En tant que chef de projet, l’un des aspects les plus importants de votre rôle est de surveiller les affectations de chacune de vos ressources afin de pouvoir équilibrer efficacement leurs charges de travail. Certaines ressources peuvent être surallouées et d’autres peuvent être sous-allouées. Vous pouvez examiner l’efficacité avec laquelle vos ressources sont utilisées dans votre projet et si vous devez apporter des ajustements en consultant leur charge de travail et leur disponibilité dans Microsoft Project.
Que voulez-vous faire ?
- Examiner les charges de travail des ressources à l’aide de la vue Utilisation des ressources
- Vérifier la disponibilité des ressources d’entreprise à l’aide de Project Online
- Utiliser un graphique pour afficher des charges de travail individuelles
- Afficher la liste des ressources qui sont surallouées
- Regrouper les ressources qui sont surallouées
- Rechercher les ressources qui ont du temps disponible
Examiner les charges de travail des ressources à l’aide de la vue Utilisation des ressources
- Dans l’onglet Tâche ou Ressource , cliquez sur Utilisation des ressources dans le menu déroulant Affichage .
- Passez en revue les noms des ressources et les tâches affectées correspondantes dans la partie tableau de l’affichage Utilisation des ressources.
- Examinez la partie échelle de temps de la vue pour voir comment le travail est réparti sur la période sélectionnée.
Dans de nombreux affichages de ressources, y compris l’affichage Utilisation des ressources, les ressources surallouées sont indiquées en rouge. Une surallocation se produit chaque fois que les unités maximales d’une ressource ont été dépassées pendant une période donnée. Dans les feuilles de ressources, le champ indicateur pour les ressources surallouées inclut également l’indicateur de nivellement des ressources, qui indique que la ressource doit être nivelée. Vérifiez l’indicateur et examinez les affectations de tâches pour déterminer si la suraffectation est acceptable.
Par exemple, supposons que deux tâches ont une durée de quatre heures et qu’elles commencent et se terminent aux mêmes heures. Si vous attribuez les deux tâches à Bob, il est techniquement surchargé, car pendant cette période de quatre heures des deux tâches, Bob travaille à 200 %. Cependant, si le nivellement est réglé sur une base quotidienne, Bob n’a pas besoin d’être mis à niveau, car pendant toute la journée, il ne dépasse pas sa capacité totale de travail de huit heures.
Remarque
Outre les affectations de ressources pour les tâches du projet actuellement ouvert, la vue Utilisation des ressources affiche également des affectations de ressources récapitulatives. Les affectations de ressources récapitulatives indiquent la quantité totale de travail à laquelle une ressource est affectée dans tous les autres projets. Les affectations de ressources récapitulatives ne s’affichent que si vous êtes connecté à Microsoft Project Server et si un projet d’entreprise est ouvert. Si vous ne souhaitez pas que les lignes d’affectation récapitulative affectent les totaux affichés dans la vue Utilisation des ressources, vous pouvez sélectionner les lignes d’affectation récapitulative, puis appuyer sur Suppr.
Vous pouvez également afficher et modifier la vue Utilisation des ressources pour afficher toutes les affectations de ressources et leurs pourcentages d’allocation de travail dans une feuille de temps. Cet affichage affiche toutes les affectations par ressource et montre dans quelle mesure ces ressources sont allouées aux tâches affectées au fil du temps.
- Dans l’onglet Tâche ou Ressource , cliquez sur Utilisation des ressources dans le menu déroulant Affichage .
- Dans l’onglet Format , cliquez sur Ajouter des détails.
- Dans la liste Champs disponibles , cliquez sur Affectation en pourcentage, puis sur Afficher.
- Examinez la partie échelle de temps de la vue. Dans la ligne % d’allocation que vous venez d’ajouter, vous pouvez voir le pourcentage du temps de travail total disponible de la ressource qui est alloué aux affectations pendant la période sélectionnée. En outre, la partie échelle de temps de la vue affiche à la fois le travail suralloué de la ressource et son pourcentage d’allocation en rouge, ce qui vous permet de déterminer exactement quand la ressource devient surallouée.
Conseil
Vous pouvez zoomer sur la période indiquée dans l’échelle de temps (par exemple, vous pouvez modifier l’affichage de jours en heures) en cliquant sur Zoom avant (+) situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre. De même, vous pouvez effectuer un zoom arrière à partir de la période (par exemple, vous pouvez modifier l’affichage de jours en semaines) en cliquant sur Zoom arrière (-).
Vérifier la disponibilité des ressources d’entreprise à l’aide de Project Online
Pour rechercher des ressources surallouées ou sous-allouées au sein d’un projet ou entre des projets, vous pouvez accéder à Project Online et afficher un graphique et un tableau des ressources disponibles.
Dans le Centre de projets Project Online, cliquez sur Ressources dans le menu de gauche.
Sélectionnez la ou les ressources dont vous souhaitez afficher les informations de disponibilité en cochant la case case activée en regard de leur nom, puis dans l’onglet Ressources, cliquez sur Planification de la capacité dans la section Naviguer.
Pour sélectionner des ressources adjacentes dans la liste, maintenez la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur la première, puis sur la dernière ressource. Pour sélectionner des ressources non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous cliquez sur chaque ressource.Dans la section Affichages de l’onglet Disponibilité , sélectionnez un affichage des ressources.
- Pour afficher le travail d’affectation regroupé d’abord par ressources, puis par les projets dans lesquels la ressource apparaît, sélectionnez Travail par ressource.
- Pour afficher les travaux d’affectation regroupés par les projets dans lesquels la ressource apparaît, sélectionnez Utilisation des ressources par projet.
- Pour afficher le temps disponible de la ressource pour travailler pendant une période spécifiée, sélectionnez Disponibilité restante.
- Pour afficher la quantité de travail affectée à la ressource, sélectionnez Utilisation des ressources.
Si vous avez sélectionné plusieurs ressources sur la page précédente, vous pouvez cliquer dans la légende du graphique pour sélectionner les ressources que vous souhaitez afficher dans le graphique.
Le tableau Détails sous le graphique affiche une échelle de temps qui affiche la quantité de travail affectée à la ressource pendant la période spécifiée.
Conseil
Pour afficher une autre plage de dates dans le graphique, cliquez sur Définir les plages de dates dans l’onglet Disponibilité , puis sélectionnez de nouvelles dates dans les zones Définir la plage de dates .
Utiliser un graphique pour afficher des charges de travail individuelles
La vue Resource Graph affiche une vue sous forme de graphique à barres de la charge de travail et de la disponibilité d’une ressource individuelle. Cette vue vous permet de découvrir rapidement si la ressource sélectionnée est surallouée ou sous-allouée pendant une période spécifique. Vous pouvez également voir le pourcentage d’unités allouées aux affectations, ainsi que le nombre maximal d’unités disponibles pour la ressource.
- Dans l’onglet Ressources, sélectionnez la vue Resource Graph dans la section Affichage.
- Vérifiez le nom de la première ressource dans la vue Resource Graph en faisant défiler la fenêtre de gauche ou de droite dans la fenêtre de gauche.
Si le nom de la ressource est répertorié en rouge, la ressource est surallouée. Les ressources indiquées en noir sont allouées soit exactement à leur pleine capacité, soit en dessous de leur pleine capacité. - Examinez le graphique à barres pour voir le niveau de surallocation ou de sous-allocation.
Les barres bleues (par défaut) indiquent la quantité de travail alloué qui est inférieure ou égale à l’unité maximale de la ressource et la disponibilité du temps de travail pour cette période. Les barres rouges (par défaut) indiquent que la ressource est surallouée, car la ressource a dépassé son unité maximale et sa disponibilité en temps de travail pour une période donnée. - Examinez les pourcentages d’allocation les plus élevés qui se produisent au cours de la période indiquée, c’est-à-dire les unités maximales pour la ressource au cours de la période considérée.
Les unités de pointe sont répertoriées au bas du graphique. - Pour afficher le graphique à barres de la ressource suivante, appuyez sur Page suivante ou utilisez la barre de défilement ou les touches de direction.
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Afficher la liste des ressources qui sont surallouées
Vous pouvez voir une liste des ressources surallouées uniquement en affichant l’affichage Feuille de ressources ou Utilisation des ressources, puis en filtrant les ressources surallouées.
- Dans la section Affichage , cliquez sur Feuille de ressources ou Utilisation des ressources dans la liste déroulante.
- Sous l’onglet Affichage , cliquez sur le menu déroulant Filtre dans la section Données , puis cliquez sur Ressources surallouées.
- Pour afficher à nouveau la liste complète des ressources, cliquez sur le menu déroulant Filtre , puis cliquez sur Aucun filtre.
Remarque
Même sans filtrer les ressources surallouées, vous pouvez facilement voir quelles ressources sont surallouées, car leurs noms sont indiqués en rouge dans n’importe quelle vue de ressource. De plus, dans les vues Feuille de ressources et Utilisation des ressources, le champ indicateur suggère que les ressources surallouées soient nivelées.
Les affichages de tâches peuvent également être utilisés pour afficher les surallocations, bien qu’ils n’affichent pas les suraffectations en rouge comme le font les affichages de ressources. Si vous travaillez dans une vue des tâches, vous pouvez passer en revue chaque tâche qui a une surallocation de ressources, bien qu’une vue des tâches ne vous indique pas quelles ressources (ou combien) sont surallouées.
Dans n’importe quelle vue de tâche, telle que le diagramme de Gantt ou le diagramme de réseau, dans l’onglet Ressources , cliquez sur Surallocation suivante dans la section Niveau .
Regrouper les ressources qui sont surallouées
Dans la vue Feuille de ressources ou Utilisation des ressources, vous pouvez regrouper les ressources qui sont en surutilisation. Vous pouvez également regrouper les ressources en fonction de leurs unités principales, qui indiquent leur pourcentage maximal d’allocations sur les affectations pendant le projet. L’examen des ressources surallouées en fonction de l’ampleur de leur surallocation peut vous aider à vous concentrer d’abord sur les ressources les plus largement surallouées.
- Dans la section Affichage , cliquez sur Feuille de ressources ou Utilisation des ressources.
- Dans l’onglet Affichage , cliquez sur le menu déroulant Regrouper par , puis sur Nouveau groupe par.
- Dans la zone Nom du champ , sélectionnez Suralloué.
- Dans la zone Ordre , sélectionnez Croissant ou Décroissant.
Si vous cliquez sur Croissant, le groupe de ressources qui ne sont pas surallouées apparaît en premier, tandis que le groupe de ressources surallouées apparaît en second. - Pour créer un regroupement imbriqué d’unités de pointe, cochez la case Puis par , puis cliquez sur Pic.
- Nommez le regroupement, puis cliquez sur Appliquer.
La vue est groupée en fonction de vos spécifications. Toute ressource dont l’affectation dépasse 100 % des unités de pointe à un moment donné du projet est regroupée sous Surallocation : Oui. Si vous spécifiez un regroupement imbriqué d’unités de pointe, vous pouvez avoir des regroupements supplémentaires sous des titres tels que Pic : 200 %,Pic : 300 %, etc. - Pour afficher les ressources répertoriées dans leur ordre d’origine dans la zone Regrouper par, cliquez sur [Aucun groupe].
Rechercher les ressources qui ont du temps disponible
Si vous avez des ressources qui sont en surutilisation, vous pouvez identifier les ressources du projet qui ont du temps disponible, afin de pouvoir répartir la charge de travail de manière plus équitable. Cette capacité est également utile s’il y a des tâches non attribuées supplémentaires et que vous souhaitez déterminer qui est disponible pour prendre plus de travail.
La disponibilité de la ressource se calcule à l’aide de la formule suivante :
Disponibilité de la ressource = Capacité de la ressource - (Résumé Affectation de ressources + Exceptions de Calendar)
L’affectation de ressource récapitulative est la somme de tout le travail effectué par la ressource, et les exceptions de calendrier sont des exceptions dans le calendrier de base de la ressource.
Pour rechercher des ressources qui peuvent travailler des heures supplémentaires sur un travail, vous pouvez afficher et modifier l’affichage Utilisation des ressources pour voir le temps (heures, jours ou semaines) dont une ressource dispose pour des affectations supplémentaires. Vous pouvez également utiliser cet affichage pour redistribuer le travail des ressources surallouées vers les ressources sous-allouées.
- Dans la section Affichage , cliquez sur Utilisation des ressources.
- Dans l’onglet Format, dans la section Détails, cochez la case Disponibilité restante, en case activée.
- Dans la ligne Disdisponibilité résiduelle (disponibilité restante), passez en revue la quantité de travail qui représente la disponibilité restante, ou la sous-allocation, pour chaque période.
Vous pouvez également afficher et modifier la vue Resource Graph pour afficher un graphique à barres de la charge de travail d’une ressource individuelle, ce qui peut vous aider à découvrir qui peut travailler des heures supplémentaires sur une tâche. Vous pouvez consulter des informations à propos d’une ressource sous-allouée à la fois dans la vue Resource Graph. Vous pouvez voir la quantité de travail disponible par période.
- Dans la section Affichage, cliquez sur Resource Graph.
- Dans l’onglet Format , cliquez sur le menu déroulant Graphique , puis sélectionnez Disponibilité au travail.
- Pour la ressource sélectionnée, évaluez la quantité de travail disponible indiquée dans le graphique à barres. Faites défiler l’échelle de temps pour voir les sous-allocations sur différentes périodes.
- Vérifiez la quantité de temps disponible pour la ressource sélectionnée en bas du graphique.
- Pour accéder à la ressource suivante qui a du temps disponible, appuyez sur Page suivante ou utilisez la barre de défilement ou les touches de direction dans le volet gauche.
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