Utiliser le modèle de base de données Accès aux projets

Préparer la base de données pour une utilisation

Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, utilisez la procédure suivante :

• Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, dans la barre des messages, cliquez sur Activer ce contenu.

  Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, voir l’article Décider d’faire confiance à une base de données.

Ajouter des employés

Pour commencer à utiliser le modèle de base de données projets, la première étape consiste à ajouter des employés, de sorte que vous avez une personne à qui affecter des projets et des tâches. Utilisez cette procédure pour ajouter manuellement des employés ou consultez la section suivante pour ajouter des employés de vos contacts Outlook.

1. Dans le formulaire Liste de projets, cliquez sur Liste des employés.

2. Dans le formulaire Liste des employés, remplissez les détails de chaque employé.

3. Pour entrer des informations plus détaillées sur un employé, double-cliquez sur son nom dans le formulaire Liste des employés, puis entrez les informations dans le formulaire Détails de l’employé.

4. Cliquez sur Fermer pour revenir au formulaire Liste de projets.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des employés de ce programme sans avoir à ressaiser les informations.

1. Dans le formulaire Liste de projets, cliquez sur Liste des employés.

2. Dans le formulaire Liste des employés, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

4. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Ajouter un nouveau projet

1. Dans le formulaire Liste de projets, cliquez sur Nouveau projet.

2. Dans le formulaire Détails du projet, remplissez les détails du projet, puis cliquez sur Fermer.

Modifier un projet existant

1. Dans le formulaire Liste de projets, double-cliquez sur le projet à modifier.

2. Dans le formulaire Détails du projet, ajoutez ou modifiez les détails du projet.

   Ajouter une tâche

   • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur Ajouter une tâche.

   • Dans le formulaire Détails de la tâche, remplissez les détails de la tâche, puis cliquez sur Fermer.

     Access affiche le nouveau projet dans la liste Tâches du projet dans le formulaire Détails du projet.

     Modifier une tâche

   • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur l’onglet Tâches du projet.

   • Double-cliquez sur la tâche à modifier.

   • Dans le formulaire Détails de la tâche, modifiez les détails de la tâche, puis cliquez sur Fermer.

     Ajouter une tâche commune

     Les tâches courantes sont les tâches fréquemment utilisées dans de nombreux projets différents, tels que la budgétation ou la formation. Une fois que vous avez entré une tâche commune, elle peut être ajoutée à n’importe quel projet dans la base de données de projet sans avoir à entrer à nouveau les détails de la tâche.

   • Dans le formulaire Détails du projet, cliquez sur Tâches courantes.

   • Cochez la case en regard de chaque tâche commune que vous voulez ajouter au projet. Ajoutez de nouvelles tâches courantes à la fin de la liste.

   • Cliquez sur Fermer pour revenir au formulaire Détails du projet.

Filtrer la liste de projets

Dans le formulaire Liste de projets, vous pouvez filtrer la liste des projets et enregistrer vos filtres favoris pour les utiliser ultérieurement.

1. Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres de votre choix.

2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom et une description de filtre, puis cliquez sur Fermer.

4. Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré, ou cliquez (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Afficher les détails d’un projet ou d’un employé

Le formulaire Détails du projet et les formulaires Détails de l’employé vous permet d’afficher et d’entrer des informations supplémentaires sur un projet ou un employé. Pour afficher le formulaire Détails du projet ou Détails de l’employé :

• Dans le formulaire Liste de projets ou Liste des employés, double-cliquez sur l’élément que vous voulez voir.

Ajouter des pièces jointes

Dans le formulaire Détails du projet, le formulaire Détails de la tâche et le formulaire Détails de l’employé, vous pouvez ajouter des images et d’autres pièces jointes.

• Dans un formulaire Détails, double-cliquez sur le champ Pièces jointes (dans le formulaire Détails de l’employé, double-cliquez sur l’icône d’image).

• Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

• Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

• Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

• Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Afficher des rapports

La base de données Projets inclut plusieurs rapports, notamment Open Projects,Task Details,Employee Address Book,etc. Pour afficher un état :

• Dans le formulaire Liste de projets, sélectionnez le rapport à afficher dans la liste Rapports.

Pour imprimer un état :

• Cliquez sur Fichier > Imprimer.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, voir l’article Créer un état simple.