Utiliser le publipostage pour personnaliser des lettres

Le publipostage vous permet de créer un lot de lettres personnalisées dans lequel chaque lettre est identique dans la mise en page, la mise en forme, le texte et les graphiques, à l’exception des composants personnalisés tels que la formule de politesse.

Préparer votre lettre

  1. Accédez à publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > lettres.

    Menu Démarrer du publipostage avec l’option lettres sélectionnée

  2. Dans Word, tapez le corps de la lettre que vous voulez envoyer à votre liste de diffusion.

Configurer votre liste de diffusion

Votre liste de diffusion est une source de données qui contient les informations utilisées par Word pour personnaliser votre lettre. Afficher les sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

Si vous avez besoin de trier ou de filtrer votre liste de diffusion, voir fusion et publipostage : modifier les destinataires.

Ajouter du contenu personnalisé à votre lettre

Ajoutez du contenu à votre lettre qui est différente pour chaque personne qui le recevra.

  1. Accédez à Publipostage > Bloc d’adresse.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Bloc d’adresse.

  2. Choisissez un format pour le nom du destinataire dans la boîte de dialogue insertion du bloc d’adresse .

    Options du bloc d’adresse

    Pour plus d’informations, consultez Insérer un bloc d'adresse.

  3. Sélectionnez OK.

  4. Sélectionnez Formule d’appel.

    Dans le cadre d’un publipostage effectué dans Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel.

  5. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule d' appel , sélectionnez le format que vous voulez utiliser.

    Pour plus d’informations, consultez Insérer une formule d’appel.

  6. Sélectionnez OK pour insérer le champ formule d’appel.

  7. Accédez à Fichier > Enregistrer.

Pour insérer d’autres informations personnalisées dans votre liste de diffusion, voir Ajouter des champs de fusion etpublipostage.

Afficher un aperçu des lettres et les imprimer

  1. Accédez à publipostage > aperçu des résultats pour afficher un aperçu de vos lettres.

    Dans Word, dans l’onglet Publipostage, le groupe Aperçu des résultats.

  2. Pour afficher une liste des noms et des adresses, cliquez sur suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou sur Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage précédent .

  3. Sélectionner aperçu des résultats de nouveau basculer des résultats fusionnés vers les champs de fusion et publipostage dans votre lettre

  4. Sélectionnez terminer & publipostage > imprimer des documents.

    Sélectionnez modifier des documents individuels, imprimer des documentsou Envoyer des messages électroniques.

    Dans le cadre d’un publipostage Word, dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, sélectionnez Terminer & fusionner, puis sélectionnez une option.

Enregistrer votre lettre personnalisée

Accédez à Fichier > Enregistrer. Lorsque vous enregistrez le document publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de diffusion pour une utilisation ultérieure.

Pour réutiliser votre document de fusion et publipostage, ouvrez le document de fusion et publipostage. Sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.

Préparer le document principal

  1. Accédez à publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > lettres.

    lettres types

  2. Dans Word, tapez le corps de la lettre que vous voulez envoyer à votre liste de diffusion.

Configurer votre liste de diffusion

Votre liste de diffusion est une source de données qui contient les informations utilisées par Word pour personnaliser votre lettre. Afficher les sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

Si vous avez besoin de trier ou de filtrer votre liste de diffusion, voir fusion et publipostage : modifier les destinataires.

Ajouter du contenu personnalisé à votre lettre

Ajoutez un nom, une adresse et d’autres champs dans votre base de données via les champs de fusion.

  1. Accédez à publipostage > Insérer un champ de fusion , puis sélectionnez le champ que vous voulez ajouter.

    Dans l’onglet Publipostage, l’option Insérer un champ de fusion est mise en évidence

    Continuez d’ajouter des champs jusqu’à ce que vous ayez ajouté toutes les informations souhaitées sur votre lettre.

  2. Sélectionnez OK.

Afficher un aperçu des lettres et les imprimer

  1. Accédez à publipostage > aperçu des résultats pour afficher un aperçu de votre lettre. Utilisez les flèches gauche et droite pour faire défiler chaque enregistrement.

    Dans l’onglet Publipostage, l’option Aperçu des résultats est mise en évidence

  2. Pour apporter d’autres modifications, cliquez de nouveau sur aperçu des résultats pour revenir à l’affichage champs.

  3. Lorsque les lettres vous intéressent, sélectionnez publipostage > terminer & publipostage > imprimer des documents.

    Dans l’onglet Publipostage, les options Terminer & fusionner et Imprimer les documents sont mises en évidence

    Accédez à publipostage > Terminer & fusionner > modifier des documents individuels pour réviser et mettre à jour chaque lettre individuellement avant l’impression.

  4. Sélectionnez fichier > Imprimer pour imprimer les lettres.

Enregistrer votre lettre personnalisée

Lorsque vous enregistrez le document publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de diffusion pour une utilisation ultérieure.

Pour réutiliser votre document de fusion et publipostage, ouvrez le document de fusion et publipostage. Sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.

Vous pouvez en apprendre davantage sur le fonctionnement d’un publipostage avec des lettres dans la vidéo suivante qui fait partie d’un cours de formation.

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