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Dans cet article

Organiser les horaires par groupe

Dans une nouvelle planification, commencez par un groupe sans nom, donnez-lui un nom, puis ajoutez des personnes et passez-y. Vous pouvez ajouter des groupes supplémentaires en fonction des besoins et leur donner tous les noms. Les noms de groupes permettent d’organiser les membres de votre équipe par rôle ou service selon la planification. Par exemple, un hôtel peut avoir des groupes suivants : « Réception », « Service de chambre » et « Voiturier ».

Il est préférable de créer des groupes avant de commencer à ajouter des personnes à la planification. Les personnes et leurs déplacements ne peuvent pas être déplacés d’un groupe à un autre.
 

Pour ajouter un groupe :

  • Cliquez Ajouter un groupe et entrez le nom du groupe.

Pour nommer ou renommer un groupe :

  • Cliquez sur Entrer le nom du groupe ou le nom d’un groupe existant, puis tapez un nouveau nom.

Une fois que vous avez créé vos groupes, vous pouvez ajouter des personnes.

Ajoutez des personnes au planning.

Organisez votre planification par groupes afin de pouvoir ajouter des personnes au groupe par défaut.

  1. Recherchez le groupe auquel vous voulez ajouter une personne, puis cliquez sur Ajouter des personnes au groupe .


    Ajout d’une personne à un groupe dans Microsoft Teams Shifts

  2. Tapez leur nom ou leur adresse e-mail, puis sélectionnez-les dans la liste.

  3. Sélectionnez Ajouter.

  4. Continuez à ajouter des personnes si nécessaire, puis sélectionnez Fermer lorsque vous avez terminé.

Remarques : 

  • Une planification appartient à une équipe dans Teams, de sorte que vous pouvez uniquement ajouter des membres de cette équipe à la planification. Si vous ne trouvez pas la personne que vous souhaitez ajouter, utilisez le lien Gérer l’équipe pour en faire un membre ou un propriétaire d’équipe. (Les propriétaires peuvent créer et mettre à jour des planifications.)

  • Les modifications que vous apportez à l’équipe peuvent ne pas être disponibles immédiatement dans Shifts. Par conséquent, si vous ne trouvez pas le nouveau membre de l’équipe que vous souhaitez ajouter à la planification, attendez un peu et réessayez.

Ajouter un horaire

Pour ajouter un décalage à partir de zéro :

  1. Dans la ligne de la personne à laquelle vous attribuez le décalage, sous la date souhaitée, cliquez sur Bouton Autres options > Ajouter un décalage, ou double-cliquez simplement sur le décalage vide.

  2. Renseignez les informations pour le quart de travail. Envisagez de choisir une couleur de thème pour organiser les choses.

  3. Donnez un nom à l’horaire afin de pouvoir le distinguer facilement des autres horaires. Par défaut, le nom du décalage est son heure de début et de fin.

  4. Ajoutez des notes pour le décalage, telles que « tâches à effectuer ».

  5. Ajoutez des pauses ou déjeuner dans la section Activités.

  6. Choisissez Enregistrer pour enregistrer sans partage, ou Partager si vous êtes prêt à enregistrer et à partager le travail de travail avec l’équipe.

Pour baser un nouvel horaire sur un horaire existant

Accédez à la ligne de la personne à laquelle vous attribuez le décalage. Sous la date souhaitée, cliquez sur Bouton Autres options, puis choisissez le décalage dans la liste. Si la liste est longue, vous pouvez rechercher celui de votre choix.

Pour copier un horaire dans un autre emplacement du planning

Sur un horaire existant, cliquez sur Bouton Autres options > Copier, puis accédez à l’emplacement où vous voulez placer l’horaire, puis cliquez sur Bouton Autres options > Coller.

Conseils : 

  • Accélérant votre copie et collage à l’aide des raccourcis clavier : Ctrl+C pour la copie et Ctrl+V pour le collage.

  • Sélectionnez plusieurs décalages à la fois de l’une des manières suivantes :
    - Sélectionnez un décalage, maintenez la touche Maj enfoncée et utilisez les touches de direction.
    - Cliquez et faites glisser votre curseur à l’aide d’une souris (ou d’un autre dispositif de pointage).

 Ajouter un horaire ouvert

Ajoutez un horaire maintenant et attribuez-le à une personne plus tard dans le cadre de votre planning ou partagez-le avec l’équipe afin que les utilisateurs puissent le demander.

  1. Dans la ligne Ouvrir les décalages sous la date pour laquelle vous créez le décalage, cliquez sur Bouton Autres options, puis sélectionnez + Ajouter un décalage pour démarrer à partir de zéro, ou sélectionnez un décalage existant dans la liste pour baser le nouveau.

  2. Renseignez les informations relatives au décalage, y compris le nombre d’emplacements que vous souhaitez rendre disponibles. Pour trouver le nombre d’emplacements, faites glisser le bouton bascule Ouvrir sur Activé.

  3. Donnez un nom au shift pour qu’il soit facile de le dire en dehors des autres shifts. Par défaut, le nom de l’horaire correspond aux heures de début et de fin.

  4. Ajouter des activités telles que des pauses ou des déjeuners.

  5. Choisissez Enregistrer pour enregistrer sans partage, ou Partager si vous êtes prêt à enregistrer et à partager le décalage ouvert avec l’équipe.

    Remarques : Si vous souhaitez modifier le shift une fois que vous l’avez partagé avec l’équipe, voici quelques éléments à retenir :

    • Si vous modifiez le nombre d’emplacements disponibles, vous devez choisir Partager. Vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications et les partager plus tard.

    • Si vous modifiez les heures de début et de fin de l’horaire, toutes les demandes en attente de cet horaire sont refusées automatiquement lorsque vous les partagez de nouveau avec l’équipe.

Partager un planning avec votre équipe

Lorsque vous apportez des modifications à la planification, vous pouvez choisir quand partager ces modifications avec l’équipe. Vous pouvez déplacer les choses dans le planning jusqu’à ce que vous ayez tout ce qui va bien. Toutes les modifications que vous apportez sont notées avec un astérisque (*) : il existe également un astérisque sur le bouton Partager avec l’équipe , pour vous rappeler de partager les mises à jour avec vos collègues.

Pour partager la planification :

  1. Cliquez sur Partager avec l’équipe.

    Partage d’un planning d’équipe dans Microsoft Teams Shifts

  2. Assurez-vous que la plage horaire sélectionnée corresponde à ce que vous voulez partager.

  3. Décidez si vous souhaitez informer l’ensemble de l’équipe ou uniquement les personnes concernées par les modifications.

  4. Cliquez sur Partager.

Ouvrir un autre planning

Voici comment ouvrir une autre planification si vous faites équipe avec plusieurs équipes :

  1. Dans la partie supérieure gauche des Horaires, sélectionnez Bouton PlusMenu.

  2. Choisissez l’équipe que vous souhaitez commencer à travailler selon l’autre planification.

Copier une planification

  1. Sélectionnez Copier la planification en haut à droite de l’application.

  2. Choisissez les dates de début et de fin pour la période que vous souhaitez copier.

  3. Si vous souhaitez les inclure, sélectionnez Notes de décalage , Délai d’attente, Activités ou Ouvrir des équipes .

  4. Sélectionnez Copier, et une planification en double s’affiche sous la planification copiée. 

Configurer le balisage par décalage

Le balisage par équipe vous permet d’atteindre les personnes en équipe en temps réel. Teams affecte automatiquement des utilisateurs avec des balises correspondant à leur planification et leur nom de groupe de décalage à partir de l’application Shifts, ce qui active la messagerie dynamique basée sur les rôles. Les notifications sont envoyées uniquement aux personnes qui sont en équipe au moment où une balise est utilisée pour démarrer une conversation ou dans un billet de canal.

Pour créer une balise par décalage : 

  1. Dans Teams, accédez à l’application Shifts.

  2. Créez des groupes de décalage et nommez-les en fonction d’un attribut tel qu’un rôle. Par exemple, EngineerOnCall. Le nom du groupe de décalage est le nom de la balise.

  3. Remplissez une planification en affectant des shifts aux membres de vos équipes. Lorsque vous avez terminé, dans le coin supérieur droit de l’application Shifts, sélectionnez Partager avec l’équipe.

  4. Attendez 15 minutes pour que les équipes planifiées remplissent le service de balisage.

  5. Utilisez la balise partout où vous utilisez des balises dans Teams.

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