Découvrez les principales choses à faire et à ne pas faire en matière de communication par e-mail professionnelle dans Outlook.
Contenu de cet article
- Pratiques recommandées
- Les choses à ne pas faire
- Utilisation des listes de distribution et des groupes de contacts
- Utiliser des commentaires incorporés
- Utiliser le champ Cci
- Préparation des vacances
Pratiques recommandées
Les règles suivantes aideront vos e-mails à paraître professionnels et à faire passer votre message.
Lire votre message avant de l’envoyer.
Vérifier que votre objet soit descriptif et orienté vers l’action. Par exemple : « Gestionnaires : veuillez envoyer les dates de la retraite de votre conseil d’administration » contient à la fois le nom du groupe et une action afin que les destinataires puissent indiquer rapidement ce qu’ils doivent faire. D’autres préfixes utiles incluent « Pour info : » et « Action requise ».
Si une action est requise, indiquez ce que vous attendez sur la ligne Objet.
Modifier l’objet du message si le sujet de la conversation change.
Rédiger des messages concis et précis.
Organisez le contenu de votre message, du plus important au moins important.
Mettre en gras les informations essentielles .
Sauter des lignes entre différents éléments d’action ou questions pour les faire ressortir et attirer l’attention du lecteur.
Mettre en gras le nom des personnes interpellées. Par exemple : « Ryan : Quel est le status du projet ? » Si vous utilisez Outlook 2016 avec Microsoft 365, consider using @Mentions
Limiter le nombre de destinataires d’un message à ceux qui doivent impérativement le lire.
- Placer les personnes devant seulement être informées dans le champ Cc .
- Placer les personnes dont vous attendez une réponse ou une action dans le champ À .
Utiliser unesignaturesi nécessaire, mais qu’elle soit simple, concise, professionnelle et, si possible, sans graphismes.
Si vous souhaitez une réponse immédiate, n’envoyez pas d’e-mail. Appelez plutôt votre correspondant ou envoyez-lui un message instantané.
Si une conversation électronique accumule plus de 10 messages sans qu’une résolution n’apparaisse, songez à organiser une réunion pour discuter du problème. Les messages électroniques ne sont pas toujours un moyen efficace de résoudre des problèmes complexes.
Accuser réception des messages qui demandent une réponse plus développée. Si vous ne pouvez pas la fournir dans l’immédiat, informez l’expéditeur que vous examinez le problème et reviendrez vers lui avant telle heure ou tel jour. Marquez le message pour vous rappeler de répondre plus tard.
Utilisez l’importance haute (
) avec parcimonie.Remarque
Même si vous avez configuré une règle d’envoi différé, le fait de marquer un message avec une importance élevée permet de l’envoyer immédiatement.
Si vous posez une question à laquelle plusieurs personnes peuvent répondre, choisissez l’une d’elles au lieu d’envoyer la question à un groupe.
La clé de la rédaction de bons messages électroniques est de faire preuve d’empathie envers vos destinataires.
Assurer un suivi : attribuer un indicateur lors de l’envoi
Lorsque vous envoyez un message à quelqu’un dont vous attendez une réponse, procédez comme suit :
- Marquez le message d’un indicateur à votre intention lors de l’envoi.
- Modifiez le nom de la tâche d’e-mail avec indicateur dans la barre de To-Do pour commencer par Suivi.
- Utilisez l’indicateur de la catégorie @En attente.
Vous savez alors que votre prochaine action sera d’envoyer un autre message ou de rechercher une réponse.
Conseil
Il est souvent plus efficace de vous rappeler d’envoyer un autre message que de marquer le message avec un indicateur à l’intention de votre destinataire. De même, lorsque vous promettez de faire quelque chose dans un message, marquez-le à votre intention pour avoir une tâche dans votre barre des tâches qui vous le rappelle.
Haut de la page
Les choses à ne pas faire
- Utiliser du papier à lettres.
- Inclure votre responsable dans chaque message que vous envoyez.
- Envoyer un message lorsque vous êtes fâché. Rédigez votre message, enregistrez-le dans les brouillons, puis relisez-le plus tard.
- Attendre une réponse rapide lorsque vous envoyez de longs messages (plus de deux paragraphes).
- N’envoyez pas de message de suivi moins d’un jour après le premier message. Si vous n’avez pas de retour dans un délai raisonnable, essayez d’utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée.
- Utiliser des confirmations de lecture ou des accusés de réception pour chaque message que vous envoyez. (Utilisez-les uniquement si vous n’êtes pas sûr que les destinataires reçoivent le message.)
- Ne pas attribuer d’indicateur ni d’importance élevée à chaque message que vous envoyez. Vos destinataires vont finir par les ignorer.
- Écrire tout en majuscules.
- N’envoyez pas de pièces jointes. Préférez les liens.
- Développer les listes de distribution ou les groupes de contacts. Les listes de distribution développées gênent la lecture des messages et peuvent fausser la répartition dans les dossiers incorrects.
- Avoir recours à l’ironie . Votre humour peut être mal interprété.
- Écrire quelque chose que certaines personnes de votre entreprise ne devraient pas lire. Vous ne savez jamais où votre message électronique pourrait se retrouver.
- Utiliser des polices cursives ou très artistiques difficiles à lire.
- Utiliser une police rouge, qui peut se révéler difficile à lire et être interprétée comme négative.
- N’envoyez pas une réponse à tous à une liste de distribution ou à un groupe de contacts demandant à en être supprimé. Nous vous le déconseillons fortement.
Règles pour les groupes de contacts et les listes de distribution
- Si vous répondez à un grand groupe de contacts, suivez toutes les recommandations à faire et à ne pas faire.
- Si vous avez besoin d’informations supplémentaires de la part d’une personne ou si vous examinez le problème séparément, répondez à l’ensemble de la liste de distribution pour que tout le monde sache que vous répondez, puis répondez à la personne concernée séparément. N’oubliez pas de répondre à la liste de distribution une fois le problème résolu. Cela permet à la résolution d’être référencée par d’autres personnes sur la liste de distribution.
Rediriger les utilisateurs
Si vous recevez un message à une liste de distribution dont vous êtes membre et estimez qu’une autre personne ou une autre liste de distribution serait plus à même de répondre, procédez comme suit :
- Répondez en indiquant la liste de distribution ou la personne appropriée sur la ligne À .
- Faites envoyer les réponses à la liste de distribution ou à la personne appropriée.
- Ne mettez pas la liste de distribution d’origine dans la ligne Cci car votre message ne serait pas filtré par les règles de messagerie d’autres personnes. Laissez plutôt la liste de distribution sur la ligne À ou Cc .
Procédure de suppression d’une DL
Si vous recevez des messages d’une liste de distribution auxquels vous ne souhaitez pas figurer, envoyez un message à votre administrateur réseau ou au propriétaire de la liste de distribution et demandez à en être supprimé. Ne répondez pas à toute la liste de distribution. Pour rechercher le propriétaire de la liste DL, double-cliquez sur le nom de la liste de distribution.
Haut de la page
Utiliser des commentaires incorporés
L’ajout de commentaires incorporés aux e-mails que vous recevez permet de répondre aux questions et de traiter les problèmes de façon pratique et directe. La procédure recommandée est la suivante :
Dans votre message, indiquez que vous commentez directement dans le texte. Par exemple en écrivant : « Voir les commentaires ci-dessous. »
Différenciez votre texte du message d’origine. Voici quelques suggestions :
- Modification de la couleur de police
- Ajoutez en préfixe votre nom ou vos initiales entre crochets, par exemple, [Melissa], [MM]
- Appliquez un attribut gras ou italique ou les deux à votre police
Ce que vous n’avez pas écrit ne vous appartient pas.
Haut de la page
Utiliser le champ Cci
La fonction Cci permet de supprimer des personnes d’une conversation par e-mail lorsque vous estimez qu’elles n’ont plus besoin de l’e-mail supplémentaire ou si le sujet de la conversation a changé.
Par exemple, si vous faites partie des cinq personnes qui reçoivent une question et que vous souhaitez y répondre, déplacez les quatre autres personnes vers la ligne Cci et indiquez quelque chose comme « Cci à Joe, Jeff, James et Jennifer. Voici la réponse..." Les messages suivants ne concerneront ainsi que vous et l’expéditeur d’origine.
N’utilisez pas le champ Cci pour transmettre un message sensible à un tiers (par exemple votre responsable). Le destinataire en Cci peut ne pas se rendre compte qu’il s’agit d’une copie carbone invisible et répondre à tous, révélant ainsi qu’il a reçu une copie invisible du code Cci. Cet acte peut être vu comme sournois de votre part.
Pour informer un tiers d’un problème, plutôt que d’utiliser le champ Cci , transmettez-lui le message après l’avoir envoyé.
Haut de la page
Préparation des vacances
Si vous utilisez Outlook avec Microsoft 365, un compte Outlook.com, Hotmail.com ou Live.com ou un compte Microsoft Exchange, vous pouvez configurer un message d’absence du bureau pour informer les personnes à l’intérieur de votre organization que vous êtes parti.
Il est recommandé de suivre les conseils de la rubrique Ajouter du temps d’absence du bureau aux calendriers Outlook de collègues.
Si vous ou votre administrateur avez créé un calendrier de congés partagé, veillez à publier vos congés dans ce calendrier. Si tout le monde utilise le calendrier partagé, vous n’avez pas besoin d’envoyer une demande de réunion distincte pour informer tout le monde que vous êtes absent, comme le suggère l’article référencé précédemment, mais un message électronique peut servir de bon rappel.
Haut de la page