Utiliser le modèle Access Asset Tracking

Utilisez le modèle Access Asset Tracking pour effectuer le suivi des ordinateurs, de l’équipement de bureau ou de tout autre élément détenu ou géré par des personnes. Cette version d’un modèle Access populaire vous permet également de rechercher les détails des ressources, d’afficher ou de masquer des colonnes, d’envoyer des messages électroniques et de mapper les adresses des propriétaires de ressources.

Vous souhaitez watch une vidéo sur l’utilisation de ce modèle ? Consultez cet article , Utiliser le modèle de base de données de suivi des ressources.

Remarque : Le modèle de base de données Asset Tracking a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible en téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, vous utilisez probablement une version antérieure du modèle.

Prise en main

Dans cet article, nous abordons les étapes de base de l’utilisation du modèle Asset Tracking.

Préparer la base de données à utiliser

Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire de bienvenue. Pour empêcher ce formulaire d’afficher la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la zone Afficher l’accueil à l’ouverture de cette base de données case activée.

Fermez le formulaire Bienvenue pour commencer à utiliser la base de données.
Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, dans la barre des messages, cliquez sur Activer ce contenu.

Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, consultez l’article Décider s’il faut approuver une base de données.

Afficher ou masquer les ressources mises hors service

Les éléments mis hors service sont des éléments dont la date de mise hors service est antérieure ou antérieure à la date actuelle. Les ressources peuvent être mises hors service lorsqu’elles sont obsolètes, endommagées ou inutilisées. Vous pouvez afficher ou masquer les ressources mises hors service dans le formulaire Liste des ressources.

Dans le formulaire Liste des ressources, sélectionnez ou désactivez la zone Afficher les case activée mis hors service.

Rechercher une ressource ou un contact

La zone Recherche rapide vous permet de trouver rapidement une ressource dans le formulaire Liste des ressources et un contact dans le formulaire Liste de contacts.

Tapez le texte que vous souhaitez rechercher dans la zone Recherche rapide , puis appuyez sur Entrée.

Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements qui contiennent le texte que vous avez recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Effacer la recherche actuelle. (Il s’agit du X à l’intérieur de la zone de recherche.)

Filtrer la liste des ressources

Dans le formulaire Liste des ressources , vous pouvez filtrer la liste des ressources et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.

Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres souhaités.
Cliquez sur Enregistrer le filtre.
Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom de filtre et une description, puis cliquez sur Fermer.
Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré ou cliquez sur (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans les formulaires Liste des ressources et Liste des contacts, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés :

Cliquez sur Afficher/Masquer les champs.
Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, sélectionnez la zone case activée en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Décochez la case case activée pour masquer la colonne.

Afficher les détails de l’élément multimédia ou du contact

Les formulaires Détails de la ressource et Détails du contact vous permettent d’afficher et d’entrer plus d’informations sur un élément. Pour afficher les détails de la ressource ou le formulaire Détails du contact :

Dans le formulaire Liste des ressources ou Liste de contacts , cliquez sur Ouvrir en regard de l’élément que vous souhaitez afficher.

Ajouter une image

Dans les formulaires Détails de la ressource et Détails du contact , vous pouvez ajouter des images et d’autres pièces jointes.

Sous le cadre de l’image du formulaire Détails de la ressource , cliquez sur Ajouter ou supprimer des pièces jointes.

Sous le cadre de l’image du formulaire Détails du contact , cliquez sur Modifier l’image.
Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur Ajouter.
Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier , accédez au dossier qui contient le fichier.
Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des contacts ou des propriétaires de ressources à partir de ce programme sans avoir à re-taper les informations.

Dans le formulaire Liste de contacts , cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.
Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms que vous souhaitez ajouter à la base de données.
Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher une carte de l’adresse d’un contact

Dans le formulaire Coordonnées du contact, si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

Cliquez sur Mapper cette adresse.

Afficher les rapports

Le suivi des ressources comprend plusieurs rapports, notamment Toutes les ressources, Détails des ressources, Ressources mises hors service, Carnet d’adresses des contacts, etc. Pour afficher un rapport :

Dans le volet de navigation, sous Rapports, double-cliquez sur le rapport que vous souhaitez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Créer un rapport simple.

Modifier la base de données Asset Tracking

Vous pouvez personnaliser la base de données Asset Tracking en ajoutant un nouveau champ à la table Assets, puis en ajoutant ce champ au formulaire Liste des ressources , au formulaire Détails de la ressource et au rapport Détails de la ressource .

Ajouter un champ à la table Assets

Fermez tous les onglets ouverts.
Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table Ressources .
Faites défiler vers la droite jusqu’à ce que la colonne nommée Ajouter un nouveau champ s’affiche. Double-cliquez sur l’en-tête de colonne et tapez le nom du champ.

La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.

Ajouter un champ à un formulaire ou un état

Une fois qu’un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l’ajouter à un formulaire ou un état.

Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Disposition.
Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Faites glisser le champ souhaité de la liste des champs vers le formulaire ou l’état.