Remarque : Microsoft Access ne prend pas en charge l’importation de données Excel avec une étiquette de confidentialité appliquée. Pour contourner ce problème, vous pouvez supprimer l’étiquette avant d’importer l’étiquette, puis la réappliquer après l’importation. Pour plus d’informations, consultez Appliquer des étiquettes de confidentialité à vos fichiers et e-mail dans Office.

Access et Microsoft Excel possèdent de nombreuses similitudes, ce qui peut rendre difficile la décision du programme que vous devez utiliser. Par exemple, les deux programmes peuvent stocker de grandes quantités de données, exécuter des requêtes puissantes et des outils d’analyse pour découper et découper ces données, et effectuer des calculs sophistiqués qui retournent les données dont vous avez besoin.

Toutefois, chaque programme présente des avantages évidents, selon le type de données que vous gérez et ce que vous souhaitez faire avec ces données. Par exemple, si votre objectif est de maintenir l’intégrité des données dans un format accessible par plusieurs utilisateurs, Access est votre meilleur choix, tandis que Excel est mieux adapté aux données numériques complexes que vous souhaitez analyser en profondeur.

Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser les deux programmes, en utilisant chacun pour l’objectif auquel il est le mieux adapté. En général, Access est mieux adapté à la gestion des données : vous permet de les organiser, de les rechercher facilement et de les mettre à la disposition de plusieurs utilisateurs simultanés. Excel est généralement préférable pour l’analyse des données : effectuer des calculs complexes, explorer les résultats possibles et produire des graphiques de haute qualité. Si vous utilisez Access pour stocker vos données et Excel pour les analyser, vous pouvez tirer parti des avantages des deux programmes.

Avant de choisir le programme à utiliser, vous souhaiterez peut-être comparer les avantages de chaque programme, savoir quand il est préférable d’utiliser l’un ou l’autre, et savoir comment travailler avec les deux programmes pour obtenir exactement les résultats souhaités.

Remarque : Toutes les suites Microsoft Office incluent Excel, mais toutes les suites n’incluent pas Access.

Comparer les avantages de chaque programme

Le choix du programme approprié est essentiel si vous souhaitez accéder à vos informations et les mettre à jour avec des performances et une précision maximales. Pour déterminer quel programme convient le mieux aux tâches que vous souhaitez accomplir, il peut être utile de comparer les avantages que chaque programme a à offrir en ce qui concerne le stockage des données, l’analyse des données, la collaboration multi-utilisateur et la sécurité.

Données plates et relationnelles    Pour déterminer quel programme est le mieux adapté au stockage de vos données, posez-vous la question suivante : les données sont-elles relationnelles ou non ? Les données qui peuvent être contenues efficacement dans une seule table ou feuille de calcul sont appelées données plates ou non relationnelles . Par exemple, si vous souhaitez créer une liste simple de clients, avec une seule adresse et une personne de contact pour chaque client, Excel peut être le meilleur choix. Toutefois, si vous souhaitez stocker une liste de clients plus complexe qui contient des adresses de facturation et d’expédition pour chaque client, ou plusieurs contacts pour chaque client, Access est la meilleure solution.

Dans un base de données relationnelle, vous organisez vos informations en plusieurs tables. Dans une base de données relationnelle bien conçue, chaque table est plate et contient des informations sur un seul type de données. Par exemple, si vous créez une base de données client, les noms des clients doivent être stockés dans une table, tandis que les adresses de facturation et d’expédition de ces clients doivent être stockées dans une table distincte. Le stockage des adresses séparément des noms est une bonne idée, car chaque client peut avoir plusieurs adresses, et vous souhaitez pouvoir entrer plusieurs adresses pour chaque client sans avoir à entrer à nouveau le nom du client pour chaque adresse.

Données locales et externes    Vous pouvez utiliser Access pour vous connecter à des données provenant de diverses sources de données externes afin de pouvoir afficher, interroger et modifier ces données sans avoir à les importer. Par exemple, Access fournit des commandes pour se connecter à des données existantes dans une base de données Microsoft SQL Server, un fichier dBASE ou un dossier Outlook, ainsi que de nombreuses autres sources de données. Vous pouvez utiliser Excel pour vous connecter à un large éventail de sources de données, notamment des bases de données Access, SQL Server et Analysis Services, des fichiers texte et XML, ainsi que des sources de données ODBC et OLE DB. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les données pour modifier les données sources via l’interface utilisateur Excel.

Access et Excel fournissent des commandes pour se connecter aux données dans Windows SharePoint Services listes. Toutefois, Excel fournit simplement une connexion en lecture seule à SharePoint listes, tandis qu’Access vous permet de lire et d’écrire des données dans SharePoint listes.

Intégrité des données et flexibilité    Les identificateurs uniques permettent de préserver l’intégrité de vos données, et ils garantissent qu’il n’y a pas deux lignes (ou enregistrements) contenant exactement les mêmes données. Les identificateurs uniques offrent également le moyen le plus rapide de récupérer des données lorsque vous effectuez des recherches ou triez vos données. Dans Access, vous pouvez utiliser le type de données Numéroauto pour générer automatiquement un identificateur unique pour chaque enregistrement. Vous pouvez ensuite utiliser ces identificateurs pour lier des enregistrements d’une table à un ou plusieurs enregistrements d’une autre table.

La structure qu’Access applique à vos données permet de garantir l’intégrité des données. L’accès peut exiger que les nouveaux enregistrements d’une table aient une valeur correspondante existante dans une autre table, afin que vous ne puissiez pas créer d’enregistrements « orphelins ». Par exemple, vous ne souhaitez pas avoir une commande qui n’inclut pas d’informations client. L’accès peut exiger que chaque nouvel enregistrement de votre table Commandes ait une valeur client correspondante dans votre table Clients. Cette correspondance requise de valeurs est appelée intégrité référentielle.

Vous pouvez également imposer vos propres contraintes et règles pour vous assurer que les données sont entrées correctement. Excel vous permet d’entrer des données de manière plus libre, mais comme Excel ne prend pas en charge les données relationnelles, elle ne peut pas prise en charge l’intégrité référentielle. Toutefois, vous pouvez utiliser la commande Validation des données pour contrôler l’entrée de données dans Excel.

Interrogation    Si vous devez souvent afficher vos données de différentes manières, en fonction de conditions ou d’événements changeants, Access peut être le meilleur choix pour stocker et utiliser vos données. Access vous permet d’utiliser des requêtes langage SQL (SQL) pour récupérer rapidement uniquement les lignes et les colonnes de données souhaitées, que les données soient contenues dans une ou plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des expressions dans des requêtes pour créer des champs calculés. L’utilisation d’une expression dans Access est similaire au processus d’utilisation de formules dans Excel pour calculer des valeurs. Vous pouvez également utiliser des requêtes Access pour synthétiser des données et présenter des valeurs agrégées, telles que des sommes, des moyennes et des nombres.

Modélisation    Dans Excel, vous pouvez utiliser analyse de scénarios outils pour prévoir le résultat d’un modèle de feuille de calcul. L’analyse de scénarios vous permet d’exécuter différents scénarios sur vos données, tels que les scénarios meilleurs et les scénarios les plus défavorables, et de comparer les données obtenues de plusieurs scénarios dans un rapport de synthèse. Aucune fonctionnalité similaire n’est disponible dans Access.

Tableau croisé dynamique et graphique    Dans les deux programmes, vous pouvez créer des rapports de tableau croisé dynamique et des graphiques de tableau croisé dynamique. Toutefois, Excel fournit des fonctionnalités de création de rapports et de graphiques de tableau croisé dynamique plus avancées que Access. Si vous envisagez de créer des rapports de tableau croisé dynamique complets ou de fournir régulièrement des graphiques professionnels, vous devez utiliser la création de rapports de tableau croisé dynamique ou le graphique de tableau croisé dynamique dans Excel au lieu des mêmes fonctionnalités dans Access.

Access et Excel peuvent être utilisés dans des environnements collaboratifs, tels que les Windows SharePoint Services et les partages de fichiers réseau, mais il existe des différences dans la façon dont les données sont accessibles à plusieurs utilisateurs.

Accès à plusieurs utilisateurs aux données    En mode normal, Access permet à plusieurs utilisateurs d’ouvrir une base de données unique en même temps ; cela fonctionne bien, car Access verrouille uniquement les données en cours de modification ; par conséquent, d’autres utilisateurs peuvent modifier différents enregistrements sans conflits. Dans Excel, vous pouvez partager un classeur avec d’autres utilisateurs, mais les fonctions de collaboration multi-utilisateur sont préférables lorsque les utilisateurs travaillent sur les données de ce classeur à différents moments au lieu de simultanément. En effet, les utilisateurs d’une base de données Access collaborent sur un ensemble de données, et les utilisateurs d’un classeur Excel collaborent sur un document.

Utilisation de Windows SharePoint Services pour la collaboration    Les deux programmes s’intègrent aux technologies Microsoft Windows SharePoint Services, telles que les listes SharePoint et les bibliothèques de documents.

Access offre diverses façons de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint. Par exemple, vous pouvez charger une base de données complète dans une bibliothèque de documents Windows SharePoint Services, rendre des formulaires et des rapports disponibles en tant que vues Windows SharePoint Services et lier une base de données aux données stockées dans SharePoint listes.

Excel fournit une seule façon de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint Services. Vous pouvez charger un classeur dans Windows SharePoint Services bibliothèques de documents, où les utilisateurs individuels peuvent consulter le classeur pour apporter des modifications, empêchant les autres utilisateurs de modifier le classeur en même temps. Les utilisateurs peuvent modifier un classeur sans l’extraire de la bibliothèque de documents, auquel cas ils doivent se coordonner avec d’autres utilisateurs pour éviter les conflits de données.

Utilisation de dossiers réseau pour la collaboration    Si vous stockez une base de données Access dans un dossier réseau partagé, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir la base de données et utiliser ses données simultanément. Les enregistrements individuels sont verrouillés lorsqu’un utilisateur les modifie. Si vous stockez un classeur Excel dans un dossier réseau partagé, un seul utilisateur peut modifier le classeur à la fois. À des fins d’affichage, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir le classeur pendant qu’un autre utilisateur le modifie, mais ces utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications aux données tant que l’utilisateur qui modifie le classeur ne le ferme pas.

Les deux programmes fournissent des fonctionnalités similaires ( mots de passe et chiffrement ) qui peuvent vous aider à éviter la perte de données et à protéger vos données contre tout accès non autorisé. Toutefois, il existe certaines différences entre Access et Excel dans le fonctionnement de la protection des données au niveau de l’utilisateur.

Protection contre la perte de données    Dans Access, votre travail est enregistré en continu de sorte qu’en cas d’échec inattendu, il est peu probable que vous perdiez beaucoup de travail (le cas échéant). Toutefois, étant donné qu’Access enregistre votre travail en continu, il est également possible pour vous d’apporter des modifications que vous décidez ultérieurement de ne pas valider. Pour vous assurer de pouvoir restaurer votre base de données comme vous le souhaitez, vous devez créer une copie de sauvegarde du fichier de base de données selon une planification qui répond à vos besoins. Vous pouvez récupérer une base de données entière à partir d’une sauvegarde, ou vous pouvez restaurer uniquement la table ou un autre objet de base de données dont vous avez besoin. Si vous utilisez un utilitaire de sauvegarde de système de fichiers, vous pouvez également utiliser une copie d’une base de données à partir d’une sauvegarde de système de fichiers pour restaurer vos données. Dans Excel, vous pouvez enregistrer les informations de récupération automatique à intervalles définis pendant la mise à jour de vos données.

Protection des données au niveau de l’utilisateur    Dans Excel, vous pouvez supprimer des données critiques ou privées de la vue en masquant des colonnes et des lignes de données, puis protéger l’ensemble de la feuille de calcul pour contrôler l’accès utilisateur aux données masquées. En plus de protéger une feuille de calcul et ses éléments, vous pouvez également verrouiller et déverrouiller des cellules dans une feuille de calcul pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier involontairement des données importantes.

Sécurité au niveau du fichier    Au niveau du fichier, vous pouvez utiliser chiffrement dans les deux programmes pour empêcher les utilisateurs non autorisés de voir les données. Vous pouvez également exiger qu’un mot de passe être entré pour ouvrir un fichier de base de données ou un classeur. En outre, vous pouvez aider à sécuriser un fichier de base de données ou un classeur en utilisant un signature numérique.

Accès restreint aux données    Dans Excel, vous pouvez spécifier des autorisations basées sur l’utilisateur pour accéder aux données ou définir des droits en lecture seule qui empêchent d’autres utilisateurs d’apporter des modifications aux données auxquelles ils ont accès. Access ne fournit pas de fonctionnalités de sécurité au niveau de l’utilisateur, mais Access prend en charge le modèle de sécurité utilisateur de n’importe quel serveur de base de données auquel il se connecte. Par exemple, si vous créez un lien vers une liste SharePoint, Access a pris en compte les autorisations utilisateur pour la liste SharePoint. Si vous souhaitez empêcher les utilisateurs non autorisés d’accéder à vos données Access, vous pouvez chiffrer votre base de données en définissant un mot de passe. Les utilisateurs doivent entrer le mot de passe pour lire les données de la base de données, même s’ils y accèdent à l’aide d’un autre programme, tel que Excel.

Pour plus d’informations sur la façon de protéger vos données, consultez Définir ou modifier la sécurité au niveau de l’utilisateur Access 2003 dans Access 2007 ou version ultérieure et Protection et sécurité dans Excel.

Quand utiliser Access

En termes très généraux, Access est le meilleur choix lorsque vous devez suivre et enregistrer des données régulièrement, puis afficher, exporter ou imprimer des sous-ensembles de ces données. Les formulaires d’accès fournissent une interface plus pratique qu’une feuille de calcul Excel pour l’utilisation de vos données. Vous pouvez utiliser Access pour automatiser les actions fréquemment effectuées, et les rapports Access vous permettent de résumer les données sous forme imprimée ou électronique. Access fournit plus de structure pour vos données ; Par exemple, vous pouvez contrôler quels types de données peuvent être entrés, quelles valeurs peuvent être entrées, et vous pouvez spécifier comment les données d’une table sont liées aux données d’autres tables. Cette structure vous permet de vous assurer que seuls les types de données corrects sont entrés.

Access stocke des données dans des tables qui ressemblent beaucoup aux feuilles de calcul, mais les tables Access sont conçues pour une interrogation complexe par rapport aux données stockées dans d’autres tables.

Utilisez Access lorsque vous :

  • Anticipez de nombreuses personnes travaillant dans la base de données et vous souhaitez des options robustes qui gèrent en toute sécurité les mises à jour de vos données, telles que le verrouillage des enregistrements et la résolution des conflits.

  • Anticipez la nécessité d’ajouter d’autres tables à un jeu de données qui provient d’une table plate ou non relationnelle.

  • Vous souhaitez exécuter des requêtes complexes.

  • Vous souhaitez produire une variété de rapports ou d’étiquettes de publipostage.

  • Gestion des contacts    Vous pouvez gérer vos contacts et adresses de messagerie, puis créer des rapports dans Access ou fusionner les données avec Microsoft Office Word pour imprimer des lettres de formulaire, des enveloppes ou des étiquettes de publipostage.

  • Inventaire et suivi des actifs    Vous pouvez créer un inventaire des articles de votre domicile ou bureau, et stocker des photos et autres documents associés avec les données.

  • Suivi de commande    Vous pouvez entrer des informations concernant des produits, clients et commandes, puis créer des rapports indiquant les ventes par employé, par région, par période ou toute autre valeur.

  • Suivi des tâches    Vous pouvez effectuer le suivi des tâches pour un groupe de personnes, et entrer de nouvelles tâches pendant que d’autres utilisateurs mettent à jour leurs tâches existantes dans la même base de données.

  • Organisation des bibliothèques de prêts    Vous pouvez utiliser Access pour stocker des données sur vos livres et CD, et effectuer le suivi des personnes auxquelles vous les avez prêtées.

  • Planification des événements    Vous pouvez entrer des informations concernant les dates, lieux et participants d’événements, puis imprimer les plannings ou résumés relatifs à ces événements.

  • Suivi nutritionnel    Suivez les recettes et consignez votre alimentation et vos activités d’exercice.

Quand utiliser Excel

En tant que programme de feuille de calcul, Excel pouvez stocker de grandes quantités de données dans des classeurs qui contiennent une ou plusieurs feuilles de calcul. Toutefois, au lieu de servir de système de gestion de base de données, tel qu’Access, Excel est optimisé pour l’analyse et le calcul des données. Vous pouvez utiliser ce programme flexible pour créer des modèles d’analyse des données, écrire des formules simples et complexes pour effectuer des calculs sur ces données, pivoter les données comme vous le souhaitez et présenter des données dans une variété de graphiques professionnels.

Utilisez Excel lorsque vous :

  • Exigez une vue plate ou non relationnelle de vos données au lieu d’une base de données relationnelle qui utilise plusieurs tables, et quand vos données sont principalement numériques.

  • Exécutez fréquemment des calculs et des comparaisons statistiques sur vos données.

  • Vous souhaitez utiliser des rapports de tableau croisé dynamique pour afficher les données hiérarchiques dans une disposition compacte et flexible.

  • Prévoyez de créer des graphiques régulièrement et souhaitez utiliser les nouveaux formats de graphique disponibles dans Excel.

  • Vous souhaitez mettre en évidence vos données à l’aide d’icônes de mise en forme conditionnelle, de barres de données et d’échelles de couleurs.

  • Vous souhaitez effectuer des opérations sophistiquées d’analyse de simulation sur vos données, telles que des analyses statistiques, d’ingénierie et de régression.

  • Vous souhaitez effectuer le suivi des éléments dans une liste simple, à des fins personnelles ou à des fins de collaboration limitée.

  • Comptabilité    Vous pouvez utiliser les puissantes fonctionnalités de calcul de Excel dans de nombreux états comptables financiers, par exemple, un état des flux de trésorerie, un état des résultats ou un état des bénéfices et des pertes.

  • Budget    Que vos besoins soient personnels ou professionnels, vous pouvez créer n’importe quel type de budget dans Excel, par exemple, un plan de budget marketing, un budget d’événements ou un budget de retraite.

  • Facturation et ventes    Excel est également utile pour gérer les données de facturation et de vente, et vous pouvez facilement créer les formulaires dont vous avez besoin , par exemple, des factures de vente, des bordereaux de compression ou des bons de commande.

  • Rapports    Vous pouvez créer différents types de rapports dans Excel qui reflètent votre analyse des données ou résument vos données, par exemple, des rapports qui mesurent les performances du projet, des données de prévision, des données de synthèse ou des données de variance présentes.

  • Planification    Excel est un excellent outil pour créer des plans professionnels ou des planificateurs utiles , par exemple, un plan de classe hebdomadaire, un plan de recherche marketing, un plan fiscal de fin d’année ou des planificateurs qui vous aident à planifier des repas hebdomadaires, des fêtes ou des vacances.

  • Suivi    Vous pouvez utiliser Excel pour effectuer le suivi des données dans une feuille de temps ou une liste , par exemple, une feuille de temps pour le suivi des travaux ou une liste d’inventaire qui effectue le suivi de l’équipement.

  • Utilisation de calendriers    En raison de sa nature quadrillage, Excel se prête bien à la création de tout type de calendrier , par exemple, un calendrier scolaire pour effectuer le suivi des activités pendant l’année scolaire, ou un calendrier de l’année fiscale pour suivre les événements commerciaux et les jalons.

Pour obtenir des modèles Excel utiles dans l’une de ces catégories, consultez Modèles pour Excel sur Microsoft Office Online.

Utilisation d’Access et de Excel ensemble

Il peut arriver que vous souhaitiez tirer parti des avantages offerts par les deux programmes. Par exemple, vous avez créé une feuille de calcul dans Excel dans laquelle vous pouvez calculer et analyser les données, mais la feuille de calcul est devenue trop volumineuse et complexe, et de nombreux autres utilisateurs doivent avoir accès aux données. À ce stade, vous souhaiterez peut-être importer ou lier votre feuille de calcul à Access et l’utiliser comme base de données au lieu de l’utiliser dans Excel. Vous avez peut-être des données dans une base de données Access pour laquelle vous souhaitez créer des rapports détaillés Excel tableau croisé dynamique et des graphiques Excel professionnels.

Quel que soit le programme que vous utilisez en premier, vous pouvez toujours transférer les données d’un programme vers l’autre, où vous pouvez continuer à l’utiliser. Avec ou sans connexion de données, vous pouvez importer des données dans Access à partir de Excel (et inversement) en les copiant, en les important ou en les exportant.

Pour plus d’informations sur l’échange de données entre les deux programmes, consultez Déplacer des données d’Excel vers Access.

Besoin d’aide ?

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoindre Microsoft Office insiders

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Dans quelle mesure êtes-vous satisfait(e) de la qualité de la langue ?
Qu’est-ce qui a affecté votre expérience ?

Nous vous remercions de vos commentaires.

×