Recevoir des rappels par courrier électronique à propos de votre travail dans Project Web App

Les notifications par email dans Project Web App peuvent vous aider à rester au courant de ce qui arrive, quand les choses sont prévues et ce qui vous attend. Certaines notifications sont configurées par votre responsable, et d’autres sont disponibles pour vous permettre de les configurer vous-même :

• Configurer vos notifications personnelles
• Responsables : configurer des notifications sur votre équipe
• Gestionnaires : configurer des rappels pour votre équipe

Configurer vos notifications personnelles

Avec Project Web App, vous pouvez décider des notifications dont vous avez réellement besoin. Pour choisir les notifications souhaitées, cliquez sur >PWA Paramètres>Gérer mes alertes et rappels.

	Voici l’affaire...	Choisissez ceci !
	Je veux juste savoir si je manque une date limite.	Je souhaite savoir quand : Une tâche qui m’est assignée est en retard. Sous Tâches, sélectionnez M’envoyer un rappel lorsque mes tâches sont en retard. Un rapport de status est en retard. Sous Rapports d’état, sélectionnez M’envoyer un rappel lorsque mes rapports status sont en retard. Avec ces deux rappels, vous pouvez choisir d’attendre un peu avant que Project Web App vous envoie un courrier électronique, et vous pouvez également choisir de continuer à recevoir des rappels à intervalles réguliers jusqu’à ce que la tâche soit terminée ou que le rapport de status soit envoyé.
	Je veux être prévenu quand une date arrive bientôt.	Je souhaite savoir quand : Une tâche qui m’est affectée va bientôt commencer. Sous Tâches, sélectionnez M’envoyer un rappel avant le début de mes tâches. Une tâche est bientôt prévue. Sous Tâches, sélectionnez M’envoyer un rappel avant la date d’échéance de mes tâches. Un rapport de status sera bientôt disponible. Sous Rapports d’état, sélectionnez M’envoyer un rappel avant l’échéance de mes rapports de status. Avec chacun de ces rappels, vous pouvez choisir combien de temps à l’avance vous souhaitez recevoir l’e-mail de notification.
	J’ai besoin de rappels constants pour me garder sur la bonne voie.	Je souhaite savoir quand : Une tâche qui m’est assignée n’est pas encore terminée. Sous Tâches, sélectionnez M’envoyer un rappel concernant mes tâches inachevées. Un rapport de status n’est pas encore envoyé. Sous Rapports d’état, sélectionnez M’envoyer un rappel jusqu’à ce que mes rapports de status aient été soumis ou qu’ils soient en retard. Lorsque vous voulez ce genre de détail, vous devez vraiment planifier la fréquence à laquelle vous voulez un e-mail réaliste. Par exemple, vous pourriez souhaiter : Un avertissement d’une semaine sur les dates de début des tâches. Rappels de date d’échéance des tâches tous les deux jours, en commençant une semaine avant l’échéance de la tâche. Avis de retard tous les jours, à partir de 3 jours après l’échéance de la tâche. Rappels chaque semaine de toutes les tâches incomplètes. Project Web App essaie de combiner les notifications en un seul e-mail. Votre boîte de réception n’est donc pas vraiment saturée de rappels, mais vous pouvez recevoir quelque chose chaque jour, en fonction du nombre de tâches que vous avez dans votre assiette. D’autant plus que votre responsable de projet ou de ressources peut également avoir des rappels qu’il a également demandé à Project Web App d’envoyer. Réfléchissez aux notifications qui vous seraient les plus utiles. Si vous constatez que vous recevez trop de courrier de Project Web App, vous pourrez l’affiner ultérieurement.
	Il y a quelques autres rappels que vous souhaiterez.	Je souhaite savoir quand : On m’affecte une tâche. Sous Tâches, choisissez Je reçois une nouvelle affectation de tâche dans mes projets. Une tâche qui m’est affectée est modifiée. Sous Tâches, choisissez Mon projet Les tâches sont modifiées. Mon chef de projet demande un rapport de status. Sous Rapports d’état, sélectionnez Je reçois une nouvelle demande de rapport de status. Une chose que j’avais demandée à Project Online a échoué. Sous Échecs de travail en file d’attente, choisissez L’un de mes échecs de travaux en file d’attente.

Responsables : configurer des notifications sur votre équipe

Les chefs de projet, les responsables de ressources et les gestionnaires de portefeuille disposent d’un ensemble supplémentaire de notifications personnelles qui leur permettent de rester au courant de ce qui se passe au sein de leurs équipes. Si vous êtes un gestionnaire, vous pouvez choisir les notifications que vous souhaitez recevoir en cliquant sur Paramètres>Paramètres PWA> Gérer lesalertes et les rappels de mes ressources.

Je souhaite savoir quand :

• Quelqu’un ajoute une nouvelle tâche ou affectation. Sous Tâches des membres de mon équipe, choisissez Envoyer de nouvelles tâches et devoirs.
• Quelqu’un donne ou prend une tâche à quelqu’un d’autre. Sous Tâches des membres de mon équipe, choisissez Réaffecter les tâches.
• Quelqu’un modifie une tâche. Sous Tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Mettre à jour les tâches.
• Quelqu’un envoie un rapport de status. Sous Rapports d’état de Mes ressources, choisissez Envoyer un rapport de status.

Gestionnaires : configurer des rappels pour votre équipe

En tant que chef de projet, responsable de ressources ou gestionnaire de portefeuille, vous pouvez décider des notifications dont votre équipe a besoin. Pour choisir les notifications que vous souhaitez que Project Web App envoie aux membres de votre équipe, cliquez sur Paramètres>Paramètres PWA>Gérer les alertes et rappels de mes ressources.

	Voici l’affaire...	Choisissez ceci !
	Je veux juste rappeler à mon équipe si elle manque une échéance.	Je veux me rappeler à moi-même et/ou à mon équipe quand : Une tâche est en retard. Sous Tâches des membres de mon équipe, sélectionnez Envoyer un rappel lorsque les tâches des membres de mon équipe sont en retard. Un rapport de status est en retard. Sous Rapports d’état de Mes ressources, choisissez Envoyer un rappel lorsque les rapports de status de mes ressources sont en retard. Avec ces deux rappels, vous pouvez choisir d’attendre un peu avant que Project Web App envoie l’e-mail, et vous pouvez également choisir de continuer à envoyer des rappels à intervalles réguliers jusqu’à ce que la tâche soit terminée ou que le rapport de status soit envoyé.
	Je veux prévenir mon équipe lorsqu’une date sera bientôt disponible.	Je veux me rappeler à moi-même et/ou à mon équipe quand : Une tâche est bientôt prévue. Sous Tâches des membres de mon équipe, choisissez Envoyer un rappel avant la date d’échéance des tâches des membres de mon équipe. Un rapport de status sera bientôt disponible. Sous Rapports de statut de Mes ressources, choisissez Envoyer un rappel avant la date d’échéance des rapports de status de mes ressources. Avec chacun de ces rappels, vous pouvez choisir combien de temps à l’avance vous souhaitez recevoir l’e-mail de notification.
	Je dois aider les membres de mon équipe à ne pas oublier de remplir des feuilles de temps.	Je veux me rappeler à moi-même et/ou à mon équipe quand : Personne n’a signalé de travail sur une tâche en cours. Sous Tâches des membres de mon équipe, choisissez Envoyer un rappel lorsque la tâche des membres de mon équipe est en cours mais n’a pas de travail réel. Grâce à ce rappel, vous pouvez choisir d’attendre quelques minutes avant que Project Web App envoie l’e-mail de notification.