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Vous pouvez synchroniser une bibliothèque SharePoint, liste de contacts, liste des tâches, liste de tâches de projet et un certain type de liste externe SharePoint avec Microsoft Outlook 2010. Étant donné que nombre d’utilisateurs SharePoint 2010 également utiliser Outlook 2010 pour collaborer et de projets et activités coordonnées, la capacité à synchroniser ces listes et bibliothèques peut vous aider vous devenez plus efficace, surtout si vous travaillez en mode hors connexion ou n’avez pas accès pratique à vos sites SharePoint tout le temps.
Dans cet article
Introduction à la synchronisation de contenu avec Outlook 2010 SharePoint 2010
Vous pouvez synchroniser une bibliothèque SharePoint, liste de contacts, liste des tâches, liste de tâches de projet et un certain type de liste externe SharePoint avec Outlook 2010. Étant donné que nombre d’utilisateurs SharePoint 2010 également utiliser Outlook 2010 pour collaborer et de projets et activités coordonnées, la capacité à synchroniser ces listes et bibliothèques peut vous aider vous devenez plus efficace, surtout si vous travaillez hors connexion et n’avez pas accès pratique à vos sites SharePoint tout le temps.
Pour synchroniser ces listes et bibliothèques, vous devez disposer d’Outlook 2010 est installé sur votre ordinateur client et vous devez être autorisé collaborer à la liste ou bibliothèque.
Trouver plus d’informations sur l’utilisation de SharePoint 2010 avec Outlook 2010 dans la section Voir aussi , dans le système de l’aide d’Outlook 2010.
Utilisation d’une bibliothèque de documents synchronisée
Vous pouvez synchroniser une bibliothèque SharePoint entre Outlook 2010 et SharePoint 2010. Une fois que vous synchronisez une bibliothèque, la bibliothèque apparaît sous la forme d’un dossier dans le volet de Navigation Outlook sous Listes SharePoint.
Lorsque vous utilisez la recherche instantanée, Outlook recherche dans tous les documents SharePoint synchronisées. Aperçus de document dans le volet de lecture Outlook permettent de parcourir facilement les résultats de la recherche. Vous trouverez peut-être ouverture et enregistrement des modifications dans des documents SharePoint à partir d’Outlook plus rapide et plus pratique. Vous pouvez ensuite afficher un aperçu, modifier et gérer des documents dans la bibliothèque SharePoint à partir d’Outlook. Vous pouvez également tirer les bibliothèques en mode hors connexion, travailler avec les fichiers Office dans la bibliothèque, les mettre en ligne et puis synchroniser les modifications.
Cette synchronisation est unidirectionnelle ou unidirectionnelle pour les fichiers Office. Modifications apportées aux fichiers dans la bibliothèque SharePoint peuvent être téléchargées vers Outlook, mais vous ne pouvez pas apporter des modifications aux fichiers non Office dans Outlook et les télécharger dans la bibliothèque SharePoint. Si vous travaillez en mode hors connexion avec Outlook, vous pouvez modifier les fichiers Office, tels que des documents Word, des feuilles de calcul Excel et des présentations PowerPoint. Lorsque vous vous reconnectez, vous pouvez télécharger vos modifications à la bibliothèque SharePoint. Toutefois, Outlook n’effectue pas le suivi des modifications apportées à ces fichiers Office apportées dans la bibliothèque SharePoint. Pour obtenir de meilleurs résultats, consultez ces fichiers tout d’abord, si vous souhaitez apporter des modifications en mode hors connexion dans Outlook.
Utilisation d’une liste de contacts synchronisée
Vous pouvez synchroniser une liste de contacts SharePoint entre Outlook 2010 et SharePoint 2010. Cela vous permet de stocker, partager et gérer les contacts SharePoint plus efficacement dans Outlook. Vous pouvez également mettre la liste de contacts hors connexion, travailler avec les contacts, les mettre en ligne et puis les synchroniser à partir de Outlook 2010 ou SharePoint 2010.
À partir d’Outlook 2010, les travaux de liste de contacts SharePoint synchronisées comme autres Outlook dossiers de contacts. Vous pouvez afficher, modifier, imprimer et même appeler ces contacts à l’aide de Microsoft Office Communicator. Vous pouvez envoyer des messages électroniques et demandes de réunion, utiliser des catégories de couleurs, stocker plusieurs adresses de numéros et le courrier électronique téléphone et inclure les photos des contacts, des cartes de visite électroniques, ainsi que des informations d’anniversaire ou l’anniversaire de mariage.
Synchronisation de cette liste de contacts est à double sens ou bidirectionnelle. Modifications apportées à ces contacts dans Outlook sont automatiquement synchronisées avec la liste des contacts SharePoint. Modifications apportées à la liste des contacts SharePoint sont automatiquement synchronisées avec les contacts dans Outlook.
Lorsque vous ouvrez un contact SharePoint dans Outlook ou la liste des contacts dans SharePoint 2010, vous voyez les dernières modifications. Si des modifications sont apportées au contact dans Outlook lors de la liste des contacts SharePoint est ouvert, vous devez actualiser le navigateur pour afficher les dernières modifications dans la liste SharePoint. Si des modifications sont apportées à la liste des contacts SharePoint tandis que le contact est ouvert dans Outlook, vous devez utiliser la commande d’Envoi/réception pour afficher les dernières modifications dans les contacts Outlook.
Utilisation d’une liste de tâches synchronisée
Vous pouvez synchroniser une liste de tâches SharePoint entre Outlook 2010 et SharePoint 2010. Vous pouvez travailler avec une liste de tâches standard et la liste des tâches de projet, qui est semblable à une liste de tâches standard, mais une liste de tâches de projet permet un affichage graphique des éléments de tâche, appelé affichage de Gantt. Vous pouvez également prendre une liste de tâches en mode hors connexion, travailler avec les tâches dans la liste, les mettre en ligne et puis les synchroniser à partir d’Outlook.
Le contenu de la liste des tâches synchronisée apparaît sous autres tâches dans le volet de Navigation et consolidés dans la barre des tâches. Pour effectuer le suivi de l’état, l’avancement et l’historique de vos projets, vous et équipe membres peuvent créer, affecter, mettre à jour, y répondre et supprimer des tâches lorsque vous travaillez dans vos dossiers Outlook correspondants.
Vous pouvez également appliquer des catégories et indicateurs à vos tâches synchronisées comme vous le feriez avec vos tâches Outlook. Les indicateurs et catégories n’apparaissent pas sur le site SharePoint, mais les indicateurs et les catégories sont disponibles lorsque vous travaillez avec vos tâches synchronisées dans Outlook. Notifications de tâches SharePoint sont également complètement intégrées à des tâches et les calendriers, et vous pouvez choisir les paramètres pour générer automatiquement des rappels et des messages électroniques de notification.
Synchronisation des tâches de cette liste est à double sens ou bidirectionnelle. Modifications apportées dans Outlook à ces tâches sont automatiquement synchronisées avec la liste de tâches SharePoint ou d’une liste de tâches de projet. Modifications apportées à la liste de tâches SharePoint ou une liste de tâches de projet sont automatiquement synchronisées avec les tâches dans Outlook. Lorsque vous ouvrez la tâche dans Outlook, ou ouvrez la liste de tâches SharePoint ou d’une liste de tâches de projet dans SharePoint 2010, vous voyez les dernières modifications.
Si des modifications sont apportées à la tâche dans Outlook lors de la liste de tâches SharePoint est ouvert, vous devez actualiser le navigateur pour afficher les dernières modifications dans la liste. Si des modifications sont apportées à la liste de tâches SharePoint lors de la tâche est ouvert dans Outlook, vous devez utiliser la commande d’Envoi/réception pour afficher les dernières modifications dans la tâche Outlook.
Utilisation d’une liste externe synchronisée
Vous pouvez synchroniser une liste externe SharePoint entre Outlook 2010 et SharePoint 2010. Une liste externe SharePoint est créée à l’aide de Business Connectivity Services (BCS) dans SharePoint Designer 2010 et peut contenir un accès en lecture/écriture à des données métier d’à partir de sources de données, telles que SQL Server ou SAP.
Lorsque vous créez un type de contenu externe dans SharePoint Designer 2010, vous pouvez le mapper à un type d’élément Office natif tel qu’un contact ou une tâche afin que les données externes se présente et se comportement comme un élément de contact ou une tâche dans Outlook. Par exemple, supposons que vos données externes sont une liste de clients et que vous voulez afficher ces données externes dans Outlook. Étant donné que les données pour les clients ressemble beaucoup à contacts dans Outlook, vous pouvez mapper ce type de contenu externe à l’élément de contact dans Outlook. Après que vous être connecté la liste externe à Outlook à l’aide de la commande se connecter à Outlook , vous pouvez créer, mettre à jour et supprimer les données externes à partir d’Outlook comme vous le feriez créer et mettre à jour vos contacts Outlook et vos tâches.
Points d’intégration supplémentaires
Outlook 2010 possède des points d’intégration supplémentaires avec SharePoint 2010, y compris les éléments suivants :
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Participer aux discussions en ligne à l’aide de messages électroniques
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Afficher SharePoint 2010 et Outlook 2010 calendriers côte à côte
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Gérer les alertes SharePoint et des flux RSS
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Créer un espace de travail de réunion
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Utiliser Outlook composants WebPart dans SharePoint 2010, par exemple, afficher des messages dans Outlook
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Utilisez le complément The Outlook Social Connector pour gérer les flux sociaux des collègues.
Trouver plus d’informations sur ces points d’intégration supplémentaires dans les systèmes d’Outlook 2010 et de l’aide de SharePoint.
Synchroniser une bibliothèque SharePoint avec Outlook 2010
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Dans votre navigateur, accédez au site SharePoint contenant la bibliothèque que vous voulez synchroniser.
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Cliquez sur le nom de la bibliothèque dans la barre de lancement rapide, ou cliquez sur Actions du Siteet cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis, dans la section bibliothèque appropriée, cliquez sur le nom de la bibliothèque.
Remarque : Un site SharePoint peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne trouvez pas une option, par exemple une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur SharePoint.
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Dans le ruban, sous l’onglet bibliothèque , dans le groupe se connecter & exporter , cliquez sur se connecter à Outlook.
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Lorsque vous êtes invité à ouvrir un programme sur votre ordinateur, cliquez sur Autoriser.
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Si vous êtes invité à confirmer l’opération, cliquez sur Oui.
Dans Outlook, la bibliothèque est ajoutée au volet de Navigation sous Listes SharePoint. Les fichiers dans la bibliothèque ont un comportement semblable aux messages électroniques. Pour les fichiers Office, cliquez sur pour afficher un aperçu du fichier dans le volet de lecture ou double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir. Cliquez sur le fichier pour plus d’options.
Remarques :
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Si la bibliothèque comporte des sous-dossiers et que vous voulez avoir accès à tous les fichiers dans Outlook, affichez la bibliothèque à son niveau supérieur et connectez-la à Outlook. Par défaut, si vous êtes dans un sous-dossier d’une bibliothèque et puis connectez la bibliothèque à Outlook, seul le contenu de ce dossier est connecté.
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Pour accéder à uniquement le contenu d’un seul dossier dans Outlook, il existe deux possibilités. Si le dossier qui contient les fichiers que vous voulez accéder dans Outlook n’est pas ouvert, pointez sur le dossier et cliquez sur la flèche du Menu Ouvrir qui s’affiche, puis cliquez sur se connecter à Outlook. Si le dossier que vous voulez vous connecter est déjà ouvert, suivez les étapes pour vous connecter à une bibliothèque.
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Une fois que vous vous connectez à une bibliothèque à Outlook, vous pouvez inviter d’autres membres de l’équipe pour vous connecter à la bibliothèque. Double-cliquez sur le nom de la bibliothèque dans Outlook, puis cliquez sur Partager ce dossier.
Synchroniser une liste de contacts SharePoint avec des contacts Outlook 2010
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Dans votre navigateur, accédez au site SharePoint qui contient la liste de contacts que vous voulez synchroniser.
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Cliquez sur le nom de la liste des contacts dans la barre de lancement rapide, ou cliquez sur Actions du Siteet cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis, dans la section approprié dans la liste, cliquez sur le nom de la liste de contacts.
Remarque : Un site SharePoint peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne trouvez pas une option, par exemple une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur SharePoint.
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Dans le ruban, sous l’onglet liste , dans le groupe se connecter & exporter , cliquez sur Ouvrir dans Outlook.
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Lorsque vous êtes invité à connecter les contacts SharePoint à Outlook, cliquez sur OK.
Dans Outlook 2010, les contacts sont ajoutés sous Contacts dans le volet de Navigation.
Synchroniser une liste de tâches SharePoint avec des tâches Outlook 2010
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Dans votre navigateur, accédez au site SharePoint contenant la liste des tâches ou la liste des tâches projet que vous voulez synchroniser.
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Cliquez sur le nom de la liste des tâches tâche ou un projet dans la barre de lancement rapide, ou cliquez sur Actions du Siteet cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis, dans la section approprié dans la liste, cliquez sur le nom de la liste des tâches ou le projet.
Remarque : Un site SharePoint peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez votre administrateur.
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Dans le ruban, sous l’onglet liste , dans le groupe se connecter & exporter , cliquez sur Ouvrir dans Outlook.
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Lorsque vous êtes invité à connecter la liste de Contacts SharePoint à Outlook, cliquez sur OK.
Dans Outlook 2010, les tâches sont ajoutés sous Autres tâches dans le volet de Navigation et dans la barre des tâches.
Remarque : Vous pouvez travailler avec vos tâches à partir de votre site SharePoint similaire à la façon dont vous travaillez avec vos tâches Outlook. Vous pouvez déplacer ou copier des tâches entre les dossiers Outlook et le site SharePoint. Toutefois, les tâches périodiques et les demandes de tâche à partir d’Outlook sont converties en tâches standard sur le site SharePoint.
Conseil : Après avoir connecté une liste de tâches ou la liste des tâches de projet à Outlook, vous pouvez envoyer un message de partage aux autres membres d’équipe les inviter à se connecter aux tâches. Double-cliquez sur le nom de la liste dans Outlook, puis cliquez sur nom de la liste des tâches de partage. Cela crée un message électronique contenant un lien et une commande pour vous connecter à la liste.
