Synchroniser avec une liste de tâches SharePoint

Project Professionnel peut synchroniser une liste de tâches avec SharePoint, sans utiliser Project Web App. Les membres de votre équipe peuvent voir le planning et mettre à jour leur travail dans SharePoint, ces modifications s’afficheront dans Project. Et vice versa.

Conseil : Vous avez plus de 100 tâches à synchroniser ? Si c’est le cas, attendez-vous à ce que les choses se ralentissent un peu. La première synchronisation est plus lente que d’habitude. Si vous avez un grand nombre de modifications, un grand nombre de champs personnalisés ou un grand nombre de tâches ajoutées ou supprimées, cela ralentit également le processus.

Synchroniser avec un nouveau site SharePoint

Ces étapes supposent qu’un projet est ouvert dans Project, mais que vous n’avez pas encore effectué de site SharePoint pour ce projet.

  1. Dans Project, sélectionnez Fichier > Enregistrer.

  2. Sélectionnez Synchroniser avec SharePoint,puis dans la liste Synchroniser avec,sélectionnez Nouveau site SharePoint.

  3. Dans la zone Nom du projet, tapez un nom.

  4. Dans la liste Adresse du site, ajoutez l’adresse de la liste de tâches SharePoint à synchroniser.

    Remarque : À ce stade, n’utilisez pas une adresse qui contient le nom de la liste de tâches. Project ajoute cette partie automatiquement.

    Image Synchroniser sur un nouveau site SharePoint

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Voici ce qui se passera : Lorsque vous choisissez Enregistrer,un nouveau site SharePoint est créé pour le projet. Les modifications que vous a apportées aux tâches dans Project sont reflétées dans SharePoint et vice versa.

Si vous avez un grand nombre de tâches, cette tâche peut prendre plusieurs minutes.

Synchroniser avec un site SharePoint existant

Ces étapes supposent qu’un planning vierge est ouvert dans Project, mais que toutes les tâches avec qui vous voulez effectuer la synchronisation se trouveront quelque part sur un site SharePoint.

Remarque : Qu’en est-il de la synchronisation d’un projet existant avec un site SharePoint existant ? Cette prise en charge n’est pas prise en charge. Vous devez avoir un plan de projet vide ou une liste de tâches vide. Project ne fusionnera pas deux listes de tâches pendant le processus de synchronisation initiale. Une fois que vous avez installé la synchronisation à l’aide des étapes de cet article, vous pouvez apporter des modifications à une liste et les modifications seront appliquées aux deux endroits.

  1. Dans Project, sélectionnez Fichier > Enregistrer.

  2. Dans la liste Synchroniser avec, sélectionnez Site SharePoint existant.

  3. Dans la zone Adresse du site, tapez l’adresse de la liste de tâches SharePoint que vous voulez importer.

    Remarque : N’utilisez pas d’adresse contenant le nom de la liste de tâches. Project ajoute cette partie automatiquement.

  4. Sélectionnez Vérifier le site.

  5. Dans la zone Liste des tâches, tapez ou sélectionnez un nom pour la liste de tâches à synchroniser avec votre projet.

    Enregistrer un projet sur SharePoint

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Voici ce qui se passera : Lorsque vous sélectionnez Enregistrer,la liste des tâches dans SharePoint s’affiche désormais dans Project. Les modifications apportées à la liste des tâches dans Project sont reflétées dans SharePoint, et inversement.

Si vous avez un grand nombre de tâches, cette tâche peut prendre plusieurs minutes.

Les tâches ne se synchronisent pas ?

Le tableau ci-dessous contient des conditions qui peuvent empêcher la synchronisation des tâches Project avec une liste de tâches SharePoint.

Problème

Explication

Limites de synchronisation des tâches

La synchronisation de plus de 1 000 tâches n’est pas recommandée. Si vous voulez synchroniser plus de 1 000 tâches, vous pouvez séparer votre projet en plusieurs projets, puis synchroniser les projets séparément.

Les projets de plus de 100 tâches seront synchronisés, mais plusieurs minutes peuvent être nécessaires.

Champs SharePoint requis

Si un plan de projet ne contient pas de champ requis dans SharePoint, il ne sera pas synchronisé. Ajoutez le champ requis en tant que champ personnalisé dans Project.

Remarque : Les champs obligatoires dans SharePoint peuvent varier en fonction de la façon dont votre organisation a installé la liste de tâches. Si vous ne savez pas quels champs sont requis, essayez d’ajouter une tâche à la liste de tâches sur le site SharePoint. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque (*).

Le champ Project contient une formule

Les champs SharePoint ne supportent pas les formules. Essayez de supprimer la formule du champ dans Project, puis de la resyncer.

Nom de la tâche récapitulatif

SharePoint part du principe que les tâches récapitulatifs deviendront des dossiers sur le site, il n’autorise pas les caractères non autorisés dans les dossiers : . /:*?<>|

Assurez-vous qu’aucune de vos tâches récapitulatifs dans Project ne contient ces caractères.

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Publier un projet dans une liste SharePoint

Ces étapes supposent que vous avez créé une liste de tâches dans Project avant de la synchroniser avec une liste SharePoint.

  1. Dans Project, sélectionnez Fichier pour ouvrir le backstage. Sélectionnez Enregistrer & Envoyer

  2. Sélectionnez Synchroniser avec les listes de tâches.

  3. Dans la liste URL du site, sélectionnez le nom d’URL du site SharePoint qui contient la liste avec qui vous voulez synchroniser.

    Remarque : À ce stade, n’utilisez pas d’URL contenant le nom de la liste de tâches que vous voulez utiliser.

  4. Sélectionnez Valider l’URL.

  5. Dans la liste Sélectionner une liste de tâches existante, sélectionnez le nom de la liste des tâches SharePoint à laquelle vous voulez synchroniser la liste de tâches du projet.
    Si vous voulez synchroniser la liste des tâches de projet avec une nouvelle liste dans SharePoint, tapez un nouveau nom. Une liste des tâches est créée dans SharePoint et synchronisée avec celle de Project.

  6. Sélectionnez Synchroniser.

Une fois les deux listes de tâches synchronisées, les modifications apportées à une liste sont reflétées dans l’autre. Si des modifications sont apportées aux deux listes en même temps, une boîte de dialogue s’affiche vous invite à choisir la version de la modification que vous voulez conserver.

Conseil : Une fois les deux listes de tâches synchronisées, dans Project, vous pouvez utiliser la version SharePoint de la liste des tâches. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Informations. Dans la section Synchroniser avec les listes de tâches, cliquez sur le lien vers le site SharePoint.

Importer une liste SharePoint dans Project

Ces étapes supposent que vous avez créé une liste de tâches dans la liste SharePoint, mais que vous n’avez pas créé de tâche correspondante dans Project.

  1. Dans Project, sélectionnez Fichier pour ouvrir le backstage. Sélectionnez Enregistrer & Envoyer.

  2. Sélectionnez Synchroniser avec les listes de tâches.

  3. Dans la liste URL du site, tapez le nom d’URL du site SharePoint qui contient la liste des tâches que vous voulez utiliser.

    Remarque : À ce stade, n’utilisez pas d’URL contenant le nom de la liste de tâches que vous voulez utiliser.

  4. Sélectionnez Valider l’URL.

  5. Dans la liste Sélectionner une liste de tâches existante, sélectionnez le nom de la liste des tâches SharePoint à exporter vers Project.

  6. Sélectionnez Synchroniser.

Une fois les deux listes de tâches synchronisées, les modifications apportées à une liste sont reflétées dans l’autre. Si des modifications sont apportées aux deux listes en même temps, une boîte de dialogue s’affiche vous invite à choisir la version de la modification que vous voulez conserver.

Conseil : Une fois les deux listes de tâches synchronisées, dans Project, vous pouvez utiliser la version SharePoint de la liste de tâches. Sélectionnez Informations surle fichier. Dans la section Synchroniser avec les listes de tâches, cliquez sur le lien vers le site SharePoint.

Résolution des problèmes liés à la synchronisation des listes

Le tableau ci-dessous contient les conditions qui empêcheront la synchronisation des tâches Project avec une liste SharePoint.

Condition

Explication

La liste SharePoint contient un champ obligatoire

Si la liste SharePoint contient un champ obligatoire, mais que le plan de projet ne contient pas le même champ, la synchronisation entre les deux listes s’arrête.

Solution : Ajoutez le champ requis en tant que champ personnalisé dans Project.

Le champ Project contient une formule

Solution : Ajoutez le champ requis en tant que champ personnalisé dans Project.

Problèmes liés aux relations de prédécesseur

Un cycle a été créé entre les prédécesseurs

L’enfant a un parent comme prédécesseur

Relations de prédécesseur non Fin à début

Affectations de ressources multiples

WinProj a plusieurs ressources affectées à une seule tâche et SharePoint a spécifié qu’il ne peut y avoir qu’une seule ressource pour cette tâche.

Nom de la tâche récapitulatif non valide

Si un nom de tâche récapitulatif n’est pas valide, la synchronisation n’est pas terminée. Les règles pour un nom non valide sont les mêmes que pour un nom de dossier non valide dans SharePoint. En plus de ces règles, un nom ne peut pas contenir deux points l’un à côté de l’autre ou un espace à lafin. /:*?<>|

Le format des champs de recherche est incorrect

Les champs de recherche contiennent des valeurs qui ne sont pas de type chaîne/texte.

Une liste contient des caractères incorrects

Un nom de liste contient les caractères suivants : []'

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