En tant que responsable de projet, vous communiquez avec de nombreuses parties prenantes en relation avec les membres de l’équipe, qui effectuent des tâches de projet aux dirigeants et aux clients de projet. Comme la communication est essentielle pour la réussite de votre projet et que vous communiquez différents types d’informations à différents types de parties prenantes, vous avez besoin d’un plan de communication de projet solide. Vous pouvez utiliser Project Web App par le biais de votre abonnement Microsoft Project Online pour mettre en œuvre de nombreux aspects de votre plan de communication et échanger le bon nombre d’informations avec les personnes appropriées.
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Pourquoi la communication de projet est-elle si importante?
Dans de nombreux cas, la communication de Project a un rôle considérable dans la réussite ou l’échec d’un projet. Dans le cas contraire, il est possible que votre projet subisse des étapes incompletes, telles que les hypothèses, les doublons d’efforts ou les lacunes éventuelles. De plus, les parties prenantes peuvent avoir l’impression qu’elles se trouvent dans des silos isolés, inconnus et non pris en charge, ce qui peut entraîner une mauvaise qualité du moral et réduire la productivité.
En revanche, lorsque la communication est efficace, votre projet peut être plus efficace en matière de processus, d’identification et de prévention des problèmes et de risques, de résolution des problèmes novateurs et de prise de décision en fonction de faits sains. La promotion d’une bonne communication dans le cadre d’un projet améliore la probabilité que votre projet reste en vigueur et dans le cadre de ses budgets.
Quelle est la bonne communication? C’est en échangeant les informations appropriées avec les personnes appropriées. S’assurer que les parties prenantes à tous les niveaux sont audibles. La mise en place de canaux pour les conversations formelles et informelles, qui transfèrent le projet vers son objectif.
Recommandations en matière de communication au sein d’un projet
Le moment approprié pour penser à la communication de Project est le moment où vous vous trouvez dans la phase de planification de votre projet. En fait, l’ajout d’un développement de processus de communication entre les premières tâches de votre projet peut signaler à l’équipe qu’il est temps de communiquer efficacement au sein de chaque membre d’équipe et qu’il est essentiel du succès du projet.
Les sections suivantes décrivent en détail les quatre questions relatives à la gestion de la communication au cours de la vie de votre projet et à la compilation de vos réponses dans un plan de communication qui convient à tout le monde.
Avec qui devez-vous communiquer?
Vous devez communiquer avec toutes les personnes qui ont des intérêts ou qui vous intéressent au succès du projet, c’est-à-dire, les parties prenantes du projet. Réfléchissez à la personne qui vous intéresse. Ils peuvent être à différents niveaux au sein de l’organisation, et certains peuvent être externes à votre organisation. Voici quelques-unes des parties prenantes possibles pour Project:
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Membresde l’équipe de projet. Ces personnes effectuent le travail réel du projet.
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Gestionnaire de portefeuille de projets. S’il s’agit d’une grande organisation qui exécute un grand nombre de projets à la fois, vous devrez peut-être communiquer avec un gestionnaire de portefeuilles.
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Responsable des ressources. Comme dans le cas d’un gestionnaire de portefeuille, si votre organisation est essentiellement basée sur un projet, il se peut que vous deviez travailler en étroite collaboration avec le responsable des ressources pour vous assurer que les personnes disposant des compétences appropriées pour les différents projets sont disponibles.
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Direction. En règle générale, la direction supérieure doit savoir le fonctionnement du projet, en particulier en termes de planification et de coût.
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Commanditaire ou client. Il peut s’agir d’un commanditaire ou d’un client différent de la gestion et de l’auteur du projet.
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Représentant de l’utilisateur final. Cette personne représente celles auxquelles le projet est susceptible d’avoir bénéficié ou qui est en vigueur.
De quels types d’informations ai-je besoin?
Dans la mesure où la première règle de communication est de connaître votre public, vous obtenez le meilleur retour sur votre investissement dans le cadre de vos communications lorsque vous personnalisez votre communication à ce qu’il faut savoir à chaque intervenant.
Par exemple, les membres de l’équipe de projet doivent connaître les tâches auxquelles elles sont affectées et qui sont en fonction de leurs tâches, à leur tour, de leur travail. Ils ont également besoin de voir le planning de projet complet pour garantir une bonne idée de la portée et de la direction prioritaire.
Contrairement aux membres d’une équipe qui ont besoin des informations vitales, les dirigeants ou les commanditaires du projet nécessitent une synthèse générale de l’évolution du projet. Ils sont particulièrement liés aux performances par rapport au planning du projet et au budget et souhaitent savoir si le projet est sur le bon état pour remplir ses objectifs.
Examinez la liste des parties prenantes et considérez le projet dans leurs points de vue. Cela vous aide à déterminer les informations devant être échangées et le type de communication à utiliser. Discutez également avec les parties prenantes et découvrez ce qu’elles préfèrent communiquer.
À quelle fréquence les différents types de communication doivent-ils se produire?
Essayez de trouver le bon équilibre: une communication trop faible et le projet ne doit pas avoir de risques en plus de risques. une communication trop importante et les parties prenantes inopportunes ont une incidence sur le temps de mettre en œuvre ou de surveiller le projet.
Les feuilles de temps et rapports d’État hebdomadaires sont des éléments d’une standard pour les mises à jour de l’équipe de projet sur le planning, bien que les réunions de type «attente» journalières de 20 minutes soient les plus fréquentes. De la même façon, les sponsors et clients peuvent également avoir besoin d’une synthèse hebdomadaire de l’échéancier du projet et de la performance des coûts. Si vous archivez auprès d’un gestionnaire de portefeuille ou d’un représentant d’utilisateur final, il est possible que la communication soit mensuelle ou trimestrielle.
Chaque projet et ses besoins en communication sont différents. Réfléchissez à la fréquence de communication avec les différentes parties prenantes de votre projet. Là encore, discutez avec vos interlocuteurs de ce dont il a besoin et configurez les modifications apportées au projet et à ses personnes.
Quelle technologie sera utilisée pour échanger des informations?
Comprenez les ressources technologiques de l’organisation disponibles pour vous et les parties prenantes. Les réunions en face à face périodiques et le changement d’information par courrier électronique sont souvent la norme. Toutefois, la réunion avec un outil tel que Skype Entreprise peut être essentielle pour les parties prenantes géographiquement disséminées et peut inclure le son, la vidéo, le partage d’écran et un tableau blanc virtuel. Les messages instantanés peuvent être plus directs et au point de courrier électronique, et permettre aux participants d’obtenir plus rapidement les informations dont ils ont besoin. Un outil tel que Yammer permet à votre équipe de se connecter à un réseau social privé. Vous pouvez partager des informations, discuter du processus, résoudre des problèmes et prendre des décisions.
Quelle que soit votre décision, essayez d’utiliser les outils technologiques dont tout le monde est habitué. N’hésitez pas à essayer une nouvelle technologie si elle correspond aux besoins du projet et de l’équipe, ou si vous souhaitez revenir à une méthode de communication «d’une ancienne version». Le point est d’améliorer la collaboration de votre équipe de projet.
Créer un plan de communication de projet
Une fois que vous avez identifié les parties prenantes et déterminé les types d’échanges d’information nécessaires et la fréquence de création du plan de communication de projet. Il n’est pas nécessaire de procéder à une élaboration. Il peut s’agir d’une synthèse sur une page ou d’une simple table, qui permet de mettre à niveau ce que vous avez appris et de définir le stade pour une bonne communication tout au long du cycle de vie du projet.
Publiez le plan de communication avec votre projet pour permettre à toutes les parties prenantes d’y accéder à tout moment. Consultez-le régulièrement. Le changement de conditions dans le projet peut vous garantir une modification de vos stratégies de communication standard. Le passage d’un projet à l’autre (par exemple, de la planification à l’exécution ou à la fermeture) peut également vous appeler en fonction de la communication requise.
Publier le plan de communication dans Project Online
Vous avez de nombreux choix pour faciliter la communication lorsque vous travaillez avec des Project Web App dans Microsoft Project Online. Pour commencer, vous pouvez ajouter le plan de communication, ainsi que d’autres documents associés à votre projet, à la bibliothèque de documents du projet.
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Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur projets.
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Dans le Centre de projets, sélectionnez le nom du projet auquel vous souhaitez ajouter le plan de communication.
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Dans la barre de lancement rapide, sélectionnez documents. La page documents du projet s’ouvre.
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Dans la barre de menus, sélectionnez Télécharger.
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Parcourez votre système de fichiers pour rechercher et sélectionner le plan de communication, puis choisissez ouvrir. Votre fichier est ajouté à la bibliothèque de documents du projet.
Montrer aux membres de l’équipe comment accéder à l’échéancier du projet
Les membres de votre équipe utilisent essentiellement Microsoft Project Online pour transmettre leurs feuilles de temps ou entrer la progression vers les tâches. Toutefois, ils peuvent également accéder à l’intégralité de la planification (c’est essentiel pour voir la vue d’ensemble du projet et comprendre qui attend la fin de ses tâches).
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Dans la barre de lancement rapide, cliquez sur projets.
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Dans le Centre de projets, sélectionnez le nom du projet. Le projet s’ouvre et affiche toutes les tâches, les personnes affectées aux tâches, la date de début et de fin du projet, les tâches qui dépendent et bien plus encore.
Identifiez et configurez les rapports appropriés
Un aspect important de la communication dans Project est le rapport. Vous identifiez, configurez et exécutez périodiquement des rapports nécessaires aux membres de l’équipe, au gestionnaire de portefeuilles, au responsable des ressources, à la gestion supérieure, aux clients et aux autres parties prenantes.
Project Web App inclut un ensemble d’exemples de rapport pour vous aider à prendre en main certaines notions de base de la création de rapports. Ces exemples de rapports sont les suivants:
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Tableau de bord de vue d’ensemble de Project
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Vue d’ensemble du projet
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Aperçu des ressources
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Pour afficher les exemples de rapports, dans le menu de lancement rapide, cliquez sur rapports.
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Dans la page rapports PWA qui s’affiche, sélectionnez votre langue. Les trois exemples de rapport apparaissent.
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Pour ouvrir le rapport dans Excel pour le web, cliquez sur le nom d’un rapport.
Voir aussi
Configurer des feuilles de temps
Que peuvent faire les membres d’une équipe dans Project Online ?
Exemples de rapports dans Project Online
Quels outils de création de rapport puis-je utiliser avec des données de projet ?
