Utiliser l’Assistant Planification et le recherche de salles pour les réunions dans Outlook

Si vous utilisez un compte Microsoft 365 ou Microsoft Exchange avec Outlook, vous pouvez utiliser l’Assistant Planification et le Finder pour planifier vos réunions.

Utiliser l’Assistant Planification

  1. Dans la boîte de réception, sélectionnez nouveaux éléments > réunion ou dans le calendrier, sélectionnez nouvelle réunion. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + Maj + Q pour créer une nouvelle demande de réunion.

  2. Ajoutez des participants dans le champ à .

  3. Dans la zone objet , entrez une description de la réunion ou de l’événement.

  4. Sélectionnez Assistant Planification dans le ruban. Une ligne est affichée pour chaque destinataire entré dans la zone à. Si vous souhaitez ajouter d’autres participants, vous pouvez taper leur nom dans n’importe quelle ligne vide de l’Assistant planification.

  5. Les heures de disponibilité des participants s’affichent en bleu foncé. Les heures auxquelles vos participants ont un rendez-vous provisoire sont affichées dans un bloc haché bleu clair et les heures extérieures aux heures de travail des participants apparaissent en gris clair. Sélectionnez une heure disponible pour tous les participants.

  6. Pour sélectionner une heure optimale pour tous vos participants, utilisez la recherche de salle dans la colonne de droite. Vous pouvez voir le nombre de conflits entre vos participants.

Utiliser le recherche de salles 

  1. Dans une nouvelle réunion, sélectionnez le bouton Assistant Planification dans le ruban.

  2. Utilisez la liste déroulante Afficher une liste de salles pour sélectionner une liste de salles. Ces listes sont configurées par votre administrateur Microsoft Exchange ou Microsoft 365. 

    Utilisez le recherche de salles pour afficher des salles de conférence disponibles pour votre réunion.

  3. Sélectionnez une salle disponible pour ajouter la salle à la réunion en tant que destinataire dans l’Assistant planification. 

  4. Le volet heures suggérées vous permet d’accéder à l’heure la plus appropriée pour votre réunion, définie en tant que date et heure auxquelles la plupart des participants sont disponibles. Le meilleur horaire pour la réunion apparaît en haut du volet. Pour sélectionner l’une des heures suggérées, cliquez sur la suggestion de temps dans le volet heures suggérées . Vous pouvez également sélectionner manuellement une heure dans la grille de disponibilité.

    Utilisez le sélecteur d’heures suggérées pour voir si les participants sont disponibles.

    1. Si vous voulez rendre la réunion périodique, dans le menu réunion , dans le groupe options , cliquez sur périodicité, sélectionnez la périodicité, puis cliquez sur OK.

      Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, le menu réunion devient périodique.

  5. Lorsque vous avez terminé la configuration de votre réunion, cliquez sur Envoyer.

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