Utiliser les tâches de projet dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Pour vous aider à effectuer un projet professionnel, vous pouvez le diviser en une série de tâches de projet que vous pouvez organiser dans l’ordre dans lequel elles doivent être effectuées et vous pouvez les attribuer aux membres de votre équipe.

Pour chaque tâche, vous attribuez une date de début et une date d’échéance. Au fur et à mesure de l’avancement d’une tâche, vous pouvez mettre à jour le niveau d’achèvement. Grâce à ces informations, vous pouvez afficher le projet professionnel sous forme de graphique à barres disposé sur une chronologie. Cela vous donne un aperçu de l’endroit où vous vous trouvez dans le processus et ce qu’il vous reste à faire.

Cet article décrit la création, l’affectation, la mise à jour et le suivi des tâches d’un projet.

Pour plus d’informations sur la suppression d’enregistrements, y compris des tâches de projet, voir supprimer des enregistrements du gestionnaire de contacts professionnels.

Que voulez-vous faire ?

Créer et affecter une tâche de projet

Mettre à jour une tâche de projet qui vous est affectée

Effectuer le suivi des tâches d’un projet liées à votre projet professionnel

Tâches de projet de graphique dans une barre de planning

Créer et affecter une tâche de projet

Lorsque vous créez un projet professionnel, tel qu’une présentation commerciale, vous pouvez inclure plusieurs tâches de projet. Par exemple :

  • Arranger l’espace d’une présentation

  • Fournir des mises à jour

  • Créer, générer et livrer des documents commerciaux.

Vous pouvez affecter ces tâches à des personnes avec lesquelles vous avez partagé votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels.

Remarque : Vous ne pouvez pas lier de fichiers ou de messages électroniques à des tâches de projet, mais vous pouvez joindre des éléments tels que des fichiers et des messages électroniques dans la section commentaires d’un enregistrement tâche de projet.

Créer une tâche de projet

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur gestion de projet.

  2. Dans le ruban, dans le groupe nouveau , cliquez sur nouvelle tâche de projet.

Remplir le formulaire de tâches de projet

Le formulaire de tâche de projet inclut des pages générales et détaillées . La page général s’affiche par défaut.

Page Général

Vous pouvez utiliser cet affichage pour enregistrer des informations sur la tâche de votre projet, y compris pour les personnes affectées à la tâche de projet, le projet professionnel lié et la date d’échéance, le statut.

Section informations sur la tâche de Project
  1. Dans la zone objet , tapez le nom de la tâche de projet (obligatoire).

  2. Affecter la tâche de projet à un membre d’équipe ou à un employé    Cliquez sur le nom de la personne dans la liste affecté à .

    Remarque : Les noms de la liste affecté à sont les employés avec lesquels vous avez partagé votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Pour plus d’informations sur le partage de votre base de données, voir Partager les données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs.

Section projet lié
  1. Cliquez sur le bouton lien vers pour sélectionner le projet professionnel auquel cette tâche de projet est liée (obligatoire).

    Remarque : Une tâche de projet peut être liée à un seul projet professionnel. Si vous avez créé cette tâche de projet à partir d’un formulaire de projet professionnel, ces informations ont déjà été entrées.

Section paramètres de tâches de projet
  1. Dans les zones Date de début et date d' échéance , entrez les dates de début et d’échéance de la tâche.

    Les informations relatives à la date de début sont ajoutées dans la partie supérieure de l’enregistrement, sous le ruban.

  2. Cliquez sur une description de l’état de la tâche de projet dans la zone statut .

  3. Dans la zone % achevé , entrez un nombre compris entre 0 et 100.

  4. Activez la case à cocher attention requise si cette tâche de projet nécessite une attention de la personne à laquelle elle est affectée.

La tâche est ajoutée à la liste des tâches de la personne dans la barre des tâches Outlook.

  1. Dans la zone priorité , sélectionnez un niveau de priorité, faible, normal ou élevépour la tâche de projet.

Pour personnaliser la liste, cliquez sur modifier cette liste

  1. Activez la case à cocher rappel pour définir un rappel pour le propriétaire de cette tâche de projet, puis cliquez sur la flèche et sélectionnez une date et une heure.

Section Commentaires
  1. Tapez ou collez des commentaires ou joignez des fichiers ou d’autres éléments Outlook, tels que des messages électroniques, dans le champ Commentaires .

    Remarque : Les fichiers joints et les éléments Outlook apparaissent dans le champ commentaires. Les éléments ne sont pas répertoriés dans la page historique du projet professionnel lié.

  2. Cliquez sur le bouton Ajouter un horodatage pour ajouter la date et l’heure à vos commentaires.

  3. Si vous avez terminé d’entrer les informations relatives à la tâche de projet, cliquez sur enregistrer & fermer. Dans le cas contraire, passez à la section suivante de cet article.

Page Détails

Vous pouvez utiliser cette page pour enregistrer la date d’achèvement, les heures de travail achevées et tout kilométrage qui peut être remboursé ou qui doit être remboursé.

  1. Pour afficher la page des détails, dans le ruban, dans le groupe Afficher , cliquez sur Détails.

  2. Entrez la date à laquelle la tâche de projet a été achevée dans la zone Date de fin .

  3. Entrez le nombre d’heures de travail total estimé pour cette tâche dans le champ travail total .

  4. Entrez le nombre d’heures de travail réel dans la zone travail réel .

  5. Dans le champ kilométrage , entrez le kilométrage facturable pour cette tâche de projet.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Après avoir enregistré la tâche de projet, les détails de celle-ci s’affichent dans la section informations sur les tâches du projet du projet professionnel lié.

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Affecter une tâche de projet

Remarque : Vous pouvez uniquement affecter une tâche de projet à une autre personne si votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels est partagée avec d’autres utilisateurs. Pour plus d’informations sur l’utilisation de votre base de données, voir partager vos données du gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur gestion de projet.

  2. Dans le volet de liste, cliquez sur l’onglet tâches de projet , puis double-cliquez sur la tâche de projet pour l’ouvrir.

  3. Dans l’enregistrement tâche du projet, dans la liste affecté à , cliquez sur un nom.

    Remarque : Vous verrez les noms dans la liste affecté à uniquement si vous avez partagé votre base de données avec d’autres utilisateurs.

  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Mettre à jour une tâche de projet qui vous est affectée

Pour que la progression du projet professionnel soit mise à jour, vous devez mettre à jour les tâches de projet à mesure que vous et vos collègues. Lorsque vous êtes affecté à une tâche de projet, vous pouvez l’afficher dans la barre des tâches Outlook.

Procédure

  1. Dans Outlook, dans le ruban, cliquez sur l’onglet affichage .

  2. Dans le groupe disposition , cliquez sur barre des tâches, puis procédez comme suit :

  3. Si la barre des tâches n’est pas affichée, cliquez sur normal.

  4. Si la liste des tâches n’est pas incluse dans la barre des tâches, répétez les étapes précédentes, puis cliquez sur liste des tâches.

Mise à jour d’une tâche de projet

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur gestion de projet.

  2. Dans le volet de liste, sous l’onglet tâches de projet , double-cliquez sur la tâche de projet pour l’ouvrir.

  3. Dans la section paramètres de tâche de projet , mettez à jour l’état actuel, le pourcentage d’achèvement et si la tâche nécessite une attention du propriétaire du projet professionnel.

  4. Dans la section Commentaires , vous pouvez coller commentaires à partir d’autres fichiers, ou taper des commentaires directement dans ce champ. Cliquez sur le bouton Ajouter un horodatage pour ajouter une date et une heure à vos commentaires.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : Après avoir enregistré l’enregistrement tâche de projet, les informations les plus récentes de cette tâche s’affichent dans la section informations sur la tâche de Project de l’enregistrement projet professionnel lié.

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Effectuer le suivi des tâches d’un projet liées à votre projet professionnel

Si vous êtes le propriétaire du projet professionnel, vous pouvez effectuer le suivi de l’avancement des tâches d’un projet à l’aide des gadgets de tâches de projet, tels que tâches de projet-échéance suivante ou en consultant les tâches du projet dans la section informations sur la gestion du projet d’un enregistrement projet professionnel.

Le gadget tâches de projet affiche des informations sur les tâches de tous les projets pour l’ensemble de vos projets professionnels.

Pour plus d’informations sur l’affichage des gadgets dans l’espace de travail gestion de projet, voir utiliser les gadgets dans le gestionnaire de contacts professionnels.

Afficher les tâches d’un projet dans un projet professionnel individuel

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur gestion de projet.

  2. Dans le volet de liste, sous l’onglet projets professionnels , double-cliquez sur le projet professionnel que vous souhaitez consulter.

    Dans la section informations sur la gestion du projet , des informations sur chaque tâche du projet s’affichent. Vous pouvez double-cliquer sur une tâche de projet pour l’ouvrir et afficher des informations plus détaillées.

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Tâches de projet de graphique dans une barre de planning

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur gestion de projet.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Rapports.

  3. Dans le groupe gestion de projet , cliquez sur tâches du projet, puis sélectionnez tâches de projet-tout.

  4. Dans la fenêtre rapport, dans le ruban, dans le groupe Trier et filtrer , cliquez sur Filtrer.

  5. Dans la boîte de dialogue Filtrer les tâches de projet , cliquez sur l’onglet filtre avancé .

  6. Dans la liste nom de champ , cliquez sur lié à. Dans la liste comparaison , cliquez sur égal, puis dans le champ comparer par , tapez le nom du projet professionnel que vous suivez.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans le ruban, dans le groupe Afficher , cliquez sur graphique.

    Les tâches du projet professionnel apparaissent sous la forme de barres de tâches vertes sur une barre de planning. Une ligne noire dans une barre des tâches indique le pourcentage d’achèvement de la tâche.

Conseil : Vous pouvez afficher d’autres éléments de graphique. Dans le ruban, dans le groupe graphique , cliquez sur étiquettes, puis sélectionnez les étiquettes que vous voulez afficher.

Pour plus d’informations sur les rapports et les filtres, voir utiliser les rapports et les graphiques dans le gestionnaire de contacts professionnels et Filtrer les enregistrements dans le gestionnaire de contacts professionnels.

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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