Utilisez le modèle Suivi des biens Access pour assurer le suivi des ordinateurs, équipements de bureau ou de tout autre bien dont la propriété ou la gestion est la propriété ou la gestion par les personnes. Cette version d’un modèle Access populaire vous permet également de rechercher des détails sur les biens, d’afficher ou de masquer des colonnes, d’envoyer des courriers électroniques et de ma carte des adresses des propriétaires de biens.

Vous voulez regarder une vidéo sur l’utilisation de ce modèle ? Consultez cet article, Utilisez le modèle de base de données de suivi des biens.

Remarque : Le modèle de base de données suivi des biens a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible au téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, vous utilisez probablement une version antérieure du modèle.

Prise en main

Cet article décrit les étapes de base de l’utilisation du modèle De gestion des biens.

Préparer la base de données pour une utilisation

  • Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire Bienvenue. Pour empêcher ce formulaire d’afficher la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, cochez la case Afficher la bienvenue à l’ouverture de cette base de données.

    Fermez le formulaire d’accueil pour commencer à utiliser la base de données.

  • Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, dans la barre des messages, cliquez sur Activer ce contenu.

    Pour plus d’informations sur l’activation du contenu de la base de données, voir l’article Décider d’faire confiance à une base de données.

Afficher ou masquer les biens retraits

Les biens retraits sont des éléments dont la date de retrait est à ou avant la date actuelle. Les ressources peuvent être retirées lorsqu’elles sont obsolètes, rompues ou inutilisées d’une autre fois. Vous pouvez afficher ou masquer les biens retraits dans le formulaire Liste des biens.

  • Dans le formulaire Liste des biens, cochez ou cochez la case Afficher les éléments retirés.

Rechercher un bien ou un contact

La zone Recherche rapide vous permet de trouver rapidement un bien sur le formulaire Liste des biens et un contact dans le formulaire Liste des contacts.

  • Tapez le texte que vous voulez rechercher dans la zone Recherche rapide, puis appuyez sur Entrée.

    Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements contenant le texte recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Effacer la recherche en cours. (Il s’agit du X dans la zone de recherche.)

Filtrer la liste des biens

Dans le formulaire Liste des biens, vous pouvez filtrer la liste des biens et enregistrer vos filtres favoris pour une utilisation ultérieure.

  1. Appliquez des filtres en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire et en sélectionnant les filtres de votre choix.

  2. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

  3. Dans le formulaire Détails du filtre, entrez un nom et une description de filtre, puis cliquez sur Fermer.

  4. Utilisez la zone Filtrer les favoris pour appliquer un filtre enregistré, ou cliquez (Effacer le filtre) pour supprimer le filtre.

Affichage ou masquage de colonnes

Dans le formulaire Liste des biens et le formulaire Liste des contacts, certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs à afficher :

  1. Cliquez sur Afficher/Masquer les champs.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, cochez la case en regard de chaque colonne que vous voulez afficher. Cochez la case pour masquer la colonne.

Afficher les informations sur le bien ou le contact

Le formulaire Détails des biens et le formulaire Détails du contact vous permet d’afficher et d’entrer des informations supplémentaires sur un élément. Pour afficher les détails du bien ou le formulaire Détails du contact :

  • Dans le formulaire Liste des biens ou Liste des contacts, cliquez sur Ouvrir en regard de l’élément que vous voulez voir.

Ajouter une image

Dans le formulaire Détails des biens et le formulaire Détails du contact, vous pouvez ajouter des images et d’autres pièces jointes.

  • Sous l’image du formulaire Détails du bien, cliquez sur Ajouter ou supprimer des pièces jointes.

    Sous le cadre de l’image dans le formulaire Détails du contact, cliquez sur Modifier l’image.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter.

  • Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier, accédez au dossier qui contient le fichier.

  • Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.

  • Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour chaque élément, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.

Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des contacts ou des propriétaires de biens de ce programme sans avoir à ressaisoyer les informations.

  1. Dans le formulaire Liste des contacts, cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter, sélectionnez les noms que vous voulez ajouter à la base de données.

  3. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Afficher une carte de l’adresse d’un contact

Dans le formulaire Détails du contact, si vous avez entré l’adresse du contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :

  • Cliquez sur Ma carte de cette adresse.

Afficher des rapports

Le suivi des biens inclut plusieurs rapports, notamment Tous les biens, Détailsdes biens,Biensretraits, Carnet d’adresses decontacts, et bien plus encore. Pour afficher un état :

  • Dans le volet de navigation, sous États,double-cliquez sur l’état que vous voulez afficher.

Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, voir l’article Créer un état simple.

Modifier la base de données suivi des biens

Vous pouvez personnaliser la base de données Suivi des biens en ajoutant un nouveau champ à la table Biens, puis en ajoutant ce champ au formulaire Liste des biens, au formulaire Détails des biens et à l’état Détails du bien.

Ajouter un champ à la table Biens

  1. Fermez tous les onglets ouverts.

  2. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table Biens.

  3. Faites défiler vers la droite jusqu’à voir la colonne Ajouter un nouveau champ. Double-cliquez sur l’en-tête de colonne, puis tapez le nom du champ.

La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.

Ajouter un champ à un formulaire ou un état

Une fois qu’un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l’ajouter à un formulaire ou à un état.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page.

  2. Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.

  3. Faites glisser le champ de la liste des champs vers le formulaire ou l’état.

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