Utilisation des dossiers de courriers dans Outlook sur le web

Instructions relatives à la version classique d’Outlook sur le web

Dossiers par défaut

Par défaut, votre compte commence par ces dossiers :

• Boîte de réception : les messages entrants arrivent dans votre boîte de réception, sauf si vous avez créé une règle de boîte de réception pour les rediriger vers un autre dossier, ou s’ils sont identifiés comme courrier indésirable. En savoir plus sur la gestion des messages électroniques à l’aide de règles dans Outlook
• Courrier pêle-mêle : vous permet de filtrer le courrier en fonction de la façon dont vous avez traité les messages entrants dans le passé. Lorsqu’il est activé, le serveur de messagerie effectue le suivi des messages que vous lisez ou ne lisez pas. Les messages que vous ne lisez pas sont déplacés vers le dossier Courrier pêle-mêle.
• Éléments envoyés : par défaut, une copie de chaque message envoyé est placée dans votre dossier Éléments envoyés.
• Éléments supprimés : Lorsque vous supprimez un message, celui-ci est déplacé vers le dossier Éléments supprimés.

Dans Outlook sur le web, si vous choisissez Plus sous Dossiers, vous constaterez que ces dossiers par défaut sont organisés sous Favoris. Les mêmes dossiers par défaut sont également répertoriés sous votre dossier personnel et font partie d’une liste plus longue de dossiers, dont un grand nombre peuvent avoir été créés par votre administrateur. Votre administrateur peut avoir ajouté les dossiers suivants :

• Brouillons : Si vous créez un message ou si vous n’y répondez pas, mais que vous ne pouvez pas le terminer immédiatement, il est automatiquement enregistré dans votre dossier Brouillons. Vous pouvez revenir au message ultérieurement pour continuer à le modifier, puis l’envoyer.
• Courrier indésirable Email : les messages qui présentent des caractéristiques de courrier indésirable mais qui ne sont pas bloqués par un filtre anti-spam avant d’atteindre votre boîte aux lettres sont automatiquement déplacés vers ce dossier. L’article En savoir plus sur le courrier indésirable et le hameçonnage contient plus d’informations sur votre dossier Email courrier indésirable.
• Remarques : Il s’agit d’un dossier en lecture seule. Vous devez utiliser Outlook pour créer ou modifier des éléments dans ce dossier.
• Historique des conversations : par défaut, une copie de toutes les conversations que vous avez dans Skype Entreprise est placée dans votre dossier Historique des conversations.

Menus raccourcis pour dossiers.

La plupart de ce que vous pouvez faire avec un dossier se trouve dans le menu raccourci (contextuel) qui s’affiche lorsque vous sélectionnez un dossier et cliquez avec le bouton droit. Le raccourci qui s’affiche varie selon que vous avez sélectionné un dossier sous Favoris ou sous votre dossier personnel.

Dossier Favoris

Le dossier Favoris affiche les dossiers des messages les plus importants. Le menu contextuel propose des options qui sont utilisées ou nécessaires la plupart du temps lors de l’utilisation de ces dossiers.

• Déplacer vers le haut ou vers le bas : utilisez l’une de ces options pour repositionner le dossier vers le haut ou vers le bas dans la hiérarchie des dossiers.
• Supprimer des Favoris : Supprime le dossier des Favoris. La suppression du dossier des Favoris ne le supprime pas de votre dossier personnel.
• Dossier vide : supprime tout le contenu du dossier, y compris les sous-dossiers.
• Marquer tout comme lu : marque chaque élément du dossier comme lu.
• Attribuer une stratégie : Attribuez une stratégie d’archivage ou de rétention aux messages du dossier. Cette option peut ne pas être disponible si votre administrateur ne l’a pas activée.
• Autorisations : accordez à d’autres utilisateurs l’accès aux dossiers de votre boîte aux lettres.

Dossier personnel

Votre dossier personnel est une collection de tous les dossiers de courrier disponibles. Le menu raccourci (contextuel) joint à vos dossiers personnels offre davantage d’options que le menu contextuel du dossier Favoris. Toutefois, toutes les options ne sont pas disponibles pour tous les dossiers et certaines options ne sont pas disponibles en raison d’autorisations d’administration.

Le menu contextuel du dossier personnel comporte quatre options que le menu contextuel du dossier Favoris ne propose pas :

• Nouveau dossier : permet de créer un nouveau sous-dossier dans le dossier sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit.

• Renommer le dossier : donnez un nom différent au dossier. Les dossiers par défaut, tels que le dossier Boîte de réception, ne peuvent pas être renommés.

• Ajouter aux favoris : Ajoute (liens) le dossier actif à vos favoris.

• Déplacer le dossier : ouvre une fenêtre pour vous permettre de déplacer le dossier sélectionné vers un nouvel emplacement dans la hiérarchie de dossiers. Vous pouvez également sélectionner et faire glisser un dossier vers un nouvel emplacement.

  Remarque

  La prochaine fois que vous vous connectez, les dossiers que vous avez créés seront classés par ordre alphabétique.

Créer un dossier

Créez de nouveaux dossiers pour organiser vos messages comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour un projet particulier, pour tous les messages en provenance d’un contact particulier ou pour tous les messages envoyés à un groupe de distribution dont vous faites partie.

Créer un dossier

1. Sélectionnez un dossier, puis cliquez avec le bouton droit. Sélectionnez Créer un dossier....

   

   OU

   Sélectionnez un dossier, puis cliquez avec le bouton droit. Dans la zone qui s’affiche, entrez un nom pour le dossier.

2. Dans la boîte de dialogue Créer un dossier , entrez un nom pour le dossier, puis sélectionnez OK.

Créer un nouveau sous-dossier.

1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

   

2. Dans votre dossier personnel, cliquez avec le bouton droit sur le dossier auquel vous voulez ajouter un sous-dossier, puis sélectionnez Créer un nouveau sous-dossier.

3. Dans la zone Nouveau dossier, entrez le nom du sous-dossier, puis appuyez sur Entrée.

Renommer un dossier

1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

   

2. Dans votre dossier personnel, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez renommer, puis sélectionnez Renommer.

3. Entrez un nom pour le dossier puis appuyez sur Entrée.

Déplacer un dossier

Vous pouvez également faire glisser un dossier vers un nouvel emplacement de votre hiérarchie des dossiers, ou vous pouvez utiliser l’option Déplacer dans le menu contextuel.

1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

   

2. Dans votre dossier personnel, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez déplacer, puis sélectionnez Déplacer.

3. Dans la fenêtre Déplacer un dossier qui s’ouvre, choisissez un nouveau dossier dans lequel vous allez déplacer votre dossier, puis sélectionnez Déplacer.

Vous pouvez également créer un nouveau dossier vers lequel déplacer le dossier en cliquant sur le dossier parent voulu et en choisissant Créer un nouveau dossier. Vous pouvez déplacer automatiquement les messages entrants vers des dossiers spécifiques en fonction de critères que vous choisissez. Découvrez comment gérer les messages électroniques à l’aide de règles dans Outlook

Supprimer un dossier

1. Sous Dossiers, sélectionnez Plus.

   

2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier ou sous-dossier que vous voulez supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

3. Sélectionnez OK pour confirmer.

Favoris.

Dans Outlook sur le web, le dossier Favoris inclut automatiquement les dossiers suivants : Boîte de réception, Courrier pêle-mêle, Éléments envoyés, Éléments supprimés. Vous pouvez ajouter des dossiers aux Favoris pour le rendre plus facile le suivi des dossiers les plus importants pour vous. Ajouter un dossier aux Favoris ne déplace pas le dossier mais crée un lien vers celui-ci. Les dossiers ajoutés au dossier Favoris sont toujours présent dans votre dossier personnel.

• Pour ajouter un dossier aux Favoris, cliquez avec le bouton droit sur le dossier sous votre dossier personnel puis sélectionnez Ajouter aux favoris.
• Pour réorganiser les dossiers, choisissez un dossier et faites-le glisser vers un nouvel emplacement dans la hiérarchie des dossiers. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un dossier, puis sélectionner Monter dans la liste ou Descendre dans la liste.
• Pour supprimer un dossier, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous voulez supprimer des Favoris et sélectionnez Supprimer des Favoris. Cette action supprime uniquement le lien vers le dossier; le dossier est toujours présent dans votre dossier personnel.

En fonction des stratégies de votre organisation, vous pouvez éventuellement ajouter un dossier public aux Favoris. Pour plus d’informations sur la création d’un dossier public dans Outlook sur le web et son ajout à vos Favoris, voir Créer et partager un dossier public.

Attribution de stratégies de rétention et d’archivage.

Des stratégies d’archivage et des stratégies de rétention peuvent servir à déplacer ou supprimer automatiquement les messages de votre boîte aux lettres au bout d’une durée déterminée. Pour en savoir plus sur ces stratégies et sur leur attribution, voir Attribuer des étiquettes de rétention et des stratégies d’archivage dans Outlook sur le web.

Dossier Éléments supprimés.

Lorsque vous supprimez un message, il est d’abord déplacé vers le dossier Éléments supprimés. Vous pouvez soit supprimer manuellement les messages du dossier, soit configurer Outlook sur le web pour qu’il vide automatiquement votre dossier Éléments supprimés lorsque vous vous déconnectez. Il se peut également que votre administrateur ait défini une stratégie pour vider les éléments de votre dossier Éléments supprimés après qu’ils y aient été pendant un nombre de jours prédéfini.

Vider le dossier Éléments supprimés lors de la déconnexion.

1. En haut de l’écran, sélectionnez Paramètres.
2. Sous Paramètres de votre application, sélectionnez Courrier.
3. Sélectionnez Traitement> automatiqueOptions> de messageVider le dossier Éléments supprimés lorsque je me déconnecte.
4. Cliquez sur Save .

Pour savoir comment restaurer des messages supprimés, voir Récupérer et restaurer des éléments supprimés dans Outlook.

Gérer les messages

Utilisez des commandes dans la barre de menus d’Outlook sur le web ou configurez des règles pour qu’Outlook sur le web déplace automatiquement les messages vers des dossiers à mesure que vous les recevez.

Utiliser les commandes pour gérer automatiquement les messages

Des commandes telles que Ranger et Déplacer vers vous permettent de supprimer ou déplacer automatiquement les messages d’un expéditeur particulier. Les commandes apparaissent dans la barre de menus d’Outlook sur le web lorsque vous sélectionnez un message dans votre boîte de réception.

• Balayage : vous permet de supprimer rapidement les messages électroniques indésirables de votre boîte de réception. Lorsque vous sélectionnez un message, vous pouvez supprimer automatiquement tous les messages entrants de cet expéditeur, conservez uniquement le dernier message électronique ou supprimez les messages électroniques de plus de 10 jours.
• Déplacer vers : vous permet de déplacer un message vers un message spécifique ou de déplacer automatiquement tous les messages de cet expéditeur vers un autre dossier.

Configurer des règles pour gérer automatiquement les messages.

Utilisez des règles pour déplacer automatiquement les messages dans des dossiers dès que vous les recevez.

1. Dans votre boîte de réception, sélectionnez un message auquel vous voulez attribuer une règle, puis cliquez sur l’icône Outlook sur le web barre de menus.

   

2. Cliquez sur Créer une règle. La boîte de dialogue (formulaire) Nouvelle règle de boîte de réception s’ouvre.

   • Nom : affiche le nom de l’expéditeur.
   • Lorsque le message arrive et qu’il remplit toutes ces conditions : Par défaut, trois conditions sont définies pour le message reçu. Sélectionnez les flèches pour choisir d’autres conditions. Si vous souhaitez utiliser plusieurs conditions, sélectionnez Ajouter une condition.
   • Effectuez toutes les opérations suivantes : Par défaut, l’une des trois actions prédéfinies est définie. Cliquez sur la flèche pour choisir d’autres actions. Si vous souhaitez ajouter une autre action, cliquez sur Ajouter une action.
   • Sauf si elle remplit l’une des conditions suivantes : Par défaut, aucune exception n’est définie. Cliquez sur la flèche pour définir une exception pour les conditions ci-dessus. Sélectionnez Ajouter une exception si plusieurs sont nécessaires.
   • Arrêter de traiter d’autres règles : par défaut, la zone case activée est sélectionnée. Lorsque cette option est sélectionnée, les règles suivantes sont ignorées, même si elles s’appliquent au message.

3. Cliquez sur OK pour enregistrer la règle. Selon la structure de votre compte, vous pouvez recevoir un message d’avertissement sur la modification de vos règles. Si nécessaire, contactez votre administrateur.