Le centre des enregistrements est un référentiel central dans lequel une organisation peut stocker et gérer tous ses enregistrements, tels que des documents juridiques ou financiers. Il prend en charge tout le processus de gestion des enregistrements (collecte, gestion et destruction).
Le modèle de site Centre des enregistrements est semblable aux autres sites SharePoint dans la mesure où il fait office de référentiel central pour les documents et permet la collaboration entre les utilisateurs du site. Le modèle de site Centre des enregistrements est toutefois un site préconfiguré conçu spécifiquement pour aider les organisations à implémenter leur programme de gestion et de rétention des enregistrements. Le contrôle de version, l’audit, la gestion des métadonnées, l’eDiscovery et le routage personnalisé des enregistrements sont autant de fonctionnalités intégrées qui peuvent vous aider à gérer vos enregistrements de façon plus efficace.
Remarque
Dans SharePoint, nous avons introduit l’utilisation d’étiquettes de rétention pour déclarer du contenu en tant qu’enregistrements, ce qui remplace de manière efficace la nécessité d’utiliser le Centre d’enregistrements. Si vous utilisez le Centre d’enregistrements, vous pouvez continuer à l’utiliser avec les étiquettes de rétention. Toutefois, pour la gestion des enregistrements, nous vous recommandons d’utiliser des étiquettes de rétention au lieu du centre d’enregistrements.
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Définir un plan de gestion des enregistrements
Au plus haut niveau, la conception d’un site Centre des enregistrements implique deux étapes principales pour l’implémentation d’un programme de gestion des enregistrements :
- L’organisation doit développer une stratégie de gestion des enregistrements et un plan formel de gestion des enregistrements. Cet effort de collaboration nécessite une coordination entre les responsables des enregistrements, les responsables de la mise en conformité, les professionnels de l’informatique et les travailleurs de l’information.
- L’organisation doit ensuite configurer un ou plusieurs sites Centre des enregistrements pour implémenter son plan de gestion des enregistrements.
Les sections suivantes décrivent les principaux éléments impliqués dans chacune de ces étapes.
Planifier la gestion des enregistrements
Avant qu’une organisation ne puisse configurer un site Centre des enregistrements comme solution de gestion des enregistrements, elle doit développer un plan formel pour sa stratégie de gestion des enregistrements. Les éléments spécifiques d’un tel plan sont généralement propres aux organisations et entreprises individuelles. La plupart des plans de gestion des enregistrements incluent tout de même les documents et processus suivants :
Plan de gestion de fichiers Un plan de gestion des dossiers décrit les types de documents ou d’éléments qu’une organisation reconnaît comme documents officiels de l’entreprise. Il indique où ces enregistrements sont stockés et fournit des informations qui différencient un type d’enregistrement d’un autre. Le plan de gestion des dossiers constitue une collection complète de politiques, de processus et de directives pour la création, le stockage et la gestion des enregistrements. Un plan de gestion des dossiers doit couvrir tous les documents, quel que soit le support, y compris le papier, les blogs, les wikis, les courriels et les fichiers électroniques. Il doit également préciser comment chaque document est classé, sécurisé et finalement détruit. Il devrait également inclure des considérations pour des catégories spéciales de documents, tels que les documents confidentiels, vitaux, secrets commerciaux ou privilégiés. Enfin, un plan de dossiers doit préciser les personnes responsables de la gestion de chaque type de document.
Bibliothèques d’enregistrements Les bibliothèques d’enregistrements sont essentiellement des bibliothèques de documents que vous créez pour classer et stocker des enregistrements importants. Vous créez une bibliothèque d’enregistrements pour chaque type d’enregistrement que vous souhaitez conserver. Les enregistrements sont automatiquement acheminés vers la bibliothèque appropriée en fonction des paramètres configurés dans l’organisateur de contenu.
Types de contenu Vous créez des types de contenu pour définir les types d’enregistrements que votre organisation doit stocker et identifier les propriétés uniques pour chaque type d’enregistrement. En définissant les types de contenu pour des types d’enregistrements spécifiques, votre organisation peut s’assurer que ces groupes de contenus sont gérés de façon cohérente. Les documents Office, les fichiers PDF, les fichiers TIFF (images numérisées), les courriers électroniques, les conversations par messagerie instantanée, les vidéos et les enregistrements physiques peuvent tous être classés et stockés avec les types de contenu que vous créez. Par exemple, les enregistrements de type contrat seront traités de façon identique et selon les mêmes modalités que dans le système de gestion des enregistrements de SharePoint. L’utilisation des types de contenu pour classer et stocker les enregistrements revient à utiliser des bibliothèques d’enregistrements.
Planification de la rétention Un calendrier de rétention spécifie la durée de conservation de chaque type d’enregistrement dans le plan de fichiers doit être conservé (sa période de rétention) et le processus d’élimination de celui-ci lorsqu’il atteint la fin de cette période (son processus de disposition). Les principes définissant la planification de la rétention sont généralement basés sur les obligations légales, les risques pour l’organisation et les besoins de l’entreprise. Par ailleurs, la planification de la rétention décrit généralement les contingences liées à la gestion des risques qui déterminent la période de rétention de chaque type d’enregistrement.
Document sur les exigences de conformité Un document d’exigences de conformité définit les règles auxquelles les systèmes informatiques de gestion des documents doivent adhérer, les capacités qu’ils doivent avoir et les types de surveillance régulière qu’ils doivent prendre en charge afin d’assurer la conformité.
- Processus officiel de suspension de l’élimination des documents Ce processus, souvent appelé conservation, détaille la façon dont une organisation suspend la disposition des documents lorsque des événements tels que des litiges, des audits ou des enquêtes se produisent.
- Système de surveillance et de reporting du traitement des dossiers Pour s’assurer que les employés classent, consultent et gèrent les dossiers conformément à des politiques et à des processus définis, un programme de gestion des documents doit disposer d’un processus ou d’un système de surveillance et de rapport sur le traitement des dossiers.
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Configurer un site Centre des enregistrements
Lorsqu’une organisation met en place la planification détaillée de la gestion des enregistrements et développe un plan formel dans cette optique, elle peut créer et configurer un site Centre des enregistrements pour implémenter son programme.
Pour configurer un site Centre des enregistrements, vous devez procéder comme suit :
Créez des bibliothèques d’enregistrements ou des listes pour gérer et stocker chaque type d’enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.
- Il est recommandé de créer une bibliothèque d’enregistrements pour chaque type de contenu dans votre plan de gestion des enregistrements.
- Lorsque des enregistrements sont envoyés au centre des enregistrements, ils sont routés vers la liste ou la bibliothèque appropriée.
Créez des colonnes pour les bibliothèques de documents, les listes ou les types de contenu appropriés afin d’inclure et d’afficher les métadonnées pour chaque type d’enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.
Spécifiez les stratégies de gestion des informations pour chaque type d’enregistrement sur le site Centre des enregistrements. Ces stratégies doivent refléter les périodes de rétention et les obligations en matière d’audit spécifiées dans le plan de gestion des fichiers et la planification de la rétention de votre organisation.
Configurez l’organiseur de contenu pour router chaque type d’enregistrement à l’emplacement approprié. Lorsque des enregistrements sont envoyés au site Centre des enregistrements (manuellement ou par programme), l’application utilise cette fonctionnalité pour déterminer le mode de classement des enregistrements dans le site Centre des enregistrements et l’emplacement auquel les envoyer.
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