Lorsqu’un employé quitte votre organization, il est essentiel de transférer ses fichiers OneDrive rapidement et en toute sécurité. Cette mise à jour rend ce processus plus simple et plus fiable.
La gestion des fichiers pour les employés sortants est tout simplement plus facile. Les mises à jour clés sont les suivantes :
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Notifications repensées : les e-mails de nettoyage de compte sont désormais plus visibles, ce qui permet de réduire le risque qu’ils soient manqués.
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Filtrage amélioré : de nouvelles options facilitent la recherche et la hiérarchisation des fichiers partagés ou importants.
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Déplacer et conserver le partage : transférez plusieurs fichiers à la fois tout en conservant les autorisations de partage existantes.
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Alertes consolidées : lorsque six fichiers ou plus sont déplacés, les collaborateurs reçoivent une seule notification simplifiée.
Lorsqu’un compte d’utilisateur est supprimé, l’accès OneDrive est automatiquement accordé au responsable de l’utilisateur ou au propriétaire secondaire désigné. Le destinataire reçoit une notification par e-mail avec des détails d’accès et des informations sur la période de rétention OneDrive. Sept jours avant la fin de la période de rétention, un deuxième e-mail de rappel est envoyé, indiquant que OneDrive sera définitivement supprimé dans sept jours.
Les gestionnaires ou les propriétaires secondaires peuvent transférer des fichiers de OneDrive vers d’autres emplacements comme suit :
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Dans l’e-mail, cliquez sur Afficher les fichiers pour accéder au dossier OneDrive de l’utilisateur sortant.
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Utilisez le filtre Partagé pour afficher uniquement les fichiers partagés, ou Tout pour tout voir.
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Sélectionnez les fichiers à l’aide de la case à cocher dans l’en-tête du tableau.
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Cliquez sur Déplacer vers, sélectionnez une destination et case activée Continuer à partager avec les mêmes personnes pour conserver l’accès aux collaborateurs.
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Cliquez à nouveau sur Déplacer vers pour démarrer le transfert.
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Les collaborateurs recevront un e-mail lorsque six fichiers ou plus seront déplacés.
FAQ
Puis-je transférer la propriété d’une liste ou d’un Forms Microsoft de OneDrive vers un site d’équipe ?
Non. Listes Microsoft et les Forms ne sont pas stockés sous forme de fichiers traditionnels dans OneDrive, ils sont affichés dans des applications autonomes. Pour cette raison, ils n’apparaissent pas dans la liste des fichiers OneDrive et ne sont pas pris en charge par la fonctionnalité de transfert de propriété.
Puis-je voir quels fichiers sont partagés en externe ?
Pas pour le moment. Cette fonctionnalité n’est pas disponible actuellement, mais nous l’envisageons pour une prochaine mise à jour dans le cadre de notre prochaine série d’améliorations.
La fonctionnalité de transfert de propriété est-elle un véritable déplacement ou copie-t-elle simplement les fichiers ?
C’est un mouvement complet. Les fichiers sont déplacés du OneDrive d’origine vers la nouvelle destination, et leur emplacement est mis à jour en conséquence.
Qu’advient-il des fichiers sous conservation eDiscovery pendant le transfert de propriété ?
Si un OneDrive est en attente eDiscovery, il n’est pas supprimé, même si le responsable reçoit un e-mail de nettoyage. Les fichiers peuvent toujours être consultés, modifiés, déplacés ou supprimés, mais toutes les modifications sont capturées dans la bibliothèque de conservation de préservation pour révision juridique.
