Vous pouvez l’admettre : vous avez utilisé une feuille de calcul Microsoft Excel pour gérer vos projets et vous ne voyez pas vraiment de bonne raison de changer. Vous n’êtes pas seul.
Il est tentant de commencer un plan de projet dans Excel, car cela vous permet de répertorier rapidement tous vos projets, de les organiser comme vous le souhaitez et même de créer quelque chose qui ressemble à un affichage Diagramme de Gantt. Mais une feuille de calcul ne suffit pas lorsqu’il s’agit de calculer les modifications apportées à votre projet.
Lorsque vous jonglez avec plusieurs projets, des plannings interrompus et des ressources partagées, le maintien d’un planning dans une feuille de calcul devient une tâche écrasante. Avec son moteur de planification dynamique, ses outils de gestion des ressources et sa prise en charge d’une meilleure communication, Microsoft Project peut vous aider à rester sur la bonne voie.
Que voulez-vous faire ?
- Tirer parti de la gestion des ressources à l’échelle de l’entreprise
- Laisser Project calculer l’effet des changements de date
- Utiliser des méthodes de création de rapports souples
- Intégrer à Excel
Tirer parti de la gestion des ressources à l’échelle de l’entreprise
Lorsque vous utilisez des feuilles de calcul pour suivre des projets, que se passe-t-il lorsqu’une seule ressource est affectée à plusieurs projets ? Vous devez gérer les ressources en dehors de votre plan de projet, manuellement ou avec un programme tiers. Les ressources finissent souvent par être involontairement surallouées et vous pouvez passer beaucoup de temps à essayer de reprogrammer le travail.
À l’aide de Microsoft Project Server, tous les projets de votre organisation peuvent puiser dans un pool de ressources central à l’échelle de l’entreprise. Cela permet aux responsables de projet de voir rapidement la disponibilité d’une ressource avant de l’affecter à une tâche.
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Laisser Project calculer l’effet des changements de date
Supposons que vous ayez effectué le suivi d’un projet dans une feuille de calcul. Ce projet a une tâche qui ne peut pas démarrer tant qu’un autre projet n’a pas produit un livrable spécifique. Ce livrable devrait être effectué le 18 juin. Nous sommes maintenant le 25 juin et vous l’attendez toujours. Combien de temps vous faudra-t-il pour mettre à jour votre feuille de calcul avec une nouvelle date pour la tâche qui dépend de ce livrable ? Peut-être pas long si la tâche est proche de la fin du projet, mais que faire si elle est proche du début ? Et si votre projet comporte plus de 50 tâches ? Plus de 100 tâches ?
Project peut vous aider à ajuster rapidement votre planification de projet et l’affectation des ressources grâce à son moteur de planification dynamique. Il gère un changement de date et ses effets en toute transparence, en tenant compte de toutes les dépendances, livrables et affectations de ressources. Non seulement il recalcule automatiquement la planification, mais Project met également en évidence les dates qu’il a modifiées afin que vous puissiez rapidement voir l’effet de chaque changement de planification.
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Utiliser des méthodes de création de rapports souples
Vous avez un rendez-vous impromptu avec votre responsable dans dix minutes pour discuter de l’status de votre projet. Vous voulez apporter un rapport sur l’avancement de votre projet, mais dans un délai aussi court, le mieux que vous puissiez faire est d’imprimer votre feuille de calcul et d’espérer que toutes les données sont exactes. Vous aimeriez fournir à votre responsable un rapport plus robuste sur votre projet, mais ce n’est tout simplement pas possible dans un délai aussi court lorsque vous utilisez une feuille de calcul.
Avec Project, vous pouvez rapidement générer un rapport visuel qui utilise un modèle qui exporte les données vers un diagramme croisé dynamique dans Microsoft Visio Professionnel. Vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez mettre en surbrillance dans le rapport, y compris les champs personnalisés que vous avez configurés pour votre projet, et présenter un rapport propre et concis pour votre réunion avec la direction.
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Intégrer à Excel
En exportant vos données de projet vers Excel, vous pouvez continuer à utiliser ses puissantes fonctionnalités de feuille de calcul tout en tirant parti de Project pour suivre la planification et les ressources de votre projet. Vous pouvez également importer ou incorporer des données Excel dans votre plan de projet.
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