Créer des étiquettes avec différentes adresses dans Publisher

Créez une étiquette pour tous les membres de votre liste plus rapidement à l’aide d’un publipostage. La configuration prend un peu de temps, mais vous pouvez imprimer toutes les étiquettes en même temps. Vous pouvez également enregistrer la configuration des étiquettes à utiliser la prochaine fois que vous souhaitez imprimer des étiquettes.

Choisir un modèle qui correspond à vos étiquettes

Si vous avez un package d’étiquettes avec un numéro de produit spécifique, recherchez un modèle pour ce produit.

1. Cliquez sur Fichier>Nouveau, puis tapez le numéro de fabricant (par exemple, Avery 8871) dans la zone de recherche.
2. Sélectionnez un modèle, affichez la description pour vous assurer qu’elle fonctionne avec le numéro de produit de l’étiquette, puis cliquez sur Créer.

Connecter la publication d’étiquette à votre liste d’adresses

L’étape suivante consiste à connecter la feuille d’étiquettes à une source de données. La source de données est un fichier qui contient votre liste d’adresses.

Vous pouvez utiliser vos contacts Outlook ou une liste d’adresses qui se trouve dans une feuille de calcul Excel ou une base de données Access. Si vous n’avez pas encore de liste, vous pouvez en taper une dans Publisher.

Si vous n’avez pas encore de liste

Commencez par collecter les informations pour toutes les personnes que vous souhaitez dans votre liste d’adresses.

1. Dans Publisher, cliquez sur Publipostage>Sélectionner les destinataires>Tapez une nouvelle liste.
   

2. Dans la première ligne, tapez les informations de la première personne de votre liste.
   

   Conseil

   Pour modifier les colonnes dans Publisher, cliquez sur le bouton Personnaliser les colonnes . Vous pouvez ensuite ajouter, supprimer, renommer et réorganiser les colonnes de la liste.

3. Une fois que vous avez entré toutes les informations pour cette personne, appuyez sur Nouvelle entrée, puis tapez les informations de la personne suivante dans votre liste.
   

4. Une fois que vous avez ajouté tout le monde à votre liste, cliquez sur OK.

5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer la liste d’adresses , tapez un nom pour la liste d’adresses dans la zone Nom de fichier, puis sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la liste.

Si vous avez déjà une liste d’adresses

1. Cliquez sur Publipostage>Sélectionner les destinataires.
   
2. Si votre liste se trouve dans une feuille de calcul ou une base de données, cliquez sur Utiliser une liste existante, accédez au fichier qui contient votre liste, cliquez dessus, puis cliquez sur Ouvrir. (Si vous êtes invité à sélectionner une table, cliquez sur OK.)
3. Si vous souhaitez utiliser vos contacts Outlook, cliquez sur Choisir parmi les contacts Outlook, sur le dossier contacts que vous souhaitez utiliser, puis sur OK.

Choisir les destinataires à inclure

Lorsque vous utilisez une liste existante ou vos contacts Outlook, Publisher inclut tout le monde dans le fichier ou le dossier contacts. Pour votre projet, vous souhaiterez peut-être affiner cette liste.

1. Cliquez sur Modifier la liste des destinataires.
2. Dans la boîte de dialogue Destinataires de fusion et publipostage, case activée les zones en regard des personnes que vous souhaitez inclure et décochez les cases en regard des personnes que vous ne souhaitez pas inclure cette fois.
   

Pour faciliter la recherche des personnes que vous souhaitez inclure, vous pouvez trier ou filtrer votre liste.

Trier les éléments de la liste

1. Dans la zone Destinataires de fusion et publipostage , cliquez sur l’en-tête de la colonne à trier.
   Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste par ordre alphabétique par nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom .

   Conseil

   Pour trier plusieurs éléments (par exemple, par état et par ville), cliquez sur Trier sous Affiner la liste des destinataires dans la zone Destinataires de fusion et publipostage . Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier , sélectionnez ce que vous souhaitez trier.

2. Cochez les cases en regard des personnes que vous souhaitez inclure et décochez les cases en regard des personnes que vous ne souhaitez pas inclure cette fois.
   

Filtrer les éléments de la liste

1. Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de la colonne sur laquelle vous souhaitez filtrer.

2. Cliquez sur (Vides) ou (Non vides) pour un filtre général. Pour filtrer sur quelque chose de plus spécifique( par exemple, uniquement les personnes vivant dans une ville spécifique), cliquez sur (Avancé) et renseignez les zones correspondant à ce que vous souhaitez filtrer.

   Conseil

   Dans la zone Filtrer et trier , vous pouvez également filtrer sur plusieurs éléments.

3. Cochez les cases en regard des personnes que vous souhaitez inclure et décochez les cases en regard des personnes que vous ne souhaitez pas inclure cette fois.
   Pour afficher à nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (Tous) .

Ajouter les adresses à vos étiquettes

1. Cliquez surBloc d’adresses de >publipostage.
   

2. Choisissez la façon dont vous souhaitez que le nom apparaisse.
   

   Conseil

   Pour vous assurer que Publisher trouve les noms et adresses dans votre liste, cliquez sur Faire correspondre les champs. Vérifiez que les champs souhaités s’affichent dans la liste. Si un champ de votre choix indique Non correspondance, cliquez sur la liste déroulante de ce champ, puis cliquez sur le nom de colonne correspondant à cette colonne dans votre liste.

3. Cliquez sur OK.
   Publisher ajoute un champ de fusion et publipostage à votre composition. Une fois la fusion terminée, Publisher remplace ce champ par une adresse dans chaque étiquette.

   Remarque

   Si vous créez d’autres types d’étiquettes et souhaitez ajouter des informations différentes, cliquez sur Publipostage>Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur le nom des informations que vous souhaitez ajouter.

Mettre en forme les adresses

1. Dans votre composition, sélectionnez le champ Bloc d’adresses , y compris les marques au début et à la fin de celui-ci.
   
2. Cliquez sur Outils de zone de texte Format, puis choisissez la police, la taille de police et la couleur de police souhaitées.

Afficher un aperçu de vos étiquettes

Vous pouvez maintenant case activée l’apparence de vos étiquettes avant d’exécuter la fusion.

• Cliquez sur Aperçu des résultats, puis sur les flèches pour vous assurer que les étiquettes s’affichent comme vous le souhaitez.

Imprimer les étiquettes

1. Cliquez sur Terminer & Fusionner>dans l’imprimante.
   
2. Sous Paramètres, vérifiez que Publisher indique Plusieurs pages par feuille.
3. Cliquez sur Imprimer.

Enregistrer la configuration de l’étiquette pour une utilisation ultérieure

Une fois la fusion terminée, enregistrez le fichier d’étiquette pour pouvoir l’utiliser à nouveau.

1. Cliquez sur Fichier>Enregistrer sous.
2. Cliquez à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier d’étiquette, puis cliquez sur Parcourir.
3. Tapez un nom pour votre composition d’étiquette dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Le fichier d’étiquette reste connecté à votre liste d’adresses. Pour créer à nouveau des étiquettes, ouvrez le fichier et cliquez sur Oui lorsque Publisher vous invite à conserver cette connexion. Ensuite, si vous souhaitez modifier les personnes ou les éléments que vous incluez dans la fusion, cliquez sur Modifier la liste des destinataires pour les trier, les filtrer et les sélectionner.