Modifier le type de tâche pour une planification plus précise

Vous affectiez simplement quelques personnes à une tâche, et la durée de la tâche s’allonge, au lieu de se raccourcir comme prévu. Ou peut-être que l’inverse s’est produit. Quoi qu’il en soit, vous êtes perplexe. Certaines tâches, telles que le durcissement du ciment, prennent un temps fixe, quelle que soit la façon dont les travailleurs sont affectés au coulage du ciment. D’autres, comme la construction de routes ou de logiciels, augmentent ou diminuent dans leur durée, en fonction des personnes et des ressources qui leur sont appliquées.

• Pour modifier les types de tâche afin de mieux refléter ces réalités, double-cliquez sur la tâche, cliquez sur Avancé, puis modifiez le type de tâche.

Examiner de plus près les types de tâches

• Comment les types de tâches modifient votre planification
• Exemple concret de contrôle du minutage des tâches

Comment les types de tâches modifient votre planification

Project utilise une formule de planification qui associe les trois valeurs que sont les unités de travail, de durée et d’affectation :

Travail = Durée x Unités

La définition d’un type de tâche vous permet de « corriger » (ou de rendre immuable) l’une de ces valeurs. La correction d’une des valeurs place une priorité sur cette valeur en indiquant à Project de ne pas la modifier lorsque les deux autres valeurs changent. Cela s’applique aux tâches planifiées automatiquement et manuellement.

Voici un tableau pratique pour vous aider à garder à l’esprit tous les éléments mobiles de la formule de planification.

Type de tâche	Si vous modifiez les unités	Si vous modifiez la durée	Si vous modifiez le travail
Tâche à intensité d’utilisation fixe	La durée est recalculée.	Le travail est recalculé.	La durée est recalculée.
Tâche à travail fixe	La durée est recalculée.	L’intensité d’utilisation est recalculée.	La durée est recalculée.
Tâche à durée fixe	Le travail est recalculé.	Le travail est recalculé.	L’intensité d’utilisation est recalculée.

Examinons de plus près les trois types de tâches. La correction de l’une de ces valeurs vous donne un contrôle puissant sur votre emploi du temps. Mais avant de poursuivre, assurez-vous de comprendre la différence entre les trois piliers de la planification de projet : le travail, la durée et les unités et comment ils sont liés les uns aux autres. Pour une actualisation rapide, lisez Comment Project planifie les tâches : en coulisses.

Les People trébuchent tout le temps là-dessus, alors ne vous découragez pas si vous ne comprenez pas tout de suite. Le maîtriser vous aidera à développer votre expertise en tant que chef de projet une fois que vous aurez compris comment contrôler les durées des tâches avec des types de tâches.

Le tableau ci-dessous résume le type de tâche et son impact sur la planification.

Type de tâche	Impact sur le calendrier
Unités fixes	Ce paramètre suppose que le nombre de personnes affectées à la tâche (unités) est connu et que vous ne souhaitez pas qu’il change, même si la durée change. Lorsque le travail sur une tâche change, la durée change, mais pas le nombre de personnes. Ce type de tâche reflète la plupart des réalités de la tâche dans n’importe quel projet. Exemple : vous avez une personne affectée à la rédaction d’un rapport qui ne devrait prendre que deux heures. Si vous décidez que la réalité du travail sur ce rapport est que les deux heures doivent être réparties sur deux jours dans le calendrier, vous pouvez passer à deux jours, sans modifier le nombre de personnes affectées à la rédaction du rapport. Après tout, vous ne voulez probablement pas que plus de deux personnes écrivent le rapport de toute façon. En d’autres termes, vous souhaitez que le nombre d’unités (une personne) reste le même. Remarque : Il s’agit du paramètre que Project applique généralement aux tâches. Pour modifier ce paramètre par défaut, cliquez surPlanification desoptions>de fichier>, puis sélectionnez un autre type de tâche dans la liste Type de tâche par défaut.
Travail fixe	Ce paramètre suppose que le travail ne change pas, même après la modification des durées ou l’ajout de personnes. Utilisez ce paramètre si vous souhaitez contrôler la durée des tâches en ajoutant ou en supprimant des personnes. Exemple : Il faut 300 heures pour concevoir un grand jardin dans le cadre d’un projet de logement. Et vous voulez que le jardin soit construit le plus tôt possible, alors vous commencez à affecter plus de jardiniers au travail (tâche). La durée de la tâche de jardinage diminue à mesure que vous ajoutez des personnes. Remarque : Vous ne pouvez pas modifier le paramètre piloté par l’effort pour une tâche de travail fixe. Project ne considère pas les tâches fixes comme ayant des valeurs de travail flexibles et sont donc toujours motivées par l’effort. Vous pouvez modifier le paramètre piloté par l’effort pour les types de tâches.
Durée fixe	Ce paramètre suppose que la durée ne change pas, même lorsque davantage de personnes sont affectées à la tâche. Utilisez ce paramètre si vous avez une durée en tête pour une tâche avant de connaître d’autres informations sur la tâche. Exemple : une réunion de status hebdomadaire peut durer une heure. Définissez cette tâche sur durée fixe. Sinon, à mesure que vous affectez des personnes à la tâche, la durée de la réunion diminue. Et nous savons tous que l’ajout de personnes à des réunions ne réduira probablement pas leur durée (cela pourrait même les allonger !)

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Exemple concret de contrôle du minutage des tâches

Les trois scénarios suivants illustrent l’effet d’entraînement (et donc le contrôle) que les types de tâches ont sur le minutage des tâches tout au long de la planification.

Premier scénario : Modification du type de tâche en unités fixes

Disons que vous avez une tâche à unités fixes, avec 1 personne à temps plein disponible pendant 8 heures par jour. De plus, vous avez configuré la tâche avec une durée de 10 jours et 80 heures de travail.

Ce que vous modifiez	Ce que fait Project
Ajouter une ressource à temps plein	Project recalcule la durée de la tâche. Deux unités de ressource sont à présent affectées à la tâche qui compte une durée de 5 jours et 80 heures de travail.
Augmenter la durée	Si vous disposez de 8 jours pour terminer la tâche au lieu de 10, Project recalcule le travail de la tâche. La tâche a maintenant une durée de 8 jours, avec 64 heures de travail et 1 unité de ressources.
Modifier le travail	Si la tâche nécessite 20 heures de travail supplémentaire, Project recalcule la durée de la tâche. La tâche a maintenant 100 heures de travail, avec une durée de 12,5 jours, et 1 unité de ressource.

Deuxième scénario : Passage d’un type de tâche à un travail fixe

Maintenant, vous faites de la même tâche une tâche fixe. Cela signifie que la tâche peut prendre uniquement la quantité de travail que vous spécifiez : ni plus, ni moins. N’oubliez pas que la tâche a 1 personne à temps plein disponible pendant 8 heures par jour, et qu’elle a une durée de 10 jours avec 80 heures de travail.

Ce que vous modifiez	Ce que fait Project
Ajouter une ressource à temps plein	Project recalcule la durée de la tâche. Deux unités de ressource sont à présent affectées à la tâche qui compte une durée de 5 jours et 80 heures de travail.
Augmenter la durée	Si vous disposez de 8 jours pour terminer la tâche au lieu de 10, Project recalcule les unités de ressources de la tâche. Pour terminer la tâche en 80 heures sur 8 jours, 1,25 unité de ressource est nécessaire. L’unité de ressources actuellement affectée à la tâche est surallouée de 125 %. Vous devez désigner une autre personne pour rendre compte de l’allocation supplémentaire de 25 %.
Modifier le travail	Si la tâche nécessite 20 heures de travail supplémentaire, Project recalcule la durée de la tâche. La tâche compte à présent 100 heures de travail, avec une durée de 12,5 jours et 1 unité de ressource.

Scénario 3 : Modification du type de tâche en durée fixe

Enfin, imaginons que vous ayez la même tâche mais avec une durée fixe. Cela signifie que la tâche doit être terminée dans la durée que vous spécifiez. Encore une fois, la tâche a 1 personne à temps plein disponible pour 8 heures par jour, et elle a une durée de 10 jours avec 80 heures de travail.

Ce que vous modifiez	Ce que fait Project
Ajouter une ressource à temps plein	Project recalcule le travail affecté à chaque ressource. Lorsqu’une seule personne était affectée à la tâche, cette ressource avait 80 heures de travail à effectuer. Lorsque vous affectez une autre personne à la tâche, chaque ressource a 40 heures de travail à effectuer sur la même durée de 10 jours, pour un total de 80 heures de travail. En ajoutant une autre unité de ressource, vous révisez également l’allocation des deux unités à 50 %, ce qui les rend toutes deux disponibles pour travailler à 50 % sur d’autres tâches.
Augmenter la durée	Si vous disposez de 8 jours pour terminer la tâche au lieu de 10, Project recalcule le travail de la tâche. La tâche a maintenant une durée de 8 jours, avec 64 heures de travail et 1 unité de ressources.
Modifier le travail	Si la tâche nécessite 20 heures de travail supplémentaire, Project recalcule les unités de ressources de la tâche, de sorte que le travail supplémentaire puisse encore être effectué dans le délai de 10 jours. La tâche compte à présent 100 heures de travail, avec une durée de 10 jours et 1,25 unité de ressource. L’unité de ressources actuellement affectée à la tâche est surallouée de 125 %. Vous devez affecter une autre personne à la tâche pour tenir compte de l’allocation supplémentaire de 25 %.

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