Microsoft Office Excel propose de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la gestion et l’analyse des données. Pour tirer pleinement parti de ces fonctionnalités, il est important d’organiser et de mettre en forme des données dans un feuille de calcul conformément aux instructions suivantes.
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Recommandations en matière d’organisation des données
Placer des éléments similaires dans la même colonne Concevez les données de sorte que toutes les lignes aient des éléments similaires dans la même colonne.
Conserver une plage de données séparée Laissez au moins une colonne vide et une ligne vide entre une plage de données associée et d’autres données dans la feuille de calcul. Excel peut alors détecter et sélectionner plus facilement la plage lorsque vous triez, filtrez ou insérez des sous-totaux automatiques.
Positionner les données critiques au-dessus ou en dessous de la plage Évitez de placer les données critiques à gauche ou à droite de la plage, car elles peuvent être masquées lorsque vous filtrez la plage.
Éviter les lignes et colonnes vides dans une plage Évitez de placer des lignes et des colonnes vides dans une plage de données. Pour garantir qu’Excel puisse détecter plus facilement et sélectionner la plage de données liée.
Afficher toutes les lignes et colonnes d’une plage Assurez-vous que toutes les lignes ou colonnes masquées sont affichées avant de pouvoir apporter des modifications à une plage de données. Lorsque les lignes et les colonnes d’une plage ne sont pas affichées, les données peuvent être supprimées par inadvertance. Pour plus d’informations, voir masquer ou afficher des lignes et des colonnes.
Recommandations en matière de mise en forme des données
Utiliser des étiquettes de colonnes pour identifier des données Créez des étiquettes de colonne dans la première ligne de la plage de données en appliquant un format différent aux données. Excel peut ensuite utiliser ces étiquettes pour créer des rapports et Rechercher et organiser les données. Utilisez une police, un alignement, une mise en forme, un motif, une bordure ou un style de mise en majuscules pour les étiquettes de colonnes différentes de celles que vous attribuez aux données de la plage. Mettez en forme les cellules en tant que texte avant de taper les étiquettes de colonnes. Pour plus d’informations, voir Comment mettre en forme une feuille de calcul.
Utiliser des bordures de cellule pour distinguer les données Lorsque vous voulez séparer des étiquettes de données, utilisez des bordures de cellule (non vides ou lignes en pointillés) pour insérer des lignes en dessous des étiquettes. Pour plus d’informations, reportez-vous à appliquer ou supprimer des bordures de cellules dans une feuille de calcul.
Éviter les espaces de début ou de fin pour éviter les erreurs Évitez d’insérer des espaces au début ou à la fin d’une cellule pour abaisser les données. Ces espaces supplémentaires peuvent affecter le tri, la recherche et la mise en forme appliquée à une cellule. Au lieu de taper des espaces pour mettre en retrait les données, vous pouvez utiliser la commande augmenter le retrait dans la cellule. Pour plus d’informations, voir repositionner les données dans une cellule.
Etendre les formats de données et les formules Lorsque vous ajoutez des lignes de données à la fin d’une plage de données, Excel étend la mise en forme et les formules cohérentes. Trois des cinq cellules précédentes doivent utiliser le même format pour l’extension de ce format. Toutes les formules précédentes doivent être cohérentes pour permettre l’extension d’une formule. Pour plus d’informations, voir recopier automatiquement des données dans les cellules d’une feuille de calcul.
Utiliser un format de tableau Excel pour travailler avec des données liées Vous pouvez transformer une plage de cellules contiguës dans votre feuille de calcul en tableau Excel. Les données qui sont définies par la table peuvent être manipulées indépendamment de celles extérieures à la table, et vous pouvez utiliser des fonctionnalités de tableau spécifiques pour trier, filtrer, calculer ou calculer rapidement les données de la table. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de tableau pour compartimenter des ensembles de données associées en organisant ces données dans plusieurs tables sur une seule feuille de calcul. Pour plus d’informations, voir vue d’ensemble des tableaux Excel.
