Remplir un planning dans Shifts

Dans cet article

Organiser les horaires par groupe

Ajoutez des personnes au planning.

Ajouter un shift

Partager un planning avec votre équipe

Ouvrir un autre planning

Copier un planning

Organiser les horaires par groupe

Dans un nouvel échéancier, commencez avec un groupe sans nom, attribuez-lui un nom, puis ajoutez-y des personnes et des équipes. Vous pouvez ajouter des groupes supplémentaires selon vos besoins et leur attribuer des noms. Les noms de groupe permettent d’organiser les membres de votre équipe par rôle ou service sur le planning. Par exemple, un hôtel peut avoir des groupes suivants : « Réception », « Service de chambre » et « Voiturier ».

Il est préférable de créer des groupes avant de commencer à ajouter des personnes au planning. Les personnes et leurs équipes ne peuvent pas être déplacées d’un groupe vers un autre.
 

Pour ajouter un groupe :

  • Cliquez Ajouter un groupe et entrez le nom du groupe.

Pour nommer ou renommer un groupe :

  • Cliquez sur Entrez le nom du groupe ou le nom d’un groupe existant, puis tapez un nouveau nom.

Une fois que vous avez créé vos groupes, vous pouvez ajouter des personnes.

Ajoutez des personnes au planning.

Organisez votre calendrier par groupes pour pouvoir ajouter des personnes au groupe par défaut.

  1. Recherchez le groupe auquel vous voulez ajouter une personne, puis cliquez sur Ajouter des personnes au groupe .


    Ajout d’une personne à un groupe dans les équipes de Microsoft teams

  2. Tapez son nom ou son adresse de messagerie, puis sélectionnez-le dans la liste.

  3. Sélectionnez Ajouter.

  4. Continuez d’ajouter des personnes si nécessaire, puis sélectionnez Fermer lorsque vous avez terminé.

Remarques : 

  • Un planning appartient à une équipe dans Microsoft Teams, de sorte que vous pouvez uniquement ajouter des membres de cette équipe au planning. Si vous ne trouvez pas la personne que vous voulez ajouter, utilisez le lien gérer l’équipe pour la définir comme membre d’équipe ou propriétaire. (Les propriétaires peuvent créer et mettre à jour des plannings.)

  • Les modifications que vous apportez à l’équipe risquent de ne pas être disponibles immédiatement dans les équipes, par conséquent si vous ne trouvez pas le nouveau membre d’équipe que vous voulez ajouter à l’échéancier, patientez quelques instants, puis réessayez.

Ajouter un horaire

Pour ajouter une équipe à partir de zéro :

  1. Dans la ligne de la personne à laquelle vous affectez le décalage, sous la date de votre choix, cliquez sur Bouton Autres options > Ajouter une équipe, ou double-cliquez simplement sur le décalage vide.

  2. Remplissez les informations de la touche Maj. Envisagez de choisir une couleur de thème pour organiser des éléments.

  3. Donnez un nom à l’horaire afin de pouvoir le distinguer facilement des autres horaires. Par défaut, le nom du Shift est son heure de début et de fin.

  4. Ajoutez des remarques pour le Shift, par exemple « tâches à effectuer ».

  5. Ajoutez des pauses ou déjeuner dans la section Activités.

  6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier sans le partager, ou sur partager si vous êtes prêt à enregistrer et partager le Shift avec l’équipe.

Pour baser un nouvel horaire sur un horaire existant

Accédez à la ligne de la personne à laquelle vous attribuez la équipe. Sous la date de votre choix, cliquez sur Bouton Autres options , puis sélectionnez le Shift dans la liste. Si la liste est longue, vous pouvez rechercher celui de votre choix.

Pour copier un horaire dans un autre emplacement du planning

Sur un horaire existant, cliquez sur Bouton Autres options > Copier, puis accédez à l’emplacement où vous voulez placer l’horaire, puis cliquez sur Bouton Autres options > Coller.

Conseils : 

  • Accélérez la copie et le collage en utilisant les raccourcis clavier suivants : Ctrl + C pour copier et Ctrl + V pour le collage.

  • Sélectionnez plusieurs équipes à la fois de l’une des manières suivantes :
    -Sélectionnez une équipe, maintenez la touche MAJ enfoncée, puis utilisez les touches de direction.
    -Cliquez et faites glisser le curseur à l’aide d’une souris (ou d’un autre dispositif de pointage).

 Ajouter un horaire ouvert

Ajoutez un horaire maintenant et attribuez-le à une personne plus tard dans le cadre de votre planning ou partagez-le avec l’équipe afin que les utilisateurs puissent le demander.

  1. Dans la ligne des dépassements en vigueur après la date de création de la équipe, cliquez sur Bouton Autres options , puis sélectionnez + Ajouter une équipe pour commencer à zéro, ou sélectionnez une équipe existante dans la liste pour baser la nouvelle option.

  2. Remplissez les informations relatives à la place, y compris le nombre de slots que vous voulez rendre accessibles. Pour rechercher le nombre de slots, faites glisser le bouton bascule ouverture du bouton bascule.

  3. Donnez un nom à votre équipe pour qu’il soit plus facile de le distinguer des autres. Par défaut, le nom de l’horaire correspond aux heures de début et de fin.

  4. Ajouter des activités telles que des pauses ou des déjeuners.

  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier sans le partager, ou sur partager si vous êtes prêt à enregistrer et partager le Shift ouvert avec l’équipe.

    Remarques : Si vous voulez modifier le Shift après l’avoir partagé avec l’équipe, vous devez tenir compte des éléments suivants :

    • Si vous modifiez le nombre d’emplacements disponibles, vous devez choisir Partager. Vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications et les partager plus tard.

    • Si vous modifiez les heures de début et de fin de l’horaire, toutes les demandes en attente de cet horaire sont refusées automatiquement lorsque vous les partagez de nouveau avec l’équipe.

Partager un planning avec votre équipe

Lorsque vous apportez des modifications à l’échéancier, vous pouvez choisir quand les partager avec l’équipe. Vous pouvez déplacer des éléments dans le planning jusqu’à ce que vous soyez là. Les modifications que vous apportez sont représentées par un astérisque (*), Asterix sur le bouton partager avec l’équipe , mais simplement pour vous rappeler de partager les mises à jour avec vos collègues.

Pour partager le planning :

  1. Cliquez sur Partager avec l’équipe.

    Partage d’une planification d’équipe dans les équipes de Microsoft teams

  2. Assurez-vous que la plage horaire sélectionnée corresponde à ce que vous voulez partager.

  3. Décidez si vous voulez envoyer une notification à l’ensemble de l’équipe ou uniquement aux personnes affectées par les modifications.

  4. Cliquez sur Partager.

Ouvrir un autre planning

Pour ouvrir un autre Planning si vous utilisez plusieurs équipes, procédez comme suit :

  1. Dans la partie supérieure gauche des Horaires, sélectionnez Bouton Autres Menu.

  2. Sélectionnez l’équipe que vous voulez utiliser pour commencer à travailler sur l’autre Planning.

Copier un planning

  1. Dans le coin supérieur droit de l’application, sélectionnez copier l’échéancier .

  2. Choisissez les dates de début et de fin de la période que vous voulez copier.

  3. Pour cela, sélectionnez MAJ notes, congés, activitésou équipes ouvertes .

  4. Sélectionnez copierpour afficher une planification en double sous le planning copié.

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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