Votre liste de contacts Outlook peut être la source d’informations personnalisées dans un lot de documents Word, via la fonctionnalité de publipostage de Word.
Remarque
La commande Fusion et publipostage dans les contacts est disponible uniquement dans Outlook classique pour Windows. Le publipostage de Word a également besoin d’Outlook classique pour lire vos contacts Outlook et envoyer les messages électroniques fusionnés. Dans la nouvelle version d’Outlook pour Windows, vous pouvez plutôt envoyer à chaque destinataire sa propre copie d’un message : dans un nouveau message, sélectionnez la flèche en regard de Envoyer, puis sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage. Cette option n’insère pas de champs personnalisés provenant de vos contacts.
Dans Outlook classique, accédez à People, puis sélectionnez les noms à inclure. Ou, si vous souhaitez inclure l’intégralité du carnet d’adresses, ignorez cette étape.
Accédez à lafusion et le publipostageà domicile>.
Choisissez les options souhaitées, puis sélectionnez OK.
Remarque
Si vous avez sélectionné un ensemble de contacts que vous souhaiterez réutiliser sans les choisir à chaque fois, sélectionnez Fichier permanent et donnez un nom à la liste.
Dans Word, sous l’onglet Publipostage, insérez des champs de fusion et publipostage qui extraient des informations de la liste des contacts Outlook dans votre document.
Conseil
Le champ de fusion Address Block est parfait pour les enveloppes et les étiquettes ; La formule d’appel fonctionne parfaitement pour personnaliser les lettres et les e-mails.
Ajoutez le texte souhaité sur chacun des documents, enveloppes, étiquettes ou e-mails. Par exemple, si vous envoyez une lettre type, c’est ici que vous écrivez le corps de la lettre.
Sélectionnez Aperçu des résultats, puis
ou
afin d’afficher chaque document, enveloppe, étiquette ou e-mail personnalisé.Pour terminer la fusion, dans le groupe Terminer , sélectionnez Terminer & fusionner, puis sélectionnez Imprimer des documents ou Envoyer des messages électroniques.
Réutiliser votre publipostage
Enregistrez le document de fusion afin de pouvoir l’exécuter à nouveau sans avoir à configurer quoi que ce soit. Le document de fusion reste connecté à la source de données.
Lorsque vous souhaitez l’exécuter à nouveau, par exemple, pour envoyer un autre lot d’enveloppes aux mêmes personnes, accédez à Fichier>Ouvrir dans Word, puis ouvrez le document. Cliquez sur Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.