Lorsqu’un employé quitte votre organisation, il est essentiel de transférer ses fichiers OneDrive rapidement et en toute sécurité, cette mise à jour simplifie et fiabilise ce processus.
La gestion des dossiers des employés qui partent est devenue plus facile. Les principales mises à jour sont les suivantes :
- Notifications repensées : les e-mails de nettoyage de compte sont désormais plus visibles, ce qui réduit le risque qu’ils soient manqués.
- Filtrage amélioré : de nouvelles options facilitent la recherche et la hiérarchisation des fichiers partagés ou importants.
- Déplacer et continuer à partager : transférez plusieurs fichiers à la fois tout en conservant les autorisations de partage existantes.
- Alertes consolidées : lorsque six fichiers ou plus sont déplacés, les collaborateurs reçoivent une notification unique et rationalisée.
Lorsqu’un compte d’utilisateur est supprimé, si la délégation d’accès est configurée conformément à la section Configurer la délégation d’accès automatique, l’accès OneDrive est automatiquement accordé au gestionnaire de l’utilisateur ou au propriétaire secondaire désigné. Le destinataire reçoit une notification par e-mail avec les détails d’accès et les informations sur la période de rétention de OneDrive. Sept jours avant la fin de la période de rétention, un deuxième e-mail de rappel est envoyé, indiquant que OneDrive sera définitivement supprimé dans sept jours.
Les gestionnaires ou les propriétaires secondaires peuvent transférer des fichiers de OneDrive vers d’autres emplacements comme suit :
À partir de l’e-mail, cliquez sur Afficher les fichiers pour accéder au dossier OneDrive de l’utilisateur sortant.
Utilisez le filtre Partagé pour afficher uniquement les fichiers partagés ou Tous pour tout afficher.
Sélectionnez les fichiers à l’aide de la case à cocher dans l’en-tête du tableau.
Cliquez sur Déplacer vers, sélectionnez une destination, puis case activée Continuez à partager avec les mêmes personnes pour conserver l’accès collaborateur.
Cliquez de nouveau sur Déplacer vers pour démarrer le transfert.
Les collaborateurs reçoivent un e-mail lorsque six fichiers ou plus sont déplacés.
FAQ
Puis-je transférer la propriété d’une liste ou de formulaires Microsoft de OneDrive vers un site d’équipe ?
Non. Les listes Microsoft et les formulaires ne sont pas stockés comme des fichiers traditionnels dans OneDrive, mais dans des applications autonomes. Pour cette raison, ils n’apparaissent pas dans la liste de fichiers OneDrive et ne sont pas pris en charge par la fonctionnalité de transfert de propriété.
Puis-je voir quels fichiers sont partagés en externe ?
Pas pour le moment. Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour le moment, mais nous l’envisageons pour une prochaine mise à jour dans le cadre de notre prochaine série d’améliorations.
La fonctionnalité de transfert de propriété est-elle une véritable décision ou copie-t-elle simplement les fichiers ?
C’est un mouvement complet. Les fichiers sont déplacés du OneDrive d’origine vers la nouvelle destination et leur emplacement est mis à jour en conséquence.
Qu’advient-il des fichiers sous conservation eDiscovery pendant le transfert de propriété ?
Si un OneDrive est en conservation eDiscovery, il ne sera pas supprimé, même si le responsable reçoit un e-mail de nettoyage. Files peuvent toujours être affichés, modifiés, déplacés ou supprimés, mais toute modification est capturée dans la bibliothèque de conservation de préservation pour examen juridique.