Les fichiers stockés sur un site SharePoint sont généralement à la disposition de toute personne autorisée à accéder au site, mais vous souhaiterez peut-être partager des dossiers ou fichiers spécifiques avec des personnes qui n’ont par ailleurs pas accès au site. Lorsque vous partagez des fichiers et des dossiers, vous pouvez décider d’autoriser les utilisateurs à les modifier, ou simplement à les afficher. Vous pouvez voir avec qui un fichier SharePoint est partagé, et arrêter de partager les fichiers ou dossiers SharePoint, ou modifier les autorisations, à tout moment.
Remarque
- Pour partager des fichiers et dossiers OneDrive, consultez la case activée Partager des fichiers et des dossiers OneDrive.
- Vous pouvez également partager l’ensemble du site.
- Votre expérience de partage peut être légèrement différente des étapes et captures d’écran ci-dessous, mais les informations vous aideront toujours à partager des fichiers et des dossiers.
- Le partage de fichiers ou de dossiers issu de l’expérience moderne rompt l’héritage au niveau de la liste/bibliothèque.
Sélectionnez un fichier ou dossier à partager
Sur votre site SharePoint, accédez à la bibliothèque dans laquelle vous voulez partager des fichiers.
Sélectionnez le fichier ou dossier que vous souhaitez partager en sélectionnant son icône en forme de cercle.
Remarque
Le partage simultané de plusieurs éléments n’est pas disponible. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter les éléments que vous souhaitez partager à un dossier, puis partager le dossier.
- Si vous utilisez l’affichage Liste, sélectionnez le cercle sur le côté gauche de l’élément.
- Si vous utilisez l’affichage Vignettes, sélectionnez le cercle dans le coin supérieur droit de l’élément.
Sélectionnez
Partager en haut de la page.Remarque
- Si le fichier ou dossier sélectionné est déjà partagé avec une personne, une liste Partagé avec s’affiche en bas. Chaque image est soit la photo de profil d’un individu ou des initiales d’un groupe avec lequel le fichier a été partagé. Si vous voulez modifier le niveau d’accès d’un individu ou d’un groupe, sélectionnez une photo ou les initiales d’un groupe pour ouvrir Gérer l’accès.
- Si le fichier ou dossier sélectionné n’est pas actuellement partagé avec quelqu’un, il n’y aura pas de Partage avec liste.
Ensuite, vous pouvez choisir de partager avec des personnes spécifiques ou de partager à l’aide de « Copier le lien ».
Partager avec des personnes spécifiques
Sélectionnez cette option si vous voulez envoyer une invitation électronique à des personnes ou à des groupes, et conserver la trace des personnes invitées. Cela vous permet également de supprimer des autorisations accordées à des individus ou des groupes spécifiques, en cas de besoin.
Vous pouvez partager avec des personnes spécifiques en spécifiant :
(A) vos destinataires
(B) leurs autorisations relatives au fichier ou au dossier
- Ajouter des destinataires : dans le champ Nom, groupe ou e-mail , commencez à taper les adresses e-mail ou les noms des contacts des destinataires avec lesquels vous souhaitez partager le fichier ou le dossier. Lorsque vous commencez à entrer des informations dans la zone, vous pouvez également choisir un contact dans la liste qui s’affiche.
- Spécifier les autorisations : utilisez l’icône en forme de crayon à droite du champ Nom, groupe ou e-mail pour spécifier les autorisations : Peut modifier, Peut afficher ou Impossible de télécharger. Suivez ensuite la même procédure ci-dessous pour partager avec les personnes spécifiques incluses dans votre liste. Pour les documents Word, vous pouvez utiliser l’option Peut vérifier pour permettre à quelqu’un d’ajouter des commentaires et des suggestions, mais l’empêcher d’apporter des modifications.
- Si vous le souhaitez, incluez un message sous le champ Nom, groupe ou courrier.
- Sélectionnez Envoyer.
Remarque
Dans tous les cas, respectez les droits d’auteur et soyez attentifs aux données que vous partagez en ligne. La copie ou le partage de contenu non autorisé constitue une violation du Contrat de services Microsoft.
Partager à l’aide de « Copier le lien »
Choisissez cette option pour partager des éléments avec un grand nombre de personnes que vous ne connaissez peut-être pas personnellement. Par exemple, vous pouvez utiliser ces liens pour les publier sur Facebook, Twitter ou LinkedIn, ou les partager dans un e-mail ou un message. Quiconque recevant le lien peut afficher ou modifier l’élément en fonction de l’autorisation que vous définissez. Les utilisateurs disposant du lien ne peuvent pas télécharger les nouveaux éléments. N’oubliez pas que le lien peut également être transféré et qu’aucune connexion n’est requise.
En regard de Copier le lien, sélectionnez l’engrenage Paramètres du lien pour ouvrir les paramètres du lien.
Remarque
En fonction des paramètres définis par l’administrateur, vous pouvez avoir différents paramètres par défaut. Par exemple, ce bouton peut indiquer People dans <Votre organisation> peut modifier.
Pour modifier les autorisations de lien, sélectionnez une option à laquelle vous souhaitez accorder l’accès au lien :
Remarque
Si une option de partage a été grisée, les administrateurs de votre organisation peuvent les avoir restreints. Par exemple, ils peuvent choisir de supprimer l’option Tout le monde pour empêcher le transfert de liens utilisables à d’autres personnes en dehors de votre organisation.
Tout le monde donne accès à toute personne qui reçoit ce lien, que vous l’envoyiez directement ou que quelqu’un le transfère. Cela peut inclure des personnes extérieures à votre organisation. Nous vous recommandons d’éviter cette option, sauf en cas de nécessité absolue.
People dans <votre organisation> avec le lien permet à tous les membres de votre organization disposant du lien d’accéder au fichier, qu’ils le reçoivent directement de votre part ou qu’ils le transfèrent à partir de quelqu’un d’autre.
L’option Personnes disposant déjà d’un accès peut être utilisée par les personnes qui ont déjà accès au document ou au dossier. Il ne modifie aucune autorisation et ne partage pas le lien. Utilisez cette option si vous voulez simplement envoyer un lien à une personne qui dispose déjà d’un accès.
People you choose donne accès uniquement aux personnes que vous spécifiez, bien que d’autres personnes puissent déjà y avoir accès. Si l’invitation de partage est transféré, seules les personnes qui ont déjà accès à l’élément pourront utiliser le lien.
Remarque
Notez que pour suivre l’accès et assurer une sécurité, vous pouvez uniquement partager avec un membre faisant partie de votre organisation ou qui dispose d’un compte Microsoft.
Sous Autres paramètres, vous pouvez définir l’une des options suivantes :
Peut modifier permet aux personnes connectées avec un compte Microsoft de modifier les fichiers ou dossiers auxquels elles ont accès. Si vous partagez un dossier, les personnes disposant des autorisations Modifier peuvent copier, déplacer, modifier, renommer, partager et supprimer n’importe quel élément du dossier auquel elles ont accès.
Remarque
- Peut modifier est activé par défaut.
- Certains liens ont des options limitées et ne sont que des liens anonymes.
La révision peut limiter le nombre de personnes à laisser des commentaires et à faire des suggestions sur le fichier.
Remarque
- Seuls les documents Word disposent de cette option d’autorisation.
- Si une personne dispose déjà d’autorisations de modification pour le document, la sélection Peut évaluer ne l’empêche pas d’apporter des modifications. Pour celles-ci, le document s’ouvrira en mode édition.
Peut afficher signifie que les utilisateurs peuvent afficher, copier ou télécharger vos éléments sans se connecter. Ils peuvent aussi transférer le lien à d’autres utilisateurs. Ils ne peuvent toutefois pas modifier la version sur votre SharePoint.
Impossible de télécharger empêche les utilisateurs de télécharger les fichiers ou dossiers auxquels ils ont accès.
Définir la date d’expirationvous permet de définir une date d’expiration du lien. Après la date que vous avez définie, le lien ne fonctionnera plus et vous devrez créer un lien pour les utilisateurs qui ont besoin d’accéder à votre fichier ou dossier. La date d’expiration est définie uniquement sur les liens anonymes.
Remarque
Définir la date d’expiration n’est disponible que s’il s’agit d’un lien Tout le monde.
Définir un mot de passe vous permet de définir un mot de passe pour accéder au fichier. Lorsqu’un utilisateur clique sur le lien, celui-ci est invité à entrer un mot de passe pour pouvoir accéder au fichier. Vous devez fournir ce mot de passe séparément à toute personne avec laquelle vous souhaitez partager le fichier. La date de mot de passe est uniquement sur les liens anonymes.
Remarque
Le paramètre de date de mot de passe n’est disponible que s’il s’agit d’un lien Tout le monde.
Une fois que vous avez défini tous vos paramètres et autorisations de lien, sélectionnez Appliquer.
Sélectionnez Copier le lien.
Collez le lien, puis envoyez-le dans un e-mail, un message ou une publication.
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