Utiliser le modèle de base de données Projects Access

Préparer la base de données à utiliser

Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, utilisez la procédure suivante :

• Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, dans la barre des messages, cliquez sur Activer ce contenu.

  Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, consultez l’article Décider s’il faut approuver une base de données.

Ajouter des employés

Pour commencer à utiliser le modèle de base de données Projects, la première étape consiste à ajouter des employés, afin que vous ayez quelqu’un à qui attribuer des projets et des tâches. Utilisez cette procédure pour ajouter manuellement des employés, ou consultez la section suivante pour ajouter des employés à partir de vos contacts Outlook.

1. Dans le formulaire Liste des projets, cliquez sur Liste des employés.

2. Dans le formulaire Liste des employés , renseignez les détails de chaque employé.

3. Pour entrer des informations plus détaillées sur un employé, double-cliquez sur le nom de l’employé dans le formulaire Liste des employés, puis entrez les informations dans le formulaire Détails de l’employé .

4. Cliquez sur Fermer pour revenir au formulaire Liste de projets .

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des employés à partir de ce programme sans avoir à re-taper les informations.

1. Dans le formulaire Liste des projets, cliquez sur Liste des employés.

2. Dans le formulaire Liste des employés , cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous souhaitez ajouter à la base de données.

4. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Ajouter un nouveau projet

1. Dans le formulaire Liste des projets, cliquez sur Nouveau projet.

2. Dans le formulaire Détails du projet , renseignez les détails du projet, puis cliquez sur Fermer.

Modifier un projet existant

1. Dans le formulaire Liste des projets, double-cliquez sur le projet que vous souhaitez modifier.

2. Dans le formulaire Détails du projet, ajoutez ou modifiez les détails du projet.

   Ajouter une tâche

   • Dans le formulaire Détails du projet , cliquez sur Ajouter une tâche.

   • Dans le formulaire Détails de la tâche, renseignez les détails de la tâche, puis cliquez sur Fermer.

     Access affiche le nouveau projet dans la liste Tâches du projet dans le formulaire Détails du projet.

     Modifier une tâche

   • Dans le formulaire Détails du projet , cliquez sur l’onglet Tâches du projet .

   • Double-cliquez sur la tâche à modifier.

   • Dans le formulaire Détails de la tâche, modifiez les détails de la tâche, puis cliquez sur Fermer.

     Ajouter une tâche commune

     Les tâches courantes sont les tâches fréquemment utilisées dans de nombreux projets différents, comme la budgétisation ou la formation. Une fois que vous avez entré une tâche commune, elle peut être ajoutée à n’importe quel projet dans la base de données Project sans avoir à entrer à nouveau les détails de la tâche.

   • Dans le formulaire Détails du projet , cliquez sur Tâches courantes.

   • Sélectionnez la zone case activée en regard de chaque tâche commune que vous souhaitez ajouter au projet. Ajoutez de nouvelles tâches courantes à la fin de la liste.

   • Cliquez sur Fermer pour revenir au formulaire Détails du projet .

Filtrer la liste des projets

Dans le formulaire Liste des projets, vous pouvez filtrer la liste des projets et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.

1. Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres souhaités.

2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom de filtre et une description, puis cliquez sur Fermer.

4. Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Afficher les détails du projet ou de l’employé

Le formulaire Détails du projet et les formulaires Détails de l’employé vous permettent d’afficher et d’entrer plus d’informations sur un projet ou un employé. Pour afficher le formulaire Détails du projet ou le formulaire Détails de l’employé :

• Dans le formulaire Liste de projets ou Liste des employés , double-cliquez sur l’élément que vous souhaitez voir.

Ajouter des pièces jointes

Dans le formulaire Détails du projet, le formulaire Détails de la tâche et le formulaire Détails de l’employé, vous pouvez ajouter des images et d’autres pièces jointes.

• Dans n’importe quel formulaire Détails , double-cliquez sur le champ Pièces jointes (dans le formulaire Détails de l’employé , double-cliquez sur l’icône d’image).

• Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur Ajouter.

• Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier , accédez au dossier qui contient le fichier.

• Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

• Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur OK.

Afficher les rapports

La base de données Projects comprend plusieurs rapports, notamment Les projets ouverts, les détails des tâches, le carnet d’adresses des employés, etc. Pour afficher un rapport :

• Dans le formulaire Liste de projets , sélectionnez le rapport que vous souhaitez afficher dans la liste Rapports .

Pour imprimer un rapport :

• Cliquez sur Fichier > Imprimer.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Créer un rapport simple.