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Utiliser Access ou Excel pour gérer vos données

Microsoft Access et Microsoft Excel possèdent de nombreux ressemblances, ce qui peut compliquer le choix du programme que vous utilisez. Par exemple, les deux programmes peuvent stocker de grandes quantités de données, exécuter des requêtes et des outils d’analyse efficaces pour segmenter les données et effectuer des calculs complexes qui renvoient les données dont vous avez besoin.

Toutefois, chaque programme a des avantages clairs, selon le type de données que vous gérez et ce que vous voulez faire avec ces données. Par exemple, si vous avez la possibilité de préserver l’intégrité des données dans un format qui est accessible à plusieurs utilisateurs, Access est le meilleur choix, tandis qu’Excel est mieux adapté aux données numériques complexes que vous souhaitez analyser en profondeur.

Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser les deux programmes, chacun d’eux étant le plus adapté. En règle générale, Access est plus approprié pour gérer les données : Aidez-vous à organiser, à facilement rechercher et à mettre à disposition de nombreux utilisateurs simultanés. Dans Excel, il est généralement préférable d’analyser des données : effectuer des calculs complexes, explorer les résultats possibles et produire des graphiques haute qualité. Si vous utilisez Access pour stocker vos données et Excel pour les analyser, vous pouvez tirer parti des deux programmes.

Avant de décider du programme à utiliser, vous souhaiterez peut-être comparer les avantages de chaque programme, savoir quand il est préférable d’utiliser l’un ou l’autre, et découvrir comment utiliser les deux programmes pour obtenir exactement les résultats que vous souhaitez.

Remarque : Toutes les suites Microsoft Office incluent Excel, mais toutes les suites ne comprennent pas Access.

Comparer les avantages de chaque programme

Le choix du programme approprié est essentiel si vous souhaitez accéder à vos informations et les mettre à jour avec des performances et une précision maximales. Pour savoir quel programme convient le mieux aux tâches que vous souhaitez effectuer, il peut être utile de comparer les avantages que chaque programme a à offrir concernant le stockage des données, l’analyse des données, la collaboration multi-utilisateurs et la sécurité.

Données non linéaires et relationnelles    Pour vous aider à déterminer le programme le plus approprié pour le stockage de vos données, posez-vous la question suivante : est-ce que la relation entre les données ? Les données qui peuvent être efficacement contenues dans une table ou une feuille de calcul unique sont appelées données plates ou non relationnelles . Par exemple, si vous voulez créer une simple liste de clients, avec une seule adresse et une seule personne pour chaque client, Excel peut être le meilleur choix. Toutefois, si vous voulez stocker une liste de clients plus complexe contenant des adresses de facturation et d’expédition pour chaque client, ou plusieurs personnes à contacter pour chaque client, Access est la solution la plus adaptée.

Dans une base de données relationnelle, vous organisez vos informations dans plusieurs tables. Dans une base de données relationnelle bien conçue, chaque table est plate et contient des informations sur un seul type de données. Par exemple, si vous créez une base de données client, les noms des clients doivent être stockés dans une table, alors que les adresses de facturation et d’expédition de ces clients doivent être stockées dans une table séparée. Le stockage d’adresses à partir de noms est une bonne idée, car chaque client peut avoir plusieurs adresses et vous souhaitez être en mesure d’entrer plusieurs adresses pour chaque client sans avoir à entrer à nouveau le nom du client pour chaque adresse.

Données locales et données externes    Vous pouvez utiliser Access pour vous connecter à des données provenant d’une variété de sources de données externes, de manière à pouvoir afficher, interroger et modifier ces données sans avoir à les importer. Par exemple, Access fournit des commandes permettant de se connecter à des données existantes dans une base de données Microsoft SQL Server, un fichier dBASE ou un dossier Outlook, ainsi que de nombreuses autres sources de données. Vous pouvez utiliser Excel pour vous connecter à un large éventail de sources de données, notamment des bases de données Access, SQL Server et Analysis Services, des fichiers texte et XML et des sources de données ODBC et OLE DB. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les données pour modifier les données sources par le biais de l’interface utilisateur d’Excel.

Access et Excel fournissent des commandes permettant de se connecter à des données dans des listes Windows SharePoint Services. Toutefois, Excel fournit uniquement une connexion en lecture seule aux listes SharePoint. alors qu’Access vous permet de lire et d’écrire des données dans des listes SharePoint.

Intégrité des données et souplesse    Les identificateurs uniques permettent de préserver l’intégrité de vos données et garantissent qu’il n’y a pas que deux lignes (ou enregistrements) contiennent exactement les mêmes données. Les identificateurs uniques fournissent également la méthode la plus rapide pour récupérer des données lorsque vous effectuez une recherche ou un tri de vos données. Dans Access, vous pouvez utiliser le type de données NuméroAuto pour générer automatiquement un identificateur unique pour chaque enregistrement. Vous pouvez ensuite utiliser ces identificateurs pour lier les enregistrements d’une table à un ou plusieurs enregistrements d’une autre table.

La structure appliquée par Access aux données permet de garantir l’intégrité des données. Access peut exiger que les nouveaux enregistrements d’une table aient une valeur correspondante existante dans une autre table, afin que vous ne puissiez pas créer d’enregistrements « orphelins ». Par exemple, vous n’avez pas besoin d’une commande qui n’inclut pas d’informations client. Access peut exiger que tous les nouveaux enregistrements de la table commandes aient une valeur client correspondante dans la table Clients. Cette correspondance de valeurs requise est appelée intégrité référentielle.

Vous pouvez également imposer vos propres contraintes et règles pour vérifier que les données sont entrées correctement. Excel vous permet d’entrer des données de manière plus gratuite, mais Excel ne prend pas en charge l’intégrité référentielle, car Excel ne prend pas en charge l’intégrité référentielle. Toutefois, vous pouvez utiliser la commande validation des données pour contrôler la saisie de données dans Excel.

Interrogation    Si vous avez souvent besoin d’afficher vos données de différentes manières, en fonction du changement de conditions ou d’événements, Access peut être le meilleur choix pour le stockage et l’utilisation de vos données. Access vous permet d’utiliser des requêtes SQL (Structured Query Language) pour récupérer rapidement uniquement les lignes et les colonnes de données souhaitées, que les données soient contenues dans une table ou dans plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des expressions dans des requêtes pour créer des champs calculés. L’utilisation d’une expression dans Access est similaire au processus d’utilisation de formules dans Excel pour calculer des valeurs. Vous pouvez également utiliser des requêtes Access pour résumer des données et présenter des valeurs agrégées, telles que des sommes, des moyennes et des nombres.

Entités    Dans Excel, vous pouvez utiliser des outils de analyse de scénarios pour prévoir le résultat d’un modèle de feuille de calcul. Les analyses de scénarios vous permettent d’exécuter différents scénarios dans vos données, tels que des scénarios de meilleures circonstances et de pires circonstances, et de comparer les données obtenues dans plusieurs scénarios dans un rapport de synthèse. Aucune fonctionnalité similaire n’est disponible dans Access.

Tableau croisé dynamique et graphique    Dans les deux programmes, vous pouvez créer des rapports de tableau croisé dynamique et des graphiques de tableau croisé dynamique. Toutefois, Excel fournit des fonctionnalités de création de rapports de tableau croisé dynamique et de graphique plus sophistiquées qu’Access. Si vous envisagez de créer des rapports de tableau croisé dynamique complets ou des graphiques d’aspect professionnel, vous devez utiliser un rapport de tableau croisé dynamique ou un graphique de tableau croisé dynamique dans Excel au lieu des mêmes fonctionnalités dans Access.

Access et Excel peuvent être utilisés dans les environnements de collaboration, tels que Windows SharePoint Services et les partages de fichiers réseau, mais il existe des différences dans la façon dont les données sont accessibles à plusieurs utilisateurs.

Accès de plusieurs utilisateurs aux données    En fonctionnement normal, Access permet à plusieurs utilisateurs d’ouvrir une seule base de données en même temps. Cela fonctionne bien car Access verrouille uniquement les données en cours de modification ; par conséquent, les autres utilisateurs peuvent modifier différents enregistrements sans conflit. Dans Excel, vous pouvez partager un classeur avec d’autres utilisateurs, mais les fonctions de collaboration multi-utilisateur sont les plus utiles lorsque les utilisateurs travaillent sur les données de ce classeur à différents moments au lieu de travailler simultanément. En effet, les utilisateurs d’une base de données Access collaborent sur un jeu de données, et les utilisateurs d’un classeur Excel collaborent sur un document.

Utiliser Windows SharePoint Services pour la collaboration    Ces deux programmes sont intégrés aux technologies Microsoft Windows SharePoint Services, tels que les listes SharePoint et les bibliothèques de documents.

Access propose différentes façons de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint. Par exemple, vous pouvez télécharger une base de données complète dans une bibliothèque de documents Windows SharePoint Services, rendre les formulaires et États disponibles en tant qu’affichages Windows SharePoint Services, puis lier une base de données aux données stockées dans des listes SharePoint.

Excel offre une seule façon de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint Services. Vous pouvez télécharger un classeur dans des bibliothèques de documents Windows SharePoint Services, où des utilisateurs individuels peuvent le faire pour apporter des modifications, empêchant les autres utilisateurs de modifier le classeur en même temps. Les utilisateurs peuvent modifier un classeur sans le retirer de la bibliothèque de documents, auquel cas ils doivent coordonner d’autres utilisateurs pour éviter les conflits de données.

Utilisation de dossiers réseau pour la collaboration    Si vous enregistrez une base de données Access dans un dossier réseau partagé, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir la base de données et travailler avec ses données en même temps. Les enregistrements individuels sont verrouillés lorsqu’un utilisateur les modifie. Si vous stockez un classeur Excel dans un dossier réseau partagé, un seul utilisateur peut modifier le classeur à la fois. À des fins d’affichage, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir le classeur alors qu’un autre utilisateur le modifie, mais ces utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications aux données tant que l’utilisateur qui les modifie ne les ferme pas.

Les deux programmes fournissent des fonctionnalités similaires (mots de passe et chiffreurs) qui vous permettent d’éviter les pertes de données et de protéger vos données contre tout accès non autorisé. Néanmoins, il existe quelques différences entre Access et Excel dans le fonctionnement de la protection des données de niveau utilisateur.

Protection contre la perte de données    Dans Access, votre tâche est enregistrée en continu de sorte que, en cas de défaillance inattendue, il est peu probable que vous perdiez du temps (le cas échéant). Toutefois, étant donné qu’Access enregistre votre fonctionnement en continu, il est également possible d’apporter des modifications que vous décidez par la suite de ne pas vouloir valider. Pour vous assurer que vous pouvez restaurer votre base de données comme vous le souhaitez, vous devez créer une copie de sauvegarde du fichier de base de données sur une planification adaptée à vos besoins. Vous pouvez récupérer l’intégralité d’une base de données à partir d’une sauvegarde, ou vous pouvez restaurer uniquement la table ou un autre objet de base de données dont vous avez besoin. Si vous utilisez un utilitaire de sauvegarde du système de fichiers, vous pouvez également utiliser une copie d’une base de données à partir d’une sauvegarde du système de fichiers pour restaurer vos données. Dans Excel, vous pouvez enregistrer les informations de récupération automatique à des intervalles définis lors de la mise à jour de vos données.

Protection des données de niveau utilisateur    Dans Excel, vous pouvez supprimer des données critiques ou privées d’un affichage en masquant des colonnes et des lignes de données, puis protéger l’intégralité de la feuille de calcul pour contrôler l’accès des utilisateurs aux données masquées. Outre la protection d’une feuille de calcul et de ses éléments, vous pouvez également verrouiller et déverrouiller des cellules dans une feuille de calcul pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier involontairement des données importantes.

Sécurité au niveau des fichiers    Au niveau des fichiers, vous pouvez utiliser chiffrement dans les deux programmes pour éviter que les utilisateurs non autorisés puissent voir les données. Vous pouvez également exiger qu’une mot de passe soit entrée pour ouvrir un fichier de base de données ou un classeur. De plus, vous pouvez sécuriser un fichier ou un classeur de base de données en utilisant une signature numérique.

Accès restreint aux données    Dans Excel, vous pouvez spécifier des autorisations basées sur les utilisateurs pour accéder aux données ou définir des droits en lecture seule pour empêcher d’autres utilisateurs d’apporter des modifications aux données auxquelles ils ont accès. Access ne fournit pas de fonctionnalités de sécurité au niveau utilisateur, mais Access prend en charge le modèle de sécurité utilisateur de tout serveur de base de données auquel il est connecté. Par exemple, si vous établissez une liaison avec une liste SharePoint, Access ne doit pas utiliser les autorisations utilisateur pour la liste SharePoint. Si vous souhaitez empêcher les utilisateurs non autorisés d’accéder à vos données Access, vous pouvez chiffrer votre base de données en définissant un mot de passe. Les utilisateurs doivent entrer le mot de passe pour lire les données de la base de données, même s’ils y accèdent à l’aide d’un autre programme tel qu’Excel.

Pour plus d’informations sur la protection de vos données, voir définir ou modifier la sécurité au niveau utilisateur d’access 2003 dans access 2007 ou version ultérieure , et protection et sécurité dans Excel.

Quand utiliser Access

D’une manière générale, Access est le meilleur choix lorsque vous devez suivre et enregistrer régulièrement des données, puis afficher, exporter ou imprimer des sous-ensembles de ces données. Les formulaires Access fournissent une interface plus pratique qu’une feuille de calcul Excel pour travailler avec vos données. Vous pouvez utiliser Access pour automatiser les actions fréquemment effectuées et accéder à des rapports pour résumer des données à l’aide de formulaires imprimés ou électroniques. Access fournit davantage de structure pour vos données. par exemple, vous pouvez contrôler le type de données qui peut être entré, les valeurs qui peuvent être entrées et spécifier la façon dont les données d’une table sont liées aux données d’autres tables. Cette structure vous permet de vous assurer que seuls les types de données appropriés sont entrés.

Access stocke les données dans des tables qui s’exécutent de la même façon que les feuilles de calcul, mais les tables Access sont conçues pour une interrogation complexe en fonction de données stockées dans d’autres tables.

Utilisez Access pour :

  • Prévoyez de nombreux personnes qui travaillent dans la base de données et vous souhaitez des options puissantes qui gèrent en toute sécurité les mises à jour de vos données, telles que la résolution des problèmes de verrouillage et de conflits.

  • Envisagez d’ajouter d’autres tables à un jeu de données provenant d’une table plate ou non relationnelle.

  • Souhaitez exécuter des requêtes complexes.

  • Souhaitez produire de nombreux rapports ou étiquettes de publipostage.

  • Gestion des contacts    Vous pouvez gérer vos contacts et adresses postales, puis créer des États dans Access ou fusionner les données avec Microsoft Office Word pour imprimer des lettres, des enveloppes ou des étiquettes de publipostage.

  • Inventaire et suivi des biens    Vous pouvez créer un inventaire des articles de votre domicile ou bureau, et stocker des photos et autres documents associés avec les données.

  • Suivi de commande    Vous pouvez entrer des informations concernant des produits, clients et commandes, puis créer des rapports indiquant les ventes par employé, par région, par période ou toute autre valeur.

  • Suivi des tâches    Vous pouvez effectuer le suivi des tâches pour un groupe de personnes, et entrer de nouvelles tâches pendant que d’autres utilisateurs mettent à jour leurs tâches existantes dans la même base de données.

  • Organisation des bibliothèques de prêts    Vous pouvez utiliser Access pour stocker des données sur vos livres et vos CD et garder une trace des personnes auxquelles vous les avez prêté.

  • Planification d’événements    Vous pouvez entrer des informations concernant les dates, lieux et participants d’événements, puis imprimer les plannings ou résumés relatifs à ces événements.

  • Suivi nutritionnel    Effectuer le suivi des recettes et journalisation de la nourriture et des activités d’exercice.

Quand utiliser Excel

Dans le cas d’un tableur, Excel peut stocker de grandes quantités de données dans des classeurs contenant une ou plusieurs feuilles de calcul. Toutefois, au lieu d’utiliser un système de gestion de base de données tel qu’Access, Excel est optimisé pour l’analyse et le calcul des données. Vous pouvez utiliser ce programme flexible pour créer des modèles d’analyse des données, écrire des formules simples et complexes pour effectuer un calcul sur ces données, faire pivoter les données comme vous le souhaitez et présenter des données dans de nombreux graphiques d’aspect professionnel.

Utiliser Excel dans les cas suivants :

  • Exigez un affichage plat ou non relationnel de vos données au lieu d’une base de données relationnelle qui utilise plusieurs tables, et lorsque vos données sont en grande partie numérique.

  • Exécutez fréquemment des calculs et des comparaisons statistiques sur vos données.

  • Vous souhaitez utiliser des rapports de tableau croisé dynamique pour afficher les données hiérarchiques dans une disposition compacte et flexible.

  • Envisagez de créer des graphiques régulièrement et souhaitez utiliser les nouveaux formats de graphique disponibles dans Excel.

  • Vous souhaitez mettre en évidence vos données à l’aide d’icônes de mise en forme conditionnelle, de barres de données et de nuances de couleurs.

  • Vous souhaitez effectuer des opérations d’analyse de scénarios sophistiquées sur vos données, telles que les analyses statistiques, d’ingénierie et de régression.

  • Vous voulez effectuer le suivi des éléments d’une liste simple, que ce soit pour une utilisation personnelle ou à des fins de collaboration limitées.

  • Comptabilité    Vous pouvez utiliser les puissantes fonctionnalités de calcul d’Excel dans de nombreux États comptables financiers (par exemple, état de flux de trésorerie, état de résultat, état de résultat, etc.).

  • Budget    Que vos besoins soient personnels ou professionnels, vous pouvez créer n’importe quel type de budget dans Excel, notamment un plan budgétaire marketing, un budget d’événement ou un budget de retraite.

  • Facturation et ventes    Excel est également utile pour la gestion des données de facturation et de ventes, et vous pouvez facilement créer les formulaires dont vous avez besoin, notamment les factures de vente, les bordereaux d’emballage ou les bons de commande.

  • Rapports    Vous pouvez créer divers types de rapports dans Excel qui reflètent vos analyses de données ou synthétisent vos données (par exemple, des rapports qui mesurent les performances du projet, prévisionne les données, synthétiser les données ou présenter des variations).

  • Planification    Excel est un excellent outil pour la création de plans professionnels ou de planificateurs utiles, notamment un plan de classe hebdomadaire, un plan de recherche marketing, un plan fiscal de fin d’exercice, ou des planificateurs vous permettant de planifier des repas hebdomadaires, des fêtes ou des vacances.

  • Suivi    Vous pouvez utiliser Excel pour suivre les données dans une liste ou une feuille de temps (par exemple, une feuille de temps pour le suivi du Work ou une liste d’inventaire qui assure le suivi de l’équipement).

  • Utilisation de calendriers    En raison de sa grille, Excel se prête à créer n’importe quel type de calendrier, par exemple un calendrier scolaire pour suivre les activités au cours de l’année scolaire ou d’un calendrier d’exercice pour effectuer le suivi des événements et des jalons.

Pour les modèles Excel utiles dans l’une de ces catégories, voir modèles pour Excel sur Microsoft Office Online.

Utilisation conjointe d’Access et d’Excel

Il peut arriver que vous souhaitiez profiter des avantages que les deux programmes peuvent apporter. Par exemple, si vous avez créé une feuille de calcul dans Excel dans laquelle vous pouvez calculer et analyser les données, mais que la feuille de calcul est devenue trop volumineuse et complexe, de nombreux autres utilisateurs ont besoin d’avoir accès aux données. À ce stade, vous voudrez peut-être importer ou lier votre feuille de calcul dans Access pour l’utiliser en tant que base de données au lieu de travailler sur celle-ci dans Excel. Par exemple, vous avez des données dans une base de données Access pour laquelle vous voulez créer des rapports de tableau croisé dynamique Excel détaillés et des graphiques Excel d’aspect professionnel.

Quel que soit le programme que vous utilisez le plus, vous pouvez toujours transférer les données d’un programme vers l’autre, ce qui vous permet de continuer à travailler dessus. Avec ou sans connexion de données, vous pouvez importer des données dans Access à partir d’Excel (et inversement) par copie, importation ou exportation.

Pour plus d’informations sur l’échange de données entre les deux programmes, voir déplacer des données d’Excel vers Access.

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