieur et inférieur sont identifiées dans cette liste triée. Par exemple, pour exclure des produits de la catégorie Sports, vous ajoutez cette expression à la ligne Critères du champ Nom de la catégorie : <>"Sports ».
   Pour plus d’exemples d’expressions de critères de requête, consultez l’article Exemples de critères de requête.

5. Convertissez la requête en requête de totaux.

   1. Sous l’onglet Création , dans le groupe Afficher/Masquer , cliquez sur Totaux.

      La ligne Total apparaît dans la grille de conception.

6. Vérifiez que la cellule Total de chaque champ de groupe est définie sur Regrouper par, puis définissez la cellule Total du champ de valeur (le champ contenant les valeurs supérieures ou inférieures) sur Max ou Min.
   La sélection de Max renvoie la plus grande valeur dans un champ numérique et la valeur de date ou d’heure la plus récente dans un champ Date/Heure. La sélection de Min renvoie la valeur la plus petite dans un champ numérique et la valeur de date ou d’heure la plus ancienne dans un champ Date/Heure. Si vous utilisez les exemples de données, définissez la cellule Total du champ Nom de la catégorie sur Regrouper par et la cellule Total du champ Price sur Max ou Min.

7. Sous l’onglet Création , dans le groupe Outils , vérifiez que la liste Retour est définie sur Tout, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode Feuille de données.
   

   Remarque : Selon la fonction que vous avez choisie à l’étape 7, Access remplace le nom du champ de valeur dans la requête par MaxOfFieldName ou MinOfFieldName. Si vous utilisez les exemples de tables, Access renomme le champ MaxOfPrice ou MinOfPrice.

8. Enregistrez la requête et passez aux étapes suivantes.

La requête ne retourne pas de noms de produits ou d’autres informations sur les produits. Pour afficher ces données supplémentaires, vous devez créer une deuxième requête qui incorpore la requête que vous venez de créer. Les étapes suivantes expliquent comment créer cette deuxième requête.

Créer une deuxième requête pour afficher plus de données

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Cliquez sur l’onglet Requêtes , puis double-cliquez sur la requête total que vous avez créée dans la section précédente.

3. Cliquez sur l’onglet Tables et ajoutez les tables que vous avez utilisées dans votre requête total, ainsi que toutes les tables qui contiennent les autres données associées que vous souhaitez voir.
   Si vous utilisez les exemples de tables répertoriés précédemment, vous ajoutez les tables Categories, Products et Suppliers à votre nouvelle requête.

4. Joignez les champs de la requête total à leurs champs correspondants dans les tables parentes. Pour ce faire, faites glisser chaque champ de la requête totaux vers le champ correspondant dans la table.

   Si vous utilisez les exemples de données, faites glisser le champ Nom de la catégorie dans la requête totaux vers le champ Nom de la catégorie dans la table Categories. Vous faites ensuite glisser le champ MaxOfPrice dans la requête totaux vers le champ Price de la table Products. Les jointures permettent à votre nouvelle requête select de rassembler les données de la requête total et les données des autres tables.

5. Dans la fenêtre de la requête total, double-cliquez sur l’astérisque pour ajouter la requête entière à la grille de conception, puis faites glisser les champs supplémentaires des autres tables de la requête.

   Si vous utilisez les exemples de tables, double-cliquez sur la requête total que vous avez créée dans la section précédente, puis ajoutez les champs Product Name et Supplier à partir de la table Products et Suppliers, respectivement.

6. Si vous le souhaitez, spécifiez un ordre de tri pour une ou plusieurs colonnes.
   Par exemple, pour répertorier les catégories par ordre alphabétique, définissez la cellule Trier de la colonne Nom de la catégorie sur Croissant.

7. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

   Cette opération exécute la requête et affiche les résultats en mode Feuille de données.

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Créer la requête make table

1. Avec votre requête de valeurs principales ouverte en mode Création :

   Sous l’onglet Créer, accédez au groupe Type de requête et cliquez sur Création de table.
   La boîte de dialogue Créer une table s’affiche.

2. Dans la zone Nom de la table , tapez un nom pour la table qui stockera les enregistrements supérieurs et inférieurs. Par exemple, tapez Enregistrements du haut et du bas, puis cliquez sur OK.
   Chaque fois que vous exécutez la requête, au lieu d’afficher les résultats en mode Feuille de données, la requête crée une table et remplace la valeur supérieure par les données actuelles.

3. Enregistrez et fermez la requête.

Créer une requête d’ajout

1. Ouvrez votre requête de valeur inférieure en mode Création.

2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout.

3. Dans la boîte de dialogue Ajouter , tapez le même nom que celui que vous avez tapé dans la boîte de dialogue Créer une table .
   Par exemple, tapez Enregistrements du haut et du bas , puis cliquez sur OK. Chaque fois que vous exécutez la requête, au lieu d’afficher les résultats en mode Feuille de données, la requête ajoute les enregistrements à la table Enregistrements du haut et du bas.

4. Enregistrez et fermez la requête.

Exécuter les requêtes

Vous êtes maintenant prêt à exécuter les deux requêtes.

• Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête de valeur supérieure, puis cliquez sur Oui dans les messages.

• Double-cliquez sur la requête Valeur inférieure, puis cliquez sur Oui dans les messages.

• Ouvrez les tables d’enregistrements supérieure et inférieure en mode Feuille de données.

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