Créer une liste externe

Une liste externe est un bloc de construction clé pour les solutions SharePoint basées sur des données externes. Vous pouvez lire et écrire des données externes avec l’expérience familière liée à l’utilisation d’une liste SharePoint. Une liste externe a une apparence et un comportement très semblables à ceux d’une liste native, mais il existe quelques différences de comportement. Par exemple, vous pouvez créer des vues et utiliser des valeurs calculées avec des formules, mais pas joindre des fichiers ou effectuer le suivi des versions.

Pour plus d’informations, voir Rechercher du contenu sur des données externes.

Que voulez-vous faire ?

• Avant de commencer
• Créer une liste externe
• Créer un affichage d’une liste externe

Avant de commencer

L’utilisation de données externes nécessite plusieurs tâches préalables pour garantir un accès sécurisé aux données. Les informations suivantes peuvent vous aider à planifier vos prochaines étapes. En outre, si vous rencontrez des problèmes en essayant d’utiliser des données externes, ces informations peuvent vous aider à identifier le problème. Pour accéder aux données externes, vous ou un administrateur devez suivre les étapes suivantes :

Préparer la source de données externe Un administrateur peut avoir besoin de créer un compte et de fournir des autorisations à la source de données pour s’assurer que les bonnes personnes ont accès aux données et que les données ne se retrouvent pas entre de mauvaises mains. Dans une base de données externe, l’administrateur peut également créer des tables, des affichages et des requêtes spécifiques pour limiter les résultats aux éléments requis et ainsi améliorer les performances.

Configurer les comptes et services SharePoint Un administrateur doit activer Business Data Connectivity Services et le service Banque d’informations sécurisée.

Configurer les services Banque d’informations sécurisés Un administrateur doit effectuer les opérations suivantes : déterminer le meilleur mode d’accès pour la source de données externe, créer une application cible et définir les informations d’identification pour l’application cible.

Configurer Business Data Connectivity Services Un administrateur doit s’assurer que l’utilisateur qui crée le type de contenu externe est autorisé à accéder au magasin de métadonnées Business Data Connectivity et que les utilisateurs appropriés ont accès au type de contenu externe sur lequel la liste externe est basée.

Créer un type de contenu externe Un utilisateur doit définir un type de contenu externe qui contient des informations sur les connexions, l’accès, les méthodes de fonctionnement, les colonnes, les filtres et d’autres métadonnées utilisées pour récupérer les données à partir de la source de données externe.

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Créer une liste externe

1. Dans le menu Paramètres , cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur Créer .

2. Sous la catégorie Filtrer par , cliquez sur Listes, sur Liste externe, puis sur Créer.

3. Tapez un Nom pour la liste. Le nom est obligatoire.
   Le nom apparaît en haut de la liste dans la plupart des affichages, fait désormais partie de l’adresse web de la page de liste et apparaît dans la navigation du site pour aider les utilisateurs à trouver la liste. Vous pouvez modifier le nom d’une liste, mais l’adresse Web reste la même.

4. Tapez une Description pour la liste. La description est facultative.
   La description apparaît sous le nom dans la plupart des affichages.

5. Pour ajouter un lien vers la Lancement rapide, vérifiez que l’option Oui est sélectionnée dans la section Navigation .

6. Dans la section Configuration de la source de données , choisissez le type de contenu externe à utiliser comme source de données pour cette liste externe en effectuant l’une des opérations suivantes :

   • Si vous entrez le nom de la liste, cliquez sur Vérifier si le type de contenu externe existe pour vous assurer que vous avez entré le nom correct.
   • Si vous n’êtes pas sûr du nom du type de contenu externe ou s’il existe de nombreux types de contenu externe parmi lesquels choisir, cliquez sur Sélectionner un type de contenu externe.

7. Cliquez sur Créer.

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Créer un affichage d’une liste externe

1. Dans le lancement rapide, cliquez sur le nom de la liste externe pour laquelle vous souhaitez créer un affichage.
2. Cliquez sur Liste>Créer une vue.
3. Cliquez sur une option d’affichage, telle que Vue Standard ou une vue existante sur laquelle vous souhaitez baser la nouvelle vue.
4. Dans la zone Nom de la vue , entrez le nom de votre vue.
5. Si vous souhaitez en faire l’affichage par défaut de la liste externe, sélectionnez en faire l’affichage par défaut. Seule une vue publique peut être la vue par défaut.
6. Dans la section Audience , sous Afficher l’audience, sélectionnez Créer une vue personnelle ou Créer une vue publique.
   Si l’option Créer une vue publique est désactivée, il se peut que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour créer une vue publique pour cette liste externe.
7. Dans la section Colonnes , sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher et désactivez les colonnes que vous ne voulez pas. En regard des colonnes sélectionnées, dans les listes déroulantes, sélectionnez l’ordre des colonnes dans l’affichage.
8. L’auteur du type de contenu externe peut avoir défini un ou plusieurs filtres de source de données qui filtrent les données au niveau de la source de données externe pour améliorer les performances. Si disponible, entrez des valeurs dans la section Filtres de source de données .
9. Configurez les autres paramètres de votre affichage, tels qu’un tri ou un filtrage local, un regroupement par ou des totaux, puis cliquez sur OK.

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