Utiliser le publipostage pour envoyer des données Access à Word

Le publipostage est un excellent moyen de faire fonctionner vos données Access. Cette vidéo vous montre comment créer une lettre type dans Microsoft Word à partir de la commande Fusionner dans Access. Si vous préférez, consultez les étapes de base sous la vidéo.

Remarque : Cette vidéo a été enregistrée à l’aide d’Access 2013, mais les mêmes étapes de base s’appliquent à Access 2010, Access 2016 et la version par abonnement d’Access.

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Dans la vidéo

Voici la procédure générale de création d’un publipostage Word à partir d’Access :

  1. Ouvrez la base de données Access contenant les adresses à fusionner avec Word.

  2. Si le volet de navigation n’est pas ouvert, appuyez sur F11 pour l’ouvrir.

  3. Sélectionnez la table ou la requête qui contient les adresses. Si les champs d’adresse sont répartis entre plusieurs tables, créez une requête Sélection simple contenant les champs dont vous avez besoin, puis sélectionnez cette requête pour l’opération de fusion.

  4. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Word Fusionner.

  5. La boîte de dialogue Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word s’ouvre.

    Sélectionnez cette sélection pour lier vos données à un document Word existant ou créer un document.

  6. Indiquez si vous souhaitez que l’Assistant lier vos données d’adresse à un document Word existant ou qu’il commence avec un nouveau document vierge.

  7. Cliquez sur OK.

Word démarre et affiche l’onglet Publipostage et le volet Publipostage.

  1. Pour suivre les étapes de l’Assistant, cliquez sur les liens Suivant et Précédent en bas du volet Publipostage.

  2. À l’étape 3 de l’Assistant, vous n’avez pas besoin de sélectionner la liste de destinataires. Cela a été déterminé lorsque vous l’avez sélectionné dans Access. Vous pouvez toutefois affiner la liste en cliquant sur Modifier la liste de destinataires. Dans la zone qui s’ouvre, vous pouvez supprimer des destinataires individuels de la fusion, appliquer des filtres, trier la liste, etc.

  3. À l’étape 4 de l’Assistant, écrivez la lettre (sauf si vous travaillez sur un document existant).

  4. Placez le curseur dans le document dans lequel vous voulez que les données d’adresse apparaissent, puis cliquez sur Bloc d’adresse, Ligne d’accueil ou Autres éléments dans le volet Publipostage pour insérer les données Access dans le document. Dans les zones qui s’affichent, sélectionnez le format de votre choix, puis cliquez sur Faire correspondre les champs pour vous assurer que les champs correspondent correctement.

  5. À l’étape 5 de l’Assistant, cliquez sur les boutons Suivant (>>) et Précédent (<<) pour afficher un aperçu des données fusionnées lors de l’impression du document.

  6. À l’étape 6 de l’Assistant, cliquez sur Imprimer et sélectionnez les options d’impression de votre choix.

  7. Enregistrez et fermez le document Word.

    Remarques : 

    • Si vous devez revenir et ajuster l’un de vos paramètres de fusion après avoir terminé l’Assistant, toutes les opérations sont disponibles sous l’onglet Publipostage dans Word.

    • Si vous a modifiez la conception dans la base de données Access, vous devrez peut-être ajuster certains paramètres de fusion dans Word pour que la fusion fonctionne de nouveau correctement.

    • L’Assistant Fusion et publipostage est conçu autour de l’aide des données d’adresse de publipostage. Toutefois, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage pour fusionner n’importe quel type de données avec Word, comme des enregistrements d’inventaire, des tâches ou tout ce que vous stockez dans Access.

Pour plus d’informations sur les fonctionnalités de publipostage de Word, consultez les articles suivants :

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