Utiliser l’Assistant Planification recherche de salles pour les réunions dans Outlook

Si vous utilisez un Microsoft 365 ou Microsoft Exchange avec Outlook, vous pouvez utiliser les Assistant Planification recherche de salles pour planifier vos réunions.

Utiliser l’Assistant Planification

  1. Dans la boîte de réception,sélectionnez Nouveaux > réunion ou dans le calendrier,sélectionnez Nouvelle réunion. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+Shift+Q pour créer une demande de réunion.

  2. Ajoutez des participants dans la zone À.

  3. Dans la zone Objet, entrez une description de la réunion ou de l'événement.

  4. Sélectionnez Assistant Planification dans le ruban. Une ligne s'agit de chaque destinataire que vous avez entré dans la zone À. Si vous voulez ajouter d'autres participants, vous pouvez taper leur nom dans une ligne vide du Assistant Planification.

  5. Les heures où vos participants sont occupés sont affichées en bleu foncé. Les heures pendant que vos participants ont un rendez-vous provisoire sont affichées dans un bloc hachage bleu clair, et les heures en dehors des heures de travail des participants sont affichées en gris clair. Sélectionnez une heure disponible pour tous vos participants.

  6. Pour sélectionner un moment optimal pour tous vos participants, utilisez la recherche de salles dans la colonne de droite. Vous pouvez voir les heures où vos participants sont en conflit.

Utiliser la recherche de salles 

  1. Dans une nouvelle réunion, sélectionnez le bouton Assistant Planification du ruban.

  2. Utilisez la liste de listes afficher une liste de salles pour sélectionner une liste de salles. Ces listes sont définies par votre administrateur Microsoft Exchange ou Microsoft 365 microsoft. 

    Utilisez la recherche de salles pour voir les salles de conférence disponibles pour votre réunion.

  3. Sélectionnez une salle disponible pour l'ajouter à la Assistant Planification réunion et à la réunion en tant que destinataire. 

  4. Le volet Heures suggérées recherche l'heure la plus précise pour votre réunion, définie comme l'heure à laquelle la plupart des participants sont disponibles. Le meilleur moment pour la réunion s'affiche en haut du volet. Pour sélectionner l'une des heures suggérées, cliquez sur la suggestion d'heure dans le volet Heures suggérées. Vous pouvez également sélectionner manuellement un horaire dans la grille de libre-occupé.

    Utilisez le s sélectionneur d’heures suggérées pour voir quand les participants sont disponibles.

    1. Si vous souhaitez que la réunion se répète, dans le menu Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Périodure, sélectionnez la périodure, puis cliquez sur OK.

      Lorsque vous ajoutez une récurrence à une demande de réunion, le menu Réunion se transforme en Réunion périodique.

  5. Une fois la configuration de votre réunion effectuée, cliquez sur Envoyer.

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