Si vous utilisez un compte Microsoft 365 ou Microsoft Exchange avec Outlook, vous pouvez utiliser l’Assistant Planification et room Finder pour planifier vos réunions.

Remarque : Le nouveau Finder de salle a été disponible pour la première fois dans Outlook pour Microsoft 365 à compter de la version 2012 (build 13530.20316). Room Finder a une dépendance sur WebView2, qui a commencé à être déployée sur les clients Microsoft 365 le 1er avril 2021, version 2101 (build 13628.20274) et versions ultérieures. Pour plus d’informations sur WebView2, consultez la documentation de l’administrateur : Microsoft Edge WebView2 et Microsoft 365 Apps - Déployer Office | Microsoft Docs

  1. Dans une nouvelle réunion, ajoutez les participants obligatoires , l’heure de début et l’heure de fin, puis cliquez sur le bouton Rechercher de salle à la fin du champ Emplacement .

    Vous pouvez également cliquer dans le champ Emplacement et sélectionner Parcourir avec le finder de salle en bas dans la liste des emplacements suggérés. 

    Image du menu déroulant pour le finder de salle sous le bouton Emplacement.

  2. Choisissez les spécificités de la salle sur le Finder de salle. Ces salles de conférence sont configurées par votre administrateur Microsoft Exchange ou Microsoft 365.

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  3. Si la réunion a plusieurs participants et salles de conférence occupées, il peut être difficile de trouver un moment qui fonctionne pour tout le monde. Pour trouver la disponibilité des personnes et des salles, sélectionnez le bouton Assistant Planification dans le ruban, puis sélectionnez AutoPick et choisissez les critères appropriés.

    Remarque : Cette fonctionnalité remplace la fonctionnalité Heures suggérées des versions antérieures d’Outlook.

  4. Une fois que vous avez trouvé un créneau horaire approprié et ajouté une salle de conférence à la réunion, sélectionnez Réunion sur le ruban. Vous pouvez ensuite fermer le Finder room. Lorsque vous avez terminé la configuration de votre réunion, sélectionnez Envoyer

Utiliser l’Assistant Planification

  1. Dans la boîte de réception, sélectionnez Nouveaux éléments > réunion ou dans le calendrier, sélectionnez Nouvelle réunion. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+Maj+Q pour créer une demande de réunion.

  2. Ajoutez des participants dans la zone À .

  3. Dans la zone Objet , entrez une description de la réunion ou de l’événement.

  4. Sélectionnez l’Assistant Planification dans le ruban. Vous verrez une ligne pour chaque destinataire que vous avez entré dans la zone À. Si vous souhaitez ajouter d’autres participants, vous pouvez taper leur nom dans n’importe quelle ligne vide dans l’Assistant Planification.

  5. Les heures pendant lesquelles vos participants sont occupés sont affichées en bleu foncé. Les heures auxquelles vos participants ont un rendez-vous provisoire sont affichées dans un bloc de hachage bleu clair, et les heures en dehors des heures de travail de vos participants sont affichées en gris clair. Sélectionnez une heure disponible pour tous vos participants.

  6. Pour sélectionner une heure optimale pour tous vos participants, utilisez le Finder de salle dans la colonne de droite. Vous pouvez voir les moments où vos participants ont des conflits.

Utiliser le finder de salle 

  1. Dans une nouvelle réunion, sélectionnez le bouton Assistant Planification dans le ruban. Sélectionnez le bouton Finder de salle à droite du champ Emplacement ou sélectionnez Parcourir avec le finder de salle en bas dans la liste des emplacements suggérés. 

  2. Utilisez la liste déroulante Afficher une liste de salles pour choisir une liste de salles. Ces listes sont configurées par votre administrateur Microsoft Exchange ou Microsoft 365. 

    Utilisez room finder pour voir les salles de conférence disponibles pour votre réunion.

  3. Sélectionnez une salle disponible pour ajouter la salle à l’Assistant Planification et à la réunion en tant que destinataire. 

  4. Le volet Heures suggérées recherche le meilleur moment pour votre réunion, qui est défini comme l’heure à laquelle la plupart des participants sont disponibles. La meilleure heure de réunion apparaît en haut du volet. Pour sélectionner l’une des heures suggérées, cliquez sur la suggestion d’heure dans le volet Heures suggérées . Vous pouvez également sélectionner manuellement une heure sur la grille libre/occupée.

    Utilisez le sélecteur d’heures suggérées pour voir quand les participants sont disponibles.

    1. Si vous souhaitez que la réunion se reproduise, dans le menu Réunion , dans le groupe Options , cliquez sur Périodicité, sélectionnez le modèle de périodicité, puis cliquez sur OK.

      Lorsque vous ajoutez un modèle de périodicité à une demande de réunion, le menu Réunion devient Réunion périodique.

  5. Lorsque vous avez terminé la configuration de votre réunion, cliquez sur Envoyer.

Find Room Finder

Dans une nouvelle réunion, sélectionnez Parcourir avec le finder de salle en bas des emplacements suggérés.




Image avec « Parcourir avec le finder de salle » en surbrillance en bas.#x2

Ensuite, recherchez un bâtiment dans la ville où vous souhaitez vous rencontrer à l’aide du menu déroulant dans le champ Bâtiment ou recherchez en tapant le champ Bâtiment.

Après avoir sélectionné un bâtiment, vous pouvez parcourir et filtrer les salles de ce bâtiment par type, capacité, plancher et fonctionnalités.

Utiliser le finder de salle 

Dans une nouvelle réunion, sélectionnez Parcourir d’autres salles sous la section Ajouter un emplacement , puis sélectionnez Room Finder.

Image avec « Parcourir plus de salles » en rouge.

Image de l’éditeur de calendrier et de salle.

Ensuite, recherchez un bâtiment dans la ville où vous souhaitez vous rencontrer à l’aide du menu déroulant dans le champ Bâtiment ou recherchez en tapant le champ Bâtiment .

Après avoir sélectionné un bâtiment, vous pouvez parcourir et filtrer les salles de ce bâtiment par type, capacité, plancher et fonctionnalités.

Utiliser le finder de salle 

Recherchez et réservez des salles de conférence à partir de l’écran Nouvel événement avec Parcourir les salles de conférence.

Image de l’application mobile avec « Parcourir les salles de conférence » en surbrillance.

Ensuite, recherchez un bâtiment dans la ville où vous souhaitez vous rencontrer à l’aide du menu déroulant dans le champ Bâtiment ou recherchez en tapant le champ Bâtiment .

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